L'organigramme fait partie des outils les plus importants dans l'organisation et le bon fonctionnement d'une entreprise.
Qu'est-ce qu'un organigramme d'entreprise ?
Un organigramme d'entreprise est une représentation schématique de la structure et des liens organisationnels et fonctionnels internes de la société. Ce diagramme présente visuellement les dirigeants et les salariés, les fonctions et les services ainsi que les relations hiérarchiques.
L'organigramme d'entreprise se compose de formes (rectangles, cercles…) ou de cases indiquant le nom et le poste des collaborateurs de l'entreprise. Ces éléments peuvent être accompagnés de photos, d'icônes, de coordonnées ou de liens. Les cases sont reliées par des lignes représentant les liens hiérarchiques. L'ensemble donne alors un graphique qui illustre la structure interne de l'entreprise.
Il est possible d'utiliser un organigramme d'entreprise dans les cas suivants :
- Pour restructurer les équipes de travail
- Pour recruter de nouveaux collaborateurs
- Pour répartir les tâches de travail
- Pour planifier les effectifs
- Pour planifier les ressources
La création d'un organigramme n'est pas une obligation légale pour une entreprise. Chaque structure est donc libre de décider ou non de mettre en place cet outil. Toutefois, l'organigramme d'entreprise revêt une grande utilité, car connu pour être un support de communication interne, c'est aussi un outil pour la gestion d'une entreprise et de son personnel.
Pourquoi faire un organigramme d'entreprise ?
L'organigramme d'entreprise présente ainsi de nombreux avantages puisqu'il permet de répondre à plusieurs objectifs.
- Représenter l'organisation du personnel
- Présenter les équipes
- Détecter d'éventuels dysfonctionnements et les corriger
- Faciliter la communication entre les équipes
- Simplifier la gestion du personnel
- Gérer la croissance ou les changements au sein de l'entreprise
Représenter l'organisation du personnel
L'organigramme d'entreprise constitue un formidable outil pour travailler sur l'organisation du personnel. Il offre une vision d'ensemble des relations hiérarchiques dans l'entreprise et une meilleure compréhension de la répartition des postes de travail. Ainsi, il poursuit un objectif de visualisation de la place de chaque collaborateur dans l'entreprise, de son rôle et de sa position hiérarchique.
Présenter les équipes
L'organigramme d'entreprise peut être utilisé pour présenter les équipes de l'entreprise. Il a alors pour fonction d'apporter une meilleure compréhension du fonctionnement, de l'organisation et des liens hiérarchiques de l'entreprise, notamment dans le cadre de recrutement pour de nouveaux collaborateurs.
Détecter d'éventuels dysfonctionnements et les corriger
L'établissement d'un organigramme crée une occasion propice à l'analyse des dysfonctionnements organiques au sein de l'entreprise. L'aspect graphique permet d'identifier plus facilement les éventuels problèmes d'organisation afin de les corriger.
Simplifier la communication entre les équipes
L'organigramme d'entreprise facilite la communication entre les équipes et assure une meilleure coordination. Utilisé en interne comme en externe, cet outil donne aux collaborateurs, mais également aux clients et partenaires, une idée précise des interlocuteurs auxquels ils doivent s'adresser selon leurs problématiques.
Faciliter la gestion du personnel
L'organigramme d'entreprise est également un moyen d'optimiser la gestion du personnel, en effet il offre une vision globale des salariés de l'entreprise. Il permet aisément d'identifier les besoins de recrutement, de restructurer plus simplement les équipes.
Gérer la croissance ou les changements au sein de l'entreprise
L'organigramme d'entreprise permet à la société de s'adapter dans un contexte de croissance et de changement permanent. Il fournit une vision globale des postes les plus importantes et des successeurs potentiels. Il aide ainsi l'entreprise à prendre des décisions stratégiques plus éclairées et plus en phase avec les réalités de son activité, comme un recrutement ou la réorganisation d'une équipe.
