RGPD : des fonctionnalités conçues pour favoriser la conformité

Comme vous le savez peut-être, le RGPD (Règlement général sur la protection des données) est une nouvelle législation imposant des obligations aux organisations en matière de traitement des données personnelles des citoyens de l'Union européenne.

Le RGPD s'applique à toute organisation, située ou non dans l'Union européenne, qui gère ou traite des données relatives aux citoyens européens.

Cette nouvelle législation va avoir un impact important sur la manière dont les marketeurs gèrent leurs relations avec les prospects et les clients. Elle entre en vigueur le 25 mai 2018, et les pénalités en cas de non-conformité sont dissuasives.

Cet article explique comment utiliser différentes fonctionnalités de HubSpot de façon à favoriser l'application du RGPD.

HubSpot ne peut en aucun cas garantir la conformité des contenus, seul un conseiller juridique compétent pouvant avoir autorité en la matière. Néanmoins, la plateforme offre de nombreuses fonctionnalités facilitant l'application de la législation. 

1 – Collecte de données : pages de destination, formulaires et confirmation d'inscription aux e‑mails

En vertu du RGPD, il est nécessaire d'informer tout nouveau contact du fait que les données fournies sont vouées à être stockées et utilisées par une entreprise. La demande de consentement doit être présentée « sous une forme qui la distingue clairement des autres questions » et formulée dans des termes « clairs et simples », le consentement lui-même devant être donné « de façon libre, spécifique, éclairée et univoque ».

En vous permettant de créer vos propres pages de destination et formulaires comportant des mentions personnalisées, HubSpot vous fournit la latitude et les outils nécessaires pour informer vos prospects de l'utilisation, du stockage et du traitement prévus de leurs données, ainsi que de leur droit à retirer leur consentement à tout moment. Ce faisant, vous respectez les obligations imposées par le RGPD en matière de consentement.

Comment suivre le consentement à l'aide de l'outil Formulaires

Voici comment activer le suivi du consentement dans l'outil Formulaires de HubSpot :

• Accédez à Contacts > Formulaires.
• Créez un formulaire ou modifiez un formulaire existant.
• Dans la section Champs, cliquez sur Créer. Un encadré s'affiche, vous permettant de créer une nouvelle propriété, qui pourra être ajoutée en tant que champ à l'ensemble de vos formulaires.
• Indiquez un Libellé, et sous Type de champ, sélectionnez Case à cocher.
• Cliquez sur Enregistrer la propriété.
• Recherchez la propriété que vous venez de créer dans la liste de gauche, puis ajoutez-la au formulaire en cliquant dessus ou en la déposant à l'emplacement souhaité. 
• Cliquez sur l'astérisque pour rendre le champ obligatoire.
• Cliquez sur le crayon pour modifier le champ et le libellé. Veillez à expliquer clairement l'objet du consentement dans le libellé.
• À chaque fois que vous créez un nouveau formulaire, pensez à ajouter et personnaliser cette propriété. 
  
  

Configurer la confirmation d'inscription aux e‑mails

La confirmation d'inscription aux e-mails permet aux visiteurs qui remplissent un formulaire de confirmer qu'ils souhaitent effectivement recevoir des communications.

Le RGPD ne fait aucune mention explicite de cette forme de consentement. À moins que des consignes d'application ne soient publiées en ce sens par les autorités compétentes, HubSpot estime qu'il ne s'agit pas là d'une obligation légale.

Néanmoins, de nombreuses entreprises choisissent d'activer la confirmation d'inscription aux e-mails par précaution.

Cette fonctionnalité envoie un e-mail de confirmation d'inscription à tous les contacts qui soumettent pour la première fois un formulaire sur un site web donné. Pour l'activer dans HubSpot, suivez la procédure ci-dessous :

• Accédez à Contenu > Paramètres du contenu.
• Dans le menu de gauche, cliquez sur E-mail > Confirmation d'inscription.
• Sous E-mail de demande d'abonnement, cliquez sur Modifier l'e-mail pour personnaliser le message envoyé aux contacts à l'issue de la première soumission d'un formulaire sur votre site web.
• Sous Page de confirmation, cliquez sur Créer une nouvelle page pour ouvrir l'éditeur de pages de destination, et configurer la page vers laquelle les contacts seront redirigés après confirmation de leur abonnement.
• Si vous le souhaitez, vous pouvez également créer un e-mail de suivi à envoyer une fois l'abonnement confirmé. Pour ce faire, cochez la case Inclure un e-mail de suivi, puis cliquez sur Modifier l'e-mail.
• Activez la fonctionnalité sur votre site en choisissant une option d'activation. Vous pouvez activer cette fonctionnalité sur les pages de votre choix.
• Enfin, cliquez sur Enregistrer les modifications.
  

