Établir des prévisions fiables peut constituer un véritable défi pour les petites entreprises et les start-ups. Si les entrepreneurs envisagent souvent l'avenir de leur entreprise avec optimisme, le doute demeure quant à la meilleure méthode à adopter pour prévoir leur chiffre d'affaires.
Sommaire
- Qu'est-ce que la prévision des ventes ?
- Pourquoi utiliser Excel pour effectuer une prévision de vente ?
- Comment réaliser sa prévision de ventes sur Excel avec le lissage exponentiel ?
- Comment faire une prévision de ventes sur Excel avec la moyenne mobile ?
- Quelles sont les limites du forecasting sur Excel ?
Qu'est-ce que la prévision des ventes ?
La prévision des ventes est une méthode de prédiction des futurs revenus des ventes qui consiste à estimer le nombre de ventes effectuées par une entreprise au cours d'une période donnée en fonction des ventes passées. Elle peut s'appuyer sur différentes techniques analytiques, telles que la régression linéaire, pour identifier les tendances et relations entre les variables influençant les ventes.
Les entreprises doivent toutefois s'appuyer sur d'autres méthodes, telles que les études de marché ou l'analyse concurrentielle pour établir un budget des ventes. L'analyse concurrentielle consiste à évaluer les forces et les faiblesses des concurrents, en particulier celles des principaux acteurs du marché. En complément, le scénario planning est souvent utilisé pour explorer plusieurs hypothèses sur l'évolution du marché. Cette approche permet aux entreprises de développer des stratégies flexibles face aux incertitudes et d'intégrer différents scénarios dans leurs prévisions.
La prévision des ventes est un outil essentiel pour se projeter dans l'avenir et prendre des décisions commerciales appuyées par les données. Elle facilite la gestion de nombreuses fonctions internes clés, telles que l'organisation des ressources, des flux de trésorerie et du personnel, et permet de mieux répondre aux nombreux défis émergents et de s'adapter plus facilement à l'évolution rapide du marché.
Pourquoi utiliser Excel pour effectuer une prévision de vente ?
Plusieurs solutions sont disponibles pour faire des prévisions de ventes précises. Parmi elles, Microsoft Excel est l'une des plus faciles à prendre en main, car elle simplifie les analyses de données complexes et répétitives.
Ainsi, il n'est pas nécessaire de savoir coder ou d'être expert en statistiques pour utiliser la fonctionnalité de prévision d'Excel. L'option de mise en forme conditionnelle permet de mettre en évidence des valeurs spécifiques ou de modifier l'apparence des cellules qui répondent à des critères spécifiques, ce qui peut être utile pour mettre en évidence certaines tendances et certains modèles dans les prévisions.
Excel permet également de créer des tableaux et des graphiques des prévisions pour un rendu plus visuel.
Le logiciel offre toute la flexibilité nécessaire pour effectuer des tâches comme la mise en forme de feuilles de calcul, la saisie de formules et la création de calendriers de prévision. Ainsi, les feuilles de calcul Excel permettent de personnaliser les prévisions en fonction d'exigences spécifiques.
Le logiciel dispose également de fonctionnalités intégrées, telles que Prévision et Tendance, Anova, le lissage exponentiel, les moyennes mobiles, Linest et Correl qui peuvent toutes être utilisées pour les prévisions de ventes.
Comment réaliser sa prévision de ventes sur Excel avec le lissage exponentiel ?
Le lissage exponentiel est une méthode de lissage de séries chronologiques. Cette méthode lisse les irrégularités des données en attribuant plus d'importance aux données les plus récentes, qui reflètent mieux les conditions et les tendances actuelles, et en diminuant de façon exponentielle le poids des données plus anciennes.
Le terme « lissage » fait référence à la moyenne des données et vise à atténuer toute fluctuation et à obtenir des prévisions de ventes plus précises.
Compte tenu de la qualité et de la quantité des données historiques, le lissage exponentiel permet d'établir des prévisions de ventes sur une période prolongée, ce qui est utile pour les prévisions de ventes à plus long terme.
Le tutoriel ci-dessous détaille étape par étape l'utilisation de la fonction de lissage exponentiel d'Excel pour les prévisions de ventes dans la version 16.90 de Microsoft Excel en s'appuyant sur les données suivantes en exemple :
Étape 1
Cliquer sur l'onglet Données dans la barre d'outils.
Étape 2
Cliquer sur Utilitaire d'analyse qui devrait se situer à droite de la barre d'outils.
Remarque : L'option Utilitaire d'analyse est uniquement disponible dans l'application de bureau Excel. Si elle n'apparaît pas dans la barre d'outils, il faut ajouter Analysis ToolPak, comme décrit ci-après :
Étape 2.5 (facultative)
- Cliquer sur l'onglet Fichier à gauche de la barre d'outils, puis sur Options. Dans la fenêtre contextuelle, cliquer sur l'onglet Compléments et sélectionner Analysis ToolPak. Cliquer sur Atteindre, cocher la case figurant devant Analysis ToolPak, puis cliquer sur Ok dans la fenêtre contextuelle.
L'option Utilitaire d'analyse apparaît à présent dans la barre d'outils.
Étape 3
Cliquer sur Analyse des données, faire défiler jusqu'à Lissage exponentiel et cliquer sur OK.
Étape 4
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquer sur Plage d'entrée et saisir la plage d'entrée à analyser (il doit s'agir de la colonne qui contient l'ensemble des données de vente).
