Le mail de présentation d'entreprise est une étape déterminante dans l'entonnoir de prospection. Deux enjeux clés : l'objet du mail de présentation doit inciter à la lecture, le corps du mail doit convaincre le prospect de continuer à avancer dans son parcours d'achat. Pour cela, le modèle de mail de présentation est personnalisé eu égard au profil du prospect, à son besoin ou à sa problématique, et à son niveau de maturité. Présenter une entreprise, en tout état de cause, impose de respecter les règles de rédaction de base nécessaires à conforter le prospect sur la fiabilité de son futur partenaire commercial.
Comment bien écrire un mail de présentation à un prospect ou client ?
Pour bien écrire son mail de présentation à un prospect ou client, le commercial utilise la structure narrative suivante :
- Une courte introduction : le commercial se présente et rappelle le contexte, en indiquant notamment comment il a obtenu les coordonnées de contact du destinataire.
- Une phrase d'accroche : le commercial suscite l'intérêt du lecteur dès les premières lignes du mail, pour inciter à poursuivre la lecture.
- Les développements : le commercial argumente pour convaincre de l'intérêt de l'offre pour le prospect ou client.
- L'appel à l'action : un bouton CTA est inséré dans le corps du mail pour permettre au destinataire de poursuivre en un clic son parcours d'achat.
- La signature électronique : la signature contribue à personnaliser la relation commerciale, et à renforcer l'image de marque de l'entreprise. Des outils de signature mail permettent en outre d'augmenter l'impact du mail, en insérant un logo par exemple.
Cette trame constitue un modèle de mail de présentation, à personnaliser pour gagner en force de persuasion. Les arguments du mail de présentation d'entreprise sont personnalisés par segments de prospects et clients, pour s'adapter à leur profil type, à leur besoin propre et à leur niveau de maturité. Illustrations :
- Une agence commercialise des services de ménage au domicile des particuliers et dans les bureaux d'entreprise. Son mail présente des arguments distincts aux cibles B2C et B2B, car le particulier et le professionnel ont des problématiques distinctes.
- L'éditeur de logiciels comptables commercialise sa solution auprès de start-ups d'une part, de grands groupes internationaux d'autre part. Les arguments mais aussi le ton du discours commercial sont adaptés pour toucher plus efficacement chaque cible.
- Le commercial a rencontré un prospect sur un salon, et la discussion lui a permis de réaliser que le critère du prix était déterminant. Dans son mail de présentation d'entreprise, il met l'accent sur les tarifs avantageux.
- La boutique en ligne de tissus s'adresse distinctement au segment de prospects inscrits à la newsletter et au segment de prospects ayant sollicité un échantillon de produit. La première catégorie en effet est moins avancée dans le tunnel de conversion.
Au-delà de la personnalisation de l'argumentaire, quelques règles fondamentales permettent de gagner en efficacité au moment de rédiger un mail de présentation d'entreprise.
- Rédiger un mail relativement court, pour ne pas décourager le destinataire. Pour de plus amples informations, le destinataire est invité à prendre contact par retour de mail ou par téléphone, tel qu'indiqué dans la signature électronique.
- Être attentif à l'orthographe. L'image de l'entreprise est en jeu, un mail exempt de fautes d'orthographe est essentiel pour gagner la confiance du destinataire.
- Porter un soin particulier à l'objet du mail de présentation. L'objet est déterminant de la volonté du destinataire d'ouvrir ou non le mail. Il est primordial de rédiger un objet court, percutant et pertinent eu égard à la cible, pour lui donner envie de lire. Il faut en outre capter l'attention et se démarquer, dans un contexte où le destinataire reçoit potentiellement des dizaines de mails par jour.
- Ne pas oublier de rappeler le contexte de la prise de contact. Les sollicitations intempestives sont mal reçues par leurs destinataires, le prospect doit être rassuré sur le fait que le commercial a obtenu ses coordonnées de contact de manière loyale.
- Préférer la conversation customer centric au discours product centric. Le prospect doit sentir que le commercial s'intéresse réellement à ses problématiques propres, qu'il ne cherche pas à vendre coûte que coûte.
- Insérer le bon CTA, au bon endroit. Le bouton d'appel à l'action doit être choisi en fonction du niveau de maturité du prospect et de son besoin.
