Top 10 des outils de reporting pour votre entreprise

Le choix d'un outil de reporting ne se fait pas à la légère : il résulte au contraire d'un ensemble de paramètres essentiels à prendre en considération. In fine, la solution retenue doit être suffisamment flexible pour :

• S'adapter aux spécificités de l'entreprise.
• Démocratiser le reporting.
• Garantir l'autonomie des utilisateurs.
• Offrir le meilleur rapport qualité/prix.

Qu'est-ce qu'un logiciel de reporting ?

Le logiciel de reporting est une solution qui permet de suivre en temps réel l'évolution de l'activité et des performances de l'entreprise à l'aide de tableaux de bord personnalisables.

Extrêmement stratégique, cet outil collecte des données et des informations issues de plusieurs sources et les synthétise de manière visuelle et attrayante, le plus souvent sur la base de graphiques ou de tableaux.

Le logiciel de reporting permet de créer des modèles de rapports, réutilisables d'une période à l'autre, grâce à une simple mise à jour automatique des données.

Pour répondre aux besoins et attentes des équipes commerciales, un outil de reporting performant doit observer certains prérequis incontournables parmi lesquels : unifier la donnée, la rendre compréhensible et la partager. Le rendu final d'une solution de reporting – à savoir le tableau de bord commercial – se doit d'être accessible en temps réel, à la demande des utilisateurs et exploitable sur le terrain pour gagner en efficacité et faciliter la prise de décision.

1 - HubSpot

Plateforme d'inbound marketing, HubSpot dispose d'une suite de logiciels, dont le Sales Hub, qui contient un outil de reporting commercial. Adopter une telle solution permet de :

• Favoriser le travail collaboratif en décloisonnant les données CRM et Marketing, pour une analyse pertinente des KPI au service de la performance commerciale.
• Optimiser la réactivité décisionnelle des équipes grâce à la fluidité des outils de création de tableaux de bord et d'émission des données.

2 - Bime Analytics

Véritable solution de Business Intelligence – c'est-à-dire d'informatique décisionnelle – BIME Analytics démocratise le reporting en facilitant l'analyse des données par l'ergonomie de son interface.

Les fonctionnalités clés à retenir pour cet outil sont :

• L'accessibilité en mode Serveur ou en mode SaaS qui garantit son adaptabilité à différents types de structures.
• L'agrégation des données en provenance de sources multiples (applications web, bases de données, réseaux sociaux). Les commerciaux peuvent, par exemple, mesurer l'impact d'une campagne promotionnelle en combinant les données de Google Analytics à celles de leur CRM.
• Des tableaux et graphiques paramétrables sur mesure via l'outil Création de requêtes.
• Un dashboard visuel et intuitif, dont le contenu se met à jour à chaque chargement pour automatiser le reporting.

La promesse implicite de Bime Analytics à ses utilisateurs est de visualiser, d'analyser et de partager les données en temps réel pour optimiser la réactivité des équipes opérationnelles.

3 - EMAsphere

Il s'agit d'une plateforme de pilotage décisionnel au service des PME/ETI. EMAsphere s'intègre aux logiciels comptables, Excel, CRM et ERP de l'entreprise, offrant ainsi à ses utilisateurs visibilité et fiabilité sur l'ensemble des KPI financiers et autres ratios de gestion.

Parmi les bénéfices de la solution se trouvent :

• Le gain de temps via l'automatisation des transferts et des mises à jour de données.
• L'analyse des performances financières et opérationnelles grâce à la visualisation des KPI et autres ratios de gestion.
• Le partage fluide et sécurisé des données pour faciliter le travail collaboratif au sein de l'entreprise.

Enfin, le point fort de EMAsphere est assurément de permettre de se projeter dans l'avenir en créant des business plans ou autres prévisionnels financiers.

4 - Excel

Outil pratique et facile à prendre en main pour réaliser des tableurs et graphiques, il n'a cependant pas été spécifiquement conçu pour le reporting. Excel présente indéniablement des limites comme :

• Un paramétrage chronophage nécessitant une parfaite maîtrise des formules et autres tableaux croisés dynamiques pour garantir la fiabilité et la lisibilité des données.
• Un travail collaboratif rendu laborieux en raison de la lenteur de traitement de fichiers complexes et volumineux, multipliant ainsi les risques d'erreur liés aux versions de documents non mises à jour.

Excel n'en demeure cependant pas moins un outil opérationnel et un format d'extraction de données incontournable pour le reporting commercial.

5 - Google Sheets

L'avantage incontestable de Google Sheets est qu'il permet de bénéficier de l'écosystème de Google et plus particulièrement du Drive, ce qui en fait un outil idéal pour travailler en équipe :

• Partage fluide de documents.
• Modifications en temps réel par des utilisateurs multiples.
• Paramétrage simple et rapide des droits d'accès.

Google Sheets a cependant les défauts de ses qualités :

• Une sécurité toute relative des données sensibles.
• Une ergonomie et une puissance moindres en comparaison à Excel.

