Le guide pour créer une formation en ligne

Rédigé par : Tiphaine Amblard
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trois collaborateurs en train de créer une formation en ligne

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Considérée aujourd'hui comme l'une des meilleures façons d'apprendre, la formation en ligne séduit de nombreuses entreprises. Pour les entrepreneurs qui recherchent des pistes pour créer une formation en ligne, ce guide complet conçu par HubSpot sera d'une grande utilité.

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De nombreux termes sont utilisés pour désigner la formation en ligne : e-learning, apprentissage sur Internet ou encore formation à distance sur le web. La formation en ligne est l'une des composantes de la formation à distance qui comporte également d'autres dispositifs comme les MOOC et les cours par correspondance. Le e-learning est également intégré dans le cadre de l'apprentissage mixte, ou blended learning.

La formation en ligne est un moyen de rendre la formation accessible à tous. Cependant, certaines catégories de publics sont plus enclines à suivre ce type d'apprentissage :

  • les employeurs et les salariés qui souhaitent se former parallèlement à leur activité professionnelle ;
  • les demandeurs d'emploi ;
  • les personnes n'ayant pas le temps de suivre une formation en présentiel ;
  • les personnes en situation de handicap qui ne peuvent pas se déplacer dans un centre de formation.

La formation en ligne résulte de l'évolution constante des nouvelles technologies, notamment des systèmes informatiques et des appareils mobiles. Utilisés en premier lieu dans le domaine de l'enseignement, les systèmes d'apprentissage en ligne servaient à fournir les cours et les contenus pédagogiques aux élèves. Au fur et à mesure des avancées technologiques, l'apprentissage en ligne a permis l'accès aux formateurs et aux apprenants à des outils plus interactifs et multidirectionnels. Ainsi, la communication a gagné en efficacité et les systèmes sont devenus plus faciles à utiliser. Aujourd'hui, les apprenants peuvent choisir parmi de nombreuses modalités d'apprentissage en ligne et accéder à une grande quantité d'informations grâce au web.

Après les écoles et les établissements de l'enseignement supérieur, les entreprises ont adopté la formation en ligne dans le cadre de leurs programmes de formation professionnelle. L'e-learning est désormais un dispositif d'apprentissage à la portée de tous les travailleurs, quel que soit leur niveau d'expérience. Suivre une formation en ligne leur permet de répondre à différents objectifs : développer leurs compétences dans le cadre d'une évolution professionnelle, obtenir un diplôme reconnu par l'État ou encore se reconvertir vers un nouveau métier.

Les entreprises utilisent la formation en ligne pour :

  • former les salariés ;
  • accueillir un nouveau collaborateur ;
  • former les collaborateurs à la conformité ;
  • former les clients ;
  • former les partenaires ;
  • bénéficier d'une meilleure rentabilité.

La formation en ligne se compose de programmes d'apprentissage dispensés par des formateurs dans des domaines précis. Les programmes sont généralement organisés en modules, donc en unités d'enseignement divisant les contenus pédagogiques en sessions. Ces modules peuvent comporter des cours, des exercices ou d'autres documents compatibles avec tout type de support d'apprentissage. Ils se présentent sous différents formats et utilisent une importante variété de technologies : vidéos, enregistrements audio, textes, présentations théoriques, jeux ou quiz. L'e-learning permet aux apprenants d'échanger avec leurs formateurs et/ou leurs pairs tout au long de leur apprentissage. Pour ce faire, ils utilisent différents moyens de communication : mails, vidéoconférences, chat, forums de discussion, etc. Les formateurs transmettent leurs cours sous format numérique aux apprenants. Après chaque module, les apprenants renvoient leurs travaux par mail. Pour mesurer les progrès réalisés lors de la formation, les formateurs effectuent des évaluations sous forme de contrôle continu ou d'examens ponctuels.

 

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    Pourquoi créer une formation en ligne en tant qu'entreprise ?

    Pour les entreprises, l'e-learning s'avère une bonne solution pour former leurs équipes rapidement et efficacement. De plus, ce type de formation permet aux entrepreneurs de se démultiplier, mais également de booster leur activité. D'autant plus que l'évolution d'Internet leur donne la possibilité d'accéder à un environnement propice à la création de formation en ligne. Facilité d'utilisation, flexibilité, gain de temps, économies d'argent, expertise reconnue, montée en compétence rapide... Il existe de nombreux avantages qui poussent les entreprises à créer une formation en ligne.

