Comment créer une fiche prospect ?

Pour toute entreprise, la mise en place et la création de fiches prospect sont des étapes nécessaires pour la prospection commerciale. Au-delà des simples coordonnées, la compilation de plusieurs informations clés fera toute la différence pour l'équipe commerciale.

Optimiser le ciblage des clients potentiels

La fiche prospect permet d'affiner la segmentation du marché en identifiant précisément les caractéristiques et besoins des clients potentiels. Cette optimisation du ciblage augmente l'efficacité des campagnes marketing et des démarches commerciales.

Personnaliser les actions commerciales

Grâce aux informations détaillées contenues dans la fiche prospect, il devient possible d'adapter le discours commercial et les propositions aux besoins spécifiques de chaque prospect. Cette personnalisation améliore significativement les chances de conversion.

Suivre l'historique des interactions

La fiche prospect centralise l'ensemble des interactions avec le client potentiel, permettant ainsi une vision globale de la relation. Ce suivi facilite la continuité des échanges et évite les répétitions ou les faux pas lors des prises de contact.

Identifier de nouvelles opportunités

L'analyse des données contenues dans les fiches prospect peut révéler des tendances ou des besoins émergents, ouvrant la voie à de nouvelles opportunités commerciales. Cette veille constante favorise l'innovation et l'adaptation de l'offre.

Comment faire une fiche prospect ?

Identifier les champs essentiels

Avant de commencer à créer la fiche prospect, il est important d'identifier les informations essentielles qui permettront d'évaluer le potentiel du prospect et de personnaliser les approches commerciales. Cela peut inclure des éléments tels que le nom de l'entreprise, le secteur d'activité ou encore ses besoins spécifiques.

Obtenir les données sur le prospect

L'obtention des données constitue une étape fondamentale dans la création d'une fiche prospect efficace. Plusieurs méthodes permettent de collecter ces informations de manière complémentaire : 

• Formulaires en ligne sur le site web de l'entreprise.
• Échanges directs lors de salons, appels ou rendez-vous.
• Recherche en ligne sur les réseaux sociaux professionnels.
• Bases de données externes spécialisées.
• Suivi des interactions numériques avec des outils d'analyse web.
• Enquêtes et sondages auprès de la clientèle.
• Partenariats et recommandations.

La combinaison de ces méthodes offre une vue d'ensemble précise du prospect.

S'assurer de la qualité des données

Les données contenues dans la fiche prospect doivent répondre à un certain nombre de critères de qualité. Elles doivent notamment être complètes, précises, cohérentes, valides et disponibles. Les retours d'expérience des commerciaux peuvent être précieux pour identifier les lacunes ou les erreurs dans les informations collectées.

Structurer l'information

Structurer l'information est essentiel pour garantir la clarté et la facilité d'utilisation de la fiche prospect. Il est important de définir des catégories spécifiques et de hiérarchiser les données afin qu'elles soient facilement accessibles et compréhensibles pour les commerciaux. Utiliser des codes couleur peut également aider à visualiser rapidement les informations les plus pertinentes et prioritaires.

En organisant les informations de manière logique et cohérente, la fiche prospect devient un outil efficace pour les commerciaux, les aidant à comprendre rapidement le profil du prospect et à adapter leurs approches commerciales en conséquence.

Réaliser une mise à jour régulière

Il convient de veiller à ce que les informations de la fiche prospect soient toujours d'actualité. Elles devront être régulièrement mises à jour, afin de ne perdre aucune des données recueillies manuellement par les commerciaux.

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Comment assurer la conformité RGPD de vos fiches prospects ?

Consentement et transparence

Lors de la collecte des données pour une fiche prospect, il est impératif d'obtenir le consentement explicite de l'individu. Ce consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Les entreprises doivent clairement informer les prospects de la finalité de la collecte de leurs données et de leurs droits en matière de protection des données personnelles.

Minimisation des données

Le principe de minimisation des données du RGPD s'applique aux fiches prospects. Seules les informations strictement nécessaires à la finalité déclarée doivent être collectées et conservées. Il convient donc de bien définir les champs essentiels de la fiche prospect et d'éviter toute collecte excessive de données.

Durée de conservation limitée

Les fiches prospects ne doivent pas être conservées indéfiniment. Il est nécessaire de définir une durée de conservation appropriée en fonction de la finalité du traitement. Par exemple, les données d'un prospect n'ayant pas donné suite après une certaine période devraient être supprimées ou anonymisées.

Sécurité des données

La protection des fiches prospects contre les accès non autorisés, les pertes ou les fuites de données est primordiale. Des mesures de sécurité techniques et organisationnelles doivent être mises en place, telles que :

• Le chiffrement des données.
• La gestion des accès.
• La formation du personnel à la protection des données.

Droit d'accès et de rectification

Les prospects doivent pouvoir exercer leurs droits d'accès, de rectification, d'effacement et de limitation du traitement de leurs données personnelles. Les entreprises doivent mettre en place des procédures pour répondre efficacement à ces demandes dans les délais impartis par le RGPD.

Transferts de données

Si les fiches prospects sont partagées avec des tiers ou transférées en dehors de l'Union européenne, des garanties supplémentaires doivent être mises en place pour assurer un niveau de protection adéquat des données personnelles.

Pour une fiche complète, les informations propres à l'entreprise sont importantes, que ce soit sur une même fiche prospect, ou sur une fiche entreprise qui lui sera liée. Cela permet d'éviter les incohérences en cas d'interactions avec différents employés d'une même société.

