Dans un contexte de transformation numérique accélérée, les directeurs des systèmes d'information (DSI) font face à une complexité grandissante de leur système d'information. Cette complexité est exacerbée par la constatation qu'une part significative des ressources informatiques est allouée de manière inefficace, avec jusqu'à 75-80 % des budgets IT consacrés uniquement à l'opération et à la gestion des applications existantes. Pour relever ce défi, l'Application Portfolio Management (APM) s'impose alors comme une approche incontournable.
Qu'est-ce que l'APM ?
L'Application Portfolio Management (APM) est une approche de gestion stratégique du portefeuille applicatif d'une entreprise. Son objectif est d'optimiser la valeur, les coûts et les risques des applications, en alignant les investissements IT sur les priorités métier. L'application portfolio management permet de rationaliser le SI et de prendre des décisions éclairées pour son évolution.
Quels sont les avantages de la gestion du portefeuille applicatif ?
Optimisation des coûts et des investissements
La gestion du portefeuille applicatif via l'APM permet une optimisation des coûts et des investissements IT. En identifiant les applications redondantes, obsolètes ou inutilisées (ce qui représente près de 20 % des applications d'après LeanIX), il devient possible de rationaliser le portefeuille pour réduire significativement les coûts de maintenance. L'application portfolio management aide également à prioriser les investissements sur les applications à forte valeur ajoutée pour les métiers, garantissant ainsi un meilleur retour sur investissement.
Amélioration de l'agilité et de la réactivité du SI
En cartographiant les applications et leurs interdépendances, les DSI peuvent accélérer les évolutions du SI et la mise sur le marché de nouvelles fonctionnalités digitales. La gestion du portefeuille applicatif facilite par ailleurs l'intégration de technologies innovantes et la migration vers le cloud, rendant le SI plus flexible et adaptable aux enjeux business.
Meilleur alignement IT-Métier
Un autre avantage clé de l'application portfolio management réside dans le renforcement de l'alignement entre la DSI et les métiers. En évaluant la contribution de chaque application aux processus et à la performance de l'entreprise, l'IT peut mieux répondre aux attentes des différentes directions opérationnelles. L'implication des parties prenantes métiers dans les décisions d'évolution du portefeuille applicatif assure une vision commune et partagée, essentielle pour la réussite des projets de transformation.
Maîtrise des risques applicatifs
Enfin, l'APM permet de mesurer les risques techniques, réglementaires et de sécurité de chaque application. Des plans d'action ciblés peuvent alors être définis pour traiter en priorité les applications les plus critiques ou sensibles. L'application portfolio management aide aussi à anticiper les fins de support des éditeurs et l'obsolescence technologique, en planifiant de manière proactive les migrations et mises à niveau nécessaires.
Comment bien gérer son portefeuille applicatif ?
Cartographier le patrimoine applicatif existant
Pour bien gérer son portefeuille applicatif, il est essentiel de commencer par cartographier exhaustivement le patrimoine applicatif existant : cela implique de recenser toutes les applications utilisées au sein de l'entreprise. Il faut ensuite collecter les informations clés sur chacune d'entre elles :
- Leurs usages.
- Les technologies sur lesquelles elles reposent.
- Les coûts associés.
- Les roadmaps d'évolution prévues par les éditeurs.
Afin que cette cartographie reste un outil de pilotage pertinent dans la durée, il est indispensable de la maintenir à jour en continu, au fil des nouvelles applications déployées et des mises à jour effectuées.
Définir des critères d'évaluation objectifs
Une fois cette vue d'ensemble du portefeuille applicatif établie, l'étape suivante consiste à définir des critères d'évaluation objectifs pour mesurer la performance de chaque application. Plusieurs dimensions sont à considérer :
- La valeur métier, qui reflète la contribution de l'application aux processus clés de l'entreprise, son niveau de criticité pour l'activité, ainsi que le nombre d'utilisateurs concernés.
- Les coûts, en prenant en compte le coût total de possession (TCO), intégrant à la fois les coûts initiaux du projet de mise en œuvre et les coûts récurrents d'opération.
