Comment établir un budget des ventes en 8 étapes

Le budget des ventes est un des éléments essentiels à la stratégie d'entreprise. Sa mise en place permet de planifier les performances financières et commerciales sur une période donnée. Chaque entrepreneur ne peut faire l'impasse sur cet aspect et doit en maîtriser les différentes particularités.

C'est ce qui va lui permettre de fixer et respecter ses objectifs, de surveiller son rendement et d'identifier ses axes d'amélioration.

À quoi sert le calcul du budget des ventes ?

1 - Planification stratégique

Le budget des ventes constitue la base de la planification stratégique de l'entreprise. Il permet de définir des objectifs de vente précis et de déterminer les ressources nécessaires pour les atteindre. Cette planification aide à aligner les efforts de l'équipe commerciale avec les objectifs globaux de l'entreprise.

2 - Allocation des ressources

Grâce au budget des ventes, l'entreprise peut allouer efficacement ses ressources. Cela inclut la répartition du personnel de vente, l'attribution des budgets marketing et la gestion des stocks. Une allocation optimale des ressources contribue à maximiser le retour sur investissement.

3 - Évaluation des performances

Le budget des ventes sert de référence pour évaluer les performances de l'équipe commerciale. En comparant les résultats réels aux prévisions, l'entreprise peut identifier les écarts et prendre des mesures correctives si nécessaire. Cette évaluation continue permet d'améliorer l'efficacité des processus de vente.

4 - Gestion de la trésorerie

Le calcul du budget des ventes aide à prévoir les flux de trésorerie. Cette prévision est cruciale pour gérer les liquidités de l'entreprise, planifier les investissements et négocier avec les fournisseurs. Une bonne gestion de la trésorerie basée sur des prévisions de ventes précises peut éviter des problèmes financiers.

5 - Prise de décision éclairée

Le budget des ventes fournit des données essentielles pour la prise de décision. Qu'il s'agisse de lancer un nouveau produit, d'entrer sur un nouveau marché ou d'ajuster la stratégie de prix, les informations contenues dans le budget des ventes guident les décisions stratégiques de l'entreprise.

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Comment calculer le budget des ventes ?

Récolter les données historiques de l'entreprise

Afin de pouvoir mener à bien l'établissement d'un budget des ventes, il est nécessaire de commencer par étudier les données chiffrées antérieures, à l'aide d'un CRM par exemple. En général, cela se réalise sur l'année précédente. C'est à partir de cette étape qu'une vision plus nette des efforts de vente est perceptible. Il suffit pour cela d'extraire et classer les données historiques sur les ventes et les coûts sur l'année passée. Une fois ces éléments relevés, il faut les ajuster en fonction des modifications et changements à prévoir l'année suivante. Cette analyse sert à obtenir une manière plus ou moins précise de gérer l'organisation commerciale. Aussi, le fait de recueillir ces données permet d'étudier au mieux l'évolution de l'entreprise d'un point de vue opérationnel et financier.

Prévoir des délais

La base de toute élaboration de budget des ventes se caractérise par la fixation d'un délai à respecter. Le budget s'étend toujours sur une période fixe qui peut se dérouler sur plusieurs semaines, mois ou trimestres, mais en général il est établi sur une année. Quelle que soit l'échéance choisie, l'entreprise doit définir une limite pour l'étude de ses données, sans quoi l'établissement du budget en serait pénalisé, voire nul.

Établir des objectifs

L'étape consistant à déterminer précisément les objectifs se révèle capitale dans l'élaboration du budget des ventes. Rien ne sert de foncer dans l'établissement d'un budget si la stratégie n'a pas été réfléchie en amont, car c'est elle qui donne lieu à l'amélioration des performances de l'entreprise. Une fois cette stratégie mise au point sur le long terme, il faut la découper en plusieurs étapes à suivre, à moyen et court terme. Cette procédure stratégique permet à l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise ainsi qu'aux dirigeants de développer au mieux leurs plans d'action. L'utilisation de la méthode SMART est généralement la plus employée :

• Spécifiques : définir des objectifs.
• Mesurables : des objectifs chiffrés.
• Atteignables : des objectifs ambitieux, mais accessibles pour l'entreprise.
• Réalistes : des objectifs cohérents par rapport aux capacités de l'entreprise.
• Temporellement définis : un délai fixe à respecter pour chaque objectif.