Toutes ces données sont donc utiles sur la durée et permettent de voir la progression de la prospection. D'autres informations peuvent également être pertinentes pour qualifier les prospects, comme l'existence d'un service spécialisé au sein de l'entreprise, ou au contraire, pour le disqualifier, comme le statut d'étudiant si l’entreprise s’adresse exclusivement à des professionnels.

Exemple de fiche prospect

Cette fiche prospect reprend l'ensemble des éléments attendus par les commerciaux, tels que :

• Les coordonnées détaillées du prospect :

• Le nom de l'entreprise.
• Ses dirigeants.
• Son activité.
• Son site internet. 
• Son adresse.

• Les informations sur le contact principal dans l'entreprise :
  • Sa fonction.
  • Son adresse e-mail.
  • Son numéro de téléphone.
• Les éléments de qualification du prospect :
  • L’effectif.
  • Le chiffre d'affaires.
  • La situation économique.
  • Le positionnement sur le marché.
• Une analyse des opportunités :
  • Les objectifs du prospect.
  • Les moyens pour l'aider à les atteindre.
  • Les éventuelles objections à traiter.
  • Les moyens pour répondre à ces objections.
• Un historique détaillé des échanges, permettant de suivre l'évolution de la relation commerciale : 
  • La date.
  • L’interlocuteur.
  • Le résumé de l'échange. 
  • Les actions envisagées.
  • Le prochain rendez-vous.

Comment obtenir les informations pour créer la fiche prospect ?

Le réseautage

L'appel aux membres du réseau de l'entreprise, qu'il soit personnel ou professionnel, constitue la source d'informations la plus facilement et la plus rapidement accessible. Confiants envers l'entreprise, ils seront d'autant plus enclins à la recommander auprès de leurs connaissances.

Le site web

Le site internet permet souvent de mesurer l'intérêt du prospect à travers différents éléments : la consultation des tarifs, de la politique de remboursement ou d'échange ou encore des délais de livraison. De même pour les téléchargements de contenu ou l'inscription à un webinaire.

Les événements professionnels

Les événements physiques comme les salons professionnels constituent de réelles occasions pour prendre contact avec des clients potentiels. Pour cela, il est recommandé d'avoir toujours quelques fiches prospect vierges à disposition afin de n'oublier aucune information importante.

Les réseaux sociaux

Sur les réseaux sociaux, le futur prospect peut avoir commenté une des publications récentes de l'entreprise. Analyser son profil ou suivre ses interactions avec la marque sont autant d'opportunités d'en apprendre plus sur lui et de recueillir des informations utiles, comme ses centres d'intérêt ou ses loisirs par exemple. Les réseaux sociaux facilitent la recherche et la mise en relation avec les bonnes cibles.

Les bases de données externes

Enfin, il est possible d'acheter ou de louer une base de données de prospection. Si cela représente un certain coût pour l'entreprise, cela permet de gagner du temps et surtout de bénéficier d'une segmentation très fine permettant un ciblage des prospects les plus à même d'être intéressés par l'offre.

Quels outils utiliser pour créer une fiche prospect ?

De nombreux outils existent pour posséder un fichier complet des prospects :

1. Le CRM de HubSpot permet la création d'une fiche prospect en quelques instants. L'enregistrement sur une fiche d'informations des interactions sur le site de l'entreprise est inclus. Le CRM facilite en effet la gestion des contacts, en permettant de rassembler efficacement les appels et les différentes notes liées aux prospects sous forme chronologique. La fiche prospect est ensuite liée à une fiche entreprise, alimentée automatiquement via la base de données HubSpot Insight, mais aussi à une fiche transaction créée lorsque les négociations ont commencé, et à une fiche ticket si le client fait appel au service support une fois la vente effectuée, ce qui est particulièrement utile pour avoir davantage de contexte lors de la prospection pour la montée en gamme ou la vente croisée.
2. Excel ou Google Sheet sont des outils connus qui permettent de créer des fiches prospect sur mesure. Une version en ligne a l'avantage de pouvoir être modifiée par l'ensemble de l'équipe. L'adaptabilité de l'outil est à la fois une force et une faiblesse, il faudra donc faire preuve de rigueur pour rester organisé et que chaque contributeur suive la structure et le format mis en place.
3. Corporama est un logiciel qui permet de soutenir les opérations de prospection grâce à l'ajout d'informations relatives aux entreprises sur les fiches, comme les appels d'offres gagnés ou les concurrents.
4. Simple CRM offre la possibilité de centraliser la gestion des contacts et d'enregistrer sur chaque fiche tout l'historique des interactions et des modifications, afin de pouvoir retrouver les données effacées par inadvertance.
5. EspoCRM est une application gratuite qui permet d'ajouter l'ensemble des e-mails envoyés et reçus aux fiches contact. Les intégrations avec Gmail et Outlook permettent également de synchroniser les contacts.
6. ZOHO permet de créer 100 000 fiches contacts et d'utiliser des champs personnalisables pour un tarif mensuel allant de 12 à 100 euros par mois selon la version choisie.

Quelle est la différence entre fiche prospect et fichier de prospection ?

La différence entre la fiche prospect et le fichier de prospection réside dans leur fonction et leur niveau de détail.

La fiche prospect est un document individuel fournissant des informations spécifiques sur un client potentiel. En revanche, le fichier de prospection est une base de données regroupant plusieurs prospects, permettant une gestion à grande échelle et l'optimisation des actions marketing et de vente grâce à des critères de qualification.

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