Quels sont les types d'organigrammes d'entreprise ?
L'organigramme d'entreprise est un outil qui se décline sous de nombreux modèles différents :
- L'organigramme hiérarchique
- L'organigramme matriciel
- L'organigramme plat
- L'organigramme divisionnel
- L'organigramme fonctionnel
- L'organigramme vertical
- L'organigramme mixte
1 - L'organigramme hiérarchique
L'organigramme hiérarchique est le modèle le plus couramment utilisé puisqu'il prend en compte le poste et la hiérarchie de chaque collaborateur. Cet organigramme a pour caractéristique de prendre la forme d'une pyramide. Le directeur de l'entreprise se trouve au sommet et les responsables de services sont indiqués juste en dessous. Les employés qui ont le moins de responsabilités sont situés en bas de la pyramide. Les lignes horizontales désignent un même niveau hiérarchique, tandis que les lignes verticales représentent les relations de chaque collaborateur avec son supérieur. L'organigramme hiérarchique est organisé en différents départements : ventes, ressources humaines, finances, marketing, informatique, technique, administratif, etc.
Exemple d'organigramme hiérarchique :
2 - L'organigramme matriciel
Cet organigramme est utilisé par les entreprises organisées par projets ; on parle de structure matricielle. Dans ce cas, les collaborateurs, ou équipes de travail, dépendent de plusieurs responsables. Chaque salarié peut avoir un responsable fonctionnel, mais aussi un ou plusieurs chefs de projets à qui une plus grande autorité est accordée. En outre, il faut savoir qu'une entreprise adoptant une structure matricielle est une entreprise organisée en branches, en régions ou en fonctions. Ce type de structure est basé sur le principe de dualité au niveau du contrôle et de la gestion. La structure de l'entreprise se fait donc au niveau opérationnel d'un côté et au niveau fonctionnel de l'autre. L'organigramme matriciel est alors divisé entre la fonction et le projet. Ce modèle est un bon moyen d'établir une communication plus ouverte entre les différentes équipes.
Exemple d'organigramme matriciel :
3 - L'organigramme plat
L'organigramme plat, appelé également organigramme horizontal, s'applique principalement aux petites entreprises, et notamment celles ayant peu de niveaux hiérarchiques. Dans ce modèle, seuls deux niveaux sont illustrés : la direction et les salariés. Dans le cas d'une structure plate, les salariés exercent davantage de responsabilités. De plus, ce type de structure favorise la capacité de prise de décision, mais aussi les interactions entre la direction et les salariés. Dans les entreprises plus importantes, l'organigramme plat peut également être utilisé pour mettre en évidence un service spécifique de l'entreprise. Seront alors uniquement identifiés le manager et les collaborateurs du service.
Exemple d'organigramme plat :
4 - L'organigramme divisionnel
Utilisé par les entreprises qui opèrent dans plusieurs domaines d'activité ou sur différents marchés, l'organigramme divisionnel est destiné aux organisations structurées par centres de profits, par lignes de produits ou par zones géographiques. Il permet de diviser une société en secteurs d'activité, et non en départements. Ces différentes divisions de l'entreprise sont alors représentées sur cet organigramme. Ces unités fonctionnent de manière autonome, chacune ayant son propre directeur, sa propre structure interne et son propre budget.
Exemple d'organigramme divisionnel :
5 - L'organigramme fonctionnel
Particulièrement utile dans les grandes entreprises, ce type d'organigramme se caractérise par une schématisation basée sur les différentes fonctions d'une entreprise. Il donne une représentation graphique des fonctions occupées par chaque salarié, de ses missions et de ses responsabilités, ainsi que des relations fonctionnelles entre les différents collaborateurs. Il traduit de manière visuelle la fiche de poste des différents employés. L'organigramme fonctionnel est structuré avec les responsables en haut et les salariés en bas. Le CEO ou dirigeant se trouve à la base de ce schéma. Ensuite, l'organigramme se divise en départements ou services dont les différentes équipes de travail sont présentées en dessous. L'organigramme fonctionnel se distingue surtout par son aspect ordonné puisqu'il est organisé en fonction des compétences de chaque collaborateur offrant ainsi une approche globale de l'entreprise.