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2 – Stockage et traitement des données : exporter des contacts, modifier des données, et les mettre à jour

Les consommateurs ont toujours eu le droit d'accéder à leurs données. Le RGPD renforce ce droit d'accès. La nouvelle législation réduit considérablement le délai maximum de traitement des demandes d'accès, qui est actuellement de 40 jours.

HubSpot travaille à déployer d'ici le mois de mai 2018 des fonctionnalités permettant de répondre à cette exigence. Les clients et les prospects sont invités à consulter régulièrement les pages consacrées au RGPD pour suivre les mises à jour à venir.

Le logiciel HubSpot permet déjà d'exporter les données d'un contact sous une forme facile à consulter. Il suffit pour cela d'accéder à la fiche d'informations du contact et de procéder à l'export. La procédure ne prend que quelques secondes.

Elle permet d'apporter rapidement satisfaction aux contacts demandant une copie de leurs données en vue de changer de fournisseur ou de vérifier la nature des informations stockées sur votre compte HubSpot.

Exporter des contacts

• Accédez à Contacts > Contacts.
• Recherchez et sélectionnez le contact souhaité.
• Dans le panneau de gauche, sous Tous les contacts, cliquez sur Options.
• Cliquez sur Exporter.
• Sélectionnez l'adresse e-mail du destinataire de l'export, ainsi que le format souhaité.
• Sélectionnez les colonnes correspondant aux propriétés à exporter.
• Cliquez sur Exporter.
  
  

Comment modifier ou mettre à jour des données

La législation actuelle autorise les consommateurs à demander la modification ou la mise à jour des données détenues par votre entreprise, par exemple en cas de changement d'adresse e-mail. Le RGPD ne modifie pas cette exigence, mais introduit des pénalités plus sévères en cas de non-conformité.

Suivez le processus pas à pas ci-dessous pour modifier les informations stockées dans une propriété de contact.

• Accédez à Contacts > Contacts.
• Sélectionnez le contact à modifier, et cliquez sur son nom pour ouvrir la fiche d'informations correspondante.
• Sur cette fiche, accédez à la section À propos, et cliquez sur la propriété à modifier.
• Cliquez sur Enregistrer.
• Si la propriété souhaitée n'apparaît pas, cliquez sur Vue > Afficher toutes les propriétés.
• Recherchez la propriété souhaitée ou parcourez les propriétés existantes, et cliquez sur le menu déroulant ou sur le champ visé pour apporter vos modifications.
• Cliquez sur Enregistrer.
  
  

3 – Mettre fin à une relation : désabonnements et préférences des e-mails

Les e-mails envoyés aux prospects ou aux clients via HubSpot Marketing intègrent tous un bouton de désabonnement permettant au destinataire de se désabonner des communications de l'entreprise. Cette fonctionnalité favorise également l'application de la législation européenne relative à la vie privée et au marketing direct.

Les fonctionnalités de préférences des e-mails, quant à elles, permettent aux clients et aux prospects de sélectionner les catégories de communications souhaitées.

Configurer les désabonnements et les préférences des e-mail

• Accédez à Contenu > Paramètres du contenu.
• Dans le menu de gauche, cliquez sur E-mail > Paramètres d'abonnement.
• Les paramètres d'abonnement contiennent des pages par défaut que vous pouvez utiliser.
• Pour les personnaliser, cliquez sur Afficher le modèle, puis sur Cloner.
• Quand vous avez terminé, revenez aux paramètres d'abonnement et sélectionnez le nouveau modèle.
• Enfin, cliquez sur Enregistrer les modifications.

La plateforme HubSpot contient différentes fonctionnalités favorisant la conformité au RGPD.

Ce nouveau cadre législatif est l'opportunité pour les marketeurs de repenser leurs relations avec les prospects et les clients, et de redoubler d'attention en la matière.

HubSpot estime que la nouvelle législation favorise une expérience utilisateur de qualité et des pratiques plus transparentes.

Pour aller plus loin, téléchargez le guide HubSpot sur le RGPD et vérifiez que votre entreprise est à jour au niveau de cette régulation.

Avertissement : cet article de blog n'a aucune valeur de conseil juridique, ni vocation à assurer la conformité de votre entreprise avec la législation européenne relative à la protection des données, dont relève le RGPD. Il vise uniquement à contextualiser ce règlement pour en favoriser la compréhension. Fournir des informations à caractère juridique n'équivaut pas à exercer un conseil juridique. Seul un avocat est habilité à interpréter la législation en fonction d'une situation particulière. HubSpot recommande donc de consulter un professionnel compétent pour toute question ayant trait à l'interprétation des informations ci-dessous ou à leur exactitude. Veuillez ne pas considérer cet article comme valant conseil juridique, ni recommandation à caractère légal.

Remarque importante : HubSpot continue à développer des fonctionnalités pour favoriser la conformité de ses clients à la date d'entrée en vigueur du RGPD, fixée au 25 mai 2018.