Le processus de facturation répond à des règles strictes. Il permet de gérer l'administration des ventes et plus globalement la trésorerie de l'entreprise. Pour être efficace et rapidement mis en place, il doit néanmoins revêtir certaines qualités et utiliser les bons logiciels.
Qu'est-ce que le processus de facturation ?
Le processus de facturation est l'ensemble des étapes permettant d'aboutir à l'achat d'un bien ou d'un service. Il englobe la création du devis, l'envoi de la facture, mais aussi les relances et la réception du règlement.
Pourquoi établir un processus de facturation ?
Dans le cadre professionnel, la facturation des ventes est obligatoire à partir du moment où :
- Une vente de produits ou services se fait auprès d'autres professionnels
- Une vente de produits ou services se fait auprès de particuliers qui réclament une facture
- Une vente de services se fait auprès de particuliers pour un montant supérieur à 25 euros TTC
La facture constitue également un justificatif comptable et une preuve juridique de la vente de produits ou de services. Celle-ci répond à des règles strictes :
- Établir 2 exemplaires de la facture
- L'associer à une numérotation de facture unique qui se base sur une séquence chronologique continue
- Inscrire dessus les informations d'identification de l'acheteur et du vendeur
- Faire apparaître le montant HT, TTC et la TVA du produit ou service vendu
De la même façon, certaines règles particulières sont à respecter pour éditer une facture à un client étranger.
De plus, l'établissement des factures sous le format numérique sera rendu obligatoire à compter du :
- 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises
- 1er janvier 2025 pour les ETI
- 1er janvier 2026 pour les TPE, PME et entreprises individuelles
Lorsque le processus de facturation respecte les étapes, les critères d'émission des factures, et que l'entreprise utilise le bon logiciel de facture, celui-ci apporte un gain de temps et d'efficacité pour la structure.
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Comment rendre son processus de facturation efficace ?
Digitaliser son processus de facturation
Aujourd'hui, de plus en plus d'entreprises utilisent le format numérique pour établir leurs factures. Les clients peuvent ainsi les recevoir par e-mail ou dans leur espace personnel. À noter que ce format dématérialisé sera obligatoire pour tous les professionnels en 2026.
La digitalisation fait gagner un temps précieux, car elle permet d'automatiser certaines tâches récurrentes et chronophages. Elle simplifie également les processus et désencombre les professionnels des factures papier.
Détailler ses devis
Une facture pro-forma ou un devis détaillé permettent de mettre en confiance le client et d'anticiper ses éventuelles interrogations. Celui-ci les utilise pour comparer différentes offres commerciales et analyser la cohérence des prestations par rapport à son besoin. En conséquence, savoir détailler et personnaliser ses devis est un élément essentiel pour optimiser son processus de facturation. Il permettra d'établir une facture claire et sera une valeur ajoutée en cas d'appel d'offres. Une anticipation des options et de leurs montants sera également un gain de temps pour l'élaboration des offres et devis.
Envoyer ses factures dans les délais
En plus d'indiquer les montants des transactions réalisées, la facture prouve l'accord commercial entre offreur et acheteur. Elle est donc indispensable pour l'exercice comptable des clients et doit leur être envoyée dans les meilleurs délais. Cette rétroactivité optimisera également le service client de l'offreur, lequel réduira le nombre de dossiers en cours. À ce titre, certains logiciels numériques de facturation transforment automatiquement un devis signé en facture avant de le transmettre aux clients. Une façon de simplifier la démarche et de répondre efficacement aux besoins des clients.
Établir un carnet d'adresses clients
Il est important de garder une trace des clients et ne pas leur demander de façon récurrente les mêmes informations, en l'occurrence leurs coordonnées. Une bonne gestion des données client permet de les fidéliser et de renforcer leur relation avec la marque. De plus, conserver ces renseignements facilite la procédure de facturation puisque les devis et factures seront plus vite édités.
Automatiser les relances et les abonnements
Pour toute entreprise florissante, le temps nécessaire pour l'édition et les relances de facturation manque. Avec le bon logiciel de facturation, il est possible d'automatiser ces tâches récurrentes en fonction des conditions de paiement de chaque client. Pour le règlement des produits avec abonnement, l'édition des factures se fera automatiquement et permettra de réduire les délais de paiement.