Exemple d'organigramme fonctionnel :
6 - L'organigramme vertical
L'organigramme vertical ou linéaire est utilisé principalement pour deux raisons : pour sa simplicité et parce qu'il se base sur la hiérarchie pour développer la distribution. Ce type d'organigramme représente la structure interne de l'entreprise de haut en bas, ce qui l'oppose à l'organigramme horizontal. Le directeur est placé au sommet de l'organigramme, suivi des responsables des différents services, puis des autres collaborateurs. L'organigramme vertical est une forme d'organigramme qui convient aux petites comme aux grandes entreprises. Modèle des plus anciens et des plus traditionnels, cet organigramme se caractérise cependant par une structure moins flexible en matière d'autorité et de responsabilité.
Exemple d'organigramme vertical :
7 - L'organigramme mixte
L'organigramme mixte combine les éléments des modèles horizontal et vertical. Ce type d'organigramme hybride organise les collaborateurs de haut en bas par niveau de responsabilité, mais également de gauche à droite par services ou départements. L'organigramme mixte est une structure généralement utilisée au sein des entreprises comptant de nombreux pôles et employés.
Exemple d'organigramme mixte :
Comment faire un organigramme d'entreprise ?
Pour créer un organigramme d'entreprise, voici les étapes à suivre :
- Identifier la structure de l'entreprise
- Définir l'objectif et la portée de l'organigramme
- Déterminer les informations constituant l'organigramme
- Réunir les informations sur les collaborateurs
- Sélectionner le modèle d'organigramme
- Créer l'organigramme d'entreprise à partir d'un logiciel
- Utiliser les formes et les couleurs
- Afficher les assistants avec une barre latérale
- Organiser des mises à jour régulières
1 - Identifier la structure de l'entreprise
La première étape pour concevoir un organigramme d'entreprise va consister à définir la structure interne de l'entreprise dans son ensemble. Il s'agit d'identifier les membres du personnel de l'entreprise et leur rôle, mais aussi les différents services et leur responsable.
Le conseil de HubSpot : utilisez des outils complémentaires
Un organigramme n'a pas comme fonction de dévoiler la totalité de la structure d'une entreprise. Aussi, cet outil présente certaines limites. Tout d'abord, il ne permet pas de saisir la complexité des interactions entre les services et les collaborateurs. En effet, si les relations officielles sont représentées sur l'organigramme, ce n'est pas le cas pour les relations informelles et les collaborations transversales. De plus, l'organigramme ne donne qu'une vue d'ensemble des tâches et missions rattachées à un métier, sans mettre en avant leur polyvalence et leur transversalité. D'autres outils et méthodes doivent être utilisés en complément de l'organigramme pour identifier les détails de la complexité de l'organisation de l'entreprise. La fiche de poste notamment permet de décrire les tâches et les missions propres à chaque métier.
2 - Définir l'objectif et la portée de l'organigramme
La définition de la structure de l'entreprise va ensuite permettre de déterminer un cadre pour l'organigramme. Ce cadre va définir l'objectif global de l'organigramme d'entreprise ainsi que son amplitude. Aussi, il faut se poser les bonnes questions.
- L'organigramme concerne-t-il l'ensemble de l'entreprise, un service spécifique, un groupe de travail ou un projet ?
- Ce support va-t-il être utilisé comme ressource pour aider chaque collaborateur à savoir qui occupe quel poste ?
- L'organigramme sera-t-il partagé avec des parties prenantes ou des partenaires externes ?
- Faut-il créer un ou plusieurs organigrammes ?
