Facture proforma : qu'est-ce que c'est et comment la créer

Toute transaction commerciale fait l'objet d'une négociation, étape d'échange d'informations entre un vendeur et un client sur les modalités d'achat et de règlement. La facture proforma s'apparente à une sorte de devis sans valeur d'engagement ni caractère légal, servant uniquement comme support de formalisation des conditions de la vente.

Quelle est la différence entre une facture et une proforma ?

La facture et la facture proforma ont toutes les deux les mêmes mentions légales et elles donnent une valeur marchande.

La facture proforma n'est que provisoire, modifiable à tout moment et surtout sans obligation de paiement. Ce prototype de facturation sans aucune valeur juridique ni fiscale ne peut être intégré dans la comptabilité de l'entreprise.

En effet, la facture classique, quant à elle, n'est plus modifiable. Elle exige un paiement par le client. Elle a une valeur juridique et fiscale. Elle doit être présente dans la comptabilité de l'entreprise, à laquelle est tenu toute entreprise. La facture officielle fait en effet partie des pièces justificatives nécessaires à présenter lors d'un contrôle fiscal.

Quel est l'intérêt d'utiliser une facture proforma ?

Un des intérêts de la facture proforma réside dans le fait qu'elle est facilement négociable et modifiable avant de prendre le statut de facture définitive.

Véritable levier de négociation, elle représente visuellement la valeur marchande du bien en précisant toutes les données ainsi que les obligations de chaque partie. La facture proforma s'apparente à un support d'information pour avoir une idée globale du coût pour l'acheteur et du bénéfice pour le vendeur.

Privilégiée dans les relations commerciales en B2B, les échanges internationaux et les demandes de crédit, elle sert notamment à justifier une dépense ou un investissement, à se protéger d'un impayé ou à négocier un escompte.

Enfin, la facture proforma peut être utilisée dans l'import et l'export et définit la valeur des biens envoyés. Elle est aussi requise pour autoriser le passage à la douane. Elle prend toute son utilité dans le cadre d'une transaction internationale. En effet, le DDP ou Delivered duty paidest un mode d'expédition à l'étranger par lequel le vendeur s'engage à assumer la responsabilité de la livraison de l'expédition à la réception, c'est-à-dire les coûts, les risques et les formalités de transport.

La facture proforma permet au fournisseur de formuler de manière précise l'offre. L'acheteur sait ainsi ce qui va lui être facturé et les conditions générales de vente. Quant au fournisseur, la facture proforma lui permet de présenter clairement son offre ce qui limite les malentendus. Lorsque l'acheteur souhaite valider la transaction, cela se déroule comme pour un devis. Le fournisseur crée le bon de commande et livre les marchandises ou réalise la prestation. La remise d'une attestation de vente justifie le transfert d'un bien entre le vendeur et l'acheteur. Ce document constitue la preuve de propriété de l'acquéreur, issue d'un achat. Enfin, la facture définitive sera envoyée.

Comment créer une facture proforma ?

Bien souvent, la finalité d'une facture proforma est de se transformer en facture légale définitive à l'issue de la conclusion de l'acte de vente par les deux signataires. Aussi contient-elle nombre de caractéristiques typiques d'une facturation classique.

• Inscrire la mention « Facture proforma » avec les éléments de référence et de dates.
• Identifier les deux parties.
• Décrire le détail de la transaction
• Préciser les conditions de paiement et de livraison.

Inscrire la mention « Facture proforma » avec les éléments de référence et de dates

Tout d'abord, il faut préciser en en-tête la mention « Facture proforma » ou « Facture pro forma » afin d'identifier la nature et la valeur du document.

Le numéro et la date d'émission de la facture proforma doivent également apparaître. Ce numéro unique fait partie d'une séquence chronologique. À noter que la référence d'une facture proforma est facultative.

Identifier les deux parties

L'identité du vendeur doit être indiquée, accompagnée de tous les éléments justifiant son existence juridique (nom ou raison sociale, adresse, numéro RC, SIRET, CA…) comme sur une facture traditionnelle.

Il en est de même en ce qui concerne le client avec nom, référence, adresse, etc., et le cas échéant, adresse de livraison si différente du siège social.

Bon à savoir : le numéro de TVA de l'acheteur est facultatif pour une facture proforma.

Décrire le détail de la transaction

Parmi les éléments obligatoires se trouvent :

• Le nom du produit.
• La référence.
• La quantité commandée.
• Le prix unitaire hors taxe.
• Le montant de la TVA applicable.
• Le montant TTC.
• Le montant de l'escompte éventuel.

Préciser les conditions de paiement et de livraison

Cette partie fixe les conditions de paiement, à savoir le versement d'arrhes à la signature, les éventuels surcoûts, une date d'échéance et les déductions pouvant être appliquées et dans quelles mesures, ainsi que les pénalités de retard. Les modalités de versement sont également précisées (chèque, virement, espèces, escomptes, sans escompte).

Sont abordés également les éléments relatifs à la livraison tels que l'adresse, la date, la période de validité de l'offre et les conditions particulières.

À noter que toutes les informations relatives au paiement sont facultatives sur la facture pro forma, mais obligatoires sur la facture définitive.

Enfin, pour les transactions internationales, la devise de facturation et l'incoterm qui correspond aux conditions de livraison sont à notifier. Cela comprend le lieu d'enlèvement, l'assurance et le transfert de propriété.

Modèle de facture proforma

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