13 applications utiles à emporter pour ses voyages d'affaires

Planification, réservation, calcul des frais de déplacement, l'organisation d'un voyage de « bleisure » (contraction des termes « business » et « leisure », soit un voyage mélangeant affaires et loisirs) représente un véritable enjeu pour les entreprises. Chronophage et parfois source de stress, le déplacement professionnel doit être bien préparé de manière à prendre en compte le bien-être du collaborateur tout en optimisant la gestion des coûts. De nombreuses applications sont disponibles pour faciliter la vie en voyage d'affaires.

Planification

Qu'il s'agisse de la définition de l'itinéraire, de l'identification des moyens de transport ou encore du choix du lieu d'hébergement, la planification fait partie des fonctionnalités indispensables d'une bonne application de gestion de voyage d'affaires.

L'outil doit permettre à l'utilisateur de saisir toutes les informations concernant son voyage et l'aider à trouver des vols et des hôtels au meilleur tarif ainsi que des avis, des recommandations et des fonctions de gestion d'itinéraire.

L'application de voyage d'affaires doit pouvoir enregistrer les données personnelles de chaque collaborateur ainsi que l'ensemble des informations des voyages déjà réalisés, permettant ainsi de gagner du temps sur l'organisation des futurs déplacements.

La possibilité de réserver directement via l'application permet également de centraliser l'ensemble des actions sur une même plateforme, offrant là encore un gain de temps précieux à l'utilisateur ainsi que plus de praticité.

Gestion des frais

Parmi les critères de choix d'une application de voyage d'affaires, sa capacité à simplifier le processus de gestion des notes de frais et de facturation est un élément important.

L'application de voyage d'affaires doit permettre :

• De ne pas avoir à avancer d'argent, grâce à la mise en place d'une carte de paiement virtuelle par exemple.
• De générer des notes de frais automatiques, via la prise de photos des factures et des tickets de caisse.
• De prendre en charge le calcul des indemnités kilométriques, dans le cas où le collaborateur utilise sa voiture personnelle.
• D'intégrer un système de validation des frais par le manager.
• De transmettre l'ensemble des éléments financiers au service comptable.

Traduction

Il arrive que les déplacements professionnels emmènent au-delà des frontières, et cela peut devenir une véritable contrainte si le collaborateur ne maîtrise pas la langue du pays de destination.

Intégrer un outil de traduction à l'application permet de faciliter la vie des voyageurs et les échanges avec les locaux. Les outils les plus avancés offrent la possibilité de saisir directement le langage à l'oral et fournissent une traduction simultanée.

Convertisseur de devises

Se déplacer en dehors de l'Union européenne constitue également une difficulté supplémentaire, celle de maîtriser le taux de change de la monnaie locale. Bénéficier d'une application capable de convertir les devises du monde entier, si possible sans avoir besoin de connexion Wifi, peut être un réel plus.

Géolocalisation

La géolocalisation est une fonction indispensable d'une application de voyage d'affaires, que ce soit pour trouver un restaurant, un hôtel ou tout simplement pour se repérer dans une ville inconnue.

En outre, la solution peut également permettre aux entreprises de localiser en temps réel leurs collaborateurs et de rester en contact avec eux. Ceci afin d'assurer leur sécurité, notamment dans le cadre de déplacements professionnels dans des pays à risques (séismes, maladies tropicales ou encore terrorisme).

Messagerie instantanée

Pour rester connectés à l'entreprise lors d'un déplacement professionnel, de nombreux collaborateurs téléchargent sur leur smartphone des applications non sécurisées. Intégrer un outil de messagerie instantanée totalement sûr à l'application de voyage d'affaires permet au voyageur de rester en contact avec ses collaborateurs sans risque de fuite d'informations.

1 - Google Maps

Google Maps est l'une des solutions de voyage les plus téléchargées dans le monde. Cet outil de cartographie gratuit permet au voyageur de naviguer aussi bien en ligne qu'hors ligne, de trouver facilement un itinéraire et de repérer les bonnes adresses.

Elle simplifie les déplacements en offrant un aperçu du trafic routier en temps réel et en calculant le temps nécessaire au déplacement, que ce soit en transports en commun, à pied ou en voiture. En outre, elle guide l'utilisateur tout au long de son parcours en lui proposant des itinéraires alternatifs en cas d'embouteillages.

2 - Zeno

Zeno est une application gratuite de voyage pour les entreprises.