3 - Déterminer les informations constituant l'organigramme
L'une des étapes clés dans la préparation d'un organigramme d'entreprise est de définir comment le support va être structuré. L'idée est d'organiser une répartition des différentes catégories de personnel : les équipes, les services, les projets, etc.
Il est également pertinent de déterminer les informations à faire apparaître dans l'organigramme d'entreprise. En général, les cases de l'organigramme comportent le nom et le prénom des collaborateurs ainsi que leur fonction et leur département. Mais il est possible d'y ajouter une photo et même des informations de contact comme un numéro de téléphone ou une adresse email.
4 - Réunir les informations sur les collaborateurs
Il est indispensable de disposer des bonnes informations pour établir un organigramme efficace. L'étape suivante est donc de collecter toutes les informations et données pertinentes relatives aux dirigeants et aux employés : intitulé de la fonction, coordonnées, photos, etc. Qui s'occupe de la stratégie opérationnelle, qui s'occupe du management de tel ou tel département... Pour rassembler ces informations et ne faire aucun oubli, il est intéressant d'utiliser une liste existante du personnel qui pourra servir de point de départ pour la réalisation de l'organigramme.
5 - Sélectionner le modèle d'organigramme
Chaque entreprise doit également déterminer l'organigramme dont il a besoin. Le modèle de l'organigramme doit correspondre à la structure de l'entreprise. Comme vu précédemment, la personne en charge de la création de l'organigramme pourra choisir entre hiérarchique, matriciel ou à plat.
6 - Créer l'organigramme d'entreprise à partir d'un logiciel
Il existe plusieurs outils gratuits qui permettent de construire un organigramme d'entreprise de manière simple et efficace.
- Les logiciels de bureautique : Word, Excel ou PowerPoint.
- Les outils en ligne comme GitMind ou Canva.
7 - Utiliser les formes et les couleurs
L'utilisation des formes et des couleurs est importante pour la réalisation d'un organigramme. Ces détails permettent de distinguer les fonctions et les services, et rendent donc le support plus cohérent et plus compréhensible. L'idéal est de choisir une forme et une couleur différentes pour chaque niveau hiérarchique.
8 - Afficher les assistants avec une barre latérale
Certains dirigeants peuvent avoir des assistants. Ces derniers doivent également apparaître dans l'organigramme au moyen d'une barre latérale sous leur responsable. Grâce à ce style de formatage, les collaborateurs savent à qui ils doivent s'adresser s'ils souhaitent contacter le responsable de l'entreprise.
9 - Organiser des mises à jour régulières
Une fois l'organigramme créé, il faut prendre en compte les évolutions auxquelles les entreprises peuvent être confrontées : départs, recrutement de nouveaux collaborateurs, mutations, etc. De tels changements peuvent vite rendre l'organigramme d'entreprise obsolète.
Le conseil de HubSpot : soyez à jour !
Afin de s'assurer que l'organigramme soit toujours probant et utile, il devra faire l'objet de mises à jour régulières, voire systématiques à chaque mouvement. Le document devra d'ailleurs faire mention de la date de mise à jour de la dernière version. L'outil Workday s'avère pour cette étape très efficace et simple d'utilisation.
Exemples d'organigrammes publics
Facebook
Facebook présente une structure organisationnelle verticale. L'organigramme du géant des réseaux sociaux identifie les services clés de l'entreprise comme la direction, la sécurité des données, le business development, le marketing, les finances et l'ingénierie. Chacun de ces départements est subdivisé en sous-groupes situés juste au-dessous. Par exemple, le service marketing dispose d'équipes réparties selon leur domaine d'activité tel que la publicité, la communication marketing ou encore les relations publiques.
