Comment gérer un projet web ? Étapes et conseils pour réussir

Si vous avez un projet web en tête, qu'il s'agisse de développer un site web ou une application mobile, de nombreux éléments et parties prenantes vont graviter autour de la réalisation du projet en lui-même. Comment mettre en œuvre un projet web avec succès ? Quelle méthodologie privilégier ?

1 - La prise de brief

L'étape de prise de brief permet de recueillir le besoin du commanditaire. En effet, un projet web repose nécessairement sur un besoin identifié, que le client cherche à résoudre en faisant appel à un expert. La prise de brief est préliminaire à la constitution d'un cahier des charges, document de référence sur lequel les équipes projet pourront s'appuyer régulièrement.

Le cahier des charges décrit précisément les fonctionnalités attendues côté client, et les compétences techniques à mobiliser du côté du prestataire. Il permet de mesurer le niveau de faisabilité et de rentabilité du projet, et bien entendu de le chiffrer.

2 - La définition de l'objectif du projet

La définition d'un objectif inhérent au projet est essentielle. Sans cela, le projet web ne suit pas une ligne directrice fixe. À cette étape, le rôle du chef de projet est de recueillir l'ensemble des ressources nécessaires à l'atteinte de cet objectif. Dans le cas de la création d'un site web marchand par exemple, il ne peut se contenter de la livraison d'un site web finalisé comprenant les fonctionnalités attendues par le client.

Si l'objectif fixé était l'augmentation du nombre de prospects dans les 6 mois suivant la mise en ligne, il devra s'assurer que l'outil a permis d'atteindre ce but. Le prestataire a bien sûr un rôle d'accompagnateur dans la définition de l'objectif du projet. Son principal défi est de comprendre l'environnement de son client, et de se familiariser avec les enjeux du projet, quels qu'ils soient.

3 - La constitution de l'équipe projet

La gestion d'un projet web intègre la mobilisation des équipes compétentes, et cela au bon moment. Une fois que le projet est bien cadré et son périmètre défini, le chef de projet coordonne l'intervention de différents profils métiers pour constituer une équipe adaptée à chaque projet.

Sur un projet web, l'équipe est généralement composée de développeurs, d'un UX designer ainsi que d'un ou plusieurs chefs de projet.

4 - La conception de l'outil

La phase de production commence lorsque les membres de l'équipe projet se coordonnent pour mettre en œuvre la conception. Elle comprend différentes étapes, certaines pouvant être menées de front, tandis que d'autres sont dites « itératives », c'est-à-dire que la fin d'une étape entraîne le début d'une autre, généralement le passage d'une compétence à une autre.

Les grandes étapes de la conception d'un outil web tel qu'un site, une application mobile ou une marketplace sont  :

• Le choix d'un hébergement ainsi que d'un nom de domaine.
• Le développement du site (à partir d'un langage de programmation ou bien depuis un outil, tel que le CMS gratuit de HubSpot).
• La rédaction des contenus et la création de visuels.
• L'intégration de scripts webmarketing pour avoir accès au suivi statistique du support web.
  
  

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5 - La recette

La recette, ou phase de recettage, revient au chef de projet. Elle consiste à tester l'ensemble du site ou de l'application à la recherche d'éventuelles erreurs de développement ou de problèmes techniques. Elle vise à valider la conformité du produit fini avec les résultats attendus et formulés en début de projet.

La recette peut avoir lieu plusieurs fois si le produit final n'est pas validé. Certaines étapes de la conception peuvent même être amenées à être reprises jusqu'à ce que l'objectif final du projet soit atteint.

6 - Le déploiement

La mise en ligne ou déploiement de l'outil intervient lorsque toutes les étapes de conception ont été validées par le recettage et qu'aucun obstacle n'a été relevé, ni du côté du prestataire ni de celui du commanditaire.

La phase de mise en ligne ne permet pas de savoir dans l'immédiat si un site web, par exemple, atteint ses objectifs en termes de trafic. Il faut pour cela attendre quelque temps, afin qu'une audience se crée. Des actions promotionnelles et de webmarketing permettront de booster la visibilité du site et de mesurer ses performances.

7 - Le suivi du projet web et son amélioration continue

Pour rendre compte de l'efficience du projet web et des performances de l'outil, il est essentiel de ne pas vous arrêter à sa mise en ligne. Un site web comme une application mobile nécessitent une analyse approfondie et constante de leurs résultats lorsqu'ils sont au contact de leur audience.

Ainsi, les prestataires tels que les agences web proposent à leurs clients un suivi des performances de leur site web, via des prestations de référencement naturel par exemple, ou via la mise en place de campagnes promotionnelles en ligne.

8 - Le bilan du projet web

Une fois le projet web terminé, il est important de réaliser un bilan final, d'analyser les différents éléments et étapes qui ont permis de mettre en place le projet. Ce bilan doit bien sûr mettre en avant les réussites, mais aussi les échecs. Il permettra ainsi de voir si le projet en question a été géré au mieux et de s'assurer de meilleurs résultats pour les futurs projets. Pour cela, le chef de projet et son équipe vérifient si les objectifs fixés en amont ont bien été atteints, de quelle façon ils ont été réalisés ou non. Ils procèdent à une analyse du déroulé et des résultats de chaque étape pour identifier les tâches efficientes, celles à améliorer et les actions à ne pas reconduire. Ils prévoient ensuite les ajustements nécessaires pour mener à bien les prochains projets.

Le bilan de projet web doit être réalisé le plus rapidement possible. Plus l'attente sera longue et moins les analyses seront précises et pertinentes. Ce bilan doit inclure toute l'équipe impliquée dans la gestion de projet. Tous les intervenants pourront contribuer en confrontant leurs avis et retours d'expérience sur les étapes et l'aboutissement du projet. De nouvelles idées pourront alors émerger et le bilan du projet n'en sera que plus complet.

