Business case : comment bien le rédiger ?

Le business case, ou étude d'opportunité, est un document de cadrage établi pour démontrer l'intérêt d'un projet. La démarche consiste à analyser puis à présenter la pertinence et la valeur ajoutée d'un projet en cours de planification. Grâce au business case, le décisionnaire a en sa possession tous les éléments nécessaires pour valider ou non la proposition du porteur de projet.

Voici comment rédiger un business case convaincant et fiable, pour en faire un outil au service de la concrétisation d'un projet.

Pourquoi rédiger un business case ?

La rédaction du business case intervient dans le cadre d'un projet d'envergure, alors qu'il n'est encore qu'à l'état d'idée. L'analyse fournie dans le document doit permettre de déterminer si le projet est opportun, notamment en termes de rentabilité.

Pour le porteur du projet, le business case constitue un outil indispensable pour convaincre les décisionnaires. Pour l'entreprise, c'est un bon moyen de prioriser ses projets en fonction de la pertinence des différentes propositions. Pour l'équipe projet, le business case est une première trame qui guide au démarrage, sous réserve bien entendu que le projet soit approuvé.

Convaincre de l'opportunité d'un projet

Le porteur du projet rédige un business case pour faire valider son idée par la direction. Pour consacrer du temps à un projet d'envergure, en effet, il a besoin de l'aval d'un décisionnaire. Ce n'est qu'à cette condition que l'entreprise accepte de débloquer un budget et de mobiliser une équipe.

Le business case est donc rédigé de manière à évaluer la faisabilité du projet, et à justifier les investissements à prévoir en argent et en temps. Le porteur du projet, à cet effet, met en avant les bénéfices attendus. Le document décrit également les moyens dont il doit disposer pour atteindre le résultat.

À noter que l'argumentaire du porteur de projet n'est pas vain, il ne s'agit pas de convaincre à tout prix. Le business case s'appuie sur une analyse de rentabilisation fiable, pour éviter les mauvaises surprises.

Prioriser les projets

Quand plusieurs projets sont en attente, et qu'ils ne peuvent être tous menés de front, l'entreprise fonde sa décision sur les différentes propositions soumises sous forme de business cases. Elle compare les projets et leur rentabilité respective, puis les priorise.

Les business cases sont ainsi mis en concurrence. Le document le plus convaincant, c'est-à-dire le projet le plus rentable ou opportun, peut alors être mis en œuvre le premier. Un chef de projet est nommé, et autorisé à démarrer.

Cadrer le projet

Bien que le projet n'en soit qu'à ses prémices, le business case en dessine les grandes lignes. Le document décrit notamment les ressources financières, humaines et matérielles à obtenir, et engage le porteur du projet sur des délais à tenir pour mener le projet à terme. Si le business case est validé, le chef de projet se voit alors accorder ces ressources et ces délais.

Ces premiers éléments, même s'ils ont vocation à être affinés ultérieurement, fixent un cadre. L'équipe projet connaît notamment les moyens dont elle dispose : c'est sur cette base que se fait le lancement opérationnel du projet.

Quelle est la différence entre business case et business plan ?

La notion de business plan est davantage utilisée dans le cadre de la création ou du développement d'une entreprise, alors que le business case est rédigé dans le cadre d'un projet au sein d'une entreprise existante. Ainsi, l'approche du business case est plus court terme que celle du business plan.

La différence entre business case et business plan n'est pas uniquement contextuelle.

• Le business plan est nécessairement plus hypothétique que le business case, où le niveau d'aléa est réduit. Le business case en effet planifie le projet de manière concrète et actionnable, pour le rendre opérationnel dès l'approbation par la direction. Le business plan est plus théorique, et orienté stratégie.
• Dans la forme, le business case est moins contraignant que le business plan. Un business plan est en effet rédigé selon des règles d'usage établies, pour être facilement compréhensible par son destinataire : banque ou investisseur, par exemple. La rédaction du business case exige moins de formalisme.

Business plan et business case partagent néanmoins une similitude de contenu : tous deux incluent des éléments financiers dûment documentés.

1. Rédiger l'introduction (executive summary)

Le business case est une étude d'opportunité, au même titre que l'étude de marché qui s'inscrit dans le cadre d'une création d'entreprise. Tout comme l'étude de marché, il comprend une introduction au propos, aussi appelé executive summary.

L'executive summary est une partie synthétique qui donne un aperçu des informations essentielles du business case. Il résume à la fois l'opportunité du projet, les livrables attendus par le commanditaire au cours de l'analyse, et les ressources à mobiliser pour parvenir au succès du projet.

Il s'agit d'une section importante puisque ce sont les premières lignes qui vont être lues par les différentes parties prenantes.

2. Présenter le problème à résoudre ou l'opportunité à saisir

Toute analyse est menée dans le but de répondre à une problématique, ou du moins à une opportunité jugée intéressante à saisir. La première partie en tant que telle du business case consiste à répondre à la question « Quoi ? ».

Cette section du business case peut être difficile à rédiger, puisqu'elle demande de ne pas entrer dans les détails du contexte et des objectifs du projet. Pour la réussir, il faut garder à l'esprit qu'elle n'est que le point de départ du processus de business case. Elle doit permettre au lecteur de cerner la problématique de base, afin de bien comprendre, par la suite, la portée des actions mises en place pour la résoudre.

