Comment faire un organigramme d'entreprise ? (+ exemples)

Souvent négligé, l'organigramme fait pourtant partie des outils les plus importants dans l'organisation et le bon fonctionnement d'une entreprise.

Qu'est-ce qu'un organigramme d'entreprise ?

Un organigramme est un outil qui fournit une représentation de la structure organisationnelle et fonctionnelle d'une entreprise.

L'organigramme d'entreprise présente visuellement les dirigeants et les salariés de l'entreprise, les fonctions et les services ainsi que les relations hiérarchiques. Ce support se compose de formes (rectangles, cercles…) ou de cases indiquant le nom et le poste des collaborateurs de l'entreprise. Ces éléments peuvent être accompagnés de photos, d'icônes, de coordonnées ou de liens. Les cases sont reliées par des lignes représentant les liens hiérarchiques. L'ensemble donne alors un graphique qui illustre la structure interne de l'entreprise.

La création d'un organigramme n'est pas une obligation légale pour une entreprise. Chaque structure est donc libre de décider ou non de mettre en place cet outil. Toutefois, l'organigramme d'entreprise revêt une grande utilité, car connu pour être un support de communication interne, c'est aussi un outil pour la gestion d'une entreprise et de son personnel.

L'organigramme d'entreprise présente ainsi de nombreux avantages puisqu'il permet de répondre à plusieurs objectifs.

• Visualiser la place de chaque collaborateur dans l'entreprise, son rôle et sa position hiérarchique.
• Apporter une meilleure compréhension du fonctionnement, de l'organisation et des liens hiérarchiques de l'entreprise, notamment pour les nouveaux collaborateurs.
• Détecter d'éventuels dysfonctionnements et les corriger.
• Donner une idée précise aux collaborateurs des interlocuteurs à qui ils doivent s'adresser selon leurs problématiques.
• Aider les dirigeants à définir le nombre de salariés dans chaque service.
• Faciliter la communication entre les équipes et assurer une meilleure coordination.
• Gérer la croissance ou les changements au sein de l'entreprise.
• Optimiser les tâches administratives.
• Donner un aperçu des possibilités de promotion.

Il est possible d'utiliser un organigramme d'entreprise dans les cas suivants :

• pour restructurer les équipes de travail ;
• pour recruter de nouveaux collaborateurs ;
• pour répartir les tâches de travail ;
• pour planifier les effectifs ;
• pour planifier les ressources.

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Quels sont les types d'organigramme d'entreprise ?

L'organigramme d'entreprise est un outil qui se décline sous trois modèles différents :

• l'organigramme hiérarchique ;
• l'organigramme matriciel ;
• l'organigramme plat.

L'organigramme hiérarchique

L'organigramme hiérarchique est le modèle le plus couramment utilisé puisqu'il prend en compte le poste et la hiérarchie de chaque collaborateur. Cet organigramme a pour caractéristique de prendre la forme d'une pyramide. Le directeur de l'entreprise se trouve au sommet et les responsables de services sont indiqués juste en dessous. Les employés qui ont le moins de responsabilités sont situés en bas de la pyramide. Les lignes horizontales désignent un même niveau hiérarchique, tandis que les lignes verticales représentent les relations de chaque collaborateur avec son supérieur. L'organigramme hiérarchique est organisé en différents départements : ventes, ressources humaines, finances, marketing, informatique, technique, administratif, etc.

Exemple d'organigramme hiérarchique :

Source : https://www.advaloris.ch

L'organigramme matriciel

Cet organigramme est utilisé par les entreprises organisées par projets ; on parle de structure matricielle. Dans ce cas, les collaborateurs, ou équipes de travail, dépendent de plusieurs responsables. Chaque salarié peut avoir un responsable fonctionnel, mais aussi un ou plusieurs chefs de projets à qui une plus grande autorité est accordée. En outre, il faut savoir qu'une entreprise adoptant une structure matricielle est une entreprise organisée en branches, en régions ou en fonctions. Ce type de structure est basé sur le principe de dualité au niveau du contrôle et de la gestion. La structure de l'entreprise se fait donc au niveau opérationnel d'un côté et au niveau fonctionnel de l'autre. L'organigramme matriciel est alors divisé entre la fonction et le projet. Ce modèle est un bon moyen d'établir une communication plus ouverte entre les différentes équipes.

Exemple d'organigramme matriciel :

Source : https://www.manager-go.com

L'organigramme plat

L'organigramme plat, appelé également organigramme horizontal, s'applique principalement aux petites entreprises, et notamment celles ayant peu de niveaux hiérarchiques. Dans ce modèle, seuls deux niveaux sont illustrés : la direction et les salariés. Dans le cas d'une structure plate, les salariés exercent davantage de responsabilités. De plus, ce type de structure favorise la capacité de prise de décision, mais aussi les interactions entre la direction et les salariés. Dans les entreprises plus importantes, l'organigramme plat peut également être utilisé pour mettre en évidence un service spécifique de l'entreprise. Seront alors uniquement identifiés le manager et les collaborateurs du service.

