Guide pratique pour organiser une conférence professionnelle réussie

Les événements sont de bonnes occasions pour atteindre ses objectifs d'entreprise, mais également pour mettre en avant une thématique dans le but de marquer les esprits de ses publics. Aussi, pour qu'une conférence soit réussie, un certain nombre d'étapes sont essentielles à suivre.

Pourquoi organiser une conférence ?

L'organisation d'une conférence offre de nombreux avantages, aussi bien pour les entreprises que leurs publics. Ce type d'événement constitue avant tout un moment privilégié d'échange entre professionnels, intervenants et participants autour d'un sujet donné. Il est également une bonne occasion pour les entreprises de se faire connaître auprès de leur audience et de présenter leur portefeuille d'activités.

Ce rendez-vous donne la possibilité au public de découvrir des thématiques et connaissances qui lui sont peu abordables. Il permet aussi aux professionnels de se positionner en tant qu'experts de leur domaine d'activité, et donc de gagner en crédibilité aux yeux des visiteurs, consolidant ainsi leur image de marque.

Idéal pour faire des rencontres, cet événement est un bon moyen d'acquérir de nouveaux clients, mais également de nouveaux adhérents et partenaires.

Afin que leur événement soit cohérent et pertinent, les entreprises doivent tenir compte de leur macro-environnement tout au long du processus organisationnel.

1 - Identifier l'objectif de la conférence

Avant toute chose, il est important pour les entreprises de connaître la raison pour laquelle elles souhaitent organiser une conférence. Cette analyse faite, elles pourront ajuster au mieux leur stratégie communicationnelle et les choix logistiques associés à leur événement.

La conférence peut être organisée pour :

• Présenter un nouveau produit ou service.
• Aborder un sujet d'actualité.
• Communiquer une information à la presse.
• Transmettre des valeurs.
• Exprimer de nouvelles idées.
• Mobiliser les équipes autour d'une nouvelle stratégie ou projet innovant.
• Sensibiliser les participants autour d'une problématique.

2 - Choisir une thématique

Après avoir défini l'objectif de la conférence, les organisateurs doivent décider du sujet à traiter lors de l'événement. Différents éléments doivent être pris en compte pour le choix de la thématique : l'objectif de la conférence, le public visé et le secteur d'activité. Quoi qu'il en soit, le thème choisi doit permettre de débattre sur une problématique que les participants rencontrent. Il doit surtout être précis et compréhensible pour l'audience ciblée. Le choix d'une thématique qui suscite l'intérêt du public est le gage d'une conférence réussie.

3 - Constituer une équipe

Organiser une conférence n'est pas uniquement du ressort de son organisateur. Aussi faut-il désigner une équipe qui se chargera des différentes étapes de l'organisation de l'événement. Cette équipe doit comporter des sous-équipes qui devront chacune assurer la planification, l'administration, le marketing et le sponsoring de l'événement, ainsi que des volontaires pour la mise en place et la gestion de la conférence le jour J.

4 - Définir le budget de la conférence

L'étape suivante consiste à fixer le budget à allouer pour la conférence. Pour cela, les organisateurs doivent définir leurs besoins et demander des devis pour les prestations qui leur sont nécessaires. En effet, un tel événement représente de nombreux frais :

• La location de la salle.
• La location du matériel.
• Les activités.
• La rémunération des intervenants.
• L'installation technique.
• La restauration.
• Le transport.
• L'hébergement.
• Les places de stationnement.

Tous les aspects de l'organisation de la conférence doivent être pris en considération pour définir le coût de l'événement dans son ensemble. Établir un budget global permet d'avoir une vue d'ensemble des différents postes de dépenses.

5 - Décider du format de la conférence

Le choix du format de la conférence est une étape cruciale pour son organisation. Celle-ci peut se dérouler de différentes manières : en présentiel, en ligne ou sous un format hybride. Le temps de parole de chaque intervenant doit également être défini.

Le format de la conférence dépend aussi des participants et de la ligne directrice de l'événement. La conférence peut prendre diverses formes : une conférence classique, une courte intervention, une conférence de contenu, un format immersif alternant audio et vidéo, ou encore un format questions-réponses.

6 - Définir la liste des invités

Le public cible fait partie des éléments à prendre en compte dans l'organisation de la conférence. Les entreprises doivent déterminer qui elles doivent inviter lors de l'événement, le nombre de personnes qu'elles souhaitent accueillir, et surtout qui sont les participants : des clients, des prospects, des partenaires, des experts ou des journalistes.

L'idée n'est pas d'inviter tout le monde, mais de choisir les participants en fonction de la thématique de la conférence. Cela permettra aux entreprises d'avoir une idée précise du nombre de participants. En identifiant le public qu'elles souhaitent cibler pour la conférence, elles doivent aussi veiller ce que les personnes invitées portent un intérêt pour le sujet qu'elles vont aborder.