3. Analyser en détail le problème ou l'opportunité

En complément à la partie précédente, l'analyse du problème ou de l'opportunité fait un zoom sur les raisons du problème ou bien l'historique de l'opportunité. Elle explique dans quel cadre l'événement déclencheur s'est développé, avec quelques éléments à l'appui : contexte environnemental ou financier lié à l'apparition du problème ou de l'opportunité.

Véritable analyse de l'environnement de potentielle mise en œuvre du projet, cette partie du business case peut être renforcée par des outils d'analyse tels que le modèle PESTEL ou encore la matrice SWOT. Ces méthodologies sont intéressantes pour approfondir le travail stratégique.

4. Dresser la liste des options envisagées pour résoudre la problématique

La liste des options envisagées préfigure la résolution du projet ou l'appropriation de l'opportunité présentée précédemment. En effet, lorsqu'un problème apparaît, il existe généralement plusieurs manières de le régler.

Cette section du business case a pour but d'introduire la solution privilégiée pour résoudre le problème ou tirer parti de l'opportunité. Le fait d'exposer toutes les options envisagées permet aux lecteurs du business case de prendre conscience des différentes étapes d'analyse qui ont mené à cette décision. Il ne faut donc pas hésiter à évoquer toutes les possibilités élaborées.

5. Mettre en avant les bénéfices du projet

Mettre en avant les bénéfices attendus du projet est aussi essentiel pour justifier de sa mise en œuvre et de la mobilisation de toutes les ressources nécessaires. Le business case prévoit donc un espace pour détailler les gains attendus lors du projet, autant qualitatifs que quantitatifs.

Par exemple, les bénéfices financiers pour l'entreprise peuvent être une augmentation du chiffre d'affaires, un accroissement de la marge commerciale ou encore une réduction des coûts de développement des produits. Les gains peuvent aussi être non financiers : amélioration de la qualité du service client, optimisation d'un processus en interne ou encore meilleure compétitivité face à la concurrence.

Une étude de faisabilité réalisée en amont peut être un bon moyen de comprendre ce que le projet apportera concrètement à l'entreprise.

6. Estimer les ressources nécessaires à la réalisation du projet

Après la partie analytique, le business case tient un rôle d'inventaire afin de prouver que toutes les ressources qui vont être nécessaires pour la mise en œuvre du projet ont été anticipées.

L'estimation des ressources y a donc parfaitement sa place. Elle consiste à décrire de manière complète, mais synthétique, les ressources financières, humaines, matérielles et non matérielles à mobiliser. La personne chargée de la rédaction du business case n'est pas tenue de lister tous les postes d'investissement du projet, mais de réunir différents segments de dépenses afin de soutenir la prise de décision des lecteurs de la note de cadrage.

7. Planifier le projet

La planification du projet est la partie la plus pratique du business case. Elle met en avant les divers jalons, généralement des étapes de cadrage et de validation de la part des différentes parties prenantes. Avoir une idée précise des échéances du projet est en effet essentiel pour arbitrer les décisions, d'autant plus lorsque d'autres projets sont menés en parallèle.

8. Recenser les risques et les contraintes du projet

Chaque projet comporte une part de risque. Pour remplir son rôle d'analyse objective, le business case doit mentionner tous les risques et toutes les contraintes du projet, ainsi que leur impact éventuel sur sa mise en œuvre et son bon déroulement.

Les contraintes peuvent aussi concerner directement la phase de gestion du projet, avant sa mise en œuvre, par exemple : le manque de compétences en interne sur une tâche en particulier.

Que faire après la rédaction du business case ?

1. Mettre en forme le business case

Le business case a vocation à être présenté à l'oral, puis à être envoyé aux parties prenantes pour lecture. Deux supports distincts peuvent donc être prévus au moment de la mise en forme.

• Quand il présente oralement le business case, le porteur du projet prend appui sur un support ludique et interactif pour capter l'intérêt de son auditoire. Un logiciel de diaporama peut être utilisé pour convertir le texte en un format visuellement attractif et compréhensible, avec l'ajout d'images et de graphiques notamment.
• Le business case est partagé aux parties prenantes au terme de la présentation, soit dans sa version de présentation, soit dans sa version initiale sous forme de traitement de texte.

2. Préparer la présentation

Le porteur du projet présente lui-même son business case, ou confie la mission à un collaborateur mieux aguerri à l'exercice des présentations en public.

Bien préparer la présentation implique notamment d'anticiper les questions qui pourront être posées.

3. Soumettre le business case pour validation

Lors de la présentation, il est primordial d'argumenter efficacement. Quand une entreprise a plusieurs projets en attente, et qu'elle doit les prioriser, la force de conviction du porteur de projet est déterminante de l'issue du business case.

4. Briefer l'équipe projet et démarrer

Si le business case a été approuvé, le chef de projet peut se lancer. Il constitue son équipe et lui communique sa stratégie. Les points évoqués dans le business case doivent être respectés pendant le déroulement du projet.

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