Comment créer une fiche prospect ?

Pour toute entreprise, la mise en place et la création de fiches prospect sont des étapes nécessaires pour la prospection commerciale. Au-delà des simples coordonnées, la compilation de plusieurs informations clés fera toute la différence pour l'équipe commerciale.

Quel est l'objectif de la fiche prospect ?

La fiche prospect a un intérêt aussi bien pour la segmentation en marketing que pour la prospection commerciale. En effet, disposer d'informations précises permettra de réaliser une meilleure prise de contact, d'éviter les faux pas et d'entamer une conversation plus pertinente afin de mieux répondre aux besoins du prospect.

Une fiche prospect bien construite et complète permet de :

• Mieux cibler les potentiels clients.
• Proposer des actions commerciales et des discours personnalisés.
• Suivre l'historique des interactions avec le prospect.
• Identifier de nouvelles opportunités.

Comment faire une fiche prospect ?

Identifier les champs essentiels

Avant de commencer à créer la fiche prospect, il est important d'identifier les informations essentielles qui permettront d'évaluer le potentiel du prospect et de personnaliser les approches commerciales. Cela peut inclure des éléments tels que le nom de l'entreprise, le secteur d'activité ou encore ses besoins spécifiques.

Structurer l'information

Structurer l'information est essentiel pour garantir la clarté et la facilité d'utilisation de la fiche prospect. Il est important de définir des catégories spécifiques et de hiérarchiser les données afin qu'elles soient facilement accessibles et compréhensibles pour les commerciaux. Utiliser des codes couleur peut également aider à visualiser rapidement les informations les plus pertinentes et prioritaires.

En organisant les informations de manière logique et cohérente, la fiche prospect devient un outil efficace pour les commerciaux, les aidant à comprendre rapidement le profil du prospect et à adapter leurs approches commerciales en conséquence.

S'assurer de la qualité des données

Les données contenues dans la fiche prospect doivent répondre à un certain nombre de critères de qualité. Elles doivent notamment être complètes, précises, cohérentes, valides et disponibles. Les retours d'expérience des commerciaux peuvent être précieux pour identifier les lacunes ou les erreurs dans les informations collectées.

Réaliser une mise à jour régulière

Il est essentiel de veiller à ce que les informations de la fiche prospect soient toujours d'actualité. Elles devront être régulièrement mises à jour, afin de ne perdre aucune des données recueillies manuellement par les commerciaux.

Penser au RGPD

Qu'il s'agisse d'une prospection B2B ou B2C, il est indispensable d'obtenir le consentement du prospect quant à l'utilisation et la conservation de ses données personnelles et professionnelles.

Il est également essentiel de s'assurer que les mesures de sécurité appropriées sont en place pour protéger les données des prospects contre tout accès non autorisé, perte ou divulgation, conformément aux exigences du RGPD.

Pour une fiche complète, les informations propres à l'entreprise sont importantes, que ce soit sur une même fiche prospect, ou sur une fiche entreprise qui lui sera liée. Cela permet d'éviter les incohérences en cas d'interactions avec différents employés d'une même société.

Toutes ces données sont donc utiles sur la durée et permettent de voir la progression de la prospection. D'autres informations peuvent également être pertinentes pour qualifier les prospects, comme l'existence d'un service spécialisé au sein de l'entreprise, ou au contraire, pour le disqualifier, comme le statut d'étudiant si vous vous adressez exclusivement à des professionnels.

Exemple de fiche prospect

Cette fiche prospect reprend l'ensemble des éléments attendus par les commerciaux, tels que :

• Les coordonnées du prospect.
• Le degré d'avancement de la relation commerciale.
• Une présentation de son activité, de son chiffre d'affaires, des principaux interlocuteurs ou encore de ses projets à venir.
• Les points de vigilance sur lesquels le prospect s'appuie pour concrétiser une collaboration commerciale.
• L'intérêt de développer une relation commerciale avec ce client potentiel.
• L'historique des interactions.

Comment obtenir les informations pour créer la fiche prospect ?

De nombreuses sources permettent de collecter les informations importantes et débuter une conversation avec le futur prospect.