- Les risques, qu'ils soient d'ordre sécuritaire, liés à l'obsolescence des technologies utilisées ou encore relatifs à la conformité réglementaire.
- La performance technique de l'application, sur des critères tels que la fiabilité, la capacité à monter en charge (scalabilité) ou l'interopérabilité avec le reste du SI.
Impliquer les parties prenantes métiers et IT
Au-delà des aspects purement techniques, la réussite d'une démarche d'application portfolio management repose sur l'implication de toutes les parties prenantes, aussi bien métiers que IT. Il est ainsi primordial de sensibiliser l'ensemble des acteurs sur les enjeux et les bénéfices d'une gestion proactive du portefeuille applicatif. Cela passe par des actions de communication et de formation pour expliquer la démarche et son intérêt pour l'entreprise. Il faut également prendre le temps de recueillir les besoins et les attentes de chaque direction métier vis-à-vis de son système d'information.
Côté IT, un travail de fond doit être mené avec les équipes pour challenger la valeur et les coûts de chaque application, en toute transparence. Au final, les décisions d'évolution du portefeuille applicatif doivent faire l'objet d'arbitrages collectifs, dans le cadre d'une gouvernance impliquant les métiers et la DSI.
Industrialiser et outiller la démarche
Pour être pleinement efficace, la démarche d'APM doit être industrialisée et outillée. Cela suppose de définir des processus structurés et récurrents de pilotage du portefeuille applicatif, en précisant les rôles et responsabilités de chacun. L'implémentation d'une solution logicielle dédiée à l'application portfolio management permet d'automatiser la collecte et la mise à jour des données sur le patrimoine applicatif, tout en offrant des tableaux de bord et des rapports prêts à l'emploi pour faciliter la prise de décision. Grâce à ces outils, les entreprises disposent ainsi d'une vision dynamique et consolidée de leur portefeuille pour un pilotage stratégique et une optimisation continue de leurs investissements IT.
3 solutions APM pour gérer son portefeuille applicatif
LeanIX Enterprise Architecture
Pour gérer efficacement son portefeuille applicatif, LeanIX Enterprise Architecture est une solution particulièrement performante. Elle permet de cartographier en temps réel l'ensemble du patrimoine applicatif de l'entreprise, mais aussi les données et l'infrastructure sous-jacentes. Grâce à ces informations consolidées et toujours à jour, les architectes du SI peuvent réaliser des analyses d'impact poussées pour accélérer les transformations du système d'information en toute maîtrise des risques.
LeanIX offre également des fonctionnalités avancées de benchmarks et d'analytics basées sur des données de marché, permettant ainsi de comparer la performance de son portefeuille applicatif avec celui d'autres entreprises du même secteur.
Alfabet
Alfabet est une solution qui couvre l'ensemble du cycle de vie des applications, depuis la définition de la stratégie jusqu'à l'exécution opérationnelle. Ses fonctionnalités d'analyse d'impact et de simulation de scénarios permettent d'optimiser en continu le portefeuille applicatif, en identifiant les opportunités de rationalisation et de modernisation.
Alfabet se distingue également par ses capacités d'intégration avec les référentiels ITSM et les CMDB, ainsi qu'avec les outils de développement agile et de déploiement continu (CI/CD). Cette intégration garantit un alignement permanent entre les exigences métiers, les applications et l'infrastructure, pour une agilité maximale du SI.
ServiceNow
ServiceNow propose une suite logicielle complète pour automatiser la gestion du portefeuille applicatif. Grâce à des workflows prédéfinis et personnalisables, il est possible de gérer de bout en bout le cycle de vie des applications, depuis la demande initiale du métier jusqu'au retrait final. Les coûts applicatifs peuvent être suivis et rationalisés finement grâce à des tableaux de bord dédiés, permettant d'identifier les applications les plus onéreuses et de prendre des mesures d'optimisation.
ServiceNow offre également un portail self-service aux utilisateurs métiers pour soumettre leurs demandes d'évolution ou de support, et suivre leur prise en compte par les équipes IT. Cette approche orientée service renforce la collaboration IT-Métiers autour d'un portefeuille applicatif rationalisé et performant.
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