Fixer des tarifs

Le budget des ventes s'élabore également avec la fixation des prix. C'est la clé d'un budget réussi. Il est impossible à l'heure actuelle d'établir ce dernier sans avoir déterminé un coût précis pour chaque produit que l'entreprise va vendre. Cette notion doit donc être réfléchie en amont. La détermination d'un prix à l'unité doit être inscrite dès le départ, et ce, pour chaque produit ou service vendu. Évidemment, des évolutions de tarif peuvent survenir au cours de l'année à venir, il faut également les prévoir et en tenir compte dans le calcul du budget des ventes.

Étudier la concurrence

Étape importante dans l'élaboration du budget des ventes, il s'agit de l'étude de la concurrence. C'est un aspect à ne surtout pas négliger. Il doit être procédé à une analyse approfondie des prix des produits ou services similaires vendus par les concurrents. Cette analyse des prix est accompagnée également d'une évaluation précise des prix de l'entreprise à ceux des concurrents. Il est nécessaire également de comparer les autres critères à offrir aux clients que ceux déjà proposés par la concurrence. Par exemple, les qualifications de l'entreprise, l'expérience, les biens ou les prestations offertes, etc. Cet ensemble d'analyses et de comparaisons permet à l'entreprise de connaître son positionnement exact par rapport au marché actuel.

Recueillir des informations auprès des clients

Parce que l'entreprise n'existe pas sans clients, il est primordial de les interroger. Se renseigner directement auprès de ses clients fait partie de l'élaboration du budget des ventes. Connaître leurs attentes et besoins permet à l'entreprise d'avoir une idée de l'attractivité de son produit, de sa longévité et justifie une meilleure adaptabilité. Poser des questions pertinentes à ses prospects ou clients offre de précieuses informations à prendre en compte dans l'élaboration du budget. Cette pratique s'actionne en général par voie de sondage ou en communiquant directement avec les personnes concernées.

Analyser les tendances du marché

Le marché dans lequel se positionne l'entreprise ne cesse d'évoluer. C'est un critère à prendre en compte. Le produit ou service en place sur le marché doit être inspecté à la loupe. Comment évolue-t-il ? Le secteur concerné est-il en croissance, en stagnation ou en régression ? Pour avoir une visibilité parfaite ou quasi parfaite sur l'avenir, l'entreprise se doit d'avoir un regard sur les années passées. Aussi bien sûr l'évolution du produit ou service en lui-même, mais également sur l'entreprise. Obtenir et analyser des données économiques fiables issues d'experts concernant le domaine d'activité de votre entreprise est la clé pour calculer son potentiel de développement.

Créer un budget

Avec le travail en amont effectué et l'ensemble des données relevées et analysées, l'entreprise peut avoir une idée plus précise du nombre d'unités qui sera vendu. L'élaboration du budget des ventes n'en sera donc que facilitée. L'entreprise peut alors calculer ce dernier en fonction du nombre de produits qu'elle va vendre et des remises qu'elle accordera également. Chaque élément doit être pris en compte. S'il y a des modifications de budget en cours d'année, en fonction des opportunités, de l'évolution de la concurrence ou encore de la conjoncture économique, l'entreprise devra s'adapter. C'est un travail stratégique en amont bien structuré qui va donc permettre la création du budget des ventes.

L'élaboration d'un budget des ventes représente un atout majeur pour chaque entreprise. Il permet de maintenir toutes les capacités de son organisation commerciale, d'arrêter des objectifs quantifiables et réalisables et de pouvoir améliorer sans cesse ses performances. C'est également un outil de gestion, de communication et de motivation des équipes indispensable. Certes, sa mise en place en amont nécessite un travail méticuleux, mais il permet d'atteindre beaucoup plus sereinement les objectifs fixés.

Quels outils utiliser pour calculer le budget des ventes ?

