Avant un départ en vacances pour quelques jours, ou plus, un e-mail d'absence automatique trouve toute son utilité pour en informer ses contacts et leur communiquer une date de retour. Pour servir son objectif, le message d'absence doit être clair et concis.
Découvrez dans cet article 23 modèles de message d'absence du bureau à utiliser. Pour accélérer la création d'e-mails d'absence ou d'e-mails de relance, il est possible d'utiliser le générateur d'e-mails utilisant l'IA de HubSpot.
Sommaire
- Conseils pour rédiger un message d'absence du bureau.
- Exemples de message d'absence pour congés standards.
- Exemple de message d'absence pour arrêt maladie.
- Exemple de message d'absence due aux jours fériés.
- Exemples de message d'absence pour vacances d'été.
- Exemples de message d'absence pour fêtes de fin d'année.
- Exemples de message d'absence à longue durée.
- Exemples de message d'absence due aux activités de l'entreprise.
- Exemples de message d'absence original.
- Comment ajouter un message d'absence automatique sur Outlook.
- Comment ajouter un message d'absence automatique sur Gmail.
Quelques conseils pour rédiger un message d'absence du bureau
- Rédiger un objet d'e-mail clair.
- Inclure un remerciement.
- Renseigner les dates d'absence et de retour exactes.
- Faire preuve de transparence sur le motif de l'absence.
- Proposer une solution de recours.
- Ajouter un trait de personnalité.
Exemples de message d'absence pour congés standards
Absence du bureau du [date] au [date]
Bonjour,
Merci pour votre e-mail. Je suis absent(e) du [date] au [date] compris.
Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.
En cas d'urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à cette adresse : [adresse e-mail]
Cordialement,
[Prénom Nom]
Il est possible d'insérer une signature électronique qui s'affichera systématiquement à chacun des messages.
En congé du [date] au [date]
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message. Actuellement en congé, je ferai de mon mieux pour répondre rapidement à votre e-mail à mon retour le [date].
Veuillez contacter [Prénom Nom] pour toute question urgente.
Bien à vous,
[Prénom Nom]
Absence du bureau - de retour le [date]
Bonjour,
Je vous informe que je serai absent du bureau du [date] au [date] et donc injoignable. Cependant, [Prénom Nom] se fera un plaisir de répondre à vos questions pendant mon absence. Vous pouvez la/le joindre à cette adresse : [adresse e-mail].
Merci,
[Prénom Nom]
Exemples de message d'absence standard en anglais
OOO from [date] to [date]
Hi,
Thank you for your message. I'm currently out of the office with no access to my emails and will be back on [date].
For urgent matters, please reach out to [Prénom Nom] at [adresse e-mail].
Best regards,
[Prénom Nom]
On holiday from [date] to [date]
Hello,
Thank you for your email.
I am currently out of office. I'll get back to you as soon as I return on [date].
For urgent matters please e-mail [adresse e-mail].
Kind regards,
[Prénom Nom]
Exemple de message d'absence pour arrêt maladie
Absence du bureau du [date] au [date]
Bonjour,
Je vous informe que je suis actuellement en arrêt maladie et ce, jusqu'au [date de fin prévue de l'arrêt maladie]. Pendant cette période, je ne serai pas en mesure de répondre à mes e-mails ni de traiter mes dossiers en cours.
Pour toute question urgente ou besoin d'assistance, je vous invite à contacter [Prénom Nom] à l'adresse suivante : [adresse e-mail du collègue ou du supérieur hiérarchique] ou par téléphone au [numéro de téléphone du collègue ou du supérieur hiérarchique].
Cordialement,
[Prénom Nom]
Exemple de message d'absence due aux jours fériés
Absence du bureau du [date] au [date]
Bonjour,
Merci pour votre message. Nos bureaux sont actuellement fermés en raison du [jour férié].
Nous reprendrons nos activités le [date].
Je vous répondrai dès que possible à mon retour.
Bien à vous,
[Prénom Nom]
Exemples de message d'absence pour vacances d'été
En vacances du [date] au [date]
Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis actuellement en vacances sans accès à ma boîte e-mail. Je prendrai connaissance de votre e-mail à mon retour, le [date].