Amazon
La structure organisationnelle d'Amazon se présente sous forme fonctionnelle. L'organigramme identifie ainsi les différentes fonctions et composantes commerciales de l'entreprise. Les interactions et les relations entre ces différents blocs sont également mises en évidence. L'organigramme d'Amazon se compose donc de trois strates principales :
- Une hiérarchie mondiale
- Des groupes basés sur la fonction
- Des divisions géographiques avec leurs propres sous-divisions
Starbucks
Starbucks a adopté une structure organisationnelle matricielle qui allie différentes divisions fonctionnelles et basées sur les produits. Compte tenu de sa taille et de sa présence mondiale, l'organigramme met donc en évidence les diverses divisions et structures hiérarchiques se croisant au sein de l'organisation globale de l'entreprise.
Ainsi, l'un des trois principes constituant cette structure globale réside dans le fait que Starbucks soit contrôlé par un conseil d'administration et par la hiérarchie fonctionnelle globale. Les deux autres composantes sont les divisions basées sur les produits et celles géographiquement identifiées.
Pour aller plus loin, téléchargez notre modèle d'organigramme (formats PDF & Word & PowerPoint & Google Docs & Google Slides).
Comment faire un organigramme d'entreprise ? (+ exemples)
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L'organigramme fait partie des outils les plus importants dans l'organisation et le bon fonctionnement d'une entreprise.
Qu'est-ce qu'un organigramme d'entreprise ?
Un organigramme d'entreprise est une représentation schématique de la structure et des liens organisationnels et fonctionnels internes de la société. Ce diagramme présente visuellement les dirigeants et les salariés, les fonctions et les services ainsi que les relations hiérarchiques.
L'organigramme d'entreprise se compose de formes (rectangles, cercles…) ou de cases indiquant le nom et le poste des collaborateurs de l'entreprise. Ces éléments peuvent être accompagnés de photos, d'icônes, de coordonnées ou de liens. Les cases sont reliées par des lignes représentant les liens hiérarchiques. L'ensemble donne alors un graphique qui illustre la structure interne de l'entreprise.
Il est possible d'utiliser un organigramme d'entreprise dans les cas suivants :
La création d'un organigramme n'est pas une obligation légale pour une entreprise. Chaque structure est donc libre de décider ou non de mettre en place cet outil. Toutefois, l'organigramme d'entreprise revêt une grande utilité, car connu pour être un support de communication interne, c'est aussi un outil pour la gestion d'une entreprise et de son personnel.
Pourquoi faire un organigramme d'entreprise ?
L'organigramme d'entreprise présente ainsi de nombreux avantages puisqu'il permet de répondre à plusieurs objectifs.
Représenter l'organisation du personnel
L'organigramme d'entreprise constitue un formidable outil pour travailler sur l'organisation du personnel. Il offre une vision d'ensemble des relations hiérarchiques dans l'entreprise et une meilleure compréhension de la répartition des postes de travail. Ainsi, il poursuit un objectif de visualisation de la place de chaque collaborateur dans l'entreprise, de son rôle et de sa position hiérarchique.
Présenter les équipes
L'organigramme d'entreprise peut être utilisé pour présenter les équipes de l'entreprise. Il a alors pour fonction d'apporter une meilleure compréhension du fonctionnement, de l'organisation et des liens hiérarchiques de l'entreprise, notamment dans le cadre de recrutement pour de nouveaux collaborateurs.
Détecter d'éventuels dysfonctionnements et les corriger
L'établissement d'un organigramme crée une occasion propice à l'analyse des dysfonctionnements organiques au sein de l'entreprise. L'aspect graphique permet d'identifier plus facilement les éventuels problèmes d'organisation afin de les corriger.
Simplifier la communication entre les équipes
L'organigramme d'entreprise facilite la communication entre les équipes et assure une meilleure coordination. Utilisé en interne comme en externe, cet outil donne aux collaborateurs, mais également aux clients et partenaires, une idée précise des interlocuteurs auxquels ils doivent s'adresser selon leurs problématiques.
Faciliter la gestion du personnel
L'organigramme d'entreprise est également un moyen d'optimiser la gestion du personnel, en effet il offre une vision globale des salariés de l'entreprise. Il permet aisément d'identifier les besoins de recrutement, de restructurer plus simplement les équipes.
