Petites entreprises : pourquoi et comment faire un organigramme ?

La création d'un organigramme est indispensable à l'organisation et au bon fonctionnement d'une entreprise, quelle que soit sa taille. En effet, même si l'organisation des petites entreprises est très différente de celle des grandes entreprises, elles peuvent toutefois créer leur propre organigramme.

Pourquoi faire un organigramme pour une petite entreprise ?

Bien que non obligatoire, la réalisation d'un organigramme reste recommandée, y compris pour les petites entreprises. Celles-ci se déclinent en différentes catégories : les TPE, les PME et les start-up. Du fait de leur taille, elles se caractérisent notamment par un effectif réduit, une relation directe entre le dirigeant et ses employés avec une gestion du personnel assurée par le dirigeant. La création d'un organigramme pour les petites entreprises est donc beaucoup plus simple que pour les grandes entreprises avec différents niveaux hiérarchiques.

L'organigramme permet aux petites entreprises de fournir une représentation visuelle de leur fonctionnement et de leur organisation. Il aide à comprendre rapidement et facilement la répartition des postes et les liens qui existent entre tous les employés. Il donne aussi aux salariés, ainsi qu'aux intervenants externes, une idée précise des personnes à solliciter pour répondre à différentes problématiques, ce qui leur fait gagner du temps.

Grâce à l'organigramme, il est ainsi plus facile d'identifier le rôle de chacun dans une petite entreprise. Chaque employé sait alors précisément quelles tâches il doit accomplir, dans quel service et sous quelle responsabilité. La mise en place d'un organigramme dans une petite entreprise permet surtout de clarifier les fonctions des salariés qui sont polyvalents et effectuent des missions différentes au sein d'un même poste.

Quand un nouveau salarié intègre une petite entreprise, il a besoin de repères pour pouvoir trouver sa place. C'est là que l'organigramme trouve tout son intérêt. Cet outil est un bon moyen pour les employés de guider les nouveaux arrivants sur le fonctionnement organisationnel de l'entreprise, les tâches à effectuer et les personnes à qui s'adresser en cas de questions.

Pour les petites entreprises, l'organigramme est aussi utilisé comme outil d'analyse de dysfonctionnements. Il permet d'identifier et de corriger les problèmes relatifs à leur structuration. Il sert à optimiser l'organisation du travail en attribuant les bonnes missions à chaque salarié.

L'organigramme permet également aux petites entreprises de créer une hiérarchie entre les fonctions qui existent et de la représenter graphiquement dans le but :

• de développer leur structure ;
• d'augmenter leur efficacité ;
• de faciliter les opérations commerciales ;
• d'aider les employées à comprendre comment leur travail contribue au bon fonctionnement de l'entreprise.

Comme pour les moyennes et les grandes entreprises, l'organigramme offre donc des avantages non négligeables aux petites entreprises.

• Mieux définir les objectifs de chaque service.
• Assurer une meilleure coordination entre les équipes de travail.
• Améliorer la communication interne.
• Établir le processus de mobilité professionnelle de manière transparente et donc de rendre le chemin vers une promotion plus clair pour les employés.

Comment faire un organigramme de petite entreprise ?

Pour créer son organigramme, une petite entreprise fera généralement le choix d'une structure hiérarchique simple : le dirigeant, en lien hiérarchique direct avec les différents employés. Toutefois, d'autres types d'organigrammes sont également possibles :

• l'organigramme horizontal ;
• l'organigramme fonctionnel ;
• l'organigramme matriciel.

L'organigramme horizontal, ou organigramme plat, est souvent adopté par les petites entreprises. Dans cette structure, il n'existe pas ou peu de niveaux hiérarchiques entre le dirigeant et les employés. Cela donne la possibilité au dirigeant de superviser l'ensemble de ses collaborateurs, mais aussi aux employés de participer à la prise de décision.

Basé sur une hiérarchie, l'organigramme fonctionnel représente quant à lui la répartition des postes et des fonctions au sein d'une entreprise. Ce modèle d'organigramme a une grande utilité pour les entreprises qui souhaitent que les décisions ne soient pas prises uniquement par le dirigeant. Cette structure est aussi un bon moyen pour les employés d'éviter une spécialisation trop importante dans un domaine particulier et leur déconnexion du fonctionnement global de l'entreprise. Les petites entreprises optant pour ce type d'organigramme fonctionnel accordent d'ailleurs généralement une importance particulière à la gestion des connaissances et des compétences.

Quand un salarié travaille pour plusieurs chefs d'équipe à la fois, on parle de structure matricielle. Les employés y sont organisés par projets. Ainsi, ils font preuve d'indépendance et de flexibilité. Pour les petites entreprises, l'organigramme matriciel permet une plus grande décentralisation. C'est également un outil très utile pour les entreprises ayant des activités sur différentes zones géographiques.

Après avoir déterminé le modèle d'organigramme qui convient à leur structure, les petites entreprises doivent lister tous les employés, dirigeant inclus. Cette étape est essentielle pour n'oublier personne sur l'organigramme.

Ensuite, les petites entreprises doivent décider de la manière dont elles vont concevoir un organigramme compatible au modèle choisi. Le moyen le plus simple et le plus rapide pour en établir un est d'utiliser un logiciel spécialisé. Outre Word ou PowerPoint, de nombreux outils en ligne permettent de créer gratuitement un organigramme :

• Canva
• Lucidchart
• Visme
• GitMind
• Creately
• Venngage

Pour créer un organigramme à partir du format choisi, les petites entreprises doivent suivre les étapes suivantes :

• ajouter une case qui représente le dirigeant en haut de l'organigramme ;
• remplir la case avec le nom et la fonction du dirigeant ;
• créer une case pour chaque salarié et y ajouter son nom et sa fonction ;
• faire apparaître une branche ou une ligne qui relie le dirigeant aux employés, répéter l'opération en fonction des éventuels autres niveaux hiérarchiques ;
• éventuellement compléter les cases de l'organigramme avec les photos des collaborateurs ;
• vérifier que le nombre de cases sur l'organigramme corresponde au nombre d'employés préalablement listés.

Enfin, il faut tenir compte du fait que les petites entreprises peuvent connaître un certain nombre d'évolutions au fur et à mesure qu'elles se développent. Quand des collaborateurs intègrent ou quittent l'entreprise, l'organigramme doit être modifié en conséquence. De plus, des changements de fonctions peuvent survenir au fil du temps pour certains salariés, que ce soit au même niveau hiérarchique ou à un niveau supérieur. L'organigramme doit donc régulièrement faire l'objet d'une actualisation afin qu'il reflète clairement la situation de l'entreprise à un instant, une sorte de photographie.

Pour aller plus loin, télécharger ce modèle gratuit d'organigramme et représentez efficacement et de façon exhaustive la structure de votre entreprise ou de votre organisation.