Tableau de bord prospectif : définition, création et utilisation

Les entreprises développent des stratégies qu'elles ne réussissent pas toujours à mettre en place. C'est à la suite de ce constat que Robert S. Kaplan et David Norton ont décidé de mettre au point un outil de management pour déployer, gérer et suivre l'implémentation d'une stratégie : le tableau de bord prospectif, aussi appelé « balanced scorecard ». Mais quelle est son utilité ?

Voici la méthodologie à suivre pour concevoir et se servir d'un tableau de bord prospectif.

À quoi sert un tableau de bord prospectif ?

Clarifier la vision stratégique de l'entreprise

Lorsqu'une entreprise souhaite mettre en place une stratégie, quel que soit le domaine, elle se heurte à une difficulté : la traduire en plan d'action. Le tableau de bord prospectif vient pallier cette problématique en s'intéressant à 4 axes de l'entreprise. Grâce à cet outil, aucun élément n'est négligé lorsqu'une stratégie est mise en place et chaque axe revêt la même importance. Ainsi, l'entreprise ne se concentre plus uniquement sur les ventes et les dépenses au détriment d'autres aspects tout aussi importants comme le service apporté et la qualité.

Identifier les leviers de la performance

Grâce au tableau de bord prospectif, l'entreprise peut notamment clarifier sa vision stratégique et identifier les leviers qui viendront booster sa performance. En traduisant les différents objectifs liés au plan d'action mis en place, elle est à même de mieux prioriser ses actions et de communiquer sur la stratégie à suivre.

Retour d'expérience sur la stratégie afin de l'affiner

En effet, le tableau de bord prospectif permet d'analyser les résultats d'une entreprise non pas de manière unidirectionnelle, mais de façon globale pour vérifier que l'équilibre est atteint.

En définitive, le tableau de bord prospectif est un outil utile pour l'organisation et le pilotage de la stratégie d'entreprise. Il s'inscrit toutefois dans une approche top-down, dans la mesure où c'est la direction qui choisit les indicateurs et les valeurs à suivre, qu'elle impose ensuite à l'ensemble des équipes concernées.

Comment faire un tableau de bord prospectif ?

L'utilisation du balanced scorecard nécessite d'abord de formuler une vision et une stratégie d'entreprise. Où se voit-elle dans 10 ou 20 ans ? Sa mission et ses valeurs doivent également être mises en évidence. En réalisant un SWOT, l'entreprise pourra aussi connaître ses points forts et ses faiblesses ainsi que ses opportunités et ses risques.

Ces différentes informations lui permettront de déterminer des objectifs stratégiques à atteindre pour chaque axe du tableau de bord prospectif. Ils seront alors traduits en différents plans d'action à mener. 3 à 4 indicateurs stratégiques de performance devront enfin être définis pour mesurer l'efficacité de la stratégie adoptée par l'entreprise.

• L'axe « finance ».
• L'axe « client ».
• L'axe « processus fs ».
• L'axe « apprentissage et développement ».

L'axe « finance »

Cet axe prend surtout en compte les valeurs monétaires de l'entreprise. Ici, l'objectif est de suivre sa performance financière et les conséquences de la stratégie sur son économie. Les indicateurs varient fortement en fonction de la phase dans laquelle se trouve l'entreprise, et des investisseurs et actionnaires présents. Ils concernent généralement :

• Le chiffre d'affaires.
• La rentabilité.
• La marge commerciale.
• Le niveau de trésorerie.
• Le retour sur investissement.

Les indicateurs choisis peuvent se référer soit au profit généré par l'entreprise, soit à sa croissance.

L'axe « client »

Dans un tableau de bord prospectif, l'axe client correspond à la perception qu'ont les consommateurs de l'entreprise. Cette dernière doit identifier tous les aspects qui sont importants pour ses clients. Pour mesurer cet aspect, l'entreprise doit se mettre à la place des consommateurs et analyser plusieurs indicateurs comme :

• La satisfaction client.
• Le nombre de nouveaux clients obtenus.
• Le degré de fidélité de la clientèle actuelle.
• Le taux de renouvellement de la clientèle.