    Tout d'abord, la formation en ligne est un dispositif pratique et facile à utiliser. L'apprentissage est facilité par des contenus animés sur des supports interactifs, attractifs et de qualité. Grâce à l'utilisation d'Internet et des nouvelles technologies, la formation n'est entravée par aucune contrainte de lieu ni d'horaire. Tous les apprenants peuvent s'instruire à leur propre rythme, de n'importe où et quand ils le souhaitent. L'e-learning apporte ainsi la flexibilité nécessaire aux entreprises de s'organiser en fonction de leur disponibilité. Elle donne aux employés, aux clients ou aux partenaires géographiquement dispersés l'opportunité de se former. Les programmes de formation en ligne sont en effet accessibles à tout moment, afin que tous puissent les consulter quand ils le souhaitent. Ils peuvent également suivre la formation sur le support de leur choix : ordinateur, smartphone ou tablette.

    Les plateformes d'apprentissage en ligne permettent d'effectuer rapidement la mise en place de l'offre de formation, de l'inscription et du suivi des apprenants. Le travail des responsables de formations et l'organisation des entreprises se trouvent ainsi facilités. De plus, grâce au e-learning, les collaborateurs ou partenaires n'ont pas à se déplacer dans un organisme de formation puisqu'ils retrouvent l'ensemble des formations disponibles sur une seule et unique interface. Le gain de temps permet ainsi aux apprenants de se concentrer sur leur cœur de métier.

    Au niveau financier, l'e-learning est un moyen pour les entreprises de réduire leurs dépenses en matière de formation. Aucuns frais de location de salle, de matériel ou d'investissements en moyens logistiques : les coûts liés à l'organisation de la formation sont réduits. Sans oublier que formateurs et apprenants n'engagent aucune dépense en transport et hébergement. De plus, l'e-learning permet une gestion optimisée des présences grâce à des solutions d'émargement digital à distance. Cette technologie facilite la signature de présence, obligatoire pour les formations financées, en permettant aux apprenants de marquer leur assiduité de manière efficace et conforme aux exigences.

    En plus des formations internes destinées aux collaborateurs, la formation en ligne est un produit commercial que les entrepreneurs peuvent vendre. Une fois la formation créée et mise en ligne, elle peut être automatisée et générer du chiffre d'affaires, sans avoir à investir du temps ou de l'argent supplémentaire. Autrement dit, il s'agit d'un moyen de gagner des revenus passifs. Pour obtenir un revenu plus stable, il est possible de concevoir une formation en ligne sous forme d'abonnement mensuel ou annuel. De cette façon, les entreprises pourront travailler sur l'obtention de résultats et la production de contenu plus riche.

    En devenant formateurs, les entrepreneurs se positionnent en tant qu'experts dans leur secteur d'activité, et gagnent donc en crédibilité. Élaborer une formation en ligne permet aussi aux entreprises de développer leur expertise sur une thématique sur laquelle elles se spécialisent.

    De plus, les contenus produits lors de la création de formation en ligne pourront resservir pour de futures formations. Bien souvent, il s'avère inutile de créer de nouveaux contenus de formation, une simple mise à jour des contenus existants suffit pour qu'ils puissent être réutilisés.

    Grâce à sa flexibilité et à son accessibilité permanente, la formation en ligne permet aux collaborateurs d'une entreprise de monter en compétences rapidement. C'est un dispositif qui s'adapte aux aptitudes de chacun. Le parcours de formation des professionnels est construit en fonction de leur profil, de leur niveau de compétences et de l'évolution de leur poste de travail. De plus, l'e-learning met à disposition des contenus ciblés sur des sujets spécifiques. Ainsi, même en ayant peu de temps, les collaborateurs peuvent acquérir les compétences souhaitées.

    Trouver une thématique

    Avant de commencer à créer une formation en ligne, les entreprises doivent bien réfléchir à quelles compétences elles souhaitent transmettre. Bien sûr, il est tentant de vouloir aborder plusieurs domaines dans lesquels elles possèdent une certaine expertise. Mais chaque formation doit être spécialisée dans un seul domaine afin que les apprenants puissent être accompagnés au mieux. Veillez donc à choisir une thématique bien précise et à développer, le cas échéant, d'autres formations sur d'autres compétences.

     

    Choisir le sujet de la formation en ligne

    La conception d'une formation en ligne passe par l'étape délicate du choix du sujet. En effet, pour qu'une formation soit réussie, il faut qu'elle intéresse le public à former. Une entreprise peut par exemple se renseigner auprès de ses salariés, au cours des entretiens annuels notamment, pour connaître leur souhait de formation. Elle peut également identifier des axes de formations dans son plan de GPEC. Un professionnel de la formation pourra lui faire appel à sa communauté déjà existante, à son réseau, pour interroger sur les besoins et les envies de chacun et faire ainsi émerger des sujets communs.

