Comment annoncer la fermeture définitive de son entreprise à ses clients ?

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Mélanie Gadant
Mélanie Gadant

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Selon Le Monde, en France, 9 972 entreprises ont fermé définitivement au premier trimestre 2022, soit une hausse de 35 % par rapport à 2021 à la même période. Annoncer une cessation d'activité à ses clients est une étape délicate, mais nécessaire. Le choix du moment, le ton et le contenu du message de fermeture définitive sont déterminants pour clôturer la relation commerciale de façon professionnelle et positive.

message de fermeture

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À quel moment annoncer à ses clients la fermeture définitive de son entreprise ?

Annoncer suffisamment en avance la fermeture définitive de l'entreprise permet aux clients de s'organiser. Mieux vaut prévoir un délai d'au moins un mois, voire davantage selon le secteur d'activité et la nature des prestations. Cela laisse le temps nécessaire pour honorer les dernières commandes, répondre aux questions et accompagner les clients dans la transition.

Le choix du moment dans l'année a aussi son importance. Il est préférable d'éviter les périodes de congés, comme l'été ou les fêtes de fin d'année. Les clients sont moins disponibles et réceptifs durant ces périodes. De plus, les fermetures d'entreprises passent plus inaperçues parmi les nombreux messages promotionnels.

Enfin, il est impératif de respecter les obligations légales liées à la cessation d'activité. Les délais et formalités varient selon la forme juridique de l'entreprise. Ne pas s'y conformer expose à des sanctions et ternit l'image de l'entreprise : mieux vaut donc bien anticiper ces aspects administratifs.

 

1 - Rédiger un message de fermeture définitive clair, transparent et factuel

La rédaction du message de fermeture définitive est une étape cruciale qui requiert une certaine dose d'intelligence émotionnelle. Il doit être clair, transparent et factuel. L'objectif est d'expliquer de manière synthétique les raisons qui ont conduit à cette décision, sans pour autant entrer dans les détails. Mieux vaut adopter un ton neutre et professionnel.

Il est primordial d'indiquer clairement la date de fermeture de l'entreprise afin que les clients puissent s'organiser en conséquence. De même, les modalités doivent être précisées, notamment jusqu'à quand il sera possible de passer commande et comment sera géré le service après-vente par la suite.

Exemple de formulation possible pour ce type de message de fermeture définitive :

« Nous vous informons que notre entreprise X cessera définitivement son activité le JJ/MM/AAAA en raison de difficultés économiques. Nous clôturerons les dernières commandes jusqu'au JJ/MM/AAAA. »

 

2 - Exprimer sa gratitude envers ses clients

Recevoir un message de fermeture définitive est toujours une déception pour les clients, dont certains suivent l'entreprise depuis ses débuts. D'autres ont noué des relations privilégiées avec les équipes au fil du temps. C'est pourquoi il est important d'exprimer sa gratitude envers eux au moment de leur annoncer la nouvelle.

Il est recommandé de les remercier chaleureusement et sincèrement pour leur confiance et leur fidélité : cela montre que l'entreprise a conscience que son succès et sa longévité sont étroitement liés au soutien indéfectible de ses clients.

Le conseil de HubSpot

Soulignez la qualité des relations tissées et les bons moments partagés pour apporter une touche plus personnelle et émotionnelle à votre message. Cela prouve à vos clients que vous ne les considérez pas uniquement comme des consommateurs, mais bien comme des partenaires de route. Leur faire part du plaisir et de la fierté que vous avez a eu à les servir et les accompagner ajoute une note positive.

Voici un exemple de formulation possible pour exprimer sa reconnaissance :

« Nous tenons à vous remercier chaleureusement pour votre confiance et votre fidélité durant toutes ces années. Travailler à vos côtés fut un réel plaisir. »

 

3 - Proposer des solutions alternatives si possible

Au-delà des remerciements, il peut être judicieux de proposer des solutions alternatives aux clients pour assurer une continuité de service après la fermeture. Cela montre que l'entreprise se soucie d'eux jusqu'au bout et cherche à les accompagner du mieux possible dans cette transition délicate.

Ainsi, il ne faut pas hésiter à les rediriger vers des partenaires ou confrères de confiance, capables de prendre le relais et de répondre à leurs besoins spécifiques.

Si des offres de reprise sont en cours, il est également possible d'en informer les clients, en leur expliquant les modalités de transfert de leur contrat. L'essentiel est de leur donner de la visibilité sur l'avenir pour les rassurer.

Voici un exemple de formulation :

« Pour continuer à bénéficier de prestations similaires, nous vous recommandons de contacter l'entreprise Y, qui saura répondre à vos besoins avec le même niveau d'engagement. »

 

4 - Rester disponible pour les questions

Enfin, il faut veiller à rester disponible pour répondre aux questions des clients, même après l'annonce de la fermeture définitive. Rien de pire en effet que de se sentir abandonné du jour au lendemain, sans plus d'interlocuteur pour obtenir des précisions.

Il est nécessaire d'inviter les clients à contacter l'entreprise s'ils ont la moindre interrogation. Il faut donc veiller à leur laisser différents moyens de joindre la société (mail ou téléphone) tout en précisant bien jusqu'à quelle date ce service après-vente exceptionnel sera maintenu.

Voici un exemple de message :

« Notre service client reste ouvert jusqu'au JJ/MM/AAAA pour répondre à toutes vos éventuelles questions au [coordonnées]. N'hésitez pas à nous solliciter, nous mettrons tout en œuvre pour vous apporter les informations nécessaires. »

 

Modèles de message de fermeture définitive

Trouver les bons mots pour annoncer la fermeture définitive d'une entreprise n'est pas chose aisée. Voici deux modèles de message qui reprennent les principaux éléments évoqués précédemment, à savoir :

  • Un ton factuel et transparent sur les raisons et modalités de fermeture.
  • Des remerciements aux clients.
  • Des propositions de solutions alternatives si possible.
  • Une invitation à rester en contact pour les dernières questions.

Exemple 1 : Message de fermeture définitive d'un commerce

« Madame, Monsieur,

C'est avec regret que nous vous annonçons la fermeture définitive de notre boutique X à compter du JJ/MM/AAAA.

Après 10 belles années à vous accueillir et vous conseiller, des difficultés économiques nous contraignent à cesser notre activité. Nous tenions à vous remercier pour votre fidélité durant toutes ces années. Ce fut un réel plaisir d'échanger avec vous.

Pour continuer à bénéficier de produits similaires, nous vous invitons à vous rendre dans la boutique Y, située au [adresse], qui saura vous accueillir avec la même passion.

Notre boutique restera ouverte jusqu'au JJ/MM/AAAA pour écouler notre stock avec des remises exceptionnelles. N'hésitez pas à passer nous voir une dernière fois !

Bien cordialement,

L'équipe de la boutique X »

 

Exemple 2 : Message de fermeture définitive d'une entreprise de services BtoB

« Madame, Monsieur,

Nous vous informons que notre société X cessera définitivement son activité le JJ/MM/AAAA.

Après 15 ans à vos côtés, nous sommes contraints de mettre fin à notre aventure entrepreneuriale pour des raisons personnelles. Nous souhaitons vous remercier pour votre confiance et vos nombreuses sollicitations durant toutes ces années.

Pour assurer la continuité de vos projets, nous vous recommandons de contacter la société Y, qui dispose des mêmes compétences et saura répondre à vos besoins avec réactivité.

Notre service client reste à votre disposition jusqu'au JJ/MM/AAAA pour répondre à vos questions au [coordonnées].

Bien cordialement,

L'équipe X »

 

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