Le management visuel : une approche visuelle pour une gestion efficace

Ces dernières années, une méthode de gestion de projet gagne en popularité : le management visuel. Cette approche repose sur l'utilisation stratégique de représentations graphiques pour piloter efficacement un projet. Elle consiste à convertir les données cruciales en éléments visuels, afin de les rendre plus accessibles et compréhensibles pour l'ensemble des parties impliquées. Tableaux, graphiques, personas ou encore storyboards font partie de la panoplie d'outils phares du management visuel.

Quel est l'intérêt du management visuel ?

Le management visuel présente de nombreux avantages en termes d'efficacité pour la gestion de projet. Tout d'abord, cette approche permet de clarifier les objectifs du projet et de les rendre facilement accessibles à toutes les parties prenantes, y compris au sein du PMO. L'utilisation d'outils graphiques et visuels facilite la compréhension des enjeux par tous, évite les mauvaises interprétations et aligne les équipes sur une vision commune.

Le management visuel fluidifie également la communication entre les différents acteurs du projet. Les supports visuels comme les tableaux blancs ou les diagrammes de Gantt deviennent des points de convergence stimulant les échanges. Chacun peut ainsi s'exprimer et interagir plus simplement autour de ces supports communs.

Enfin, cette méthode permet de détecter rapidement d'éventuels blocages ou retards grâce aux indicateurs visuels. L'avancement étant constamment matérialisé, toute déviation par rapport au planning prévisionnel est immédiatement identifiable. Les responsables de projet peuvent donc réagir rapidement avant que le retard ne s'amplifie.

Le management visuel apporte donc fluidité, réactivité et alignement : trois ingrédients essentiels pour garantir l'efficacité d'un projet.

1 - Définir des indicateurs visuels pertinents pour le suivi du projet

La première étape pour mettre en place un management visuel efficace consiste à définir des indicateurs pertinents qui permettront de suivre l'avancement du projet. Il s'agit de sélectionner les données clés à mesurer pour évaluer la performance et identifier rapidement les écarts par rapport aux objectifs prédéfinis.

Le chef de projet et le COPIL doivent s'accorder sur certains indicateurs essentiels comme le respect des délais, le taux d'avancement des tâches ou encore le suivi du budget. Ces derniers doivent ensuite être traduits sous une forme visuelle pour être intégrés aux différents supports de pilotage du projet. Une réflexion en amont sur les KPIs les plus pertinents est donc indispensable.

2 - Choisir des outils de représentation visuelle adaptés

Une fois les indicateurs définis, il faut sélectionner les outils de représentation graphique les plus adaptés pour traduire visuellement ces données. De nombreux logiciels de gestion de projet intègrent nativement des fonctionnalités de management visuel qui facilitent la représentation graphique des informations :

• HubSpot, avec ses tableaux Kanban permettant de visualiser facilement l'avancement des tâches.
• Asana et sa Timeline, offrant une vue chronologique des projets sous forme de diagramme de Gantt.
• monday.com et ses tableaux de bord visuels pour suivre les indicateurs clés.
• Miro et ses templates de mind mapping et de storyboard pour structurer idées et concepts.
• Jira et ses tableaux Scrum pour piloter l'avancement des projets en mode Agile.
• Trello et ses cartes illustrées pour représenter visuellement les tâches.
• Microsoft Project et ses graphiques, comme le diagramme de Gantt.
• Microsoft Visio et ses organigrammes personnalisables.
• Mural et ses tableaux blancs collaboratifs.

Ces outils logiciels permettent de créer simplement des supports de management visuel dynamiques sans nécessiter de compétences techniques poussées. Leur utilisation fluide et collaborative est un atout pour impliquer les équipes.

3 - Positionner les supports de management visuel à des endroits stratégiques

Les supports visuels doivent ensuite être positionnés à des emplacements stratégiques, dans des lieux de passage fréquentés par toutes les parties prenantes du projet.

