Comment faire un organigramme fonctionnel d'entreprise ?

Parmi les différents formats d'organigrammes d'entreprise qui existent, l'organigramme fonctionnel est l'un des plus répandus. Celui-ci fournit une représentation graphique des fonctions exercées dans une entreprise et des relations fonctionnelles entre les différents collaborateurs. Cet organigramme est donc un bon moyen de comprendre le fonctionnement d'une entreprise.

L'organigramme fonctionnel est un outil qui organise les fonctions au sein de l'entreprise en fonction de l'objectif de l'emploi ou du poste. Il peut également présenter des sous-catégories qui relèvent d'une fonction particulière. Ce type d'organigramme est structuré avec les responsables en haut et les autres collaborateurs vers le bas. D'un point de vue schématique, il est représenté de la façon suivante :

• Tout d'abord, on trouve le dirigeant de l'entreprise à la pointe de l'organigramme.
• Ensuite, l'organigramme se divise en différents services ou départements : production, ventes, ressources humaines, marketing, opérations, recherche et développement, etc.
• Enfin, juste en dessous des services, les différentes équipes de travail sont détaillées.

En général, l'organigramme fonctionnel est graphiquement schématisé à la verticale. C'est pourquoi il peut aussi être considéré comme un organigramme vertical. Cependant, ce qui caractérise l'organigramme fonctionnel, c'est son aspect ordonné. En effet, c'est une représentation structurelle qui est organisée en fonction des compétences spécifiques de chaque salarié, ce qui apporte une approche globale de l'entreprise.

Grâce à l'organigramme fonctionnel, on peut s'apercevoir qu'un salarié reçoit des ordres d'une personne compétente dans un domaine particulier sans qu'il n'y ait véritablement de lien hiérarchique. C'est ainsi que l'entreprise fonctionne avec les missions qui interagissent. L'organigramme fonctionnel permet aussi d'identifier les membres d'une équipe projet qui se trouvent en dehors des liens hiérarchiques. Il donne alors aux salariés une idée précise des personnes auxquelles ils doivent s'adresser et des responsabilités des collaborateurs qui participent au projet.

L'intérêt d'un organigramme fonctionnel

La création d'un organigramme fonctionnel permet de définir des fonctions précises pour chaque service et pour chaque collaborateur travaillant dans chaque service. Cela apporte une vision globale et claire des différents postes qui existent dans une entreprise ainsi que de la fonction spécifique de chaque domaine. L'organigramme fonctionnel présente l'avantage d'être facile à comprendre pour tous les employés qui travaillent pour l'entreprise, que ce soit sur site ou en externe. Pour être compréhensible, il met aussi en évidence l'objectif des fonctions, des rôles ou des services.

L'organigramme fonctionnel peut être utilisé pour différents cas d'usage :

• optimisation de l'organisation et le fonctionnement d'une entreprise ;
• accueil d'un nouveau collaborateur ;
• meilleure compréhension des relations interprofessionnelles ;
• réponse à différentes problématiques ;
• identification et analyse des dysfonctionnements.

L'organigramme fonctionnel est surtout un outil qui trouve toute son utilité dans les grandes entreprises. En effet, la structure des entreprises de cette taille ne comprend pas toujours tous les employés, mais repose sur les fonctions des postes spécifiques.

Identifier les fonctions et les services de l'entreprise

La première chose à faire pour créer un organigramme fonctionnel est d'énumérer toutes les fonctions et tous les services qui existent au sein de l'entreprise. Il est également important d'identifier les relations entre chacun de ces éléments.

Collecter des informations auprès de chaque collaborateur et des équipes

L'étape suivante consiste à récolter un certain nombre d'informations concernant les salariés et les équipes de travail. Il s'agit de discuter avec les collaborateurs afin de connaître les noms, rôles et responsabilités de chacun ainsi que le responsable de chaque service. Ce sera également l'occasion d'obtenir des renseignements sur le fonctionnement des équipes de travail. De plus, il faut penser à prendre chaque collaborateur en photo. Toutes ces données vont servir à déterminer les informations qui devront figurer sur l'organigramme. La récolte d'information peut avoir lieu dans un ordre chronologique coïncidant avec l'ordre hiérarchique de l'organigramme, en commençant par la direction puis en descendant vers les niveaux suivants.

Renseigner les informations récoltées dans l'organigramme

Après avoir rassemblé toutes les informations liées aux employés et à leur poste, il faut communiquer sur l'organigramme fonctionnel. Les données qui doivent y apparaître sont le nom et le prénom de chaque salarié, sa fonction et le service au sein duquel il travaille. L'identification des liens hiérarchiques de l'organigramme se fait en fonction de la distribution du personnel.

Concevoir un organigramme visuel

Il ne faut pas oublier que l'organigramme fonctionnel est avant tout un outil visuel. Tout d'abord, les photos des salariés doivent être insérées dans l'organigramme. Cela aidera chacun à mettre facilement un visage sur un nom et à mieux se connaître. Il faut aussi porter une attention particulière au choix des différentes couleurs et formes à utiliser pour représenter visuellement les services et les liens. Ces couleurs et ces formes, et notamment les flèches ou traits illustrant les relations, doivent impérativement être expliquées dans une légende.

Créer un organigramme clair et lisible

Pour que l'organigramme fonctionnel soit parfaitement compréhensible pour tous les salariés, il est indispensable de veiller à sa lisibilité. Ce document doit donc être présenté de manière claire et aérée sans trop d'informations. L'idéal pour les grandes entreprises est d'opter pour la création d'un organigramme global. Puis, un organigramme plus détaillé doit être réalisé pour chaque service.

Faire valider l'organigramme

Une fois terminé, l'organigramme fonctionnel doit être validé par la direction de l'entreprise. La validation peut également se faire auprès de chaque service.

Choisir le mode de diffusion de l'organigramme

L'étape suivante est de déterminer de quelle manière l'organigramme fonctionnel sera diffusé. Interne, externe : il pourra être accessible aux employés de l'entreprise, mais aussi aux personnes extérieures comme les clients, fournisseurs, partenaires, voire le grand public. Les canaux de diffusion devront également être définis et le format de fichier étudié en fonction de chacun d'entre eux : mise en ligne sur un site web, téléchargement PDF sur un intranet ou encore impression dans un livret d'accueil.

Mettre à jour régulièrement l'organigramme

Enfin, il faut tenir compte du fait que chaque entreprise est régulièrement confrontée à des changements en matière d'effectif : arrivées, départs, mutations internes. De ce fait, l'organigramme fonctionnel peut vite devenir obsolète. Face à de tels changements, il faut donc penser à actualiser régulièrement l'organigramme. La date de mise à jour doit d'ailleurs apparaître sur la dernière version actualisée de l'organigramme.

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