Proposer le paiement en ligne
Lors d'une facture classique, l'entreprise indique ses coordonnées bancaires pour obtenir un virement manuel de son client. Aujourd'hui, il est possible d'intégrer un lien sur sa facture électronique pour procéder à un paiement en ligne. Le client devra alors cliquer sur le lien pour payer avec sa carte de crédit.
Cette méthode est rapide, sécurisée et permet de se démarquer de la concurrence. En revanche, une rétrofacturation sera nécessaire si le client conteste les montants facturés par l'entreprise et demande un remboursement.
Gérer l'intégration comptable en simultané
La signature du devis, l'envoi de la facture et son règlement sont autant d'informations à transmettre pour le suivi comptable de l'entreprise. Certains logiciels comptables compatibles avec les plateformes de facturation en optimisent le processus. Ce fonctionnement apporte une harmonie dans la gestion des flux d'information internes à l'entreprise, mais aussi entre ces services et processus.
Analyser les KPI
La centralisation des données peut s'accompagner de fonctionnalités comme le suivi des indicateurs de performance. Ceux-ci sont indispensables pour une connaissance approfondie du chiffre d'affaires et de la rentabilité de l'entreprise. Ils peuvent également permettre d'optimiser le processus de facturation mis en place par l'entreprise, des délais de transaction aux facteurs qui peuvent influencer la satisfaction client.
Quel logiciel ou outil utiliser pour mettre en place son processus de facturation ?
Les intégrations HubSpot
La plateforme client de HubSpot rassemble tous les outils nécessaires pour le marketing, la vente, le service client et la gestion de contenu. Le CRM commercial en particulier, aide les équipes commerciales à conclure davantage de transactions, à développer des relations durables et à gérer leurs pipelines plus efficacement.
Quel que soit l'abonnement utilisé, de nombreuses intégrations permettent la gestion des factures à l'aide d'automatisations. Pennylane et Billspot notamment, permettent de gérer les factures, de suivre les paiements et d'automatiser l'envoi de relances.
Sage
Sage 50 est un logiciel destiné aux auto-entrepreneurs, aux indépendants, aux artisans et aux TPE. Il est modulable et permet la gestion de la facturation et de la comptabilité en fonction des besoins de l'entreprise. Ses multiples fonctionnalités comprennent la gestion des clients, des ventes de produits ou de services, des achats, des stocks, mais également la création des documents commerciaux. De plus, un module de règlement en ligne peut être mis en place pour faciliter le règlement des factures.
Les fonctions disponibles dépendent de la formule choisie. Cet outil est très complet, propose une interface simple à utiliser et des fonctions performantes. La tarification est transparente et l'utilisateur bénéficie de nombreuses ressources. Le logiciel « Sage » fait partie du top 7 des logiciels de facturation en 2023.
B2Brouter
La plateforme B2Brouter est très complète et permet de dématérialiser des factures clients et fournisseurs. Elle permet également d'éditer d'autres documents, notamment les devis ou les bons de commande. Elle rend possible l'émission, la réception et la transmission des factures sur les différents réseaux publics et européens. B2BRouter permet de collaborer avec des partenaires étrangers grâce à l'intégration de plusieurs formats dont UBL, CII ou Factur-X. Elle se connecte facilement avec les ERP des entreprises et les différents logiciels de gestion. Cet outil permet une fluidité dans les opérations quotidiennes et une harmonisation des données.
Il existe une offre gratuite qui propose d'envoyer de factures électroniques B2B en illimité, mais également de conserver les documents pendant 3 mois.
Sinao
Le logiciel 100 % français Sinao s'adresse à tous les dirigeants d'entreprise : TPE, PME, micro-entrepreneurs, startups, professions libérales et artisans. C'est un logiciel de facturation et de comptabilité qui comprend une interface fluide, intuitive et accessible sur ordinateur, mobile et tablette. Il est possible d'y créer des devis et des factures qui répondent aux exigences de la réforme Factur-X. Il simplifie la gestion des notes de frais qui se fait à partir de photos de tickets de caisse. Préparer la comptabilité en utilisant les fonctions export et réaliser des rapprochements bancaires sont des opérations facilitées par ce logiciel.
Pour aller plus loin, téléchargez le modèle de suivi de facturation de HubSpot ou découvrez le générateur de devis de HubSpot.
