Schéma directeur : comment l'élaborer en informatique ?

Créer un site marchand innovant, changer les logiciels métier ou encore déployer une nouvelle technologie dans l'entreprise : les projets informatiques stratégiques peuvent faire l'objet d'un schéma directeur. Élaborer un schéma directeur informatique enrichit et documente la réflexion, et fluidifie la mise en œuvre du projet.

Pourquoi élaborer un schéma directeur informatique ?

Le schéma directeur, en informatique, est le fruit d'une réflexion avancée, mobilisant les équipes métier, la direction informatique et la direction générale, à propos de la stratégie de l'entreprise en matière de système d'information (SI). Un schéma directeur peut être élaboré ab initio, pour définir le système. En règle générale, l'élaboration d'un schéma directeur intervient pour actualiser le système en place.

Voici 6 exemples de contextes qui justifient d'élaborer un schéma directeur informatique. Selon l'ampleur du projet et ses enjeux, le plan de déploiement s'étale sur une durée plus ou moins longue. Certains projets fondés sur un schéma directeur sont déroulés sur quelques mois seulement.

Réorienter la stratégie

Quand une entreprise remanie son équipe SI, ou recrute un nouveau DSI, il faut s'attendre à un nouveau schéma directeur informatique. Les personnes recrutées, en effet, veulent et doivent orienter l'entreprise vers la stratégie qui leur semble la plus pertinente.

Rapprocher des SI épars

Dans le cadre d'un projet de fusion d'entreprises, la DSI est vraisemblablement mobilisée pour élaborer un schéma directeur. Il faut en effet faut rapprocher les systèmes informatiques des entreprises qui fusionnent, en intégrant les systèmes ou en migrant l'un vers l'autre, par exemple. Le choix de l'option la mieux appropriée, ainsi que les méthodes de mise en œuvre, sont décrites et documentées dans le schéma directeur.

Engager une phase de croissance

En phase de croissance, dans le cadre d'une levée de fonds par exemple, il peut s'avérer opportun d'élaborer un schéma directeur. La performance du système d'information et des technologies d'une entreprise, en effet, contribue à son développement. C'est donc un axe à ne pas négliger pour la croissance de l'entreprise. Si les effectifs sont amenés à augmenter, en outre, il peut être nécessaire de redimensionner les outils en place.

Internaliser des services IT

Une entreprise qui décide d'internaliser une prestation anciennement déléguée à un prestataire peut avoir besoin d'élaborer un schéma directeur. Cette démarche permet de comparer ses options et de calculer un budget. Le document sert ensuite de guide lors du déploiement du projet.

Lutter contre l'obsolescence

En fin de cycle de vie d'un système, en cas de dette technique ou lorsque des défaillances fréquentes apparaissent, il faut élaborer un schéma directeur pour actualiser le SI. Ce contexte se pose quand la sécurisation du système ou des données devient obsolète, notamment.

Faire du développement logiciel

Le schéma directeur traduit une stratégie, et décrit sa mise en œuvre. Dans le cadre du développement de logiciels, de sites web, d'applications ou d'outils métier, la partie pratique du document sert de référentiel pour guider les développeurs. S'il faut coder en binôme, chacun dispose exactement des mêmes informations : le travail est facilité.

Comment élaborer un schéma directeur informatique ?

1 - Impliquer les personnes concernées

Un schéma directeur informatique implique nécessairement la direction générale de l'entreprise. Le document est stratégique : la direction générale vérifie la conformité du schéma directeur à la stratégie globale de l'entreprise. Le déploiement en outre nécessite de débloquer des budgets, dont l'approbation peut revenir à la direction générale. Enfin, l'intervention de la direction générale peut s'avérer opportune s'il faut trancher des désaccords.

La DSI, bien entendu, est impliquée. L'élaboration du schéma directeur en effet relève de sa responsabilité. L'équipe a la vision, l'expertise et les données : elle prend l'initiative et le lead.