En cas d'urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à l'adresse suivante : [adresse e-mail].
Bonne journée,
[Prénom Nom]
En congé - retour le [date]
Bonjour,
Je suis en vacances dans/en/à [lieu] jusqu'au [date] compris et n'aurai pas accès à mes e-mails pendant cette période.
Je vous répondrai aussi vite que possible à compter de mon retour le [date].
Cordialement,
[Prénom Nom]
En vacances en Provence - Retour le [date]
Bonjour,
Vous m'avez attrapé(e) au mauvais moment : je suis actuellement en train de profiter du soleil et des jolis sentiers de randonnée en Provence.
Je ne pourrai pas répondre à votre e-mail jusqu'au [date]. Dès mon retour, je prendrai connaissance de votre message et tâcherai d'y répondre dans les plus brefs délais.
[Prénom Nom] se tient à votre disposition pour toute demande urgente, vous pouvez le/la contacter à cette adresse e-mail : [adresse e-mail]
Bien à vous,
[Prénom Nom]
Exemples de message d'absence pour fêtes de fin d'année
Belles fêtes de fin d'année !
Bonjour,
Je suis absent(e) du bureau du [date] au [date] compris.
Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.
En cas d'urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à cette adresse : [adresse e-mail]
Je vous souhaite de belles fêtes de fin d'année,
[Prénom Nom]
En congé du [date] au [date]
Bonjour,
Je vous remercie pour votre e-mail. Je suis actuellement dans/en/à [lieu] en famille pour fêter Noël et serai de nouveau à votre disposition le [date] : déterminé(e) et plein(e) d'énergie !
Bonnes fêtes de fin d'année !
[Prénom Nom]
Message automatique - Fêtes de fin d'année
Bonjour,
Quelle résolution comptez-vous prendre pour cette nouvelle année ?
J'ai décidé de ne plus consulter mes e-mails lorsque je suis en vacances. N'ayez crainte, je reviens le [date] et vous répondrai au plus vite.
Si votre demande est urgente, merci de contacter [Prénom Nom] via [adresse e-mail].
Je vous souhaite d'excellentes fêtes de fin d'année,
[Prénom Nom]
Exemples de message d'absence à longue durée
Exemples de message pour congé maternité ou paternité
Congé parental du [date] au [date]
Bonjour,
Merci pour votre e-mail. Je suis en congé maternité/paternité/parental jusqu'au [date] inclus. Pendant mon absence, je vous invite à contacter [Prénom Nom] : [adresse e-mail].
Cordialement,
[Prénom Nom]
Absence du bureau du [date] au [date]
Bonjour,
Je suis actuellement en congé maternité/paternité/parental jusqu'au [date].
Merci de prendre contact avec mon remplaçant/ma remplaçante [Prénom Nom] par e-mail à l'adresse suivante : [adresse e-mail] ou par téléphone au numéro [numéro].
Belle journée,
[Prénom Nom]
Le modèle de suivi du congé parental permet de préparer et d'assurer le suivi du congé parental.
Exemple de message d'absence pour longue maladie
Absence prolongée pour raison médicale
Bonjour,
Merci pour votre message. Pour des raisons de santé, je serai en arrêt maladie prolongé à compter du [date] jusqu'à nouvel ordre. Pendant cette période, je ne pourrai pas répondre aux e-mails.
Si votre demande revêt un caractère d'urgence, vous pouvez contacter [Prénom Nom] au numéro suivant [numéro de téléphone].
Bien à vous.
[Prénom Nom]
Exemple de message pour congé sabbatique
Absence pour congé sabbatique
Bonjour,
Je vous remercie pour votre message.
En congé sabbatique depuis le [date de début], je prévois de revenir le [date de retour]. Si vous avez besoin d'aide en mon absence, vous pouvez vous adresser à [Prénom Nom].
Cordialement.