5 conseils pour la gestion d'un projet web

Pour garantir le succès d'un projet web, la méthodologie et l'expérience du terrain sont les deux critères les plus importants. Voici quelques conseils pour éviter les erreurs les plus courantes si vous débutez en gestion de projets web, même si quelques imprévus seront forcément au rendez-vous.

Aligner la stratégie web avec la stratégie marketing de l'entreprise

La stratégie marketing globale de l'entreprise commanditaire ne doit pas être étrangère à la création d'un site web ou d'une application mobile, bien au contraire. En réalité, une stratégie web efficace s'appuie sur des objectifs marketing généraux. En bref, le web est au service de la réalisation d'objectifs commerciaux qui dépassent ses propres objectifs fonctionnels.

Un site web est une vitrine de communication. Il permet de matérialiser des actions concrètes en faveur d'objectifs marketing tels que l'acquisition de leads ou la génération de valeur.

Constituer une équipe solide

La solidité de l'équipe constituée par le chef de projet est d'une grande importance dans la réussite du projet. Une bonne équipe doit permettre de créer une complémentarité entre les différentes compétences des membres de l'équipe.

Suivant la spécificité des projets, il est conseillé de faire travailler chaque métier en binôme, en associant par exemple deux développeurs, un back-end et un front-end, pour le développement du site. La communication entre les différents pôles métiers est essentielle afin de faire en sorte que le projet se déroule de la manière la plus fluide possible, en particulier lors du passage d'une tâche à une autre.

Avoir recours aux outils collaboratifs

Les outils collaboratifs en ligne permettent justement de réduire les temps d'ajustement entre les différentes phases d'un projet. Ils facilitent la communication entre les membres de l'équipe et renforcent l'implication de chacun. Wimi, Wrike ou encore Trello se déploient facilement et offrent une flexibilité adaptée aux projets web.

Les membres de l'équipe ont besoin de ces outils collaboratifs pour mener à bien leur projet, notamment pour gérer leur emploi du temps, leurs rendez-vous ou leurs réunions. Cette organisation est facilitée grâce à la fonctionnalité « calendrier commun » qui est proposée dans de nombreux outils comme Workspace, Microsoft 365 ou Google. Les différentes fonctions de gestion disponibles dans ces outils collaboratifs permettent de planifier les différentes tâches et de les attribuer aux intervenants.

De plus, plusieurs outils proposent la fonction « mind mapping » qui aide les équipes à développer et échanger leurs idées comme sur GItMind ou Coggle. Le partage de documents est tout aussi important pour la bonne marche d'un projet, cette fonctionnalité doit donc être incorporée au logiciel collaboratif sélectionné. Le chef de projet peut alors centraliser les enregistrements et définir des accès individuels. Trello et Micosoft 365, entre autres, proposent cette possibilité. Toutes les données, les échanges, les échéances, les commentaires peuvent également être consultés via des tableaux de bord permettant alors aux utilisateurs d'avoir une vision globale ou centrée sur leur mission, selon les autorisations dont ils disposent.

Tenir compte de l'UX, l'expérience utilisateur

UX signifie en anglais « user experience » et se traduit en français par « expérience utilisateur ». Elle désigne plus précisément le vécu, l'expérience d'une personne au contact d'un produit ou d'un service.

Un projet web ne doit pas être mené uniquement de l'intérieur, car les collaborateurs pourraient avoir des idées préconçues de ce que les utilisateurs attendent d'un site web et de leur façon d'utiliser un site web. L'UX a vu le jour pour éviter ce biais. L'objectif de l'UX est donc de mieux connaître les utilisateurs en analysant leur ressenti, leurs besoins, leur façon de réagir et de naviguer sur un site web. En analysant ces données et en fonctionnant avec des phases d'A/B testing, les collaborateurs pourront ainsi adapter l'ergonomie, l'utilisation, l'intuitivité et l'interface de leur produit web.

Être réaliste dans la planification du projet

Bien planifier les différentes phases du projet est probablement la tâche la plus difficile pour un chef de projet. La réalisation d'un rétroplanning peut permettre de dépasser cette difficulté, même s'il est conseillé de garder des délais allongés pour prévenir tout ralentissement dans le déroulement du projet.

Les méthodes de gestion de projet évoluent pour s'adapter de plus en plus aux spécificités des projets web. Les méthodes agiles, par exemple, intègrent une grande souplesse permettant d'ajuster le déroulé du projet en cas de retard. Pour autant, les méthodes classiques telles que la réalisation d'un diagramme de Gantt ne cessent de faire leurs preuves.

Trouver une méthodologie adaptée au projet

La gestion de projet web repose sur différentes méthodes théorisées. Le plus important n'est pas de suivre une méthodologie à la lettre, mais de trouver celle qui s'adapte le mieux à votre projet. Il demeure également possible de croiser différentes méthodologies de gestion de projet.

Ainsi, les méthodes traditionnelles telles que Waterfall ou le chemin critique peuvent être utilisées pour des projets relativement simples, ou si vous débutez. Elles reposent sur le principe de l'itération : la finalisation d'une tâche entraîne le début d'une autre.

La méthodologie PMI/PMBOK consiste, quant à elle, à décomposer le projet en 5 étapes ou groupe d'actions. Les méthodes agiles, plus récentes, intègrent des notions de complémentarité entre les tâches et offrent plus de souplesse. Elles demandent néanmoins plus de ressources humaines et financières. Enfin, les méthodologies dites adaptatives se basent sur la gestion des risques d'organisation.

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