La réunionite est une tendance qui conduit à mobiliser inutilement le temps des collaborateurs à l'occasion de réunions de travail. Certaines réunions s'avèrent utiles : pour « brainstormer » sur un nouveau projet, pour voter des décisions en assemblée générale ou encore pour créer du lien au sein de l'équipe ou pour rencontrer un client stratégique. Si ces réunions méritent d'avoir lieu, il est néanmoins possible de les optimiser, notamment en les écourtant. D'autres réunions sont inutiles par nature : celles-ci peuvent être supprimées afin de libérer l'agenda.
Optimiser les réunions et l'agenda, in fine, offre de nombreux avantages : éviter une réunion inutile permet aux collaborateurs de consacrer le temps économisé à des tâches plus productives ; réduire la fréquence et la durée des réunions leur confère un caractère exceptionnel, qui incite naturellement à gagner en productivité le temps de la rencontre ; lutter contre la réunionite réduit l'ennui au travail, et prévient ainsi le risque de bore-out chez les collaborateurs. Il s'agit d'optimiser l'emploi du temps de chacun, en évaluant en amont la pertinence et de la performance de chaque réunion.
Que signifie réunionite ?
La réunionite désigne la pratique, critiquée, qui consiste à organiser un nombre excessif de réunions, d'une durée excessive. Le phénomène de la réunionite s'observe dans les situations suivantes :
- La réunion n'aboutit à aucune prise de décision.
- Les participants révèlent ne pas se sentir concernés par l'objet de la réunion.
- Les participants font usage de leurs smartphones à des fins personnelles, progressivement déconcentrés lors d'une réunion excessivement longue.
La tendance à la réunionite en entreprise s'observe à l'échelle mondiale, elle est connue sous le nom de « meeting madness » en anglais. De nombreux mèmes circulent à ce sujet sur le web, et certaines citations illustrent le propos, par exemple : « Tired of working ? Organise a meeting ! », pour « Fatigué de travailler ? Organisez une réunion ! ». C'est la notion de perte de temps qui caractérise le syndrome de la réunionite, et les détracteurs de la pratique avancent que la réunion est souvent utilisée comme prétexte pour ne pas travailler.
9 conseils pour optimiser vos réunions
Optimiser les réunions, et par conséquent l'agenda, permet non seulement d'augmenter la productivité en entreprise, mais aussi d'améliorer le bien-être au travail en réduisant le risque d'ennui ainsi que le niveau de pression imposé par un emploi du temps surchargé. Il s'agit de maintenir les seules réunions utiles, et de les rendre plus efficaces.
Éviter les réunions inutiles
Toutes les étapes d'un projet ne nécessitent pas de réunir physiquement le groupe de travail. À l'ère du digital, les échanges en effet peuvent se faire à distance, notamment par e-mail lorsque le projet implique un nombre réduit de collaborateurs, et via une plateforme collaborative pour un projet d'envergure. Pour limiter le nombre de réunions, le manager peut ainsi :
- Veiller à être réactif par e-mail : lorsque la communication digitale est fluide et rapide, le besoin de se réunir décroît. Les collaborateurs sont « éduqués » à échanger par e-mail plutôt qu'en présentiel, de nombreuses réunions inutiles sont alors évitées.
- Former son équipe à l'usage d'une plateforme collaborative à distance : un outil digital performant permet de communiquer à plusieurs en temps réel, et d'échanger des documents de travail. Ce modèle est adapté à de nombreux projets dans l'entreprise, qui s'évite de longues réunions inutiles mobilisant souvent des collaborateurs non concernés.
Évaluer la durée strictement nécessaire à la réunion
Un usage en entreprise mène à consacrer aux réunions un créneau d'une durée invariable. Pourtant d'un sujet à l'autre, le temps de traitement requis diffère. Exemple : une réunion organisée en fin d'exercice social pour présenter les chiffres aux collaborateurs et les féliciter pour leur performance est bénéfique car elle préserve la motivation au travail ; cette réunion néanmoins n'est pas de nature à engendrer des débats d'opinion, et ne vise aucune prise de décision, il est donc possible d'y consacrer un créneau réduit.
Au moment d'organiser une réunion, le manager fixe la durée adaptée et la communique aux participants. Le timing est ainsi encadré, et chacun participe de manière active pour s'y tenir.
Limiter le nombre de participants
Certains collaborateurs participent volontiers à une réunion, qu'ils envisagent comme une pause agréable dans leur emploi du temps. Or un nombre excessif de participants allonge la durée de la réunion en ouvrant davantage les débats, alors même que certaines opinions ne sont pas pertinentes sur le sujet. Autre dérive de la pratique : le temps de ces collaborateurs est inutilement mobilisé. Pour lutter contre cet effet de la réunionite, et optimiser l'agenda de chacun, il est important de sélectionner les seuls participants utiles à la réunion.