La recherche d'informations, puis la segmentation du prospect, sont des étapes préalables essentielles pour rédiger un mail de présentation d'entreprise personnalisé, et convaincant. En fonction du contexte, les données sont collectées par divers moyens :
- Dans le cadre d'une démarche de cold emailing, le destinataire n'a pas manifesté d'intérêt pour les produits ou les services de l'entreprise, et le commercial détient peu d'informations à son sujet. Personnaliser le mail dans ces conditions est difficile, et les chances de convaincre le prospect sont réduites. Le commercial peut toutefois trouver en ligne des informations exploitables, sur la page LinkedIn du client B2B par exemple.
- Lorsque le commercial a déjà eu un premier contact avec le prospect dans le cadre de son travail de prospection commerciale, par téléphone ou sur un salon par exemple, il tire parti des informations collectées lors de cette conversation préliminaire pour rédiger un mail de présentation d'entreprise efficace.
- Lorsque le prospect a manifesté son intérêt pour l'offre de l'entreprise grâce au travail de prospection digitale mené en amont, le commercial dispose des données collectées lors de l'inscription à la newsletter, via le formulaire de contact, de demande de démonstration ou d'essai gratuit de la solution. Un outil CRM performant permet de disposer dans ce cadre d'informations enrichies.
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5 exemples de mails de présentation d'entreprise
2 exemples de mails de présentation suite à des actions en ligne du prospect
Dans le cadre de la prospection digitale, l'entreprise permet aux prospects de manifester leur intérêt pour l'offre commercialisée, sans pour autant prendre contact. Le prospect intéressé, en effet, peut effectuer en ligne les actions suivantes : télécharger un livre blanc, faire un essai gratuit, obtenir une démonstration en ligne ou encore s'inscrire à la newsletter. En échange, l'entreprise lui demande ses coordonnées de contact ainsi que des informations complémentaires facultatives, pour affiner sa segmentation. C'est l'occasion pour le commercial d'adresser un email de présentation d'entreprise.
Exemple de mail de présentation suite au téléchargement d'un livre blanc par un micro-entrepreneur :
Bonjour [nom du contact],
Je suis [nom du commercial], votre contact privilégié chez [nom de la marque]. Vous avez récemment téléchargé notre dernier livre blanc, dont la lecture j'espère vous a plu. Puis-je vous proposer une étude personnalisée de vos besoins ? Quelques clics suffisent, c'est un formulaire en ligne.
CTA : Je demande une étude personnalisée
J'accompagne des micro-entrepreneurs comme vous au quotidien, pour alléger leur administratif. Dans votre domaine d'activité, je comprends que le temps est précieux, et vous cherchez naturellement une solution performante pour vous débarrasser de vos tâches les plus rébarbatives. Chez [nom de la marque], c'est ce que nous proposons. Nous avons interrogé des centaines de micro-entrepreneurs avant de concevoir notre solution. Et aujourd'hui, ce sont [nombre d'utilisateurs] qui l'utilisent avec plaisir !
Quoi de plus convaincant qu'un essai gratuit ? Nous vous offrons la version d'essai, gratuite à vie.
CTA : J'essaye gratuitement
Bien entendu, je suis à votre disposition pour discuter ensemble des fonctionnalités avancées dont vous avez besoin, et des tarifs les mieux adaptés à votre structure. Je serais heureux d'échanger, n'hésitez pas à me contacter par téléphone.
[signature électronique]
Exemple de mail de présentation pendant un essai gratuit de la solution par une PME :
Bonjour [nom du contact],
Je suis [nom du commercial], votre contact privilégié chez [nom de la marque]. Votre essai de [nom du produit] se termine dans 7 jours, j'espère que l'usage satisfait vos équipes. Pour aller plus loin, je vous propose de tester gratuitement la fonctionnalité multidevises sur ces 7 jours restants. Sachez que si vous en êtes convaincu, elle est accessible dès l'abonnement BASIC.
CTA : Découvrir l'abonnement BASIC
Votre PME travaille à l'international, et je comprends votre problématique : à jongler avec les monnaies, vos équipes perdent du temps. Sans compter que le risque d'erreurs est bien réel… C'est pourquoi nous avons développé cette fonctionnalité avancée. Nos utilisateurs ont noté un gain de temps significatif ([nombre d'heures gagnées par semaine]), et leurs équipes apprécient particulièrement l'allègement de leurs tâches les plus pénibles. Pour nos clients, cela a été l'occasion de remobiliser les équipes sur des missions à forte valeur ajoutée, et notamment [exemple de tâche productive].
Pour tester cette fonctionnalité, il suffit de mettre à jour votre version d'essai.
CTA : Mettre à jour ma version d'essai
Bien entendu, je suis à votre disposition pour discuter ensemble des autres fonctionnalités avancées dont vous avez besoin dans votre activité, et des tarifs les mieux adaptés. Je serais heureux d'échanger, n'hésitez pas à me contacter par téléphone.