Gérer la croissance ou les changements au sein de l'entreprise
L'organigramme d'entreprise permet à la société de s'adapter dans un contexte de croissance et de changement permanent. Il fournit une vision globale des postes les plus importantes et des successeurs potentiels. Il aide ainsi l'entreprise à prendre des décisions stratégiques plus éclairées et plus en phase avec les réalités de son activité, comme un recrutement ou la réorganisation d'une équipe.
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Quels sont les types d'organigrammes d'entreprise ?
L'organigramme d'entreprise est un outil qui se décline sous de nombreux modèles différents :
1 - L'organigramme hiérarchique
L'organigramme hiérarchique est le modèle le plus couramment utilisé puisqu'il prend en compte le poste et la hiérarchie de chaque collaborateur. Cet organigramme a pour caractéristique de prendre la forme d'une pyramide. Le directeur de l'entreprise se trouve au sommet et les responsables de services sont indiqués juste en dessous. Les employés qui ont le moins de responsabilités sont situés en bas de la pyramide. Les lignes horizontales désignent un même niveau hiérarchique, tandis que les lignes verticales représentent les relations de chaque collaborateur avec son supérieur. L'organigramme hiérarchique est organisé en différents départements : ventes, ressources humaines, finances, marketing, informatique, technique, administratif, etc.
Exemple d'organigramme hiérarchique :
2 - L'organigramme matriciel
Cet organigramme est utilisé par les entreprises organisées par projets ; on parle de structure matricielle. Dans ce cas, les collaborateurs, ou équipes de travail, dépendent de plusieurs responsables. Chaque salarié peut avoir un responsable fonctionnel, mais aussi un ou plusieurs chefs de projets à qui une plus grande autorité est accordée. En outre, il faut savoir qu'une entreprise adoptant une structure matricielle est une entreprise organisée en branches, en régions ou en fonctions. Ce type de structure est basé sur le principe de dualité au niveau du contrôle et de la gestion. La structure de l'entreprise se fait donc au niveau opérationnel d'un côté et au niveau fonctionnel de l'autre. L'organigramme matriciel est alors divisé entre la fonction et le projet. Ce modèle est un bon moyen d'établir une communication plus ouverte entre les différentes équipes.
Exemple d'organigramme matriciel :
3 - L'organigramme plat
L'organigramme plat, appelé également organigramme horizontal, s'applique principalement aux petites entreprises, et notamment celles ayant peu de niveaux hiérarchiques. Dans ce modèle, seuls deux niveaux sont illustrés : la direction et les salariés. Dans le cas d'une structure plate, les salariés exercent davantage de responsabilités. De plus, ce type de structure favorise la capacité de prise de décision, mais aussi les interactions entre la direction et les salariés. Dans les entreprises plus importantes, l'organigramme plat peut également être utilisé pour mettre en évidence un service spécifique de l'entreprise. Seront alors uniquement identifiés le manager et les collaborateurs du service.
Exemple d'organigramme plat :
4 - L'organigramme divisionnel
Utilisé par les entreprises qui opèrent dans plusieurs domaines d'activité ou sur différents marchés, l'organigramme divisionnel est destiné aux organisations structurées par centres de profits, par lignes de produits ou par zones géographiques. Il permet de diviser une société en secteurs d'activité, et non en départements. Ces différentes divisions de l'entreprise sont alors représentées sur cet organigramme. Ces unités fonctionnent de manière autonome, chacune ayant son propre directeur, sa propre structure interne et son propre budget.
