Il arrive qu'une entreprise décide de fermer ses locaux pour prendre des congés estivaux ou profiter des fêtes de fin d'année. Communiquer sur cette fermeture ponctuelle auprès de ses clients est alors primordial pour éviter d'avoir des échos négatifs à son retour ou devoir rendre des comptes. Ainsi, pour ne pas annuler l'effet positif de ses vacances tant attendues, une entreprise doit respecter un certain nombre de règles à l'annonce de sa fermeture.>> Téléchargement : Modèles d’e-mails pour le service client

Pourquoi annoncer une fermeture pour cause de vacances ?

Toutes les entreprises doivent prendre le temps d'annoncer une fermeture pour congés à leurs clients. Il est important que ces derniers ne soient pas pris au dépourvu, car cela pourrait nuire à leur satisfaction.

Il suffit de prendre l'exemple d'une entreprise spécialisée dans la vente et la maintenance de matériel informatique. Si une astreinte est souvent prévue pour gérer les urgences liées au dépannage et à la maintenance, les services commerciaux et vente peuvent quant à eux être fermés pour les congés. Pour un client souhaitant réaliser un achat, le fait de ne pas être prévenu en amont de l'indisponibilité du service concerné créera une insatisfaction et le mènera certainement vers une enseigne concurrente. Au contraire, si l'entreprise prend soin de le prévenir assez tôt, il pourra anticiper son achat en toute connaissance de cause.

Plus généralement, l'absence d'informations au sujet de la fermeture de l'entreprise en raison de vacances pourrait entraîner de nombreux retours négatifs de la part des clients de la marque, entachant au passage son image.
Ces retours déplaisants sont pourtant faciles à éviter. Les entreprises pourraient alors conserver leur clientèle plutôt que de la voir s'adresser à des concurrents plus fiables en termes de suivi et de communication.
Pour éviter tout désagrément, les entreprises doivent simplement informer leurs clients à l'avance de leur fermeture. En effet, une entreprise peut être fermée tout en continuant de fidéliser sa clientèle.

Aujourd'hui, communiquer les dates de ses vacances à ses clients est essentiel pour entretenir une relation de confiance avec eux. La pratique est considérée comme un avantage marketing et demande peu d'effort dans sa mise en place : le plus important est d'utiliser un contenu original, léger et enthousiaste.

 

Comment annoncer une fermeture ?

Relayer l'information sur tous les canaux de la marque

Une marque utilise de nombreux canaux pour communiquer avec ses clients. Pour n'oublier personne, elle doit penser à relayer ses dates de fermeture pour congé sur chacun d'entre eux.

Dans un premier temps, la marque peut imprimer une affiche qu'elle placera à l'entrée de ses locaux pour informer ses visiteurs de sa fermeture pour vacances.
Elle enregistrera ensuite un message sur son répondeur qui précise ses dates de congés. Ce message peut être enregistré de façon à encourager ses clients à laisser à leur tour un message ou leurs coordonnées. Cela maintiendra un lien avec eux et leur permettra d'être rappelés à la réouverture des services. En complément, la marque peut envoyer un message d'information par SMS ou par mail grâce à ses bases de données clients.
Une fois ses contacts directs avertis, il est nécessaire pour l'entreprise d'informer sa communauté sur les réseaux sociaux par le biais d'une publication. Elle doit également penser à annoncer sa fermeture sur son site web et mettre à jour sa fiche Google My Business en cliquant sur la mention « Marquer comme temporairement fermé ».
Elle programmera pour finir un message d'absence automatique sur sa boîte mail afin d'éviter le désagrément des mails sans réponse.

Dans le cas où l'entreprise propose un service de réservation, de prise de rendez-vous ou de click and collect, celle-ci devra penser à clore les créneaux correspondant à ses jours de congés.

