Demande de devis : informations et modèle

Quel que soit leur secteur d'activité, les entreprises font régulièrement appel à d'autres professionnels pour divers besoins. Il peut s'agir d'effectuer des travaux, de se procurer des produits ou des marchandises, d'externaliser certaines tâches, etc. L'entreprise souhaite généralement obtenir une proposition chiffrée avant de conclure un contrat de mission ou de signer un bon de commande. Pour cela, elle doit adresser une lettre de demande de devis aux différents fournisseurs ou prestataires sollicités.

Quel est l'intérêt de rédiger une lettre de demande de devis ?

Une entreprise qui désire faire appel à un artisan ou un prestataire de services commencera par comparer les tarifs pratiqués par différents professionnels. Elle sollicitera alors plusieurs d'entre eux pour leur présenter son projet et en savoir plus sur les solutions qu'ils pourraient lui apporter.

Rédiger une lettre de demande de devis constitue un moyen efficace d'obtenir une offre commerciale détaillée, correspondant à ses besoins. Dans ce courrier, l'entreprise pourra revenir brièvement sur son projet. Elle lui fera ensuite part de sa volonté de recevoir plus d'informations sur les tarifs et les conditions de vente. L'intérêt de cette pratique est double :

• Cela permet à l'entreprise de récolter et de comparer plusieurs propositions de différents fournisseurs ou prestataires.
• Établir une demande par écrit facilite la communication entre l'entreprise et les professionnels sollicités.

Dans sa lettre de demande de devis, l'entreprise pourra donner tous les éléments nécessaires à l'élaboration d'une offre commerciale précise. Elle utilisera ainsi un modèle similaire pour tous les fournisseurs potentiels, afin d'obtenir des devis définis sur les mêmes critères.

Quelles informations doivent figurer dans une lettre de demande de devis ?

L'envoi d'une lettre de demande de devis vise à recueillir des informations détaillées sur les tarifs et les conditions de vente d'un fournisseur. Le contenu de ce document détient une grande importance, tant pour l'image que renvoie la société que pour la précision du devis. En effet, l'acheteur profitera de ce courrier pour présenter son entreprise et son projet en quelques mots. Cela permettra aux professionnels contactés de comprendre son activité et ses besoins, afin de mieux cerner ses attentes.

La lettre de devis doit comporter plusieurs informations essentielles :

• Le projet et les objectifs.
• Les étapes du projet par ordre chronologique.
• Les renseignements souhaités concernant les tarifs pratiqués.
• Les modalités de réalisation et de livraison de la prestation ou des travaux.
• Les coordonnées de contact de l'entreprise et de la personne chargée du projet.

Plus la lettre de demande de devis sera précise et plus les fournisseurs potentiels pourront apporter une réponse personnalisée à l'entreprise. La partie listant les étapes et les dates de livraison souhaitées vise à s'assurer de la faisabilité du projet. Cette information tiendra une importance majeure lors de la sélection du prestataire. De même, il est indispensable de demander une estimation détaillée de tous les coûts à envisager par postes de dépense :

• main d'œuvre
• fournitures
• matériel
• marchandises
• frais supplémentaires, etc.

Définir le projet

Avant de solliciter un artisan ou un fournisseur, l'entreprise commence par définir son projet et ses objectifs. Qu'il s'agisse d'effectuer des travaux, de sous-traiter certaines tâches ou d'acheter du matériel ; elle devra faire le point sur ses besoins. Elle déterminera aussi les étapes à suivre pour réaliser son projet.

Prévoir un budget

Établir un budget précis constitue une étape essentielle avant d'émettre une demande de devis. En pratique, l'entreprise devra estimer les dépenses à prévoir pour chaque phase du projet. Cela lui donnera une base sur laquelle elle pourra se fier lorsqu'elle recevra les propositions des différents fournisseurs potentiels.

Faire le point sur les attentes

Pour obtenir un devis précis, l'entreprise doit réfléchir à ses attentes et déterminer quelles sont ses exigences. Cela concerne aussi bien les modalités de paiement que les délais de livraison et les conditions de vente. Ces critères diffèrent en fonction de la nature du projet, des objectifs et des besoins de l'entreprise. Ils serviront de référence lors de la présélection des fournisseurs, ainsi que pour le choix final.

Identifier et contacter les fournisseurs ou prestataires potentiels

L'entreprise procédera de façon stratégique en identifiant les artisans, fournisseurs ou prestataires les plus susceptibles de correspondre à ses attentes. Avant d'envoyer une lettre de demande de devis, elle entrera en contact avec eux pour organiser un premier échange. Elle peut convenir d'un RDV ou simplement prévoir un entretien téléphonique. Ce premier contact sera l'occasion de présenter son projet pour s'assurer que le prestataire soit en mesure de le réaliser.

Préparer la lettre de demande de devis

Suite aux premières entrevues avec les différents fournisseurs rencontrés, l'entreprise préparera un modèle de lettre pour obtenir des devis. Qu'elle décide de transmettre sa demande par mail ou par courrier, elle devra soigner le contenu et penser à inclure toutes les informations essentielles afin de recevoir des propositions détaillées.

Mieux vaut utiliser le même modèle pour tous les prestataires et personnaliser chaque contenu en faisant référence aux échanges précédents. Il ne restera plus qu'à envoyer un courrier ou programmer un mail à transmettre à chaque fournisseur pour leur adresser une demande de devis. Pour s'assurer que le destinataire reçoive bien le courrier, il est conseillé de demander un accusé de réception et de lecture. Cela permet à l'expéditeur de vérifier si son mail a été lu.

Modèle de lettre pour demander un devis

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