Exemple d'organigramme plat :

Source : smallbusinessact.com

Comment faire un organigramme d'entreprise ?

Pour créer un organigramme d'entreprise, voici les étapes à suivre :

• identifier la structure de l'entreprise ;
• définir l'objectif et la portée de l'organigramme ;
• déterminer les informations constituant l'organigramme ;
• réunir les informations sur les collaborateurs ;
• sélectionner le modèle d'organigramme ;
• créer l'organigramme d'entreprise à partir d'un logiciel ;
• utiliser les formes et les couleurs ;
• afficher les assistants avec une barre latérale ;
• organiser des mises à jour régulières.

Identifier la structure de l'entreprise

La première étape pour concevoir un organigramme d'entreprise va consister à définir la structure interne de l'entreprise dans son ensemble. Il s'agit d'identifier les membres du personnel de l'entreprise et leur rôle, mais aussi les différents services et leur responsable.

Définir l'objectif et la portée de l'organigramme

La définition de la structure de l'entreprise va ensuite permettre de déterminer un cadre pour l'organigramme. Ce cadre va définir l'objectif global de l'organigramme d'entreprise ainsi que son amplitude. Aussi, il faut se poser les bonnes questions.

• L'organigramme concerne-t-il l'ensemble de l'entreprise, un service spécifique, un groupe de travail ou un projet ?
• Ce support va-t-il être utilisé comme ressource pour aider chaque collaborateur à savoir qui occupe quel poste ?
• L'organigramme sera-t-il partagé avec des parties prenantes ou des partenaires externes ?
• Faut-il créer un ou plusieurs organigrammes ?

Déterminer les informations constituant l'organigramme

L'une des étapes clés dans la préparation d'un organigramme d'entreprise est de définir comment le support va être structuré. L'idée est d'organiser une répartition des différentes catégories de personnel : les équipes, les services, les projets, etc.

Il est également pertinent de déterminer les informations à faire apparaître dans l'organigramme d'entreprise. En général, les cases de l'organigramme comportent le nom et le prénom des collaborateurs ainsi que leur fonction et leur département. Mais il est possible d'y ajouter une photo et même des informations de contact comme un numéro de téléphone ou une adresse email.

Réunir les informations sur les collaborateurs

Il est indispensable de disposer des bonnes informations pour établir un organigramme efficace. L'étape suivante est donc de collecter toutes les informations et données pertinentes relatives aux dirigeants et aux employés : intitulé de la fonction, coordonnées, photos, etc. Qui s'occupe de la stratégie opérationnelle, qui s'occupe du management de tel ou tel département... Pour rassembler ces informations et ne faire aucun oubli, il est intéressant d'utiliser une liste existante du personnel qui pourra servir de point de départ pour la réalisation de l'organigramme.

Sélectionner le modèle d'organigramme

Chaque entreprise doit également déterminer l'organigramme dont il a besoin. Le modèle de l'organigramme doit correspondre à la structure de l'entreprise. Comme vu précédemment, la personne en charge de la création de l'organigramme pourra choisir entre hiérarchique, matriciel ou à plat.

Créer l'organigramme d'entreprise à partir d'un logiciel

Il existe plusieurs outils gratuits qui permettent de construire un organigramme d'entreprise de manière simple et efficace.

• Les logiciels de bureautique : Word, Excel ou PowerPoint.
• Les outils en ligne comme GitMind ou Canva.

Utiliser les formes et les couleurs

L'utilisation des formes et des couleurs est importante pour la réalisation d'un organigramme. Ces détails permettent de distinguer les fonctions et les services, et rendent donc le support plus cohérent et plus compréhensible. L'idéal est de choisir une forme et une couleur différentes pour chaque niveau hiérarchique.

Afficher les assistants avec une barre latérale

Certains dirigeants peuvent avoir des assistants. Ces derniers doivent également apparaître dans l'organigramme au moyen d'une barre latérale sous leur responsable. Grâce à ce style de formatage, les collaborateurs savent à qui ils doivent s'adresser s'ils souhaitent contacter le responsable de l'entreprise.

Organiser des mises à jour régulières

Une fois l'organigramme créé, il faut prendre en compte les évolutions auxquelles les entreprises peuvent être confrontées : départs, recrutement de nouveaux collaborateurs, mutations, etc. De tels changements peuvent vite rendre l'organigramme d'entreprise obsolète. C'est pourquoi ce support devra régulièrement faire l'objet de mises à jour. L'organigramme devra d'ailleurs faire mention de la date de mise à jour de la dernière version.

Pour aller plus loin, téléchargez ces modèles d'organigramme pour représenter efficacement la structure de votre organisation.