Affichés dans les bureaux, salles de réunion ou espaces communs, ils sont ainsi rapidement consultables par tous à tout moment, favorisant une compréhension intuitive et continue de l'avancement du projet. Leur accessibilité facilite les prises de décision rapides.

4 - Animer régulièrement des rituels de suivi d'avancement

Pour dynamiser le management visuel, des rituels réguliers de suivi d'avancement avec mise à jour des indicateurs sont nécessaires. Réunions debout devant les tableaux visuels, points journaliers ou hebdomadaires rythment le projet et stimulent les échanges entre équipes autour des supports.

Ces rituels garantiront une vision partagée de l'état d'avancement et permettront de débloquer rapidement d'éventuels points de blocage.

5 - Former les équipes à la lecture et la mise à jour des supports visuels

Enfin, il est primordial de former les équipes du projet à utiliser efficacement les supports de management visuel. Lecture des données, mise à jour, bonne utilisation des codes couleurs doivent être maîtrisés par tous pour garantir l'utilité de ces outils collaboratifs.

Cette formation assurera une adoption optimale des méthodes visuelles pour un pilotage fluide du projet, que ce soit un projet marketing, commercial ou autre.

1 - Le tableau blanc, qui centralise toutes les informations essentielles

Le tableau blanc est l'outil incontournable du management visuel. Il permet de centraliser sur un support unique toutes les informations clés du projet, comme il est possible de le faire avec Mural.

Véritable tableau de bord visuel, il regroupe de façon synthétique les différents indicateurs, la planification des tâches, l'avancement et les livrables, entre autres. Consultable en un coup d'œil, il constitue le point de convergence facilitant le partage d'informations et les prises de décision.

2 - Le diagramme de Gantt, qui planifie visuellement tâches et jalons

Le diagramme de Gantt, comme proposé avec Asana ou Microsoft Project, est un outil graphique qui permet de représenter visuellement la planification d'un projet sous la forme d'une ligne du temps. Sur un axe temporel sont positionnées les différentes tâches avec leur durée et leurs dépendances.

Cette vision synthétique des enchaînements et de la chronologie du projet favorise la coordination des équipes autour d'une feuille de route partagée.

3 - Les post-it et stickers, pour actualiser l'avancement

Les post-it et stickers, notamment intégrés à Trello, permettent de mettre à jour facilement l'état d'avancement des différentes tâches sur les supports visuels. Chaque membre de l'équipe peut ainsi matérialiser, via un code couleur par exemple, si une tâche est en cours, terminée, bloquée. Cet affichage instantané facilite donc le suivi collaboratif.

4 - Les graphiques et indicateurs visuels de performance

Les graphiques et indicateurs visuels, comme les tableaux de bord de monday.com, sont indispensables pour suivre l'évolution des données clés du projet, telles que le respect des délais, des coûts et la qualité. Courbes, compteurs, jauges et autres instruments de data visualisation permettent à tous d'appréhender facilement la performance du projet.

5 - Les mind maps, pour représenter concepts et idées

Les mind maps, ou « cartes mentales », sont des outils permettant de structurer visuellement des concepts, idées et leur enchaînement sous forme schématique. Elles aident à clarifier les objectifs et réflexions de façon visuelle lors des phases amont d'un projet.

6 - Les storyboards, pour scénariser le projet

Les storyboards permettent de décomposer le projet en séquences visuelles afin d'en scénariser visuellement le déroulement comme dans une bande dessinée, à l'instar des tableaux Kanban de HubSpot ou des templates de Miro. Cette vue synthétique et chronologique favorise la coordination et l'alignement des équipes.

7 - Les personas, pour incarner les parties prenantes

Les personas sont des profils fictifs représentant les différentes parties prenantes du projet. Ils permettent de visualiser leurs attentes et leurs besoins et d'y répondre au mieux dans la gestion du projet. Ces portraits synthétiques donnent un visage humain aux données pour une approche centrée sur l'utilisateur.

Pour aller plus loin, téléchargez ce guide gratuit et optimisez votre gestion de projet en adoptant la méthode et les outils qui correspondent le mieux à votre activité.