Les voyages d’affaires sont incontournables dans les entreprises, notamment celles tournées vers l’international. Bien souvent, le budget alloué aux déplacements professionnels est l’un des plus importants postes de dépenses, juste après celui des salaires. Il existe des solutions de gestion de voyages d’affaires permettant à la fois de garantir la sécurité des employés et d’optimiser les coûts.
Quel est l'avantage d'avoir une bonne gestion des voyages d'affaires dans son entreprise ?
Optimisation des frais de déplacement
Qu’il s'agisse du billet d’avion ou de train, de la restauration ou encore de la chambre d’hôtel, les collaborateurs en déplacement professionnel engendrent de nombreux frais pour l’entreprise, qu’il convient d’optimiser afin d’éviter les dépenses inutiles.
En premier lieu, il est conseillé d’établir un budget prévisionnel pour chaque déplacement, en prenant en compte aussi bien les dépenses prévues que les frais imprévus, comme la modification d’un billet d’avion par exemple.
L’utilisation d’un logiciel ou d’une application permettant d’automatiser le traitement des notes de frais peut s’avérer extrêmement utile pour gagner du temps, contrôler les dépenses et estimer le coût des futurs déplacements.
L’instauration d’une politique de voyages d’affaires, stipulant les coûts maximum autorisés sur chaque poste de dépenses, peut également permettre d’optimiser le budget, notamment lors des voyages à l’international.
Accompagnement des salariés dans l’organisation
La mise en place d’une gestion des voyages professionnels en entreprise aide les collaborateurs à organiser leurs déplacements de manière optimale, tant en termes de temps que de coûts engendrés.
Ils bénéficient de règles claires sur les dépenses qu’ils ont la possibilité d’engager en fonction du lieu de leur voyage et du type de frais concerné. Ils sont également informés des conditions de remboursement s’ils ne suivent pas les règles du jeu.
En outre, les outils disponibles (application de gestion des notes de frais, plateforme de recherche de billets d’avion à moindre coût et autres) leur permettent d’être autonomes tout en limitant le temps passé à l’organisation de leur voyage.
Centralisation du suivi administratif et des dépenses
Grâce aux diverses solutions de gestion automatisées, l’entreprise peut tracer l’ensemble des opérations relatives aux voyages d’affaires. Qu’il s’agisse des réservations ou de la facturation par centre de dépenses, tout est centralisé et rapidement accessible, permettant ainsi au service financier de réaliser des reportings complets pour la Direction.
Garantie du confort et de la sécurité des voyageurs
Enfin, une bonne gestion des voyages d’affaires doit également prendre en compte un paramètre essentiel, celui du confort et de la sécurité des voyageurs. Cela passe par une évaluation des risques du lieu de destination, par la dispensation de conseils en matière de sécurité et par la fourniture d’une assistance 24 h/24.
Comment mettre en place une bonne gestion des voyages d'affaires au sein de sa société ?
- Définir une politique de gestion des voyages d’entreprise.
- Faire le choix d’internaliser ou d’externaliser la gestion des déplacements professionnels.
- Choisir le bon outil de gestion.
- Organiser et utiliser les données collectées sur les dépenses de voyage.
Définir une politique de gestion des voyages d’entreprise
La définition d’une politique de gestion des voyages d’entreprise a pour objectif de fixer les règles de déplacement des collaborateurs et d’encadrer leurs dépenses, permettant ainsi d’éviter des frais inappropriés ou inutiles.
Toutes les conditions de voyage sont répertoriées dans un document mis à la disposition de l’ensemble des salariés. Il sert de guide aux voyageurs et permet au service financier de valider ou non les conditions du déplacement envisagé.
Faire le choix d’internaliser ou d’externaliser la gestion des déplacements professionnels
S’il était compliqué de se passer d’une agence de gestion des voyages d’affaires il y a une quinzaine d’années, l’avènement d’Internet et la transformation numérique du secteur ont clairement changé la donne.
En effet, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions disponibles en ligne permettant aux salariés d’organiser eux-mêmes leurs déplacements,telles que les comparateurs de prix de billets d’avion, les centrales de réservation d’hébergement comme Booking.com ou encore les applications de transport comme Uber.
Néanmoins, faire le choix d’externaliser la gestion des déplacements professionnels apporte certains avantages, notamment :
- Gagner du temps, pour entreprendre des activités à plus forte valeur ajoutée.
- Réduire les coûts.
- Bénéficier de l’expertise d’un prestataire spécialisé.
- Gagner en réactivité.
Choisir le bon outil de gestion
Un outil de gestion des voyages d’affaires performant doit permettre de réserver des déplacements ainsi que de générer des notes de frais et des rapports de manière automatique. Il rassemble les opérations réalisées et intègre la politique de gestion des voyages, permettant ainsi de bloquer ou d’exiger une validation lorsqu’un déplacement n’est pas conforme.
Organiser et utiliser les données collectées sur les dépenses de voyages
Grâce à la gestion dématérialisée et centralisée, les actions et dépenses relatives aux déplacements professionnels peuvent être analysées afin de :
- Identifier les voyageurs qui dépassent les budgets autorisés.
- Comparer les différents domaines de coût et optimiser le retour sur investissement d’un voyage.
- Comparer le coût réel d’un voyage par rapport au budget estimé.
