La relance client avec impayé représente un véritable enjeu pour les entreprises si elles ne veulent pas faire face à des problèmes de trésorerie. Une bonne gestion des clients en retard de paiement limite les difficultés financières comme l'impossibilité de faire face aux échéances.

La mise en place d'une relance pour impayé peut parfois engendrer des tensions entre le client et le fournisseur, voire entraîner de graves conséquences sur leur relation future. Heureusement, des solutions existent pour gérer ces retards de règlement sans forcément entraver les rapports entre l'entreprise et le client.

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Pourquoi faire une relance client ?

Avoir une comptabilité client à jour est un pré-requis pour s'assurer qu'aucun retard de paiement ne vienne mettre l'entreprise en difficulté. Cela passe par une analyse approfondie et régulière des comptes afin qu'une relance soit rapidement mise en place en cas de facture impayée.

Réduire les retards de paiement permet d'assurer la pérennité de l'activité d'une entreprise, car il est nécessaire que les dépenses engagées puissent être couvertes.

Il est important pour l'entreprise de récupérer régulièrement des liquidités pour éviter d'être elle-même en difficulté au moment de payer ses échéances.

De plus, une comptabilité à jour permet également à l'entreprise de pallier des difficultés financières ponctuelles.

Enfin, le client qui n'a pas réglé sa facture dans les temps n'est pas forcément de mauvaise foi. Il peut tout simplement s'agir d'un oubli ou d'une négligence. Dans ce cas, la relance servira simplement à lui rappeler qu'il est temps de passer au paiement de sa facture. Il est important d'apporter une attention particulière aux échanges avec le client, notamment par e-mail, afin d'assurer une bonne continuité de la relation.

 

Comment faire une bonne relance client ?

 

En premier lieu, il est important de ne pas attendre pour relancer le client en retard de paiement, d'où la nécessité d'avoir une comptabilité à jour et une politique de relance bien claire.

La procédure de relance doit donc commencer dès que la date d'échéance est passée, c'est-à-dire à J+1. Cela peut être un rappel en direct par téléphone, surtout si le client est un client habituel et qu'il n'a jamais eu de retard de règlement jusque-là. Toutes les informations relatives à la facturation doivent être rassemblées en amont :

  • Numéro de la facture.
  • Date d'émission.
  • Date d'échéance.
  • Montant.
  • Date à laquelle le paiement est désormais attendu.

À ce stade, il est tout à fait possible, voire conseillé, d'impliquer le commercial en charge du client. Ils ont généralement une relation privilégiée et ce collaborateur sera certainement mieux accueilli que le service financier.

Si malgré ce premier contact, le client n'a toujours pas honoré son règlement, il est alors nécessaire de lui envoyer une lettre de relance, soit par écrit, soit par e-mail. Il est recommandé de joindre une copie de la facture pour lui permettre de s'y retrouver facilement dans sa comptabilité.

Enfin, si le client ne donne toujours pas de réponse, il est encore possible de lui envoyer une seconde lettre de relance ou de passer directement à une mise en demeure. Il s'agit de la dernière étape avant d'engager une action en recouvrement. Bien souvent, la mise en demeure permet de régler la situation à l'amiable et rapidement.

 

Modèle de relance client

 

 

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Publication originale le 7 janvier 2022, mise à jour le 07 janvier 2022

Sujet(s):

Communication client