Le quote-to-cash (QTC) est un élément clé du cycle de vente dans de nombreuses entreprises. Il les aide à gérer leurs opérations de manière plus efficace, en leur permettant notamment d'augmenter leurs revenus tout en réduisant les coûts.
Qu'est-ce que le processus quote-to-cash ?
Le processus quote-to-cash est l'ensemble des fonctions qui jalonnent le cycle de vente, de la rédaction de la proposition client jusqu'à la réception du paiement, en passant par la configuration et l'envoi du devis. Généralement intégré au système CRM, il apporte une plus grande précision des données et aide à générer un meilleur retour sur investissement.
Quel est l'avantage du quote-to-cash ?
La mise en place d'une solution quote-to-cash a l'avantage conséquent de renforcer l'efficacité de l'ensemble des équipes impliquées dans le cycle de vente. Elle permet de consommer moins de ressources, de réduire les coûts et d'augmenter la capacité de l'entreprise à prévoir et à anticiper.
Le quote-to-cash dynamise la relation et améliore l'expérience client. Il aide à gérer, à analyser et à rationaliser chaque étape du processus de vente pour les rendre plus efficaces, aussi bien pour les membres de l'équipe que pour les clients. Un QTC dysfonctionnel pourrait en effet les inciter à rechercher des concurrents qui promettent une meilleure expérience. À l'inverse, un processus quote-to-cash transparent et pertinent entraîne une meilleure fidélisation des clients.
Bien évidemment, un QTC automatisé diminue le risque d'erreur, permet une meilleure gestion des commandes et des stocks ainsi qu'une comptabilisation optimale des revenus. Les entreprises peuvent plus facilement suivre leurs performances, identifier plus rapidement les factures impayées et mettre en place les actions correctives nécessaires.
Côté commercial, le quote-to-cash permet aux équipes de générer des devis précis et de multiplier les opportunités en tirant parti des ventes incitatives et des ventes croisées.
Quelle est la différence entre quote-to-cash et CPQ ?
Les termes QTC et CPQ sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, même s'ils sont étroitement liés dans le processus de vente et de gestion des commandes, ils se concentrent sur des aspects différents et n'utilisent pas les mêmes outils.
L'acronyme CPQ (Configure, Price, Quote) signifie en français : configuration, tarification et devis. Il a pour objectif d'aider les vendeurs à fournir aux clients des devis plus précis, et cela de manière extrêmement rapide, efficace et sans erreur. Il se concentre sur la configuration précise des produits ou services en fonction des besoins et des spécifications du client. Le CPQ permet de créer une offre personnalisée en assemblant les différentes options ou fonctionnalités disponibles et d'établir automatiquement le devis détaillé qui correspond, ce qui offre un gain de temps considérable au vendeur, temps qu'il peut directement consacrer au client.
Le quote-to-cash (QTC), « du devis à l'encaissement » en français, englobe tout ce qui se passe de l'instant où le client fait le choix d'acheter un produit jusqu'au moment où l'entreprise réceptionne le paiement de la vente.
Le CPQ, tout comme l'order-to-cash (OTC), est une partie seulement du QTC. Il permet aux commerciaux de sélectionner l'offre produit destinée au client, de récupérer les prix, de choisir les quantités, d'appliquer les remises puis de générer le devis.
Le quote-to-cash intègre davantage de fonctions comme la gestion des commandes, leur livraison, le support client, la facturation ainsi que le traitement des paiements. Il inclut généralement un logiciel de vente et de gestion de la relation client, ce qui permet de mieux gérer les opportunités de vente.
Quelles sont les étapes du processus quote-to-cash ?
- Configurer l'offre.
- Tarifer l'offre.
- Établir le devis.
- Rédiger l'offre.
- Gérer et exécuter les commandes.
- Établir la facturation.
- Comptabiliser les revenus.
- Fidéliser le client.
Configurer l'offre
La première étape du quote-to-cash est la configuration de l'offre.
Elle consiste à identifier les produits ou les services qui correspondent le mieux aux besoins du client. Les solutions QTC utilisent l'intelligence artificielle pour fournir des recommandations qui vont permettre aux équipes de vente de personnaliser l'offre en fonction des préférences du prospect.
Cette étape cruciale marque le début du processus de vente et définit les bases pour toutes les étapes ultérieures jusqu'à l'encaissement des revenus.
Tarifer l'offre
Il s'agit là de fixer le juste prix de vente de la transaction.
Cela inclut le bon prix ainsi que l'ensemble des éventuelles remises ou offres incitatives. La solution quote-to-cash s'avère essentielle à ce stade, car elle permet d'avoir une vue sur l'historique des transactions et sur les stratégies de tarification et de promotion ayant réussi dans le passé. Elle offre la possibilité de fournir les bons produits, au bon prix et dans le bon canal pour chacune des transactions. Elle rentabilise la transaction tout en atténuant les risques commerciaux.
Établir le devis
La création du devis est une étape importante du cycle de vente, et la solution quote-to-cash doit pouvoir garantir que le devis final ne contient aucune erreur tout en fournissant les meilleures solutions pour répondre aux besoins de l'acheteur. Avec des informations mises à jour en temps réel dans l'ensemble des systèmes, les commerciaux sont libres d'engager leurs clients en toute confiance.
Rédiger l'offre
C'est le moment de contractualiser la transaction. L'accord doit énoncer l'ensemble des termes et des conditions convenus entre le client et l'entreprise. Un processus quote-to-cash efficace intègre généralement une solution de génération de documents permettant de lister les différents éléments de l'accord dans un contrat formalisé et sécurisé. Inclure une signature électronique permet de gagner du temps et offre une meilleure visibilité sur le statut du contrat à tout moment du processus.