Étape 5
Saisir « 0.9 » dans la zone de texte Paramètre de lissage. Il s'agit de la constante de lissage α (alpha). La valeur 0.9 est égale à 1- α.
Étape 6
Cliquer sur Plage de sortie et sélectionner les cellules dans lesquelles les prévisions seront affichées. Il est recommandé de sélectionner les cellules situées juste à côté des données commerciales d'origine, pour faciliter la comparaison et l'analyse.
Étape 7
Cocher la case Représentation graphique en bas à gauche de la boîte de dialogue pour obtenir les résultats des prévisions sous forme de graphique.
Étape 8
Cliquer sur OK pour exécuter l'analyse.
Les résultats escomptés ainsi que le graphique de lissage exponentiel seront générés. Voici à quoi ressemblent les données utilisées en exemple :
Remarque : La mention #N/A située à côté du mois de janvier est affichée, car il n'y a pas de données de référence avant la cellule C2 pour prévoir la valeur future.
Comment faire une prévision de ventes sur Excel avec la moyenne mobile ?
La moyenne mobile est une méthode statistique qui aide les entreprises à prévoir les tendances sur le long terme. Elle est qualifiée de mobile, car elle consiste à calculer la moyenne d'un ensemble de valeurs pour une période ultérieure donnée.
Le tutoriel ci-dessous détaille étape par étape l'utilisation de la moyenne mobile pour effectuer des prévisions de vente dans la version 16.90 de Microsoft Excel en s'appuyant sur les données suivantes :
Étape 1
Cliquer sur l'onglet Données qui devrait se situer à droite de la barre d'outils.
Remarque : Si l'option d'analyse de données n'apparaît pas dans la barre d'outils, il faut d'abord ajouter Analysis ToolPak (instructions disponibles ici).
Étape 2
Cliquer sur Analyse des données, faire défiler jusqu'à Moyenne mobile et cliquer sur OK.
Étape 3
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquer sur Plage d'entrée et saisir la plage d'entrée pour laquelle faire les prévisions (il doit s'agir de la colonne qui contient l'ensemble des données de vente).
Dans cet exemple, il s'agit de $B$2:$B$13.
Étape 4
Saisir l'intervalle préféré dans la zone de texte dédiée. L'intervalle par défaut recommandé est 3.
Étape 5
Cliquer sur Plage de sortie et sélectionner les cellules dans lesquelles les prévisions seront affichées.
Étape 6
Cocher la case Représentation graphique en bas à gauche de la boîte de dialogue pour obtenir les résultats des prévisions sous forme de graphique et cliquer sur OK pour exécuter l'analyse. Les moyennes mobiles devraient être affichées dans les cellules sélectionnées. La moyenne obtenue s'étend sur trois mois sur la base de l'échantillon de données utilisé.
Remarque : La mention #N/A située à côté du mois de janvier et de février apparaît, car l'intervalle est de trois. L'analyse commence donc à s'exécuter à partir de la troisième cellule (mars).
Quelles sont les limites du forecasting sur Excel ?
Bien qu'Excel soit un outil très simple et gratuit à utiliser pour réaliser des prévisions de vente, il présente quelques limites :
- Le forecasting sur Excel est un processus qui nécessite d'ajouter manuellement de nouvelles données au fil du temps. S'il s'agit d'une méthode rentable, elle est également assez chronophage.
- Pour s'assurer que les prévisions utilisent les informations les plus précises, l'équation doit être exécutée manuellement à chaque fois que de nouvelles données sont ajoutées, car Excel n'est pas un outil automatisé.
- Excel est un outil rentable et facile à utiliser pour les petites entreprises, mais il n'est pas évolutif, ce qui constitue un frein non négligeable pour ces dernières lorsqu'elles pénètrent de nouveaux marchés, lancent de nouveaux produits et augmentent le nombre de leurs ventes, et que chaque seconde passé à exécuter une tâche est précieuse.
- De plus, le risque d'erreur n'est pas négligeable car le processus est manuel. Les entreprises doivent s'assurer de bien maîtriser les équations utilisées et d'être capables de détecter d'éventuelles erreurs dans les résultats.
Malgré ces quelques limites, Excel reste un outil rentable, de qualité et utile pour les prévisions de ventes. Il est possible d'utiliser un outil intégré à un CRM avec une fonctionnalité d'automatisation, en tant qu'alternative. Le logiciel de prévision de HubSpot, par exemple, offre une vue complète de l'ensemble du pipeline de ventes. Il est entièrement personnalisable. Les utilisateurs peuvent donc choisir les pipelines et modèles qui répondent le mieux aux besoins de leur entreprise. Les données sont extraites du CRM afin qu'elles soient toujours à jour. Le processus est automatisé afin que les prévisions s'exécutent d'elles-mêmes. Plus besoin ainsi de se soucier de l'exécution d'une équation ou de la saisie manuelle des données. Il est possible de consulter les prévisions équipe par équipe, ce qui permet d'identifier et de corriger plus facilement les obstacles potentiels.
La personnalisation, l'avenir des prévisions
Microsoft Excel est un outil incroyablement utile et flexible pour suivre les ensembles de données et calculer les valeurs des ventes pour l'avenir. Les prévisions établies permettent d'évaluer les succès commerciaux potentiels et d'établir une planification commerciale plus efficace et plus précise.
Pour aller plus loin dans votre stratégie commerciale, déterminez la rentabilité prévisionnelle de votre entreprise en téléchargeant le modèle de prévision des ventes, ou découvrez le logiciel de vente de HubSpot.