 

Préparer des pense-bêtes concernant la fermeture

Préparer l'annonce de sa fermeture pour cause de vacances avec des pense-bêtes est d'autant plus important que cela permettra d'organiser son départ sans subir la panique de dernière minute. Version papier ou version informatique avec un rappel Outlook par exemple, le premier pense-bête peut être utilisé pour se rappeler des choses à faire avant la fermeture. Comme vu précédemment, ces tâches pourraient être :

  • Enregistrer un message approprié sur son répondeur téléphonique.
  • Planifier une réponse automatique sur sa boîte mail sur une période donnée.
  • Mettre à jour sa fiche Google My Business.
  • Publier un post sur les réseaux sociaux avec ses dates de fermeture.
  • Mettre à jour ses horaires d'ouverture le cas échéant sur son site web.

Un second pense-bête peut quant à lui lister les tâches à réaliser à son retour de vacances, comme consulter ses messageries téléphonique et informatique ou actualiser les contenus web modifiés avant la fermeture.

 

Choisir le moment opportun pour communiquer sur ses dates de fermeture

Une fois l'entreprise décidée sur ses dates de congés, il lui faut prévenir ses clients pour qu'ils se préparent à son absence. Néanmoins, un juste milieu est à trouver entre informer ses clients à l'avance pour éviter qu'ils ne soient pris au dépourvu et ne pas les prévenir trop en amont, car ils risquent d'oublier l'information.

Une bonne solution consiste à informer sa clientèle, habituelle et potentielle, une quinzaine de jours avant la fermeture. Ce délai peut bien sûr être plus long selon le secteur d'activité de l'entreprise et le type de produits ou services proposés.

 

Suivre certaines règles rédactionnelles

À l'annonce de sa fermeture pour vacances, l'entreprise doit respecter certaines règles rédactionnelles.

  • Préciser les dates d'absence.
  • Être claire et concise.
  • Être transparente sur la raison de cette fermeture.
  • Porter une attention particulière à l'orthographe.
  • Mettre sa personnalité au cœur du message.
  • Utiliser l'humour avec modération.

Dans le cas de messages téléphoniques ou e-mail, l'entreprise est également invitée à :

  • Donner un délai de réponse au message.
  • Proposer un contact en cas d'urgence.
  • Conclure par une formule de politesse.
  • Ajouter une signature à la fin du message d'absence par e-mail.

6 exemples de messages de fermeture pour vacances

1. Un message téléphonique simple et convivial

Bienvenue chez [nom de l'entreprise],
Notre boutique est fermée pour cause de vacances estivales du 3 au 17 juillet prochain.
N'hésitez pas à nous laisser un message ou à nous rappeler à notre retour.
Nous vous souhaitons un très bel été !

 

2. Un message téléphonique pour une meilleure proximité avec ses clients

Vous êtes bien sur le répondeur de [nom de l'entreprise].
Nous sommes actuellement en congés, mais aurons le plaisir de vous retrouver [sur site/par téléphone] le lundi 18 juillet à partir de 9 h.
Bonnes vacances à vous et à bientôt !

 

3. Une réponse mail pour faire patienter ses interlocuteurs

Étant en congé du 19 au 26 décembre, nous ferons le maximum pour traiter rapidement votre demande à notre retour.
D'ici là, nous vous souhaitons de belles fêtes de fin d'année !

 

4. Une réponse mail originale, à adapter en fonction de son secteur d'activité

Les équipes de [nom de l'entreprise] ont déserté le bureau pour faire le plein de vitamine C. Nous vous donnons rendez-vous dans une semaine, lundi 21 août, pour étudier vos projets.
Bonne semaine à vous !

 

5. Un message d'annonce léger à publier sur les réseaux sociaux

Vos conseillers partent en congés !
Vos demandes seront traitées dès leur retour au bureau le 30 juillet.
Pour toute urgence, envoyez-nous un mail à l'adresse [mail].

 

6. Une annonce vidéo courte et dynamique pour les réseaux sociauxexemple de vidéo pour annoncer la fermeture d'un restaurant

 

Pour aller plus loin, télécharger ces modèles d'e-mails gratuits pour communiquer les augmentations de prix, les excuses, les remerciements et autres notifications aux clients.

Modèles d'e-mails pour le service client

Publication originale le 23 novembre 2022, mise à jour le 23 novembre 2022

Sujet(s):

Communication client