D'autres intervenants peuvent être mobilisés : des équipes métier, des partenaires commerciaux ou encore des investisseurs. Il est important d'impliquer chacun à son niveau, sans rassembler tout le monde à chaque réunion de travail.

2 - Faire l'état des lieux de l'existant

Partir du système en place facilite le travail. C'est en effet sur cette base que sont identifiés les lacunes, les défaillances, les points d'amélioration, les aspects à conserver. L'avis de tous les utilisateurs du système informatique est précieux à cette étape du schéma directeur.

Illustration : le service marketing utilise le même CRM depuis plusieurs années. De son avis : en comparaison avec les solutions plus récentes, il manque une fonctionnalité. Mais le système fonctionne très bien, investir dans un outil différent n'est pas nécessairement rentable car il faudrait former toute l'équipe au nouvel outil. En prenant l'avis de l'équipe commerciale, en revanche, la DSI se rend compte que le CRM ne permet pas un partage optimal des données. L'outil cloisonne l'information, l'entreprise gagnerait à changer.

3 - Définir les objectifs

Les objectifs sont définis sur la base de l'état des lieux de l'existant, et également en fonction du contexte stratégique qui a provoqué l'élaboration du schéma directeur. Exemples d'objectifs :

• Investir dans un système de sécurité informatique performant pour préserver efficacement le système d'information et les données. Cet objectif peut s'inscrire dans une stratégie globale d'image de marque, car c'est un argument à communiquer pour renforcer la confiance du public.
• Déployer une plateforme collaborative innovante pour échanger avec les fournisseurs. Cet objectif s'inscrit notamment dans une stratégie de gain de productivité à l'échelle de l'entreprise.
• Refondre le site web pour proposer une meilleure expérience utilisateur. Cet objectif peut être fixé dans le cadre d'une stratégie globale de développement de l'activité.

4 - Évaluer ses options

Pour atteindre un objectif, il existe un grand nombre de solutions alternatives. Il faut lister ses options, puis les comparer sur la base de critères objectifs, afin de faire des choix éclairés. Le schéma directeur documente ce travail d'évaluation des différents scénarios.

Exemple : dans un objectif de sécurisation du SI, il faut identifier les meilleurs logiciels antivirus. Chacun est ensuite évalué sur la base des mêmes critères : prix, avis clients et réactivité du support client, notamment, et tout autre critère stratégique pour l'entreprise. Le schéma directeur évalue aussi l'opportunité de souscrire une assurance cyberattaque, pour indemniser les préjudices causés à l'entreprise et aux clients en cas de piratage. Le travail de comparaison des prestataires est réitéré. Le service juridique intervient pour expliciter les garanties.

5 - Décrire les processus et lister les moyens

Une fois les meilleures options retenues, le schéma directeur informatique décrit de manière très précise les modalités de mise en œuvre : processus de travail, délais, ressources humaines et budget. La mise en œuvre est programmée à échéances réalistes, et des jalons sont fixés pour mesurer les résultats intermédiaires.

6 - Déployer et actualiser

Le projet décrit dans le schéma directeur est déployé à la date prévue. Les ressources humaines mobilisées aux différentes étapes exécutent les tâches conformément à ce qui a été prévu.

Lorsque le projet se déroule sur plusieurs années, il est important de remettre régulièrement en question les décisions et les directives du schéma directeur. Les technologies de l'information en effet évoluent, la planification à moyen terme est un exercice périlleux dans ce contexte. Adapter le schéma directeur en temps réel est essentiel pour inscrire le projet dans son temps et travailler de manière agile.

3 bonnes pratiques à suivre pour réussir son schéma directeur

• Ne pas oublier le QA informatique et les correctifs au moment de planifier les délais et de programmer les durées d'exécution.
• Faire le schéma directeur à terme raisonnable, pour éviter le risque d'obsolescence des solutions envisagées.
• Prévoir du temps et des ressources pour accompagner et former au changement induit par le projet.

Pour aller plus loin dans votre stratégie, découvrez le CMS gratuit de HubSpot.