- Améliorer la sécurité des voyageurs.
- Négocier de meilleurs tarifs auprès des compagnies de transport ou d’hébergement.
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8 outils de gestion de voyages d'affaires
1 - TravelPerk
TravelPerk est une plateforme tout-en-un de gestion des voyages d’affaires. Elle aide les salariés à organiser facilement leur voyage tout en respectant la politique mise en place dans l’entreprise.
L’outil possède de nombreuses fonctionnalités offrant un contrôle complet des voyages d’affaires, comme le suivi et la centralisation des dépenses, la garantie des meilleurs tarifs, une assistance client disponible à tout moment et même la génération d’un rapport d’empreinte carbone.
La version Starter de TravelPerk est disponible gratuitement pour l’organisation de cinq voyages par mois. Un forfait Premium et un forfait Pro sont accessibles pour un montant mensuel respectif de 99 € et 299 €.
2 - Spendesk
Spendesk se définit comme une plateforme 7-en-1 de gestion des dépenses professionnelles.
L’outil propose une solution unique répondant aux sept problématiques liées aux voyages d’affaires et aux frais de déplacement :
- La sécurisation du paiement par carte virtuelle ou physique.
- Le contrôle des dépenses.
- Le traitement des factures fournisseurs.
- Le suivi et l’optimisation des budgets en temps réel.
- L’automatisation des tâches pré-comptables.
- La gestion des notes de frais.
- La création de reportings complets.
Plusieurs offres d’accès à Spendesk sont disponibles : Starter, Essentials et Scale. Leurs prix sont calculés sur la base d’un prix fixe d’accès à la plateforme additionné d’une partie variable selon la fréquence d’utilisation.
3 - Jenji
Jenji est un logiciel de gestion des dépenses professionnelles, qu’il s’agisse des notes de frais ou des indemnités forfaitaires.
L’outil permet l’automatisation des reçus et des factures ainsi que la gestion des notes de frais en temps réel. En outre, il offre la possibilité d’analyser les dépenses, d’optimiser les processus budgétaires et de réduire l’empreinte carbone grâce à l’archivage numérique.
Jenji peut être essayé gratuitement durant 30 jours puis est disponible à 0 € à vie pour un seul utilisateur et à 5 € par utilisateur actif, par mois. Une version entreprise est également proposée sur devis.
4 - Swile
Swile est une plateforme de réservation intuitive permettant de gérer et de centraliser l’ensemble des déplacements professionnels tout en respectant la politique de gestion des voyages d’affaires propre à chaque entreprise.
L’outil simplifie également la gestion de la comptabilité et permet à l’entreprise de garder le contrôle sur ses dépenses.
Les experts Swile, responsables des réservations, sont disponibles à tout moment et promettent une réponse en moins de quatre minutes. Une version d’essai est disponible gratuitement.
5 - Salestrip
Salestrip est une plateforme tout-en-un développée par Salesforce. Directement intégrée au CRM, la solution prend en compte toutes les données récoltées et utilise l’intelligence artificielle pour prédire le coût d’un voyage et évaluer ce qu’il va pouvoir rapporter à l’entreprise.
L’outil permet de gérer les dépenses, en automatisant les processus, ainsi que les voyages, en utilisant les données déjà présentes dans Salesforce combinées à des analyses prédictives pour proposer la meilleure période pour voyager.
Le forfait de base, permettant l’automatisation de la gestion des dépenses, est proposé au tarif de 9 $ par utilisateur et par mois. Pour calculer et analyser le retour sur investissement, il est nécessaire de souscrire au forfait Plus à un tarif de 15 $ par utilisateur et par mois.
6 - Airbnb for work
Airbnb for work, l’application Airbnb version voyages d’affaires, offre la possibilité de réserver des hébergements en ligne, mais propose également des lieux de séjour adaptés au travail, des activités de consolidation d’équipe ou encore des espaces de brainstorming pour les réunions hors site.
Airbnb for work met également à disposition des entreprises un outil gratuit de gestion des voyages permettant d’inviter les collaborateurs via un lien unique, d’ajouter des méthodes de paiement partagées pour simplifier les dépenses et d’effectuer un suivi des dépenses.
L’utilisation de l’outil est gratuite. Le paiement de la réservation se fait généralement à la nuitée et des frais de service, en moyenne de 7 %, s’ajoutent au moment de la validation.
7 - Traxo
Traxo utilise une solution d’agrégation de données pour offrir une visibilité sur toutes les réservations et les dépenses engendrées par les voyages d’affaires et ce, quelle que soit leur source. Ainsi, l’outil permet d’identifier les opportunités d’économies et d’optimiser les déplacements professionnels.
Trois forfaits, or, platine et entreprise sont disponibles. Néanmoins, Traxo ne communique pas ses tarifs sur son site.
8 - Egencia
Pionnière du secteur, Egencia est une plateforme complète de gestion des voyages d’affaires.
Gestion des budgets, des itinéraires, des réservations, l’outil prend en charge toutes les opérations inhérentes aux déplacements professionnels. Il intègre et prend en compte la politique de voyage de l’entreprise, permet un meilleur contrôle des frais et garantit des conditions de voyage optimales, notamment en termes de sécurité.
Les tarifs sont disponibles sur demande sur le site d’Egencia.
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