Au sein d'une entreprise, le contrôle interne est essentiel. Celui-ci permet à l'entreprise d'optimiser la gestion de l'ensemble des processus qu'elle a mis en œuvre pour atteindre ses objectifs. Il permet aussi de réduire les erreurs, les accidents et les risques de fraude. Les dispositifs d'un système de contrôle interne varient selon la taille de l'entreprise, car ils sont proportionnels. Voici une présentation du contrôle interne, ses objectifs et les étapes à suivre pour sa mise en place.
Qu'est-ce que le contrôle interne ?
Le contrôle interne est une notion indispensable pour toutes les entreprises, notamment au niveau managérial. Il s'agit d'un véritable système de sécurité, composé d'un ensemble de méthodes, de règles et de procédures définies par l'entreprise. Il s'adapte selon la taille et les caractéristiques de chaque établissement. Plus la taille de l'entreprise est importante, plus les procédés du contrôle interne sont conséquents.
Le contrôle interne vise à avoir la pleine maîtrise de son entreprise et à éviter les erreurs. Il garantit la qualité de la gestion, ainsi que du système financier mis en place et la bonne utilisation des ressources.
Pour le mettre en place, il est nécessaire de posséder une vision claire de l'entreprise et de déterminer le processus de production.
Quels sont les objectifs du contrôle interne ?
Le contrôle interne joue un rôle fondamental dans l'entreprise, qu'elle soit informatisée ou non. Il concerne toutes les entreprises, même si celles-ci sont jeunes ou petites.
Il comporte trois objectifs principaux :
- Protéger et sauvegarder le patrimoine de l'entreprise et assurer la qualité des informations
- Veiller à la conformité de l'entreprise par rapport à la législation
- Contrôler la bonne application des instructions de la direction
Il est également très important pour la comptabilité, car il doit s'assurer qu'elle est complète et conforme aux règles et aux principes comptables.
Sans système de contrôle interne, l'entreprise s'expose aux risques de fraude et aux erreurs. En effet, si des informations ont mal été renseignées suite à une erreur humaine, les décisions prises par la direction s'appuient sur des résultats biaisés.
Par ailleurs, même si la confiance est de rigueur au sein de l'entreprise, cela n'exclut pas la mise en place d'un contrôle interne. C'est notamment le cas en comptabilité. Pour éviter tout risque de fraude, il est, par exemple, conseillé de confier à différentes personnes la facturation, sa validation et son paiement.
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Comment mettre en place un système de contrôle interne ?
La mise en œuvre d'un système de contrôle interne est un défi pour les petites entreprises, notamment celles où une seule et même personne assure la direction.
Il est conduit par l'ensemble du personnel de l'entreprise (salariés et dirigeants). Il doit également être géré dans la durée et évoluer en même temps que l'entreprise.
La direction est chargée de déterminer, d'encourager et de surveiller le dispositif, afin qu'il soit le mieux adapté à l'activité.
Quant aux salariés, ils doivent connaître et avoir les informations nécessaires pour faire fonctionner le dispositif de contrôle, selon les objectifs qui leur sont donnés.
Pour qu'un contrôle interne soit efficace, il doit s'appuyer sur des procédures et sur un référentiel, nommé COSO (Committee Of Sponsoring Organisations). Il regroupe les points les plus importants du contrôle interne et s'adapte à toutes les entreprises. Il contient cinq composantes qui permettent de maîtriser ses activités et d'atteindre ses objectifs.
L'organisation du contrôle interne
Le contrôle doit reposer sur un environnement interne favorable à la maîtrise des risques. C'est-à-dire un personnel impliqué, des responsabilités correctement définies, des compétences mobilisées et un pilotage clair des activités. En plus, il doit faire l'objet d'une organisation réfléchie et des procédures formalisées.
La communication des informations
Le contrôle interne requiert une parfaite maîtrise de diffusion des informations, aussi bien en interne qu'en externe. Il s'agit de transmettre une information de bonne qualité : exacte, précise et fiable. Mais aussi de bien définir les conditions de communication.
En interne, la communication doit se faire dans les deux sens, à savoir du dirigeant aux salariés et des salariés au dirigeant. Chaque membre de l'entreprise doit être informé sur la mise en œuvre du contrôle interne, ses objectifs et ses modalités. Cela permet à chaque personne d'exercer efficacement ses responsabilités.
La gestion des risques
Cette étape est particulièrement essentielle, car elle consiste à évaluer les risques et leur impact, en fonction des objectifs de l'entreprise. À ce stade, il s'agit de s'assurer de l'existence de procédures pour gérer ces risques. Ces derniers peuvent être mesurés en analysant les activités globales ou celles exercées par chaque salarié.
Ensuite, il est nécessaire de les classer selon leur niveau de gravité sur les objectifs de l'entreprise, afin que des mesures adéquates soient apportées.
L'activité de contrôle
Ici, il s'agit de regrouper toutes les mesures à mettre en œuvre pour réduire les risques éventuels qui pourraient nuire à la réalisation des objectifs fixés.
Elles peuvent être de différentes natures (méthode, procédure, supervision) et doivent être proportionnées aux enjeux de l'entreprise.
La surveillance
Piloter un contrôle interne nécessite une évaluation ponctuelle ou permanente des procédures. Afin d'assurer son efficacité, le système doit être mis à jour de manière régulière.
Cette surveillance est en partie réalisée grâce à un bon pilotage du système par chaque salarié selon ses responsabilités.
Quelles sont les différences entre contrôle interne et audit interne ?
Le contrôle interne est l'outil idéal pour les entreprises qui souhaitent limiter les risques d'erreurs, d'accidents et de fraude. Il ne s'agit pas d'une activité, ni d'un service au sein d'une entreprise.
Il ne faut pas le confondre avec l'audit interne, qui lui, est un service à part entière. Son but est de mesurer le fonctionnement des dispositifs de gestion et de contrôle. L'audit permet aussi de proposer des recommandations à la direction pour renforcer la qualité du contrôle existant. Le contrôle interne fait donc partie intégrante de l'audit.
De plus, l'autre différence majeure concerne les acteurs. Alors que le contrôle interne englobe l'ensemble de l'entreprise, l'audit interne ne concerne seulement qu'une poignée de salariés, à savoir les auditeurs internes.
Par ailleurs, la mise en place du contrôle interne s'effectue par rapport à des référentiels, alors que l'audit interne est encadré par des normes internationales, dictées par l'Institut des auditeurs internes.
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