     

    Identifier sa cible

    Une formation en ligne doit s'adresser à une cible spécifique. Il faut donc définir clairement son audience afin de connaître ses besoins et ce qu'elle souhaite apprendre. Les créateurs de formation doivent analyser le profil du public à former en se posant les bonnes questions :

    • Qui est intéressé par la formation en ligne ?
    • Quel poste occupent les futurs participants ?
    • Quels sont leurs profils professionnels (compétences, expérience professionnelle, niveau d'études…) ?
    • Quelles sont leurs données démographiques (âge, situation géographique…) ?
    • Ont-ils suivi une première formation dans ce domaine d'expertise ?
    • Y a-t-il des apprenants en situation de handicap ?
    • Combien de stagiaires suivront la formation ?

     

    Valider ses idées de formations en ligne

    Avoir une idée de formation en ligne ne fait pas tout. Il faut également que les utilisateurs aient envie de la suivre, voire de l'acheter. Avant de passer à la création, il convient donc de faire examiner ses idées. Pour ce faire, différentes méthodes existent :

    • créer une liste d'attente et faire du teasing pour observer l'attention portée par les prospects sur votre formation en ligne ;
    • pré-vendre la formation avant de la créer ;
    • réaliser un sondage pour s'assurer de la viabilité de ses idées.

     

    Déterminer les objectifs de la formation en ligne

    Pour créer une formation en ligne, il faut établir ses objectifs pédagogiques. Il s'agit ici de déterminer ce qui va être enseigné aux apprenants qui vont participer à la formation. Cette étape sera utile pour établir son programme de formation, expliquer les points clés à sa cible et définir les prérequis nécessaires. Ces prérequis donneront aux apprenants une vision claire des savoirs et aptitudes qu'ils doivent posséder avant de suivre la formation en ligne.

     

    Définir le format de la formation en ligne

    Maintenant que la thématique, le sujet, les objectifs de formation et la cible sont connus, il est temps de déterminer le format de la formation. Il faut tout d'abord savoir que l'apprentissage en cours continus est moins accessible que par des cours divisés en modules. C'est pourquoi, parmi les différents formats existants, le programme en ligne divisé en modules est le plus couramment utilisé. Ce format rend le suivi de la formation plus simple pour les participants. Cette méthode leur permet de travailler au rythme qui leur convient et de revenir sur des cours non compris autant de fois qu'ils le souhaitent. De plus, les apprenants n'ont pas à assimiler une quantité trop importante d'informations en une seule fois. Si l'entreprise choisit le programme par module, elle doit alors en établir la liste.

     

    Organiser le contenu de la formation en ligne

    Une fois les modules du programme de formation listés, il faut les organiser et les détailler. Pour avoir une idée générale des éléments à intégrer à la formation, il est intéressant d'utiliser tout simplement des listes à puces. L'idéal est d'aller du chapitre le plus généraliste au module le plus précis. Il est également essentiel de construire une ligne directrice entre chaque module. En un mot, il s'agit de créer un plan de formation. Pour donner envie aux apprenants de suivre la formation en ligne, il faut également personnaliser son contenu en créant différents supports : vidéos, images, enregistrements audio, documents à télécharger, etc.

     

    Sélectionner la bonne plateforme d'apprentissage

    Pour héberger et diffuser une formation en ligne, il faut également trouver la plateforme d'apprentissage adéquate. Le moyen le plus simple est d'opter pour un système de gestion de l'apprentissage, ou LMS (Learning Management System). Cette solution permettra de gérer le processus de formation et d'automatiser certaines fonctionnalités : invitation, attribution des cours, suivi des résultats, etc.

     

    Promouvoir sa formation en ligne

    Et enfin, après avoir conçu une formation en ligne, les entreprises vont devoir en parler autour d'elles. Cette étape consiste donc à assurer la promotion de leur formation e-learning pour conquérir des abonnés. De nombreux outils viennent en appui de cette phase de prospection :

    • les sites web (contenus, affichage de fenêtre pop-up, etc.) ;
    • les blogs ;
    • les réseaux sociaux ;
    • l'affiliation ;
    • les webinaires ;
    • l'emailing ;
    • l'achat de publicités sur les moteurs de recherche comme Google avec renvoi sur des pages de destination.