En fonction des critères entrés par l'utilisateur, de ses préférences et de ses voyages antérieurs, Zeno est à même de recommander l'itinéraire le mieux adapté et le plus en adéquation avec la politique de voyage de l'entreprise.

Le voyageur reçoit des alertes en cas de retard de vol et des rappels d'enregistrement. De plus, Zeno affiche les prévisions météorologiques et permet de suivre l'emplacement des bagages.

Zeno ne communique pas sur ses tarifs.

3 - CityMapper

CityMapper est une application mobile gratuite dédiée aux transports urbains. Disponible dans les plus grandes villes du monde comme Berlin, Londres ou encore NewYork, elle propose des itinéraires précis dans différents modes de transport, incluant le métro, le train, et même la trottinette.

4 - Evernote

Evernote est une application de gestion et de planification de projets, disponible via un smartphone ou un ordinateur. Elle permet à chaque membre de l'équipe d'avoir accès, à distance, à l'ensemble des informations et des tâches centralisées dans un seul et même espace.

Cet outil collaboratif propose un essai gratuit puis est disponible au tarif de 13,99 € par mois et par utilisateur.

5 - Dropbox

Dropbox est un outil fiable, confidentiel et sécurisé permettant de stocker et de partager des fichiers de travail entre collaborateurs. Dropbox offre la possibilité d'intégrer des signatures électroniques, une option particulièrement pratique lorsque l'on travaille à distance.

Différents forfaits sont disponibles à partir de 9,99 € par mois, en fonction des besoins et du nombre d'utilisateurs.

6 - Expensify

Expensify fonctionne tout simplement comme un système de comptabilité d'entreprise basé sur le cloud. L'application permet de gérer et de conserver la trace de toutes les dépenses et transactions grâce à de simples photos. Elle offre la possibilité de calculer le temps passé par l'utilisateur sur un projet ou les kilomètres parcourus et possède également un convertisseur de devises pour les déplacements professionnels à l'international.

Après une période d'essai gratuite, Expensify propose un abonnement à 20 $ par mois.

7 - FlightAware

L'application entièrement gratuite FlightAware offre la possibilité de suivre le trafic aérien mondial en temps réel. Il suffit de cliquer sur un avion ou un aéroport pour obtenir les détails sur le vol.

8 - LoungeBuddy

L'application LoungeBuddy permet d'accéder à tous les lounges d'aéroport de son réseau sans nécessité d'adhésion. Moyennant une somme variable, 59 € par exemple à l'aéroport Paris Charles de Gaulle, le voyageur bénéficie d'un espace privé pour travailler ou se détendre en profitant du bar en libre-service.

9 - Workfrom

L'application gratuite Workfrom est très utile pour les professionnels indépendants ou lorsqu'un collaborateur se déplace dans une ville inconnue. Elle aide à trouver les meilleurs cafés ou espaces de coworking dans n'importe quelle ville.

10 - Supertripper

Supertripper est une véritable agence de voyages. Cet outil clé en main et personnalisable s'adresse à tous les collaborateurs de l'entreprise, qu'il s'agisse du voyageur, du dirigeant ou du service comptabilité.

L'application offre la possibilité de planifier un itinéraire et d'effectuer les réservations au meilleur tarif. Elle centralise les dépenses, génère les factures et permet au voyageur de ne plus avoir à avancer ses frais de déplacement en intégrant un système de paiement directement lié au compte bancaire de l'entreprise.

Les tarifs de Supertripper ne sont pas indiqués sur le site.

11 - Xe

Xe est une application mobile gratuite qui fournit des informations en temps réel sur les taux de change de toutes les devises mondiales. Elle dispose également d'un outil graphique qui permet de consulter l'historique des taux de change entre deux devises et d'analyser le marché.

12 - iTranslate

iTranslate est une application de traduction tout-en-un qui propose une fonction vocale afin d'éviter de taper le texte à traduire. En outre, l'outil est à même de traduire instantanément le contenu d'une photo via l'utilisation de la caméra du téléphone.

iTranslate propose un essai gratuit. L'application est ensuite disponible moyennant une inscription annuelle de 39,99 €.

13 - Skype

Skype est un outil pour passer des appels vidéo ou audio et garder le contact avec les collaborateurs pendant un voyage d'affaires. L'application permet également d'envoyer des messages instantanés, des photos, d'annoter les conversations, d'organiser des réunions et de partager l'écran.

Skype est accessible gratuitement. Une version entreprise existe pour un coût de 1,70 € par mois et par utilisateur.

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