Pour toute entreprise, la mise en place et la création de fiches prospect sont des étapes nécessaires pour la prospection commerciale. Au-delà des simples coordonnées, la compilation de plusieurs informations clés fera toute la différence pour votre équipe commerciale.

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Définition fiche prospect

 

Quel est l'objectif de la fiche prospect ?

La fiche prospect a un intérêt aussi bien pour la segmentation en marketing que pour la prospection commerciale. En effet, disposer d'informations précises permettra une meilleure prise de contact, car vous éviterez les faux pas et pourrez entamer une conversation plus pertinente afin de mieux répondre aux besoins de votre prospect.

Une fiche prospect bien construite et complète vous permet de :

  • Mieux cibler les potentiels clients.
  • Proposer des actions commerciales et des discours personnalisés.
  • Suivre l'historique des interactions avec le prospect.
  • Identifier de nouvelles opportunités.

 

Comment faire une bonne fiche de prospection ?

 

Structurer l'information

La première étape pour créer une fiche prospect complète et efficace est d'y noter les informations de base de l'entreprise prospectée. Elles sont le pilier de votre fiche et doivent donc être les plus précises possibles. En outre, elles doivent être structurées et hiérarchisées de manière à être rapidement et facilement accessibles par les commerciaux.

 

S'assurer de la qualité des données

Les données contenues dans la fiche prospect doivent répondre à un certain nombre de critères de qualité. Elles doivent notamment être complètes, précises, cohérentes, valides et disponibles.

 

Réaliser une mise à jour régulière

Il est essentiel de veiller à ce que les informations de la fiche prospect soient toujours d'actualité. Elles devront être régulièrement mises à jour, afin de ne perdre aucune des données recueillies manuellement par les commerciaux.

 

Penser au RGPD

Qu'il s'agisse d'une prospection B2B ou B2C, vous devez obligatoirement vous enquérir du consentement du prospect quant à l'utilisation et la conservation de ses données personnelles et professionnelles.

Pour une fiche complète, les informations propres à l'entreprise sont importantes, que ce soit sur une même fiche prospect, ou sur une fiche entreprise qui lui sera liée. Cela permet d'éviter les incohérences lorsque vous interagissez avec différents employés d'une même société.

Toutes ces données vous seront donc utiles sur la durée et vous permettront de voir la progression de votre prospection. Notez également toute autre information pertinente pour qualifier vos prospects, comme l'existence d'un service spécialisé au sein de l'entreprise, ou au contraire, des éléments qui vous permettent de disqualifier un prospect, comme le statut d'étudiant si vous vous adressez exclusivement à des professionnels.

 

Comment obtenir les informations pour créer la fiche prospect ?

De nombreuses sources permettent de collecter les informations importantes et débuter une conversation avec votre futur prospect.

 

Le réseautage

L'appel aux membres du réseau de l'entreprise, qu'il soit personnel ou professionnel, constitue la source d'informations la plus facilement et la plus rapidement accessible. Confiants envers l'entreprise, ils seront d'autant plus enclins à la recommander auprès de leurs connaissances.

 

Le site web

Le site internet permet souvent de mesurer l'intérêt du prospect à travers différents éléments : la consultation des tarifs, de la politique de remboursement ou d'échange ou encore des délais de livraison. De même pour les téléchargements de contenu ou l'inscription à un webinar.

 

Les événements professionnels

De même, les événements physiques comme les salons professionnels constituent de réelles occasions pour prendre contact avec des clients potentiels. Pour cela, il est recommandé d'avoir toujours quelques fiches prospect vierges à disposition afin de n'oublier aucune information importante.

 

Les réseaux sociaux

Sur les réseaux sociaux, votre futur prospect peut avoir commenté une de vos publications récentes ou mentionné votre entreprise. Analyser son profil ou suivre ses interactions avec la marque sont autant d'opportunités d'en apprendre plus sur lui et de recueillir des informations utiles, comme ses centres d'intérêt ou ses loisirs par exemple. Les réseaux sociaux facilitent la recherche et la mise en relation avec les bonnes cibles.

 

Les bases de données externes

Enfin, il est possible d'acheter ou de louer une base de données de prospection. Si cela représente un certain coût pour l'entreprise, cela permet de gagner du temps et surtout de bénéficier d'une segmentation très fine permettant un ciblage des prospects les plus à même d'être intéressés par l'offre.

 

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Quels outils utiliser pour créer une fiche prospect ?

De nombreux outils existent pour posséder un fichier complet des prospects :

  1. Le CRM de HubSpot permet la création d'une fiche prospect en quelques instants. L'enregistrement sur une fiche d'informations des interactions sur le site de votre entreprise est inclus. Le CRM facilite en effet la gestion des contacts, en permettant de rassembler efficacement les appels et les différentes notes liées aux prospects sous forme chronologique. La fiche prospect est ensuite liée à une fiche entreprise, alimentée automatiquement via la base de données HubSpot Insight, mais aussi à une fiche transaction créée lorsque les négociations ont commencé, et à une fiche ticket si le client fait appel à votre service support une fois la vente effectuée, ce qui est particulièrement utile pour avoir davantage de contexte lors de la prospection pour la montée en gamme ou la vente croisée.
  2. Excel ou Google Sheet sont des outils connus qui permettent de créer des fiches prospect sur mesure. Une version en ligne a l'avantage de pouvoir être modifiée par l'ensemble de votre équipe. L'adaptabilité de l'outil est à la fois une force et une faiblesse, il faudra donc faire preuve de rigueur pour rester organisé et que chaque contributeur suive la structure et le format mis en place.
  3. Corporama est un logiciel qui permet de soutenir vos opérations de prospection grâce à l'ajout d'informations relatives aux entreprises sur vos fiches, comme les appels d'offres gagnés ou les concurrents.
  4. Simple CRM offre la possibilité de centraliser la gestion des contacts, et d'enregistrer sur chaque fiche tout l'historique des interactions et des modifications, afin de pouvoir retrouver les données effacées par inadvertance.
  5. EspoCRM est une application gratuite qui permet d'ajouter à vos fiches contact l'ensemble des e-mails envoyés et reçus. Les intégrations avec Gmail et Outlook permettent également de synchroniser les contacts.
  6. ZOHO permet de créer 100 000 fiches contacts, et d'utiliser des champs personnalisables, pour un tarif mensuel allant de 12 à 100 euros par mois selon la version choisie.

 

Pour aller plus loin, découvrez l'outil de prospection commercial de HubSpot et améliorez votre recherche de prospects en suivant leurs activités tout au long du processus de vente. 

outil de prospection commerciale

Publication originale le 9 mai 2023, mise à jour le 23 août 2023

Sujet(s):

Prospection commerciale Logiciel de prospection gratuit