7 - Fixer une date

L'une des étapes cruciales de l'organisation de la conférence porte sur le choix de la date. Pour pouvoir accueillir un maximum de participants à l'événement, les organisateurs doivent fixer une date qui correspond aux disponibilités de toutes les personnes invitées. Dans ce cas, mieux vaut éviter d'organiser la conférence au cours de certaines périodes comme les vacances scolaires, les week-ends ou les jours fériés. Les organisateurs doivent aussi s'assurer que d'autres événements n'ont pas lieu au moment de la conférence comme des manifestations sportives, des festivals ou des élections. Les jours à privilégier pour tenir une conférence sont les jours de travail, plus particulièrement le jeudi et le vendredi.

8 - Déterminer la durée de la conférence

Les entreprises doivent également définir la durée de la conférence. Cette durée varie en fonction du nombre d'invités. Selon la norme internationale, les conférences qui accueillent entre 250 et 300 participants doivent durer 2 jours entiers.

9 - Réserver le lieu de la conférence

Ensuite, les organisateurs doivent trouver et réserver le lieu idéal pour la conférence qu'ils vont tenir. Pour cela, ils doivent prendre en compte différents critères :

• La taille et l'agencement de la salle.
• La localisation du site.
• L'ambiance et le caractère du lieu.
• L'hébergement.
• La restauration.
• Le transport.
• Les équipements techniques.
• Le budget alloué.
• Le nombre de personnes invitées.

Le choix du lieu de conférence peut aussi dépendre des besoins des organisateurs. Différentes catégories d'établissements sont possibles : les universités, les hôtels ou les établissements indépendants.

10 - Trouver les intervenants

Une fois la salle de conférence trouvée, il est temps de prendre contact avec des conférenciers et autres intervenants pour les inviter à l'événement. C'est là que les entreprises vont leur présenter la thématique et la date de la conférence. Les organisateurs doivent lister le plus d'intervenants possible afin d'anticiper les éventuels refus ou annulations.

11 - Sélectionner les prestataires de la conférence

Pour assurer le bon déroulement de la conférence, il est nécessaire de faire appel à des prestataires externes. Il en existe différents types :

• Les traiteurs pour la restauration.
• Les informaticiens et techniciens pour l'installation technique.
• Les fleuristes et décorateurs pour la décoration.
• Les hôtes et hôtesses pour l'accueil.

12 - Louer le matériel de conférence

Parmi les étapes à suivre pour organiser une conférence, les entreprises doivent vérifier si la salle choisie est entièrement ou partiellement équipée en matière d'éclairage, de mobilier et de matériel audiovisuel. Dans le deuxième cas de figure, elles doivent solliciter des loueurs de matériel, surtout lorsque les besoins d'équipement sont importants. Ces professionnels sont d'une aide précieuse pour guider les organisateurs dans le choix de l'équipement adéquat et l'aménagement de la salle de conférence.

13 - Rédiger un ordre du jour

L'une des dernières étapes pour organiser une conférence est d'élaborer un ordre du jour précis. Il s'agit de décrire heure par heure le déroulement de l'événement. Ce programme sert de fil conducteur le jour J de la conférence, car il garantit une organisation sereine de l'événement sans le moindre accroc.

14 - Organiser la logistique

Les organisateurs doivent s'assurer d'avoir tout l'équipement dont ils ont besoin pour le bon déroulement de la conférence, qu'elle soit en présentiel ou en ligne. Si la conférence se déroule en ligne, la plateforme à utiliser doit faire l'objet d'une démonstration pour une meilleure prise en main le jour J. Les organisateurs doivent aussi procéder à l'organisation de la restauration et, si besoin, prévoir l'hébergement et le stationnement.

15 - Promouvoir la conférence

Maintenant que tout est mis en place, le moment est venu de communiquer sur la conférence de manière active. Pour ce faire, différents moyens sont possibles : l'utilisation des réseaux sociaux et des sites web, la publication de contenus sur les blogs ou l'envoi d'invitations par mail. Sur ces supports, les entreprises doivent communiquer un minimum d'informations sur la conférence, à savoir la thématique, le format, la date, les intervenants et le programme. Une telle promotion ne fera que susciter la curiosité et l'attention du public afin de lui donner envie d'y participer.

Gestion de la conférence pendant le jour J

Le jour J, il ne reste plus qu'à tout mettre en œuvre pour que la conférence se déroule dans les meilleures conditions et soit un moment inoubliable. Pour ce faire, les organisateurs doivent :

• Réaliser un brief avec les intervenants et les prestataires avant le début de la conférence.
• Vérifier le matériel technique.
• Accueillir les invités.
• Présenter la conférence et les intervenants.
• Veiller au bon timing des interventions.
• Faciliter les conversations.
• Échanger avec les journalistes.

Le jour de la conférence, il est également essentiel de prendre des photos ou des vidéos pour immortaliser l'événement.

Après la conférence

Une fois la conférence terminée, la communication doit se poursuivre. Après l'événement, les entreprises seront amenées à réaliser les actions suivantes :

• Envoyer un mail à tous les intervenants et les invités pour les remercier de leur participation.
• Partager les photos et les vidéos de la conférence sur les réseaux sociaux.
• Envoyer un questionnaire de satisfaction aux participants afin de recueillir leur avis sur l'événement.
• Rédiger un compte-rendu de l'événement.
• Publier des témoignages.

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