Logiciels de tableur

Les logiciels de tableur comme Microsoft Excel ou Google Sheets restent des outils incontournables pour calculer le budget des ventes. Ils offrent une grande flexibilité et permettent de créer des formules complexes pour des projections précises.

Logiciels de gestion financière

Des solutions comme QuickBooks ou Sage 50cloud intègrent des fonctionnalités spécifiques pour la budgétisation des ventes. Ces outils permettent de centraliser les données financières et d'automatiser certains calculs.

Outils de Business Intelligence

Les plateformes de BI comme Tableau ou Power BI permettent d'analyser en profondeur les données de vente et de créer des visualisations dynamiques pour le budget des ventes. Ces outils sont particulièrement utiles pour les entreprises gérant de grands volumes de données.

Logiciels de planification financière

Des solutions comme Anaplan ou Adaptive Insights sont spécialement conçues pour la planification financière et la budgétisation. Elles offrent des fonctionnalités avancées pour le calcul du budget des ventes, notamment pour les grandes entreprises.

CRM avec fonctionnalités de prévision

Les CRM modernes comme Salesforce ou HubSpot intègrent des outils de prévision des ventes qui peuvent être utilisés pour calculer le budget des ventes. Ces solutions permettent de lier directement les données clients aux projections de vente.

L'utilisation de ces outils, combinée à une méthodologie rigoureuse, permet d'établir un budget des ventes précis et fiable. Il est important de choisir l'outil le plus adapté à la taille et aux besoins spécifiques de l'entreprise pour optimiser le processus de budgétisation.

Quels sont les autres types de budget ?

Budget d'exploitation

Le budget d'exploitation englobe l'ensemble des revenus et des dépenses liés aux activités courantes de l'entreprise. Il inclut généralement :

• Les revenus prévus (dont le budget des ventes fait partie).
• Les coûts des marchandises vendues.
• Les frais généraux et administratifs.
• Les dépenses de marketing et de vente.

Ce budget offre une vue d'ensemble de la rentabilité opérationnelle prévue de l'entreprise et sert de base à la prise de décisions stratégiques.

Budget d'investissement

Le budget d'investissement, également appelé budget des immobilisations, concerne les dépenses à long terme de l'entreprise. Il comprend l'achat de nouveaux équipements, l'acquisition de biens immobiliers, les projets de recherche et développement, ainsi que les investissements dans de nouvelles technologies. Ce budget est crucial pour la croissance et la compétitivité à long terme de l'entreprise. Il nécessite souvent une analyse approfondie du retour sur investissement (ROI) pour chaque projet envisagé.

Budget de trésorerie

Le budget de trésorerie prévoit les entrées et sorties d'argent de l'entreprise sur une période donnée. Il est essentiel pour assurer la liquidité de l'entreprise, planifier les besoins de financement à court terme et optimiser la gestion des excédents de trésorerie. Ce budget permet d'anticiper les problèmes de trésorerie et de prendre des mesures préventives pour maintenir la santé financière de l'entreprise.

Budget des ressources humaines

Ce budget couvre tous les coûts liés au personnel de l'entreprise, notamment les salaires et traitements, les avantages sociaux, les coûts de formation et de développement, ainsi que les dépenses de recrutement. Le budget des ressources humaines est crucial pour gérer efficacement le capital humain de l'entreprise et aligner les coûts de personnel avec les objectifs stratégiques.

Budget marketing

Le budget marketing détaille les dépenses prévues pour promouvoir les produits ou services de l'entreprise. Il peut inclure :

• Les coûts de publicité (en ligne et hors ligne).
• Les dépenses liées aux relations publiques.
• Les coûts des événements et des salons professionnels.
• Les investissements dans le contenu marketing et le SEO.

Ce budget est essentiel pour assurer la visibilité de l'entreprise et stimuler la croissance des ventes.

Chacun de ces budgets joue un rôle spécifique dans la planification financière globale de l'entreprise. Leur intégration et leur coordination sont essentielles pour assurer une gestion financière efficace et atteindre les objectifs stratégiques de l'organisation. Le budget des ventes, en particulier, alimente de nombreux autres budgets et joue donc un rôle central dans le processus de budgétisation global.

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