PMO : définition, rôle et mise en place

Lorsqu'une entreprise se développe, elle est amenée à gérer de front de multiples projets en respectant des délais de plus en plus courts et un besoin de rentabilité permanent. Il devient alors difficile pour les managers d'en assurer seuls le suivi. C'est là que le PMO entre en jeu. Destiné à suivre les projets, il permet de dégager du temps aux équipes, de les faire travailler ensemble dans le but de gagner en qualité tout en raccourcissant les délais et les coûts.

Qu'est-ce qu'un PMO ?

Le PMO fait aussi bien référence au Project Management Office qu'au Project Management Officer. Son but est de faciliter la gestion et le pilotage des projets de l'entreprise. Il possède une vision transversale de l'ensemble des projets, des programmes et des portefeuilles pour proposer des solutions adaptables.

Véritable chef d'orchestre, le PMO veille à ce que les méthodes et les processus mis en place soient appliqués par l'ensemble des collaborateurs.

Il existe trois types de PMO :

• Le PMO opérationnel accompagne le chef de projet dans le pilotage opérationnel des projets. Il consolide les données et présente les indicateurs de performance.
• Le PMO central gère le portefeuille projets et assure le suivi budgétaire.
• Le PMO stratégique, rattaché à la Direction des Systèmes d'Information, a un rôle plus technique. Il met en œuvre les objectifs stratégiques, anime les équipes et améliore les processus.

En fonction de l'entreprise, le PMO peut être amené à remplir l'ensemble de ces rôles.

Quel est le rôle d'un PMO ?

En tant que service, le Project Management Office est une entité chargée d'assurer la gestion centralisée et la coordination du portefeuille projets.

Le Project Management Officer, quant à lui, conçoit et met en place des normes de gestion de projet valables dans toute l'entreprise. Il intervient soit directement auprès du chef de projet soit par le biais d'une direction pour le suivi transversal du portefeuille.

Le PMO veille à ce que les projets soient alignés avec la stratégie de l'entreprise. En plus de leur évaluation, il est également chargé de leur priorisation en fonction des objectifs et des contraintes internes et externes. Il gère les ressources et les budgets nécessaires à chaque projet. Enfin, il définit les rôles et les responsabilités de chacun.

Le service PMO fournit l'ensemble des outils utiles au suivi des projets. Cela peut être tout simplement une combinaison de logiciels de bureau comme Excel ou PowerPoint ou un véritable outil de PMO permettant le pilotage des équipes, la planification des projets et le suivi des budgets. Cet outil collaboratif peut également fournir des rapports qui facilitent la prise de décision et aident les collaborateurs à travailler avec efficacité et précision.

Le Project Management Officer doit être en mesure d'anticiper les risques techniques et fonctionnels, de les cartographier et d'estimer leur criticité. Il met en place des solutions de pilotage, élabore des préconisations et propose des solutions d'amélioration.

Comment mettre en place un PMO ?

La mise en place d'un Project Management Office est un moyen très efficace pour faire face aux dysfonctionnements des projets, notamment en matière de coûts et de délais.

Cela commence par un état des lieux de l'existant en matière de gestion de projet dans l'entreprise. Il est important de savoir si des méthodes et des processus ont déjà été définis et appliqués par l'ensemble des collaborateurs afin d'évaluer le niveau de maturité de l'organisation. Cette étape permet d'avoir une vision globale des missions de chacun, de la manière dont les différents intervenants interagissent entre eux et de savoir si des bonnes pratiques sont déjà mises en place.

Les besoins doivent ensuite être réunis et formalisés. Ils serviront à évaluer l'efficacité du système existant, à mettre en exergue les écarts entre l'état actuel et l'état attendu de la gestion de projet et surtout à définir la mission du futur PMO. Les principaux objectifs sont alors documentés dans une fiche de mission et validés par les différents intervenants.

L'étape suivante consiste à élaborer un plan d'action et à désigner la structure du PMO, les responsabilités de chacun, les compétences nécessaires et la position hiérarchique du Project Management Officer dans l'organisation. Cela permet d'avoir une idée précise :

• Du champ d'action du PMO.
• Des différents services et interlocuteurs qui bénéficieront de son intervention.
• Des personnes à qui il devra rendre des comptes.
• De la manière dont sera quantifiée sa valeur ajoutée à l'organisation.

Une fois la structure et les missions validées par la Direction, il est essentiel de communiquer sur la création et le rôle du PMO dans l'entreprise auprès de l'ensemble des collaborateurs impliqués dans la gestion de projet. En effet, sa mise en place impliquera certainement de nouvelles bonnes pratiques, de nouvelles missions et de nouvelles responsabilités. Il est donc important d'obtenir l'adhésion des équipes et de les convaincre de l'intérêt du PMO, aussi bien pour elles, que pour toute l'entreprise.

Après le lancement du PMO, il est primordial de suivre son évolution et sa pertinence dans la durée. Cela nécessite de comparer les progrès réalisés aux objectifs fixés, de lister les succès comme les échecs et de s'assurer que le PMO répond aux attentes et crée de la valeur pour l'entreprise. Cela passe par un processus d'amélioration continue.

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