Le travail de prospection est essentiel pour faire face à une concurrence toujours plus présente sur les marchés. Les entreprises se doivent donc d'être présentes sur le terrain et s'appuient sur leurs forces de vente. La tournée commerciale représente alors un enjeu majeur pour le développement économique de l'entreprise.
Qu'est-ce qu'une tournée commerciale ?
La tournée commerciale désigne toutes les visites chez les prospects et les clients sur une durée et une zone géographique données. Essentielle pour les commerciaux, son organisation doit être optimisée avec un plan de tournée commerciale pour trouver des opportunités et répondre aux objectifs de vente.
Les bénéfices d'une tournée commerciale
Les commerciaux itinérants rencontrent souvent les mêmes problématiques. Ils sont tout d'abord confrontés à la différence entre la réalité et les informations de leur portefeuille client. Les prospects et les clients changent régulièrement leurs méthodes, process et outils de travail, ce qui occasionne une mauvaise compréhension du besoin et peut faire perdre des opportunités aux commerciaux. L'idée que le commercial se fait du besoin est en effet faussée et les échanges sur le terrain ne sont pas pertinents. Les commerciaux rencontrent également des problèmes d'organisation et de gestion du temps : trous dans leur agenda, imprévus ou outils trop rigides qui les empêchent d'exploiter totalement leur journée de travail.
Le fait de construire un plan de tournée commerciale est un enjeu majeur pour faire face à ces problématiques. En effet, le commercial sera plus efficace en optimisant sa tournée, notamment en quadrillant son territoire de vente. Sa présence chez ses clients et prospects lui permettra de mieux les accompagner et de les fidéliser. Cela le rendra également plus visible que ses concurrents et lui ouvrira plus d'opportunités de vente, tout en participant à la satisfaction client.
La tournée commerciale rentre alors dans une logique et une stratégie de développement en faisant en sorte que les équipes de force de vente sur le terrain atteignent leurs objectifs commerciaux. L'optimisation de la tournée commerciale participe ainsi largement à la rentabilité de l'entreprise.
En établissant un plan de tournée commerciale, la force de vente réduit son temps de transport et optimise sa disponibilité pour sa mission principale : la vente. Sans compter la diminution de la fatigue et du stress liés à la conduite, le rendant plus efficace au quotidien. Pour l'entreprise, le plan de tournée commerciale induit également une baisse significative des frais annexes de déplacement, d'hôtellerie et de restauration.
Comment organiser une tournée commerciale ?
Cibler ses prospects et/ou ses clients
L'entreprise devra dans un premier temps se référer à son portefeuille de contacts clients/prospects pour ensuite identifier ceux qui seront potentiellement les plus générateurs de chiffre d'affaires. Une fois le tri effectué, il faudra cartographier les contacts les plus prometteurs. Le nombre de ces visites dépendra du budget alloué aux tournées commerciales, prenant en compte les frais de déplacement, les charges salariales en fonction de la durée moyenne d'une visite.
Déterminer la fréquence des visites
Le service commercial doit également se pencher sur différents facteurs pour établir la fréquence des visites à effectuer. Il convient alors de se poser plusieurs questions.
- Est-ce que le client est de qualité ? Est-il prioritaire et le taux d'opportunité est-il élevé ?
- S'agit-il de visite de courtoisie, de prise de contact, de vente ou de démonstration à l'occasion d'un lancement de produit ?
- Les produits vendus sont-ils des biens de consommation courante ou des biens d'équipement ?
En fonction de chacun de ces critères, les visites seront plus ou moins espacées.
Choisir un type de tournée commerciale adapté
Pour choisir le bon type de tournée commerciale, il faut établir le planning récapitulatif des visites à réaliser sur une période donnée. À partir de ce planning, le plan de tournée commerciale illustrera les itinéraires à suivre sur une carte. Il existe 4 types de tournées commerciales : en marguerite, en trèfle, en escargot (ou spirale) et en zigzag. Le manager commercial devra donc choisir le modèle qui sera le plus rentable pour l'entreprise.
Travailler avec les bons outils
Certains outils utilisant des technologies basées sur l'intelligence artificielle permettent l'organisation d'une tournée commerciale efficace et adaptable aux imprévus. L'outil étudiera les sites à visiter et en ressortira les itinéraires pour optimiser les déplacements.
Pour que le commercial de terrain puisse gagner du temps en situation de mobilité, il devra également être équipé d'un logiciel de gestion commerciale. Il pourra y trouver son planning et les coordonnées de ses prospects et clients. Il y enregistrera également le suivi de ses visites, ses notes, le contenu de ses échanges et les identifications de besoins dans leur fiches prospect.
Idéalement, ces outils de planification et de suivi seront intégrés au CRM de l'entreprise pour plus d'efficacité et un gain de temps non négligeable en évitant la double saisie.
Les différents types de tournée commerciale
La tournée en marguerite
Le commercial a déterminé une zone à couvrir qui comprend des prospects et/ou des clients. La tournée en marguerite consiste à diviser cette zone en pétales. Le nombre de pétales dépendra alors de la taille de la zone à couvrir. Le cœur de la fleur représente le lieu de travail, bureau ou domicile, du commercial. Il doit commencer sa tournée par le prospect ou le client le plus éloigné. La distance maximum étant généralement fixée à 1h30, il doit ensuite revenir à son point de départ en fin de journée.
Chaque pétale représentant une journée de visite par mois, le nombre de pétales dépendra du nombre de jours à prévoir au bureau. Si un commercial a besoin de 4 jours ouvrés pour traiter l'administratif et conserver du temps pour des visites imprévues, il sera alors préconisé de diviser la marguerite en 16 pétales, c'est-à-dire en 16 secteurs. Le mois de prospection de terrain sera ainsi organisé avec 16 jours de tournée et 4 jours au bureau.
La tournée en trèfle
Le principe de la tournée en trèfle est le même que pour la tournée en marguerite, cependant la zone sera ici moins étendue. Elle sera donc divisée en 4 secteurs, correspondant aux 4 feuilles du trèfle et à 4 jours de déplacement. La clientèle doit être équitablement répartie par secteur, avec le même nombre de visites sur chaque feuille. Sur une semaine de 5 jours ouvrés, il y a donc 4 jours de visites et une journée de travail sédentaire réservée au suivi administratif et à la gestion des imprévus.
La tournée en escargot ou en spirale
Un commercial utilise la tournée en escargot ou en spirale lorsqu'il doit gérer un secteur géographique très étendu. Les modèles de la marguerite ou du trèfle seront alors inefficaces, les tournées étant alors beaucoup plus longues. Le commercial se déplace alors en spirale, en partant de son bureau ou de son domicile. Il s'arrête ensuite chez chaque prospect ou client pour finir par le plus éloigné.
La tournée en zigzag
La tournée en zigzag correspond à une zone de couverture étendue, où les prospects et/ou les clients sont dispersés, avec un axe central qui la traverse. Le commercial part de son lieu de travail et doit tout d'abord suivre l'axe central pour se rendre à la visite la plus éloignée. Il revient ensuite à son point de départ en allant de part et d'autre de l'axe central voir ses prospects ou ses clients lors de son trajet de retour.
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