Exemple d'organigramme divisionnel :
5 - L'organigramme fonctionnel
Particulièrement utile dans les grandes entreprises, ce type d'organigramme se caractérise par une schématisation basée sur les différentes fonctions d'une entreprise. Il donne une représentation graphique des fonctions occupées par chaque salarié, de ses missions et de ses responsabilités, ainsi que des relations fonctionnelles entre les différents collaborateurs. Il traduit de manière visuelle la fiche de poste des différents employés. L'organigramme fonctionnel est structuré avec les responsables en haut et les salariés en bas. Le CEO ou dirigeant se trouve à la base de ce schéma. Ensuite, l'organigramme se divise en départements ou services dont les différentes équipes de travail sont présentées en dessous. L'organigramme fonctionnel se distingue surtout par son aspect ordonné puisqu'il est organisé en fonction des compétences de chaque collaborateur offrant ainsi une approche globale de l'entreprise.
Exemple d'organigramme fonctionnel :
6 - L'organigramme vertical
L'organigramme vertical ou linéaire est utilisé principalement pour deux raisons : pour sa simplicité et parce qu'il se base sur la hiérarchie pour développer la distribution. Ce type d'organigramme représente la structure interne de l'entreprise de haut en bas, ce qui l'oppose à l'organigramme horizontal. Le directeur est placé au sommet de l'organigramme, suivi des responsables des différents services, puis des autres collaborateurs. L'organigramme vertical est une forme d'organigramme qui convient aux petites comme aux grandes entreprises. Modèle des plus anciens et des plus traditionnels, cet organigramme se caractérise cependant par une structure moins flexible en matière d'autorité et de responsabilité.
Exemple d'organigramme vertical :
7 - L'organigramme mixte
L'organigramme mixte combine les éléments des modèles horizontal et vertical. Ce type d'organigramme hybride organise les collaborateurs de haut en bas par niveau de responsabilité, mais également de gauche à droite par services ou départements. L'organigramme mixte est une structure généralement utilisée au sein des entreprises comptant de nombreux pôles et employés.
Exemple d'organigramme mixte :
Comment faire un organigramme d'entreprise ?
Pour créer un organigramme d'entreprise, voici les étapes à suivre :
1 - Identifier la structure de l'entreprise
La première étape pour concevoir un organigramme d'entreprise va consister à définir la structure interne de l'entreprise dans son ensemble. Il s'agit d'identifier les membres du personnel de l'entreprise et leur rôle, mais aussi les différents services et leur responsable.
Le conseil de HubSpot : utilisez des outils complémentaires
Un organigramme n'a pas comme fonction de dévoiler la totalité de la structure d'une entreprise. Aussi, cet outil présente certaines limites. Tout d'abord, il ne permet pas de saisir la complexité des interactions entre les services et les collaborateurs. En effet, si les relations officielles sont représentées sur l'organigramme, ce n'est pas le cas pour les relations informelles et les collaborations transversales. De plus, l'organigramme ne donne qu'une vue d'ensemble des tâches et missions rattachées à un métier, sans mettre en avant leur polyvalence et leur transversalité. D'autres outils et méthodes doivent être utilisés en complément de l'organigramme pour identifier les détails de la complexité de l'organisation de l'entreprise. La fiche de poste notamment permet de décrire les tâches et les missions propres à chaque métier.
2 - Définir l'objectif et la portée de l'organigramme
La définition de la structure de l'entreprise va ensuite permettre de déterminer un cadre pour l'organigramme. Ce cadre va définir l'objectif global de l'organigramme d'entreprise ainsi que son amplitude. Aussi, il faut se poser les bonnes questions.
3 - Déterminer les informations constituant l'organigramme
L'une des étapes clés dans la préparation d'un organigramme d'entreprise est de définir comment le support va être structuré. L'idée est d'organiser une répartition des différentes catégories de personnel : les équipes, les services, les projets, etc.
Il est également pertinent de déterminer les informations à faire apparaître dans l'organigramme d'entreprise. En général, les cases de l'organigramme comportent le nom et le prénom des collaborateurs ainsi que leur fonction et leur département. Mais il est possible d'y ajouter une photo et même des informations de contact comme un numéro de téléphone ou une adresse email.
