Gouvernance informatique : un guide pour les professionnels du numérique

La gouvernance informatique pose et répond à cette question : comment le système informatique de l'entreprise va-t-il contribuer à atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise ?

Gouvernance informatique et gestion informatique : quelle différence ?

La gouvernance informatique permet d'aligner le système d'information sur les objectifs stratégiques de l'entreprise. Il faut avoir une vision d'ensemble sur les différents métiers dans l'entreprise et sur leurs besoins. Il faut aussi connaître les possibilités en matière de technologies de l'information, et se tenir à jour des évolutions. La gouvernance informatique est prise en charge par des fonctions dirigeantes au sein de l'entreprise.

À la différence de la gouvernance informatique, qui mobilise de la réflexion stratégique, la gestion informatique est opérationnelle. Exécutée par des techniciens, la gestion informatique impose de réaliser des tâches concrètes : résolution de pannes, mises à jour de matériel ou encore implémentation de nouveaux logiciels métier.

Pour illustrer la différence entre gouvernance informatique et gestion informatique avec un exemple :

• Une entreprise mesure qu'investir dans un outil CRM augmente la valeur ajoutée de ses salariés : le CRM enrichit leurs connaissances, et leur fait gagner du temps à consacrer à du travail qui crée de la valeur pour les clients, et pour l'entreprise. Il faut trouver un système adapté aux infrastructures existantes, et choisir la solution qui offre le meilleur ROI. Il faut également vérifier que la solution retenue respecte la réglementation, qu'elle représente une solution éthique et qu'elle garantit un niveau de sécurité élevé. Ce travail relève de la gouvernance informatique.
• L'outil CRM retenu doit être installé sur les équipements informatiques, et il faut réaliser les éventuelles opérations d'intégration informatique. Les salariés en outre ont besoin d'être familiarisés à l'utilisation de l'outil. Ces tâches, ainsi que les tâches de maintenance à venir, relèvent de la gestion informatique.

Quel est le rôle de la gouvernance informatique au sein d'une entreprise ?

Le rôle de la gouvernance informatique au sein d'une entreprise est d'intégrer parfaitement le SI à la stratégie. Concrètement, il s'agit de :

• Investir ou développer des outils au service des salariés, pour faciliter les processus
• Investir ou développer des outils de communication interne et avec les fournisseurs
• Investir ou développer des solutions technologiques innovantes au service des clients
• Intégrer des technologies innovantes et utiles dans les produits commercialisés

Toutes ces actions doivent servir la stratégie de croissance de l'entreprise : chaque choix est fait consciemment dans le but d'augmenter la valeur ajoutée par salarié, d'améliorer la marge ou de gagner un avantage concurrentiel.

Les enjeux dans la gouvernance informatique

Créer de la valeur

La gouvernance informatique impose de considérer le système d'information comme une opportunité et non plus comme une nécessité. Il y a eu la transformation digitale, où les entreprises devaient s'adapter aux mœurs des consommateurs. Pour certaines, c'était une phase relativement subie. La gouvernance informatique, par la suite, a fait prendre conscience que les nouvelles technologies de l'information peuvent être au service des entreprises pour leur permettre de créer de la valeur.

On ne fait plus un site web parce que tous les concurrents en proposent, on développe un site web innovant qui permet de se démarquer et qui allège le travail des salariés, par exemple. On sait calculer, en outre, la rentabilité de cet investissement.

La gouvernance informatique change les points de vue : les NTIC ne permettent pas de perdurer, ce ne sont pas un support mais un véritable outil de croissance.

Mesurer la création de valeur

« Gain de temps », « Économies » et « Réduction de la pénibilité du travail » : quand l'automatisation des tâches s'est démocratisée, les arguments des éditeurs de solutions ont rapidement été galvaudés. La gouvernance informatique impose de vérifier ces arguments, de les mesurer et de paramétrer avec précision son système d'information.

Des chiffres prévisionnels sont calculés, et des tableaux de bord sont édités pour en suivre l'évolution et mettre en place des correctifs si nécessaire. Un fort enjeu de pilotage guide la gouvernance informatique.

Gérer les risques

La gestion des risques constitue un enjeu fondamental en gouvernance informatique. Les équipements, le portefeuille d'applications, les technologies et les processus sont des actifs immatériels précieux, que l'entreprise a intérêt à protéger de manière très assidue.

