Pour toute entreprise, la mise en place et la création de fiches prospect sont des étapes nécessaires pour la prospection commerciale. Au-delà des simples coordonnées, la compilation des plusieurs informations clés fera toute la différence pour votre équipe commerciale.

Téléchargement : Les meilleures pratiques pour rédiger une offre commerciale

La fiche prospect a un intérêt aussi bien pour la segmentation en marketing que pour la prospection commerciale. En effet, disposez d'informations précises permettra une meilleure approche, car vous éviterez les faux pas et pourrez entamer une conversation plus pertinente afin de mieux répondre aux besoins de votre prospect.

 

Comment réaliser une fiche de prospection ?

La première étape pour créer une fiche prospect complète et efficace est d'y noter simplement les informations de bases de l'entreprise prospectée. Ces informations sont le pilier de votre fiche, elles doivent donc être les plus précises possible.

Attention cependant lors des premiers appels, à ne pas chercher à tout prix à remplir chaque ligne de la fiche, il faut privilégier l'aspect conversationnel et réunir suffisamment d'informations pour pouvoir décider de la marche à suivre.

 

Les champs à compléter dans une fiche prospect :

  1. Le nom du prospect et ses coordonnées
  2. Son rôle dans l'entreprise
  3. Son pouvoir de prise de décision pour l'achat
  4. L'historique de ses interactions avec votre entreprise (appel, e-mail, présence sur des salons ou des webinars, interactions sur le chat et ouvertures ou réponses aux e-mails)

    Ajoutez également les informations propres à l'entreprise, sur une même fiche, ou sur une fiche entreprise qui sera liée à la fiche prospect, ce qui permet d'éviter les incohérences lorsque vous interagissez avec différents employés d'une même société.
  5. Le nom de l'entreprise prospectée.
  6. Le secteur d'activité.
  7. L'adresse du ou des bureaux.
  8. Le chiffre d'affaires pour l'année en cours (voire l'année précédente ou une plus longue période).
  9. Le nombre d'employés.

Toutes ces données vous seront donc utiles sur la durée et vous permettront de voir la progression de votre prospection. Notez également toute autre information pertinente pour qualifier vos prospects, comme l'existence d'un service spécialisé au sein de l'entreprise, ou  au contraire, des éléments qui vous permettent de disqualifier un prospect, comme le statut d'étudiant si vous vous adressez exclusivement à des professionnels.

Les sources possibles

De nombreuses sources permettent la collecte de ces informations importantes et débuter une conversation avec votre futur prospect.

Le site internet permet souvent de mesurer l'intérêt du prospect à travers différents éléments : la consultation des tarifs, de la politique de remboursement ou d'échange ou encore des délais de livraison. De même pour les téléchargements de contenu ou l'inscription à un webinar.

De même, si vous organisez ou participez à des événements en présence physiques, il peut être intéressant de noter la participation du prospect.

Sur les réseaux sociaux, votre futur prospect peut avoir commenté une de vos publications récentes ou mentionné votre entreprise.

Les outils

Il existe des outils indispensables pour posséder un fichier complet des prospects. En voici quelques-uns qui vous permettront de posséder des fiches prospects dignes de ce nom :

Exemples d'outils et de logiciels pour la création d'une fiche prospect

  1. Le CRM de HubSpot permet l'enregistrement sur une fiche d'informations des interactions sur le site de votre entreprise. Ce CRM permet de rassembler efficacement les appels et les différentes notes liées aux prospects sous forme chronologique. La fiche prospect est ensuite liée à une fiche entreprise, alimentée automatiquement via la base de données HubSpot Insight, mais aussi à une fiche transaction créée lorsque les négociations ont commencé, et à une fiche ticket si le client fait appel à votre service support une fois la vente effectuée, ce qui est particulièrement utile pour avoir davantage de contexte lors de la prospection pour la montée en gamme ou la vente croisée.

  2. Excel ou Google Sheet sont des outils connus qui permettent de créer des fiches prospect sur mesure. Une version en ligne a l'avantage de pouvoir être modifiée par l'ensemble de votre équipe. L'adaptabilité de l'outil est à la fois une force et une faiblesse, il faudra donc faire preuve de rigueur pour que l'organisation reste organisée et que chaque contributeur suive la structure et le format mis en place.
  3. Corporama est un logiciel qui permet de soutenir vos opérations de prospection grâce à l'ajout d'informations relatives aux entreprises sur vos fiches, comme les appels d’offres gagnés ou les concurrents.
  4. Simple CRM permet de centraliser la gestion des contacts, et d'enregistrer sur chaque fiche tout l'historique des interactions et des modifications, afin de pouvoir retrouver les données effacées par inadvertance.
  5. EspoCRM est une application gratuite qui permet d'ajouter à vos fiches contact l'ensemble des e-mails envoyés et reçus. Les intégrations avec Gmail et Outlook permettent également de synchroniser les contacts.
  6. ZOHO permet de créer 100 000 fiches contacts, et d'utiliser des champs personnalisables, pour un tarif mensuel allant de 12 à 100 euros par mois selon la version choisie.

Une fiche prospect constitue une base solide pour créer un lien avec le futur prospect et voir l'évolution et la progression de son intérêt pour votre entreprise. Pour améliorer davantage vos performances en ventes, téléchargez ce guide gratuit pour découvrir les meilleures pratiques pour la création de propositions commerciales.

Comment créer une offre commerciale convaincante

Publication originale le 17 décembre 2019, mise à jour le 18 juin 2020

Sujet(s):

Prospection commerciale