4 - Réunir les informations sur les collaborateurs
Il est indispensable de disposer des bonnes informations pour établir un organigramme efficace. L'étape suivante est donc de collecter toutes les informations et données pertinentes relatives aux dirigeants et aux employés : intitulé de la fonction, coordonnées, photos, etc. Qui s'occupe de la stratégie opérationnelle, qui s'occupe du management de tel ou tel département... Pour rassembler ces informations et ne faire aucun oubli, il est intéressant d'utiliser une liste existante du personnel qui pourra servir de point de départ pour la réalisation de l'organigramme.
5 - Sélectionner le modèle d'organigramme
Chaque entreprise doit également déterminer l'organigramme dont il a besoin. Le modèle de l'organigramme doit correspondre à la structure de l'entreprise. Comme vu précédemment, la personne en charge de la création de l'organigramme pourra choisir entre hiérarchique, matriciel ou à plat.
6 - Créer l'organigramme d'entreprise à partir d'un logiciel
Il existe plusieurs outils gratuits qui permettent de construire un organigramme d'entreprise de manière simple et efficace.
7 - Utiliser les formes et les couleurs
L'utilisation des formes et des couleurs est importante pour la réalisation d'un organigramme. Ces détails permettent de distinguer les fonctions et les services, et rendent donc le support plus cohérent et plus compréhensible. L'idéal est de choisir une forme et une couleur différentes pour chaque niveau hiérarchique.
8 - Afficher les assistants avec une barre latérale
Certains dirigeants peuvent avoir des assistants. Ces derniers doivent également apparaître dans l'organigramme au moyen d'une barre latérale sous leur responsable. Grâce à ce style de formatage, les collaborateurs savent à qui ils doivent s'adresser s'ils souhaitent contacter le responsable de l'entreprise.
9 - Organiser des mises à jour régulières
Une fois l'organigramme créé, il faut prendre en compte les évolutions auxquelles les entreprises peuvent être confrontées : départs, recrutement de nouveaux collaborateurs, mutations, etc. De tels changements peuvent vite rendre l'organigramme d'entreprise obsolète.
Le conseil de HubSpot : soyez à jour !
Afin de s'assurer que l'organigramme soit toujours probant et utile, il devra faire l'objet de mises à jour régulières, voire systématiques à chaque mouvement. Le document devra d'ailleurs faire mention de la date de mise à jour de la dernière version. L'outil Workday s'avère pour cette étape très efficace et simple d'utilisation.
Exemples d'organigrammes publics
Facebook
Facebook présente une structure organisationnelle verticale. L'organigramme du géant des réseaux sociaux identifie les services clés de l'entreprise comme la direction, la sécurité des données, le business development, le marketing, les finances et l'ingénierie. Chacun de ces départements est subdivisé en sous-groupes situés juste au-dessous. Par exemple, le service marketing dispose d'équipes réparties selon leur domaine d'activité tel que la publicité, la communication marketing ou encore les relations publiques.
Amazon
La structure organisationnelle d'Amazon se présente sous forme fonctionnelle. L'organigramme identifie ainsi les différentes fonctions et composantes commerciales de l'entreprise. Les interactions et les relations entre ces différents blocs sont également mises en évidence. L'organigramme d'Amazon se compose donc de trois strates principales :
Starbucks
Starbucks a adopté une structure organisationnelle matricielle qui allie différentes divisions fonctionnelles et basées sur les produits. Compte tenu de sa taille et de sa présence mondiale, l'organigramme met donc en évidence les diverses divisions et structures hiérarchiques se croisant au sein de l'organisation globale de l'entreprise.
Ainsi, l'un des trois principes constituant cette structure globale réside dans le fait que Starbucks soit contrôlé par un conseil d'administration et par la hiérarchie fonctionnelle globale. Les deux autres composantes sont les divisions basées sur les produits et celles géographiquement identifiées.
Pour aller plus loin, téléchargez notre modèle d'organigramme (formats PDF & Word & PowerPoint & Google Docs & Google Slides).
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