Le processus order-to-cash est essentiel pour les entreprises, car il englobe toutes les étapes nécessaires pour convertir une commande client en revenus réels. Cela passe le plus souvent par une rationalisation et une automatisation de la chaîne O2C.
Qu'est-ce que le processus order-to-cash ?
Le processus order-to-cash est l'ensemble des activités liées au traitement d'une commande client, depuis sa réception jusqu'à son règlement. Appelé également O2C ou OTC, le processus order-to-cash a pour objectif d'améliorer l'expérience client tout en raccourcissant les délais de paiement.
Quelle est l'importance du order-to-cash ?
La mise en place d'un processus O2C permet de :
- Simplifier le processus d'achat.
- Réduire le délai de traitement des commandes.
- Diminuer le besoin d'intervention du service client.
- Assurer une conversion rapide des créances et des encaissements pour le client.
- Éviter la ressaisie des informations de commande.
- Optimiser la gestion des stocks.
Quels sont les avantages du order-to-cash ?
La mise en place d'une solution OTC améliore l'efficacité opérationnelle en automatisant les actions manuelles et en permettant aux employés de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Elle centralise les données, permet un échange fluide entre les différentes étapes du processus et évite les saisies multiples. En outre, elle fournit des tableaux de bord et des KPIs en temps réel offrant une visibilité complète sur l'ensemble du cycle de vente et permettant de prendre des décisions rapides en cas de problème.
Un outil order-to-cash permet un traitement efficace des commandes et des délais de livraison rapides. Il fournit également les moyens nécessaires pour vérifier que les critères de conformité et de qualité sont bien respectés, augmentant ainsi la satisfaction et la fidélisation client.
L'utilisation d'une solution d'order-to-cash engendre une meilleure gestion de la trésorerie. En effet, elle simplifie et accélère les encaissements, optimise le processus de facturation et réduit les délais de règlement des clients. Elle assure que les paiements sont collectés dans des délais optimaux, ce qui permet à l'entreprise de gérer ses obligations financières telles que le règlement des fournisseurs ou le versement des salaires des employés.
En optimisant le temps de cycle client, l'entreprise réduit les coûts aux différentes étapes du cycle de commande. L'automatisation du processus va permettre, entre autres, de :
- Rationaliser les tâches manuelles et répétitives associées au traitement des commandes, à la facturation et aux paiements.
- Réduire les délais de traitement des commandes ainsi que les coûts liés aux retards de livraison.
- Éviter les problèmes de surstockage, ou à l'inverse, de rupture de stock.
- Diminuer les impayés, entraînant des économies en termes de recouvrement de créances et de frais de contentieux.
La solution order-to-cash centralise les informations et génère automatiquement les documents nécessaires à chaque transaction. Ainsi, elle réduit les risques notamment en :
- Limitant les erreurs de saisie, les oublis ou les retards dans le traitement des commandes.
- Permettant de mieux évaluer la solvabilité des clients et d'éviter les défauts de paiement.
- S'assurant que les factures sont réglées dans les délais et en générant des alertes automatiques en cas de retard.
- Réduisant le nombre de litiges.
- Identifiant rapidement les problèmes potentiels tout au long du cycle client.
Quels sont les enjeux du processus O2C ?
Le processus O2C est essentiel à la santé financière d'une entreprise. Il aide à optimiser les ressources, à gérer les risques et engendre du cash flow sain et rapide. Être efficace sur chaque étape de l'order-to-cash permet de perdre un minimum de temps, de réduire les délais de livraison et de paiement.
En outre, il influe directement sur l'image de l'entreprise et sur le taux de satisfaction client. Un cycle court et fluide améliore l'expérience client, augmente la fidélisation et le chiffre d'affaires.
Quelles sont les étapes du processus order-to-cash ?
Réception de la commande
Le processus order-to cash se déclenche à la réception d'une commande. Celle-ci peut être passée via différents canaux, directement sur le site internet ou par téléphone, par exemple.
L'entreprise saisit l'ensemble des informations sur la commande, les produits ou services demandés, les quantités, les prix, l'adresse de livraison ainsi que les conditions de paiement. Cette étape est essentielle, car une erreur de saisie pourrait causer des dysfonctionnements dès le départ et entraîner un allongement du processus.