L'axe « processus fs »

Cet axe offre à l'entreprise une visibilité sur le fonctionnement de ses processus internes. Il permet d'évaluer et d'améliorer l'ensemble des process en lien avec les clients et les actionnaires. Plusieurs indicateurs peuvent être mis en place tels que :

• Le respect des délais.
• Le niveau de productivité.
• L'efficacité des processus.
• Le contrôle qualité.

Bon à savoir : Lorsqu'elle améliore ses processus internes, l'entreprise peut développer ses avantages concurrentiels plus facilement.

L'axe « apprentissage et développement »

Lorsque les équipes sont correctement organisées et qu'elles peuvent mettre en œuvre tout leur potentiel, l'entreprise est plus performante. L'axe apprentissage et développement permet d'analyser le rôle que jouent les employés dans la mise en application de la stratégie pensée par l'entreprise. Plusieurs indicateurs peuvent être utilisés pour évaluer cet axe comme :

• Le degré de qualification des salariés.
• La capacité à innover.
• Le degré de motivation.
• Le taux de rotation au sein de l'entreprise.

Comment utiliser un tableau de bord prospectif ?

Le tableau de bord prospectif peut être utilisé dans de nombreux secteurs d'activité, par des structures de toute taille (commerciales, gouvernementales, à but non lucratif…).

1 - Favoriser l'adhésion de l'équipe

Pour utiliser un tableau de bord prospectif correctement, il faut d'abord qu'il ait reçu l'adhésion de l'équipe et que tous soient d'accord sur les objectifs fixés. Tous les niveaux stratégiques de l'entreprise doivent être impliqués et faire preuve de la même motivation. Ces conditions sont essentielles, dans la mesure où cet outil agit sur la manière dont est gérée l'entreprise. Chacun sait ce que l'on attend de lui, éprouve le sentiment de jouer un rôle important, ce qui ne fait que renforcer la motivation, et contribue à accroître la performance de chaque maillon. De plus, cet investissement au plus près du terrain permet de faire remonter une problématique et de rectifier l'organisation en cours de route si besoin. Une équipe soudée et solidaire des intérêts de l'entreprise est la clé de la réussite.

2 - Représenter visuellement la stratégie

Une fois qu'il est accepté, le tableau de bord prospectif devient un formidable outil de management au service de la stratégie d'entreprise. Une représentation visuelle sous forme de graphiques et de tableaux doit d'ailleurs être privilégiée pour une meilleure lecture de toutes les parties prenantes. La vision stratégique doit être au centre de ce tableau de bord prospectif, entourée par les 4 axes, afin d'illustrer les relations entre les objectifs stratégiques. De plus, la bonne compréhension des missions affectées à chaque équipe en optimise la coordination et l'efficacité.

3 - Évaluer les résultats de la stratégie en fonction des indicateurs de performance

Le tableau de bord prospectif sert également à suivre et évaluer l'efficacité de la stratégie mise en œuvre par l'entreprise en fonction des indicateurs de performance définis en amont. Il se présente alors comme outil de rétroaction qui aide les responsables à prendre des décisions éclairées pour l'organisation et à planifier les activités de manière optimale au regard des KPI. De plus, sachant ce contrôle global, les responsables identifient les leviers de performance à actionner et les conséquences interactives entre les 4 axes de l'entreprise. La montée en compétences entre également en ligne de compte afin de garantir une synergie productive, garante d'efficacité et de polyvalence.

4 - Appliquer des mesures correctives

En étudiant le tableau de bord prospectif, il est possible d'identifier les dispositions correctives à appliquer si un objectif n'est pas atteint, en particulier lorsqu'il impacte la performance de l'entreprise. Cette analyse évite également le sous-développement de certains domaines d'activité qui pourraient être négligés. Ainsi, les décisions quant aux investissements à réaliser ou l'abandon de certaines actions apparaissent plus clairement et de façon pertinente.

5 – Fixer des priorités à venir

Le tableau de bord prospectif est aussi un véritable outil d'information qui sert à prioriser les projets et les actions relatifs à la stratégie de l'entreprise. Grâce à une planification stratégique efficace, l'entreprise améliore son organisation interne, et donc les résultats de ses projets. Elle peut également anticiper les futurs développements à prévoir afin de conserver une position de leader sur le marché.

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