     

    Exemples d'entreprises ayant des formations en ligne

     

    HubSpot et HubSpot Academy

    HubSpot propose une plateforme spécialement dédiée à la formation en ligne : HubSpot Academy. Ce LMS particulièrement axé sur le marketing digital, s'adresse aux entreprises qui souhaitent accélérer leur activité et leur croissance. Il se caractérise par des formations en ligne gratuites, sur des thématiques variées et avec un accès illimité. HubSpot Academy permet aussi aux entreprises de rayonner en délivrant à leurs salariés des certifications mondialement reconnues. Aujourd'hui, c'est plus de 200 000 professionnels qui ont pu développer leur expertise dans leur secteur d'activité en obtenant une certification HubSpot Academy !

     

    L'Oréal Access, la plateforme e-learning de L'Oréal

    En 2018, la division Produits Professionnels de l'Oréal a lancé la plateforme de formation en ligne L'Oréal Access. Cet espace de formation est destiné à tous les professionnels de la coiffure. La marque leur propose des contenus riches et adaptés à leurs besoins, mais aussi des modules pour approfondir leurs connaissances sur différentes thématiques. Des webinaires ainsi que des temps d'interactions et d'échange entre apprenants et formateurs sont également organisés. Accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, la plateforme permet aux coiffeurs de se former à tout moment et à partir du lieu de leur choix.

    L'Oréal Access est aujourd'hui une des plus larges plateformes d'e-learning au monde. Disponible dans 82 pays, elle réunit près de 289 000 utilisateurs dans le monde, dont plus de 21 000 en France.

     

    VISIPLUS Academy et VISIPLUS Digital Learning

    Depuis 2002, l'organisme de formation VISIPLUS Academy accompagne les professionnels dans leur montée en compétences. Il dispose d'un service e-learning qui lui a permis de devenir un acteur de référence dans le domaine de la formation continue en ligne : VISIPLUS Digital Learning. Pour les professionnels, cette plateforme offre plus de 200 formations en ligne dans différents domaines : marketing, digital, communication, développement commercial, relation client, ressources humaines et management. VISIPLUS Digital Learning propose également :

    • des contenus exclusifs créés par des formateurs spécialisés ;
    • des contenus mis à jour chaque mois ;
    • une large variété de ressources pour faciliter l'apprentissage ;
    • un accès multi-supports ;
    • une évaluation finale pour valider les compétences et les connaissances ;
    • la possibilité d'obtenir un badge de compétences valorisable sur son CV ;
    • un enseignement dans des conditions réelles sans nécessité de déplacement ;
    • un support online 24 heures sur 24.

     

    Nexen et Nexen Ace

    En septembre 2021, la société Nexen, spécialisée dans la fabrication de pneumatiques, a lancé la plateforme e-learning Nexen Ace. Dédié aux professionnels du secteur, cet outil propose des vidéos pour informer les professionnels sur la diversité et les caractéristiques des produits de la marque. Afin d'évaluer les connaissances de chaque apprenant, la plateforme fournit des quiz après le visionnage de chaque vidéo. À la suite de leur parcours de formation, les apprenants reçoivent un certificat qui atteste de leurs connaissances sur la gamme de produits Nexen.

     

    Fast Sport et Slash by Fast Sport

    Fast Sport, centre de formation des professionnels du sport business, dispose d'une plateforme d'apprentissage en ligne nommée Slash by Fast Sport. Les acteurs du secteur y trouvent :

    • des formations éligibles au CPF ;
    • des modules créés et animés par un expert reconnu ;
    • des vidéos, des conseils et des exercices avec un workbook ;
    • des modules à l'unité ou un parcours à la carte ;
    • une classe virtuelle également accessible en replay ;
    • une accessibilité illimitée aux contenus de formation.

     

    Onaya

    Depuis 2016, l'ERP Onaya met à destination des acteurs du BTP des formations en ligne à partir d'une plateforme e-learning. Cette plateforme offre un parcours de formation avec une douzaine de modules portant sur l'essentiel des activités des entreprises du BTP et les principales fonctionnalités d'Onaya. Les professionnels accèdent à des formations thématiques et interactives sur différents supports (vidéos, animations visuelles, mises en situation…) et qui incluent la validation des acquis par un coach virtuel. La plateforme e-learning d'Onaya présente de nombreux avantages pour les professionnels du BTP :

    • des coûts moins élevés par rapport à la formation sur site ;
    • une meilleure organisation et des formations accessibles en permanence, selon les disponibilités de chacun ;
    • des formations personnalisées (formation sur une thématique particulière, remise à niveau…) ;
    • un accompagnement sous différentes modalités : suivi personnalisé, validation des acquis, tutorat à distance.


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