Comment améliorer votre gestion du temps ? Conseils et outils

Surmenage, tensions, problèmes d'organisation, telles sont les difficultés qui pèsent sur certains salariés. Dans cette situation, la meilleure chose à faire est parfois d'adopter une gestion du temps plus adéquate. En appliquant certains principes, il est ainsi possible de gagner en efficacité, en productivité et en sérénité. Voici quelques conseils et une liste d'outils à mettre en place pour améliorer sa gestion du temps.

Pourquoi améliorer sa gestion du temps ?

Dans un monde ultra connecté aux journées bien remplies, le temps est une valeur importante. Mieux vaut alors le gérer efficacement pour garder le contrôle et ne pas se laisser dépasser.

Améliorer sa gestion du temps présente de nombreux avantages :

• Un gain de productivité grâce à une meilleure structure du travail et à l'allocation de temps de pause salutaires.
• Davantage de temps libre pour se changer les idées, continuer à se former ou se consacrer à ses collaborateurs.
• Moins de stress et une charge mentale allégée.
• Un chiffre d'affaires plus important…

Optimiser la gestion de son temps au travail permet d'accomplir plus en un temps réduit. Le professionnel bénéficie ainsi de moments supplémentaires pour développer ses compétences techniques et intellectuelles. Il a la possibilité de prendre davantage soin de lui et se sent plus heureux et épanoui.

Comment mieux gérer son temps ?

Certains principes doivent être adoptés et mis en pratique au quotidien pour parvenir à mieux gérer son temps.

Être mieux organisé

Un emploi du temps surchargé n'est pas une preuve de productivité, au contraire. Chez un employé désorganisé, cela est même source de pertes de temps nombreuses.

Pour sortir de ce cercle vicieux, il faut planifier ses tâches, structurer son travail et mieux organiser son bureau. Un espace bien rangé est un premier pas dans la bonne direction.

Définir des objectifs

Pour une meilleure gestion de son temps, il faut se fixer des objectifs. Ils permettent de maintenir le cap, de connaître précisément le chemin parcouru et les tâches à réaliser.

En se fixant des objectifs réguliers, il est en effet possible de mieux articuler son planning et ne pas trop étaler les tâches dans le temps. C'est humain : plus on a de temps et plus le travail sera long à réaliser. Des dates butoirs avec des objectifs quotidiens, hebdomadaires ou mensuels peuvent ainsi être définies, notamment au travers de la méthode SMART.

Arrêter de procrastiner

Remettre ses tâches au lendemain est le propre du procrastinateur. Or, c'est un véritable problème, car, en plus de ralentir la productivité, repousser son travail est également source de démotivation et de tensions. Cela alourdit en outre la charge mentale du salarié. En agissant tout de suite, l'action n'est pas entravée et les capacités de concentration sont améliorées.

Faire une tâche à la fois

Réaliser plusieurs tâches en même temps avec le même niveau de concentration est impossible. Il est préférable de se focaliser sur une tâche à la fois en se concentrant sur les missions plus complexes au moment où son énergie est maximale.

Se fixer des priorités

Une bonne gestion du temps nécessite d'identifier les tâches à réaliser et de les hiérarchiser pour ne pas se laisser submerger par son travail. Il faut donc analyser le degré d'urgence de chaque tâche, les planifier et faire un point régulier sur leur avancement.

Éviter les distractions

Mettre son cerveau en mode « travail » est indispensable pour être le plus efficace et productif possible. Pour cela, il faut évacuer les pensées personnelles et les tracas, et se tenir à distance de toute distraction potentielle.

Limiter sa charge de travail

Apprendre à déléguer, à dire non et à refuser des tâches qui n'entrent pas dans son champ de compétences est essentiel pour améliorer sa gestion du temps. En effet, il ne faut pas hésiter à déléguer certaines missions chronophages ou plus secondaires, ou encore les travaux de détail, d'autant plus quand ils ne font pas partie de ses attributions.

S'accorder des temps de pause

S'ils semblent contre-productifs, les temps de pause sont en réalité nécessaires pour booster sa concentration. En effet, prendre l'air permet d'oxygéner son cerveau et de diminuer son taux de stress pour être plus efficace au travail.

6 outils pour une bonne gestion du temps 

Les outils et les techniques dédiés à la gestion du temps sont nombreux sur le marché. Encore faut-il choisir les bons et les utiliser de manière régulière pour ne pas retomber dans ses travers et revenir à la situation initiale.

Google Agenda

Utiliser correctement son agenda permet d'optimiser son temps. Grâce à Google Agenda, par exemple, un utilisateur peut planifier des réunions sans envoyer d'e-mails ou d'invitations récurrentes. Cet outil rend aussi possible la création d'agendas partagés qui donnent une visibilité sur les engagements communs afin de ne pas perdre de temps en échanges inutiles.

Trello

Trello est un outil de gestion de projet collaboratif. Il s'agit d'une to-do list virtuelle qui permet de travailler en équipe, d'attribuer des tâches, de définir des échéances, d'utiliser des étiquettes, d'ajouter des commentaires ou encore de partager des fichiers. Il prend la forme d'un tableau de bord personnalisable et est particulièrement utilisé pour suivre l'état d'avancement d'un projet, par exemple.

Evernote

Evernote est un outil de prise de notes qui garde en mémoire de nombreuses informations sous la forme de SMS, de mémos vocaux ou de photos, par exemple. Les notes sont stockées au même endroit et sont accessibles à tout moment.

Bon à savoir : Microsoft OneNote, inclus dans Office 365, est une alternative à cet outil. Il propose aussi une fonction de prise de notes collaborative à ses utilisateurs.

Freedom

Freedom bloque les distractions sur une période donnée. Il permet de se concentrer sur une seule et unique tâche et d'adopter une gestion du temps optimale en limitant l'arrivée d'e-mails ou de messages intempestifs en provenance des réseaux sociaux.

La méthode Pomodoro

Née de l'esprit de Francesco Cirillo dans les années 80, la méthode Pomodoro consiste à rester concentré sur une même tâche pendant des sessions de 25 minutes entrecoupées de courtes pauses. Cette technique est un moyen de gagner en efficacité et en concentration en s'accordant des temps libres régulièrement.

Toggl

Toggl enregistre le temps passé sur chaque tâche afin de savoir lesquelles sont les plus chronophages. Il est alors possible d'identifier celles qui affichent une valeur ajoutée plus faible et, ainsi, de mieux organiser son travail par la suite.

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