Vérification du crédit
Il s'agit là d'évaluer le profil du payeur afin d'anticiper d'éventuels retards de paiement. L'entreprise, par l'intermédiaire du département credit management, vérifie la solvabilité du client, s'assure qu'il n'y a pas de litige en cours et autorise l'expédition de la commande.
Traitement de la commande
Une fois que la commande est validée, son expédition est prise en charge par le service logistique. Les produits sont retirés des stocks, emballés et envoyés au client.
Facturation
L'étape de facturation est une partie cruciale du cycle de vente. Elle doit comporter toutes les informations relatives à la commande :
- Les coordonnées du client.
- Le détail des produits ou des services fournis.
- Les prix et les taxes.
- Les conditions de paiement.
Elle constitue une trace de ce qui a été expédié et payé.
Paiement
Le client effectue alors le paiement en fonction des termes convenus dans la facture, soit par virement bancaire, par carte de crédit ou encore par chèque. Après vérification que le paiement reçu concorde bien avec le montant facturé, il est enregistré dans le système comptable.
Gestion du suivi du paiement
Si le paiement n'est pas reçu dans les délais, l'entreprise peut entreprendre une action en recouvrement pour récupérer les montants impayés. Cela peut inclure des rappels de paiement, des appels au client ou l'envoi de lettres de relance.
Analyse et rapport
Les indicateurs et les tableaux de bord élaborés à partir des solutions de digitalisation du cycle order-to-cash aident à mieux piloter l'activité en identifiant les métriques pertinentes à suivre à chaque étape du processus, comme le nombre de commandes à traiter, le volume de factures à valider, les relances à effectuer, le nombre de litiges ou encore les prévisions d'encaissements et de paiements.
7 exemples d'outils d'order-to-cash
1 - HubSpot
HubSpot est une solution complète de gestion des activités de l'entreprise qui inclut de nombreuses fonctionnalités de CRM, de quote-to-cash et d'order-to-cash.
Le CRM de HubSpot, combiné à l'outil de paiement du logiciel commercial, permet de mettre en place un système order-to-cash facilitant le processus de paiement de la commande.
Il offre la possibilité de créer et de partager un devis qui inclut un lien de paiement récurrent afin de faciliter les transactions. Il s'intègre au CRM pour une utilisation des données connectées permettant d'offrir des expériences d'achat adaptées à chaque client.
2 - Esker
Esker est une solution française tout-en-un, développée en mode SaaS (Software as a Service) et permettant d'automatiser l'ensemble des activités order-to-cash.
Elle offre une vision 360° des comportements clients, améliore la vitesse et la fiabilité des processus et fournit aux utilisateurs une plateforme intégrant des technologies innovantes d'intelligence artificielle. Esker permet de prévenir et d'éviter les risques liés à la gestion du cycle order-to-cash en connectant de manière transparente les employés, les processus et la technologie.
Accessible 24/24 et 7/7, ce logiciel simple d'utilisation s'intègre avec de nombreux ERP (progiciels de gestion intégrés).
3 - Neotouch
Neotouch est une plateforme de dématérialisation des factures disponible en mode SaaS. Elle prend en charge la transmission des documents au client jusqu'à la gestion des relances et les litiges pour une meilleure maîtrise de la trésorerie. Elle permet de :
- Réduire les délais de recouvrement.
- Optimiser le traitement des factures.
- Diminuer les coûts grâce à une solution de facturation dématérialisée.
- Améliorer la relation client.
Alignée sur les réglementations liées à l'obligation de dématérialisation des factures, elle permet de gérer l'envoi et le suivi des factures via Chorus Pro.
4 - Odoo
Odoo est un ERP open-source, complet, modulable et personnalisable. Il fournit différentes applications pour répondre aux multiples besoins des entreprises, dont toutes les principales fonctionnalités de l'order-to-cash : création de devis, génération de bons de commande et de factures, gestion des stocks et des inventaires.
Rapide à déployer et à utiliser, il offre la possibilité de ne s'abonner qu'aux modules pertinents pour l'entreprise.
5 - SAP Business One
SAP Business One est conçu pour répondre aux besoins des petites et moyennes entreprises. Cet outil complet intègre les fonctionnalités qui couvrent les étapes du processus order-to-cash :
- Saisie et gestion des commandes clients.