Le réseautage

L'appel aux membres du réseau de l'entreprise, qu'il soit personnel ou professionnel, constitue la source d'informations la plus facilement et la plus rapidement accessible. Confiants envers l'entreprise, ils seront d'autant plus enclins à la recommander auprès de leurs connaissances.

Le site web

Le site internet permet souvent de mesurer l'intérêt du prospect à travers différents éléments : la consultation des tarifs, de la politique de remboursement ou d'échange ou encore des délais de livraison. De même pour les téléchargements de contenu ou l'inscription à un webinaire.

Les événements professionnels

De même, les événements physiques comme les salons professionnels constituent de réelles occasions pour prendre contact avec des clients potentiels. Pour cela, il est recommandé d'avoir toujours quelques fiches prospect vierges à disposition afin de n'oublier aucune information importante.

Les réseaux sociaux

Sur les réseaux sociaux, le futur prospect peut avoir commenté une des publications récentes de l'entreprise. Analyser son profil ou suivre ses interactions avec la marque sont autant d'opportunités d'en apprendre plus sur lui et de recueillir des informations utiles, comme ses centres d'intérêt ou ses loisirs par exemple. Les réseaux sociaux facilitent la recherche et la mise en relation avec les bonnes cibles.

Les bases de données externes

Enfin, il est possible d'acheter ou de louer une base de données de prospection. Si cela représente un certain coût pour l'entreprise, cela permet de gagner du temps et surtout de bénéficier d'une segmentation très fine permettant un ciblage des prospects les plus à même d'être intéressés par l'offre.

Quels outils utiliser pour créer une fiche prospect ?

De nombreux outils existent pour posséder un fichier complet des prospects :

1. Le CRM de HubSpot permet la création d'une fiche prospect en quelques instants. L'enregistrement sur une fiche d'informations des interactions sur le site de l'entreprise est inclus. Le CRM facilite en effet la gestion des contacts, en permettant de rassembler efficacement les appels et les différentes notes liées aux prospects sous forme chronologique. La fiche prospect est ensuite liée à une fiche entreprise, alimentée automatiquement via la base de données HubSpot Insight, mais aussi à une fiche transaction créée lorsque les négociations ont commencé, et à une fiche ticket si le client fait appel au service support une fois la vente effectuée, ce qui est particulièrement utile pour avoir davantage de contexte lors de la prospection pour la montée en gamme ou la vente croisée.
2. Excel ou Google Sheet sont des outils connus qui permettent de créer des fiches prospect sur mesure. Une version en ligne a l'avantage de pouvoir être modifiée par l'ensemble de l'équipe. L'adaptabilité de l'outil est à la fois une force et une faiblesse, il faudra donc faire preuve de rigueur pour rester organisé et que chaque contributeur suive la structure et le format mis en place.
3. Corporama est un logiciel qui permet de soutenir les opérations de prospection grâce à l'ajout d'informations relatives aux entreprises sur les fiches, comme les appels d'offres gagnés ou les concurrents.
4. Simple CRM offre la possibilité de centraliser la gestion des contacts, et d'enregistrer sur chaque fiche tout l'historique des interactions et des modifications, afin de pouvoir retrouver les données effacées par inadvertance.
5. EspoCRM est une application gratuite qui permet d'ajouter l'ensemble des e-mails envoyés et reçus aux fiches contact. Les intégrations avec Gmail et Outlook permettent également de synchroniser les contacts.
6. ZOHO permet de créer 100 000 fiches contacts, et d'utiliser des champs personnalisables, pour un tarif mensuel allant de 12 à 100 euros par mois selon la version choisie.

Quelle est la différence entre fiche prospect et fichier de prospection ?

La différence entre la fiche prospect et le fichier de prospection réside dans leur fonction et leur niveau de détail.

La fiche prospect est un document individuel fournissant des informations spécifiques sur un client potentiel. En revanche, le fichier de prospection est une base de données regroupant plusieurs prospects, permettant une gestion à grande échelle et l'optimisation des actions marketing et de vente grâce à des critères de qualification.

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