6 - MyReport

Il s'agit d'une solution complète qui démocratise le reporting, l'analyse et le pilotage de la performance commerciale au service des PME. MyReport offre en effet à ses utilisateurs tous les avantages d'Excel sans les inconvénients. Cela en fait un outil parfaitement adapté aux novices, qui peuvent ainsi travailler en toute autonomie, sans avoir à solliciter en permanence le service informatique.

Les caractéristiques de l'outil à souligner sont :

• La création intuitive de tableaux de bord directement depuis Excel grâce à l'outil builder.
• Le croisement de sources de données multiples dans un même rapport, tout en garantissant leur fiabilité pour une analyse enrichie.
• Automatisation des tâches de base du reporting pour un usage fluide.

7 - Toucan toco

Toucan Toco est un logiciel de reporting français créé pour simplifier la récolte et l'exploitation des données en entreprise. Il propose à ses utilisateurs une analyse de leurs datas avec ou sans connaissance du Data Business. Il se démarque, entre autres, par :

• Un design intuitif et ergonomique.
• Une lecture et une analyse simplifiée des données.

Pour un environnement plus collaboratif, Toucan Toco dispose d'un chat instantané depuis son interface et intègre à son logiciel les plateformes Slack et Microsoft Teams.

8 - Power BI

La suite d'outils d'analyse marketing de Microsoft, Power BI, est essentiellement destinée aux grandes entreprises ainsi qu'aux groupes avec filiales. Il s'agit d'une solution puissante pouvant facilement être combinée avec d'autres outils tels que Mailchimp, Zendesk ou vos comptes sur les réseaux sociaux.

Son atout majeur : rendre la donnée accessible à tous, partout et à tout moment tout en offrant à chaque utilisateur une vue personnalisée des indicateurs les plus pertinents. Les bénéfices d'une telle solution sont notamment :

• Une vision unifiée de la donnée grâce à une connexion native à un grand nombre de sources (MySQL ou encore Oracle).
• La flexibilité de l'outil pour concevoir et partager des tableaux dynamiques et ergonomiques en toute sécurité.

9 - Tableau

L'outil de Business Intelligence (BI) Tableau s'adresse aux entreprises de toute taille. L'outil a vocation à simplifier la compréhension des données pour répondre plus efficacement aux problématiques des entreprises. Il offre à ses utilisateurs des fonctionnalités telles que :

• La possibilité de créer des tableaux de bord détaillés en glissant-déposant les catégories de données à croiser.
• La configuration d'alertes lorsque les données dépassent un certain seuil.

Accessible depuis un cloud, un site ou le software, Tableau propose à ses utilisateurs d'être assistés par une IA (Intelligence artificielle) lors de leur prise en main de l'outil.

10 - Looker

Looker est un outil de BI conçu pour les utilisateurs ayant peu de connaissances techniques. Une fois configuré, il est possible d'analyser les données utiles à la prise de décision de son organisation sans avoir à utiliser de SQL. Pour une prise en main la plus intuitive et personnalisée possible, l'outil propose à ses utilisateurs :

• Une analyse simplifiée, mais approfondie des données.
• La possibilité de créer une bibliothèque de visualisation.
• Des URL et autorisations de partage personnalisables.

Looker, en plus de ces services, a la particularité d'être accessible depuis n'importe quel navigateur ou appareil, favorisant la collaboration des groupes de travail.

Comment bien choisir son outil de reporting ?

Pour résumer, un bon outil de reporting doit remplir les critères suivants :

• Fonctionnel
• Performant
• Facile à prendre en main
• Rapidement opérationnel
• Durable

Fonctionnel

La solution de reporting doit être paramétrable et personnalisable afin de s'adapter aux process spécifiques et à l'évolution de l'entreprise. Les logiciels de reporting proposent généralement 80 % de fonctions standards et 20 % de fonctions spécifiques.

Performant

Le niveau de performance est un critère essentiel à prendre en compte au moment du choix de l'outil de reporting. Il devra, entre autres, posséder certaines fonctionnalités comme :

• Une mise à jour en temps réel.
• La possibilité de collecter des données issues de sources différentes.
• Un accès et un stockage de l'information fiables et sécurisés.
• Une automatisation du recueil des données et de la génération des rapports.

Facile à prendre en main

Un outil de reporting doit être en mesure de faire gagner du temps à l'utilisateur, ce qui nécessite qu'il soit facilement exploitable avec une prise en main rapide. Une solution simple d'utilisation propose des interfaces intuitives, ergonomiques et un design « user-friendly ».

Rapidement opérationnel

La vitesse de déploiement est également un élément à considérer dans le choix de l'outil de reporting. Il doit être immédiatement opérationnel et permettre une utilisation rapide de l'ensemble des fonctionnalités.

Durable

Il est important de choisir une solution fiable, évolutive et compatible avec d'autres outils de gestion. Elle doit offrir la possibilité d'installer de nouvelles mises à jour et être capable de s'adapter aux évolutions de l'entreprise, notamment en ce qui concerne le nombre d'utilisateurs potentiels.

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