- Génération des factures.
- Gestion des stocks.
- Suivi des paiements.
- Création de rapports et d'analyses des performances du processus.
Cet ERP peut être personnalisé en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise et possède une version mobile pour faciliter le travail des employés en déplacement.
6 - Agicap
Agicap est un outil de centralisation de l'ensemble des flux de trésorerie, destiné aux PME et ETI européennes.
Il permet de suivre les commandes depuis leur création jusqu'à leur facturation et leur paiement en intégrant les étapes de préparation et d'expédition.
L'interface offre la possibilité de :
- Synchroniser l'ensemble des opérations bancaires et connecter les outils de gestion et les ERP.
- Automatiser la collecte des factures, programmer les paiements et préparer les justificatifs comptables.
- Créer des plans de relance personnalisés et automatisés.
L'outil propose un essai gratuit.
7 - Zeendoc
Zeendoc est une solution de gestion électronique des documents (GED) disponible en mode SaaS et permettant d'optimiser le processus order-to-cash.
Elle offre la possibilité de digitaliser, de classer et d'archiver l'ensemble des données relatives aux clients, qu'il s'agisse des contrats, des factures ou encore des suivis de paiement. Zeendoc dispose également d'une fonctionnalité de relance et de recouvrement.
Sa principale force réside dans l'attention apportée à la sécurisation et à la fiabilité des données.
Comment optimiser le processus d'order-to-cash ?
- Digitaliser le processus.
- Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée.
- Optimiser les flux de travail.
- Former les équipes.
- Offrir des options de paiement flexibles.
- Améliorer la gestion des stocks.
Digitaliser le processus
L'optimisation du processus order-to-cash passe avant tout par la digitalisation des différentes étapes du cycle de vente, de la prise de commande à la collecte des paiements. Cela permet de simplifier et d'accélérer le traitement des commandes, de réduire les erreurs et les délais, mais également d'améliorer la visibilité des opérations et de renforcer la satisfaction client.
Cela sous-entend la mise en place d'un système ERP qui permet de centraliser l'ensemble des données relatives au processus OTC.
Automatiser les tâches à faible valeur ajoutée
La digitalisation passe également par l'automatisation des tâches à faible valeur ajoutée comme :
- La prise de commande, qui peut être proposée via un portail client ou une plateforme de commerce électronique.
- La génération des devis.
- La facturation électronique.
- Le suivi des commandes en configurant des notifications automatiques pour informer le client de l'état d'avancement de sa commande.
Optimiser les flux de travail
Optimiser les flux de travail du processus order-to-cash implique une analyse régulière afin d'identifier les étapes qui prennent le plus de temps ou qui génèrent le plus d'erreurs.
L'automatisation des tâches manuelles et l'utilisation de procédures standardisées à chaque étape du processus vont permettre d'accélérer le traitement, d'améliorer la cohérence et de réduire le nombre d'erreurs.
Former les équipes
Il est essentiel de s'assurer que l'ensemble du personnel intervenant dans le processus order-to-cash est bien formé à l'utilisation des systèmes et des outils ainsi qu'aux procédures, afin de garantir un traitement efficace des commandes.
Offrir des options de paiement flexibles
Proposer des options de paiement flexibles, rapides et sécurisées est un excellent moyen pour améliorer l'expérience client et optimiser le processus order-to-cash. Cela inclut les paiements en ligne via carte de crédit, le virement bancaire, le paiement par prélèvement automatique ou encore le paiement par portefeuille électronique, comme PayPal.
Améliorer la gestion des stocks
Améliorer la gestion des stocks permet de réduire les délais de livraison, d'assurer la disponibilité des produits et d'éviter les ruptures.
Cela passe par la mise en place d'un système de gestion automatisé qui permet d'avoir un état des stocks en temps réel après chaque commande. Cela nécessite également d'avoir une vision éclairée des tendances de la demande pour pouvoir ajuster le niveau de stock et éviter les ruptures, ou, à l'inverse, le surstockage.
Pour aller plus loin dans votre stratégie commerciale, déterminez la rentabilité prévisionnelle de votre entreprise en téléchargeant le modèle de prévision des ventes, ou découvrez le logiciel de vente de HubSpot.
