L'événementiel est un domaine qui rassemble de nombreux métiers, qui peuvent s’exercer dans différents types de structures : des agences et des prestataires de services d’organisation d’événements, ou bien le service marketing des grandes entreprises. Dans l’événementiel B2B, ces métiers concernent l’organisation de séminaires d’entreprise, de team building, de conférences, de foires commerciales et professionnelles ou encore d’événements digitaux.
Quels sont les métiers de l’événementiel ?
- Directeur de production événementielle.
- Chef de projet événementiel.
- Chargé de logistique événementielle.
- Chargé de communication événementielle.
- Responsable de billetterie événementielle.
Directeur de production événementielle
Le directeur de production événementielle est à la tête de la mise en place de l’événement. Son rôle principal est d’assurer le succès de l’événement tout en respectant rigoureusement le cahier des charges et le brief d’événement rédigés en amont.
Pour cela, il vérifie que tous les moyens (humains, matériels et organisationnels) sont mis en œuvre selon les budgets impartis, qu’il peut aussi être amené à négocier auprès des différents partenaires et fournisseurs.
Pour assumer ce rôle polyvalent, le directeur de production événementielle doit disposer d’une solide connaissance juridique, notamment en ce qui concerne les normes de sécurité et le droit à l’image.
Chef de projet événementiel
Le chef de projet événementiel est responsable de la coordination des équipes afin que l’événement se déroule au mieux et dans les délais impartis. Plus concrètement, il s’agit de la personne de référence en ce qui concerne l’organisation de l’événement.
Le chef de projet événementiel peut aussi être en charge de faire le lien entre l’équipe projet et les intervenants externes. S’il travaille pour le compte d’une agence d’organisation d’événements, il est en contact permanent avec le client, soit pour l’intégrer dans la préparation de l’événement soit pour l’informer de son déroulement.
En cas d’imprévu, le chef de projet événementiel est l’interlocuteur privilégié du client ou du commanditaire du projet. Cette fonction exige donc une grande flexibilité ainsi qu’une importante capacité à gérer les imprévus et les contretemps.
Chargé de logistique événementielle
La logistique événementielle concerne le matériel utilisé pour l’événement, des installations pour diffuser de la musique au mobilier d’une salle de conférence, en passant par les affiches et autres éléments estampillés par l’entreprise.
Le chargé de logistique événementielle peut donc avoir des missions telles que :
- Trouver des prestataires pour la location de matériel spécifique à chaque événement.
- Organiser l’installation de chacun de ces éléments en veillant au respect du cahier des charges.
- S’assurer que les éléments matériels sont correctement désinstallés à la fin de l’événement, afin de les rendre en bon état aux différents prestataires.
Chargé de communication événementielle
Le chargé (ou responsable) de communication événementielle pilote la mise en œuvre de la stratégie de marketing ou de communication dédiée à l’événement. Plus précisément, il est amené à préparer le plan de communication de l’événement en fonction de la cible visée, mais aussi à quantifier le budget nécessaire pour mettre en place les différentes campagnes.
En tant que professionnel de la communication, il décide aussi des supports utilisés pour communiquer sur l’événement (réseaux sociaux, campagnes en ligne, affichage public ou encore content marketing). En parallèle, le responsable de la communication événementielle s’assure de connaître chaque projet en détail afin de bien adapter la stratégie de communication à chaque événement, qu’il s’agisse d’un événement virtuel (aussi appelé « événement digital ») ou physique.
Responsable de billetterie événementielle
Le responsable d’accueil et de billetterie événementielle coordonne les équipes de vente et d’accueil du public sur le lieu de l’événement. Il s’assure que les billets délivrés aux visiteurs, dans le cadre d’une foire commerciale, par exemple, leur permettent bien d’accéder aux différents espaces du rassemblement.
En ce qui concerne la vente de billets en particulier, il contrôle les différentes caisses et établit chaque jour un bilan de caisse. Il peut travailler main dans la main avec le service commercial ou communication de l'événement, dans le cadre de la rédaction d’états comptables. Ces documents permettent de suivre précisément l’évolution des ventes de billet pour l’événement dans le but de mettre en place des opérations promotionnelles adaptées.
En tant que gestionnaire principal de l’accueil, le responsable de l’accueil et de la billetterie événementielle définit également les plannings des équipes, en prenant en compte à la fois les effectifs permanents et les intérimaires.
Pour réussir dans ce métier, il est essentiel de disposer d’une solide connaissance du domaine de l’événementiel et, plus spécifiquement, de l’univers de l’événement en question. Une grande curiosité est donc un atout indispensable pour bien répondre aux questions du public.
Tous ces métiers sont, chacun à leur niveau, essentiels à la bonne tenue de l’événement. Une fois celui-ci achevé, il est pertinent de prévoir la rédaction d’un rapport d’événement afin d’informer toutes les parties prenantes et d’identifier de potentiels axes d’amélioration.
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