Comment rédiger une lettre de changement d'interlocuteur ? (modèle inclus)

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Mélanie Gadant
Mélanie Gadant

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Lorsqu'un client est en communication avec un interlocuteur privilégié d'une entreprise, il peut arriver que ce dernier change pour diverses raisons. Un nouveau poste, une réorganisation interne ou un départ de l'entreprise, il existe de multiples causes. Dans un tel cas, pour assurer la continuité des échanges, il est essentiel que l'entreprise informe le client de cette modification en rédigeant une lettre de changement d'interlocuteur.

lettre de changement d'interlocuteur

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Quel est l'intérêt d'informer le changement d'interlocuteur ?

Une lettre de changement d'interlocuteur est un document permettant d'informer une personne d'un changement de contact. L'objectif principal est de communiquer au destinataire concerné les coordonnées du nouvel interlocuteur. La lettre doit contenir des informations claires et précises.

Tout comme un e-mail de départ, un e-mail de remerciement clients ou encore une relance client, la lettre de changement d'interlocuteur fait partie des documents indispensables pour conserver une relation client qualitative. L'annonce d'un nouvel d'interlocuteur auprès d'un client est essentielle notamment pour plusieurs raisons.

D'abord, informer un client que son interlocuteur principal va changer permet d'éviter toute confusion ou interruption dans la communication. En prenant l'initiative de communiquer au client l'identité de ce nouvel interlocuteur et en lui fournissant ses coordonnées, l'entreprise a la garantie que les éventuelles demandes du client, ses questions ou préoccupations seront dirigées vers la bonne personne. Le client n'aura donc pas de temps d'attente ou d'incompréhension face à une situation qu'il pourrait ne pas comprendre. Ainsi, l'entreprise pourra délivrer une réponse adaptée et en temps voulu.

Ensuite, la lettre de changement d'interlocuteur a l'avantage non négligeable de faciliter la continuité et la cohérence dans les interactions entre le client et l'entreprise. En fournissant les coordonnées du nouveau responsable, le client peut ainsi mettre à jour ses informations dans son dossier et peut alors contacter l'entreprise ou le service sans délai et surtout sans avoir à ressentir un quelconque dysfonctionnement. Ainsi, cette information de changement de contact permet à l'entreprise de rassurer son client sur la continuité des échanges. Pour maintenir une relation client de qualité, il est essentiel de ne pas interrompre le cycle de communication habituel.

La lettre de changement d'interlocuteur peut aussi renforcer la relation client en la personnalisant. Le nouvel interlocuteur peut saisir l'occasion de se présenter personnellement au client ainsi que son parcours, ses expériences passées et lui exprimer son enthousiasme à débuter cette nouvelle collaboration. En général, cela provoque chez le client un certain sentiment d'importance et de lien étroit entre lui et l'entreprise.

Enfin, l'intérêt d'informer le changement d'interlocuteur au client représente une certaine marque de professionnalisme et de respect envers ce dernier. Si l'entreprise entretient des liens avec le client depuis plusieurs années ou plusieurs mois, il est important de garder une relation de confiance et de respect. Cela démontre l'engagement de l'entreprise à maintenir une communication claire et transparente. S'il s'agit d'un nouveau client, alors l'entreprise montrera tout simplement son intérêt pour la satisfaction de ce dernier. Quelle que soit l'ancienneté du client, l'intérêt de l'informer de ce changement de contact maintient une certaine transparence à son égard. En prenant cette initiative, l'entreprise démontre son engagement pour une communication ouverte et honnête. La relation client sera nettement plus solide.

Comment rédiger des e-mails pour le service client ?

Utilisez ces modèles d'e-mails pour communiquer les augmentations de prix, les excuses, les remerciements et autres notifications aux clients.

Modèle de lettre informant d'un changement d'interlocuteur

[Nom de l'entreprise]

[Adresse postale]

[Nom, prénom destinataire]

[Adresse destinataire]

[Lieu], le [Date]

Objet : Changement d'interlocuteur

Chère Madame/Cher Monsieur,

Vous êtes client(e) chez nous depuis bientôt [X mois/années].

Je tenais d'abord à vous remercier pour la confiance que vous accordez à [nom de l'entreprise] depuis tant d'années/de mois et je suis heureux de vous compter d'ailleurs parmi nos clients les plus fidèles.

Par la présente, je vous informe qu'à partir d'aujourd'hui, Madame/Monsieur [nom du nouvel interlocuteur] sera désormais votre nouvel interlocuteur au sein de [nom de l'entreprise].

Désormais, c'est avec [nom du nouvel interlocuteur] que vous pourrez échanger sur votre dossier et auprès de qui vous pourrez adresser toute demande de renseignements.

[nom du nouvel interlocuteur] occupe le poste de [intitulé du poste] et il/elle possède une connaissance parfaite de [domaine de compétence]. Vous pouvez le/la joindre par téléphone au [numéro de téléphone du nouvel interlocuteur] ou par e-mail à [adresse e-mail du nouvel interlocuteur].

J'ai toute confiance en [nom du nouvel interlocuteur] pour continuer à vous fournir un service de qualité et répondre à toutes vos questions ou préoccupations. Sa grande expérience et son expertise nous permettent de maintenir une communication fluide et efficace.

Cela a été un vrai plaisir de collaborer avec vous pendant tout ce temps et j'espère que nous aurons l'occasion de travailler ensemble à nouveau.

Je reste bien entendu à votre entière disposition pour toute information que vous pourriez souhaiter ou pour toute autre remarque.

Veuillez agréer, Chère Madame/Cher Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.

ou

Cordialement.

[nom et prénom du rédacteur]

[signature]

 

Lorsqu'une modification d'interlocuteur survient dans une entreprise ou dans un service en particulier, il est important de rédiger une lettre de changement d'interlocuteur afin d'informer les clients concernés. Cela permet de maintenir une communication fluide, d'assurer la continuité des échanges et de faire perdurer la confiance entre l'entreprise et ses clients.

 

 

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