[Prénom Nom]
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Exemples de message d'absence due aux activités de l'entreprise
Exemple de message d'absence due à la fermeture annuelle de l'entreprise
Fermeture annuelle
Bonjour,
Notre entreprise sera fermée pour la période annuelle de fermeture à partir du [date de début]. Durant cette période, aucun membre du personnel ne sera disponible pour répondre aux e-mails ni pour traiter les demandes.
Nous vous prions de bien vouloir patienter jusqu'à notre retour, le [date de retour]. Nous traiterons vos messages dès notre réouverture.
Nous vous remercions de votre compréhension.
[Prénom Nom]
Exemple de message d'absence pour un déplacement professionnel ou voyage d'affaires
Absence pour déplacement professionnel
Je serai en déplacement professionnel du [date de début] au [date de fin] avec un accès limité à mes e-mails. Je ne pourrai donc pas répondre immédiatement à vos messages.
Si votre demande est urgente, veuillez contacter [Prénom Nom] à l'adresse e-mail suivante [adresse e-mail du collègue] ou par téléphone au [numéro de téléphone].
Merci de votre compréhension.
Bien à vous,
[Prénom Nom]
Exemple de message d'absence pour une formation
Absence pour formation
Je vous informe que je serai en formation du [date de début] au [date de fin]. Pendant cette période, je ne serai pas en mesure de répondre à vos e-mails ni de traiter les demandes.
Pour toute question urgente, merci de contacter [nom du collègue ou du supérieur hiérarchique] à l'adresse [adresse e-mail du collègue ou du supérieur hiérarchique] ou par téléphone au [numéro de téléphone du collègue ou du supérieur hiérarchique].
À bientôt,
[Prénom Nom]
Exemples de message d'absence original
Attention : auto-destruction activée
Bonjour,
Cette boîte de messagerie est fermée du [date] au [date]. Tous les messages reçus pendant cette période s'autodétruiront automatiquement…
… 5, 4, 3, 2, 1 BOUM !
[Prénom Nom]
En congé du [date] au [date]
Je suis en vacances, vous pouvez m'adresser un e-mail, mais UN SEUL. Au-delà de cette limite, j'effacerai au hasard et sans les lire les messages pour n'en garder qu'un. Choisissez avec soin.
(Pour info, vous avez déjà envoyé un message.)
[Prénom Nom]
Absence pour cause de baignade - de retour le [date]
Bonjour,
Je suis actuellement en congé du [date] au [date]. Pour les urgences, merci de vous adresser au cinquième transat sur la gauche, parasol bleu et maillot de bain à pois.
Permanence de 10 h à 18 h (risque d'absence pour cause de baignade).
[Prénom Nom]
Vous pouvez utiliser un outil de programmation des e-mails afin de planifier en amont l'envoi de votre message d'absence.
Comment ajouter un message d'absence automatique sur Outlook ?
Sélectionner « Paramètres d'affichage »
Pour programmer un e-mail d'absence, il suffit d'aller dans l'onglet « Afficher », juste à côté de « Accueil » et de sélectionner « Paramètres d'affichage ».
Aller dans « Réponses automatiques »
Pour accéder à la fonctionnalité « Réponses automatiques », cliquer d'abord sur « Comptes », puis sur « Réponses automatiques ».
Sélectionner les dates d'absences et rédiger le message
À cette étape, il s'agit de cliquer sur « Activer les réponses automatiques », de définir la période d'absence et de rédiger le message qui sera automatiquement envoyé lorsqu'un e-mail sera reçu durant cette période. Il est possible de cocher l'option « Envoyer uniquement à mes contacts ».
Terminer l'opération en cliquant sur « Enregistrer ».
Comment ajouter un message d'absence automatique sur Gmail ?
Ouvrir Gmail et aller dans « Paramètres »
Ouvrir Gmail puis cliquer sur l'icône « Paramètres » en forme d'écrou en haut à droite, puis sur « Voir tous les paramètres ».
Activer l'option « Réponse automatique »
Faire défiler vers le bas jusqu'à la section « Réponse automatique », cocher « Réponse automatique activée », entrer une date de début et de fin, rédiger le message et cliquer sur « Enregistrer les modifications ». L'option « Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts » est également disponible sur Gmail.
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