Jeff Bezos, fondateur d'Amazon, a instauré la « two pizza rule » pour mesurer la pertinence du taux de participation à une réunion : deux pizzas doivent suffire à nourrir l'ensemble des participants présents ; à défaut, leur nombre est excessif.
Organiser scrupuleusement le calendrier
Pour optimiser l'agenda de travail, il est important de planifier en amont le calendrier des tâches.
- Répartir les tâches de manière équilibrée : avoir une vision d'ensemble sur le calendrier des tâches permet d'observer la fréquence des réunions et de réajuster leur nombre de manière équilibrée. Un nombre excessif de réunions, symptôme de la réunionite, nuit à la productivité : le manager corrige son calendrier de manière à garder du temps à d'autres types de tâches.
- Consacrer du temps à l'organisation des réunions : si le déroulement d'une réunion est chronophage, son organisation prend également du temps. Déterminer l'ordre du jour, communiquer les informations aux participants et anticiper les interventions, en effet, nécessite un travail préalable non négligeable. Pour ne pas être pris au dépourvu, il est donc judicieux de consacrer des créneaux à l'organisation des réunions.
- Réserver du temps entre deux réunions : enchaîner plusieurs réunions peut conduire à leur inefficacité. Au terme d'une réunion en effet, les collaborateurs ont besoin de temps pour intégrer les informations afin de mettre en œuvre les actions requises en fonction de leur poste. Au moment d'organiser le calendrier, il faut donc veiller à réserver du temps entre deux réunions.
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Utiliser des outils digitaux pour optimiser les réunions et l'agenda
De nombreux outils innovants contribuent à lutter contre la réunionite. Leurs fonctionnalités d'IA permettent en effet d'automatiser les actions à faible valeur ajoutée afin de gagner du temps. Les systèmes d'alertes, en outre, facilitent la gestion de l'emploi du temps de chaque collaborateur. Les plateformes, enfin, permettent de communiquer de manière fluide : l'ordre du jour de la réunion est connu en amont, le manager reçoit les éventuels retours de chaque participant préalablement à la tenue de la réunion et un débriefing peut être adressé par écrit. L'ensemble des fonctionnalités d'un outil digital performant offrent in fine un gain de temps considérable.
Exemples :
- Les solutions telles que Doodle ou Calendly sont des outils de planification de rendez-vous en ligne largement utilisés.
- L'application Google Agenda permet d'optimiser la gestion de l'agenda.
- La plateforme collaborative Asana est un outil de gestion de projets à distance pour minimiser les réunions en présentiel.
Si ces outils se démocratisent, l'usage d'un calendrier imprimé sur support papier reste répandu, en complément du digital.
Faire preuve d'intransigeance sur la ponctualité
Le temps est précieux, et le caractère péjoratif du terme réunionite vise à rappeler cet enjeu : des réunions trop fréquentes ou trop longues sont sources de perte de temps, ce qui nuit à la productivité de l'entreprise. Or la longueur d'une réunion peut être largement impactée par des retardataires. Le retardataire en effet doit être mis au fait des discussions intervenues en son absence, ce qui augmente la durée de la réunion. Lorsqu'un participant arrive en retard, en outre, cela provoque de la déconcentration. La ponctualité dans ce contexte revêt une importance centrale, sans compter qu'en tout état de cause, la ponctualité est une marque de respect d'autrui.
Pour mettre l'accent sur la ponctualité, l'organisateur de la réunion peut décider d'exclure les retardataires, une sanction vertueuse puisqu'elle incite au respect des horaires.
Utiliser la technique Pomodoro pendant la réunion
La technique Pomodoro est une technique de gestion du temps qui date de la fin des années 1980. Pomodoro pour « tomate » en italien : la technique se base sur l'usage d'un minuteur qui prenait l'apparence d'une tomate dans les mains de l'Italien Francesco Cirillo, à l'origine de la technique. Il s'agit de découper le temps de manière à gagner en performance au travail. En réunion, cela permet de maintenir une concentration optimale et d'obtenir des résultats plus efficaces. La méthode Pomodoro préconise une période de travail de 25 minutes, suivie d'une pause de 5 minutes ; après quatre cycles, une longue pause de 15 à 30 minutes est observée.
Dynamiser la réunion
La réunionite dénonce les réunions d'agrément, au cours desquelles les participants ne travaillent pas de manière effective. Dynamiser la réunion permet d'éviter ce phénomène : l'attention des participants est maintenue, et la durée de la réunion est raccourcie. Plusieurs astuces permettent de rendre une réunion dynamique, par exemple :
- La méthode du co-walking, de Steve Jobs, impose de tenir la réunion en marchant.
- Les réunions debout réduisent le niveau de confort, incitant à ne pas s'attarder inutilement.
- Imposer la participation orale de chacun mobilise efficacement les collaborateurs.
Améliorer la gestion des réunions et de l'agenda grâce à une auto-évaluation régulière
À une fréquence régulière, le manager évalue ses erreurs et ses succès : a posteriori, il mesure le temps passé en réunion, et identifie les prises de décisions conséquentes.
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