Gérer et exécuter les commandes
Une fois que l'entreprise a obtenu l'accord du client, il s'agit de s'assurer qu'il reçoive les produits rapidement et dans de bonnes conditions. Une solution quote-to-cash de bout en bout fournit des outils de gestion des commandes et permet de garantir que toute modification de la commande soit bien prise en compte.
Établir la facturation
Tout comme l'établissement du devis, la création de la facture est une étape importante du processus QTC, car elle joue un rôle essentiel dans la gestion des flux de trésorerie ainsi que dans la prévision des ventes. Elle doit reprendre l'ensemble des éléments du devis, comme les éventuelles remises et les délais de paiement. L'ensemble des documents, devis, contrats et factures, sont référencés dans le système afin de permettre à l'entreprise d'être plus efficace lors des futures transactions.
Comptabiliser les revenus
Les règlements des factures sont ensuite enregistrés dans le système. Une comptabilisation précise des revenus permet de produire des rapports financiers et de réaliser des prévisions de ventes fiables.
Fidéliser le client
Enfin, la dernière étape du processus quote-to-cash consiste à gérer la fidélisation du client. Les données présentes dans le système vont aider le commercial à maximiser la valeur à vie du client en identifiant le moment idéal pour un renouvellement ainsi que les éventuelles opportunités de ventes croisées ou de ventes incitatives.
Comment optimiser le processus quote-to-cash ?
L'optimisation du processus quote-to-cash passe forcément par une rationalisation et une automatisation de l'ensemble de ses étapes, de l'établissement du devis à l'encaissement des factures.
Les équipes peuvent s'appuyer sur le système pour exécuter rapidement et avec précision les différentes tâches du processus et ainsi gagner en efficacité opérationnelle.
Le processus de devis à l'encaissement doit être le plus robuste possible et intégrer :
- Des conditions générales de vente détaillées.
- Un processus d'approbation structuré, en incluant notamment une solution de signature électronique.
Bien entendu, il est indispensable que l'ensemble des équipes commerciales, marketing et financières soient formées sur les différentes étapes et qu'elles travaillent main dans la main afin de garantir le succès du processus QTC.
6 outils pour optimiser le processus quote-to-cash
- HubSpot
- Oracle
- SAP
- Salesforce
- Conga
- Epicor
HubSpot
HubSpot CPQ propose une solution directement intégrée à son CRM. Facile d'utilisation, elle permet de gérer les transactions de manière complète, notamment en simplifiant le processus de génération de devis personnalisé. En outre, la signature électronique offre la possibilité aux clients de finaliser leurs achats en seulement quelques clics.
L'outil CPQ est disponible gratuitement dans HubSpot. À noter que les versions payantes des logiciels commerciaux et de service client de HubSpot offrent des fonctionnalités supplémentaires.
Oracle
Oracle CPQ est une plateforme automatisée sur laquelle les clients passent leur commande via une application web interactive. L'outil détermine ensuite la meilleure offre tarifaire à proposer ainsi que les modalités qui s'y appliquent. En outre, l'outil possède de nombreuses fonctionnalités comme la création de devis en temps réel ou la gestion des contrats.
L'utilisation d'Oracle aide à réduire le temps de validation et d'approbation du processus et intègre également les signatures électroniques.
Oracle est disponible à partir de 240 $ par utilisateur et par mois.
SAP
SAP CPQ est un logiciel en mode SaaS (Software as a Service) conçu pour aider les équipes de vente à créer des configurations de produits complexes, à créer des devis personnalisés et à formuler des prix, et ce dans les délais les plus courts possibles.
L'outil aide les commerciaux à :
- Éliminer les erreurs de commande en générant instantanément des propositions commerciales adaptées au client et au canal de vente.
- Générer des offres plus rapidement, notamment en simplifiant les processus d'approbation.
- Optimiser les opportunités de vente en proposant des ventes croisées et incitatives.
SAP CPQ peut être connecté aux plateformes CRM, d'e-commerce ou ERP. La solution est disponible à partir de 75 euros par personne et par mois.
Salesforce
Salesforce Lightning aide les commerciaux à créer des devis faciles à lire et consultables à tout moment. Les offres, personnalisables, proposent des outils de signature électronique pour plus de fluidité et de rapidité.
Le logiciel est livré avec plusieurs modules de fonctionnalités, dont le module de configuration des offres, qui permet de créer rapidement des offres de produits complexes et des compositions de prix grâce à un moteur de tarification et un configurateur de solutions.
L'outil CPQ de Salesforce est disponible à partir de 78 € par mois et par utilisateur.
Conga
Conga CPQ est un composant de la solution Conga Revenue Lifecycle Cloud qui permet de détourner les complexités du cycle de vente.
Ce logiciel de configuration aide les entreprises à :
- Sélectionner rapidement les bons produits ou services.
- Utiliser la tarification avancée pour générer plusieurs types de prix.
- Partager les données pour faciliter et accélérer la création de devis.
Une démo est disponible après inscription sur le site.
Epicor
La solution Epicor CPQ réduit la complexité du processus de vente en proposant :
- Une configuration visuelle intelligente des produits pour une rationalisation et une personnalisation de l'offre.
- Une amélioration de la production et de la rentabilité grâce à une meilleure connexion entre les ventes, les opérations et la fabrication.
- Une vente guidée qui permet aux commerciaux de trouver le produit parfaitement adapté au client.
Une démo est disponible après inscription sur le site.
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