On pense cybersécurité, bien sûr, mais la gestion des risques couvre d'autres aspects :

• Respect de la réglementation en vigueur
• Choix de prestataires informatiques éthiques
• Utilisation rationnelle des données personnelles des salariés et des clients

La matière est technique, relativement récente et mouvante en conséquence. Il faut se tenir à jour pour gouverner efficacement son SI et en tirer des avantages concurrentiels.

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1 - Une vision globale et utile

La gouvernance informatique est attentive aux besoins de tous les services de l'entreprise. Il faut adopter une vision globale et utile :

• Une vision globale impose de voir tous les services de l'entreprise comme un ensemble, plutôt que de les considérer individuellement. Un service a besoin des données d'un autre, par exemple : cela nécessite la mise en place de processus de partage des données. La globalité inclut aussi les fournisseurs et les clients : des informations de stock doivent être rendues accessibles aux clients sur le site d'e-commerce, par exemple.
• Une vision utile impose de prendre des décisions réfléchies. La gouvernance informatique vise à aligner le système d'information sur la stratégie d'affaires : chaque décision concernant le SI doit servir à se rapprocher d'un objectif stratégique. Il faut donc documenter chaque débat et argumenter chaque prise de décision.

2 - Une allocation minutieuse des ressources

Les ressources de la gouvernance informatique sont des personnes et un budget. Il faut investir de l'argent pour acheter ou développer des solutions technologiques, il faut des personnes pour mettre en œuvre et exploiter ces solutions. Les personnes et le budget sont assignés avec minutie, pour remplir l'enjeu de mesure de valeur.

Avant de décider un investissement IT, il faut connaître :

• L'objectif à atteindre grâce à cet investissement
• Le temps nécessaire pour l'atteindre
• Le retour sur investissement

Pour cela, la gouvernance informatique utilise des KPI et en assure le suivi via des tableaux de bord.

En ce qui concerne les ressources humaines, la gouvernance informatique s'occupe de déterminer les rôles et les responsabilités de chacun.

3 - La culture de la gouvernance informatique

Il faut sensibiliser toute l'entreprise à l'importance de la gouvernance informatique. On parle de culture IT. Cette composante de la gouvernance informatique adresse plusieurs volets.

• La formation du personnel à l'utilisation des technologies : cette formation est indispensable pour faciliter l'utilisation. Or il est nécessaire que les collaborateurs se servent facilement des technologies pour se les approprier avec plaisir et en exploiter toutes les possibilités.
• La formation du personnel aux bonnes pratiques de sécurité : la sécurité informatique est l'affaire de tous les salariés. Il faut expliquer les risques, et donner les clés pour les limiter.
• La formation aux processus : la gouvernance informatique permet de construire un cadre de référence, et des processus précis. Tous les collaborateurs doivent en être informés, et y être familiarisés.

Quels sont les avantages d'une bonne gouvernance informatique ?

Une bonne gouvernance informatique offre quatre avantages majeurs :

• Les investissements IT ne sont pas seulement nécessaires, ils créent de la valeur.
• Les résultats des investissements peuvent être mesurés avec précision, pour adapter la stratégie en fonction.
• Le travail est plus agréable car les technologies et les outils informatiques sont adaptés.
• Les risques sont connus et limités, ce qui contribue à apaiser les inquiétudes.

Les bonnes pratiques pour une gouvernance informatique efficace

La gouvernance informatique représente une charge de travail importante, et d'autant plus à mesure de la croissance de l'entreprise. De bonnes pratiques clarifient et simplifient le travail.

• Il faut constituer une équipe spécialisée, éventuellement au sein de la DSI, pour donner l'impulsion et diriger la gouvernance informatique. Les personnes sont choisies pour leur expertise informatique, ainsi que pour leur fonction managériale.
• Auditer l'existant est indispensable. C'est sur cette base que les actions sont planifiées : changement d'outils, montée en gamme, maintien tel quel ou encore formation du personnel pour une meilleure utilisation.
• Créer des tableaux de bord est essentiel en gouvernance informatique. Pour ne pas se perdre dans un volume de statistiques massif et inutile, un travail de sélection des KPI est effectué en amont.
• La veille est un aspect fondamental en gouvernance informatique. De nouveaux usages et de nouvelles technologies apparaissent continuellement, il faut les connaître pour s'en servir dans un enjeu de création de valeur, et d'avantage concurrentiel.

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