[signature électronique]
Exemple de mail de présentation suite à un premier contact téléphonique ou sur un salon
Par téléphone ou en présentiel, à l'occasion d'un évènement professionnel ou d'un rendez-vous, le commercial a déjà initié le contact. Le commercial fait suite à ce premier contact, par mail. Dans ce contexte, il adapte la rédaction au niveau de maturité du lead : le mail de relance suffit lorsque les échanges ont duré et convaincu, le mail de présentation d'entreprise est nécessaire lorsque le commercial a disposé de peu de temps.
Exemple de mail pour présenter une entreprise suite à un échange téléphonique :
Bonjour [nom du contact],
Je suis [nom du commercial], votre contact privilégié chez [nom de la marque]. Je fais suite à notre agréable entretien de ce jour, et j'en profite pour vous remercier pour votre temps. Comme convenu par téléphone, je vous adresse en exclusivité le catalogue produits à paraître le trimestre prochain.
CTA : Télécharger le catalogue
J'attire votre attention sur le fait que dans le cadre de ma démarche prospective, je suis habilité à vous accorder une remise de [X %] sur les prix affichés. Comme évoqué, nous serions très heureux de vous compter parmi nos clients. Votre marque représente en effet notre cœur de cible, et vous compter parmi notre fidèle clientèle constituerait un atout, et une fierté. Je précise que nos produits sont déjà utilisés par de nombreuses PME de votre secteur d'activité, dont vous trouvez la liste à la page [lien vers la page Témoignages] de notre site.
Pour bénéficier de la remise de [X %] sur les prix catalogue, vous pouvez m'adresser directement votre commande via notre formulaire, avant le [date limite].
CTA : Passer commande
Bien entendu, je reste à votre disposition pour toutes informations complémentaires.
[signature électronique]
2 exemples de mails de présentation en cold emailing
Dans le cadre de son travail de prospection, le commercial peut collecter certaines informations clés pour initier la discussion avec un prospect à froid. En suivant un blog d'entreprise, en s'abonnant à une newsletter B2B ou encore en se connectant aux profils professionnels pertinents sur les réseaux sociaux, le commercial prend connaissance de l'actualité de son prospect. Dès lors, il dispose d'une accroche pour justifier son mail de présentation d'entreprise.
Exemple de mail de félicitations du prospect :
Bonjour [nom du contact],
Je suis [nom du commercial], je compte parmi vos contacts sur LinkedIn. Je suis avec attention votre actualité, je lis aujourd'hui que vous êtes promu au poste de responsable marketing digital. Je me permets tout d'abord de vous féliciter, je suppose que cette promotion vous enthousiasme ! J'en profite également pour vous présenter notre solution [nom du produit], dans un objectif de collaboration commerciale qui saurait satisfaire nos intérêts et nos ambitions respectifs.
[Nom du produit], c'est [pitch commercial].
CTA : Découvrir la solution en vidéo
J'imagine que dans le cadre de vos nouveaux objectifs, vous envisagez actuellement ce type de solution. Pour conforter votre avis sur [nom du produit], je vous propose d'en faire la démonstration à votre équipe. Je vous donne accès à mon planning, vous pouvez y prendre rendez-vous directement en ligne.
CTA : Planifier une démonstration
Bien entendu, je reste joignable par mail et par téléphone, à votre disposition pour toutes informations complémentaires.
[signature électronique]
Exemple de mail de résolution de problème :
Bonjour [nom du contact],
Je suis [nom du commercial], je travaille chez [nom de l'entreprise]. Je suis avec intérêt vos publications sur votre blog, et je découvre ce jour que votre entreprise étend son offre à l'international. Dans le cadre de cette étape cruciale, je suppose que vos besoins en ressources humaines s'étoffent, ce qui motive mon présent mail.
[Nom de l'entreprise], c'est [pitch commercial]. Vous pouvez consulter librement les [lien vers la page Témoignages] des entreprises que nous accompagnons déjà dans leurs démarches d'extension à l'international.
Si vous le souhaitez, je peux vous présenter une sélection de profils, d'ores et déjà identifiés pour leurs compétences parfaitement adaptées à votre secteur d'activité et à vos valeurs de marque. Je vous propose de prendre rendez-vous en ligne, voici l'accès à mon agenda en ligne.
CTA : Planifier un rendez-vous
Bien entendu, je reste joignable par mail et par téléphone, à votre disposition pour toutes informations complémentaires.
[signature électronique]
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