9 applications d’organisation pour augmenter votre efficacité

Être efficace s'apprend et se développe au fur et à mesure de l'expérience. Cependant, les professionnels sont, pour la plupart, soumis à de nombreuses sollicitations et peuvent faire face à des tâches qui s'accumulent. Pour certains, l'organisation peut passer au second plan, alors qu'elle pourrait leur permettre d'optimiser leur temps de travail et de devenir plus productifs. Heureusement, de nombreux outils existent pour améliorer son organisation au travail et gagner peu à peu en efficacité.

Cet article présente une sélection d'applications variées pour augmenter ses performances au travail.

HubSpot CRM mobile

L'application mobile HubSpot CRM est une extension du CRM de HubSpot disponible sur les bibliothèques d'applications mobiles Google Play et App Store. Gratuite, elle permet de gérer sa productivité afin d'atteindre ses objectifs commerciaux.

Depuis l'interface de HubSpot CRM mobile, il est possible de gérer directement plusieurs processus de vente en parallèle. Le travail en équipe est aussi facilité puisque plusieurs membres peuvent se connecter et échanger sur les projets en cours. HubSpot CRM mobile est également adapté à la prospection commerciale, avec une fonction dédiée à la prise de contact et d'information.

Cette application est idéale pour accéder à ses données de suivi, peu importe le lieu et l'heure, même sans connexion à Internet. HubSpot CRM mobile est particulièrement adapté aux équipes commerciales qui souhaitent optimiser l'organisation de leur travail, y compris en déplacement.

Evernote

Evernote est un outil de prise de notes numérique disponible sur mobile et sur ordinateur. Plus qu'un bloc-notes, Evernote permet de partager ses notes avec d'autres utilisateurs et de les organiser par catégories.

Une fois les notes prises, Evernote se transforme en une véritable interface d'organisation, avec la possibilité d'ajouter des liens hypertextes, des tableaux, des enregistrements vocaux ou encore des fichiers externes. Les notes peuvent aussi devenir des to-do lists, Evernote permettant d'ajouter des échéances.

Côté prix, Evernote est disponible en version gratuite pour une utilisation basique en tant que bloc-notes, mais propose des abonnements payants pour avoir accès à un plus grand nombre de fonctionnalités. Ces différents abonnements sont pensés pour une utilisation personnelle ou professionnelle (individuelle ou en équipe).

Pocket

Le but de Pocket est de créer un dossier dans lequel toutes les sources de travail peuvent être conservées. Par exemple, s'il est question de préparer un rapport stratégique qui demande d'utiliser des données statistiques, les différentes sources de ces données peuvent y être enregistrées en attendant de se remettre au travail.

De même, une vidéo, le lien d'un article de blog ou le site web d'un client peuvent être sauvegardés facilement dans l'application d'organisation Pocket. Tous ces éléments peuvent être consultés hors ligne, le temps d'un trajet en train ou dans une salle d'attente, par exemple.

En outre, Pocket modifie quelque peu le mode de lecture des pages ou fichiers sauvegardés. En effet, elle les présente sous une interface très simplifiée afin d'offrir à l'utilisateur une consultation sans distraction et donc une concentration maximale.

Pocket est disponible gratuitement. Une version Premium est proposée aux utilisateurs qui souhaitent bénéficier de fonctionnalités plus avancées, comme le surlignage de texte ou le changement de police de caractères.

Slack

Slack est un outil de collaboration aujourd'hui incontournable en entreprise. Également disponible sur mobile, cette application d'organisation constitue un véritable appui pour favoriser la communication à distance entre les différents membres d'une équipe.

En version gratuite, Slack bloque l'accès à d'anciennes conversations ainsi que le transfert de documents trop volumineux. Cette formule est cependant suffisante pour la plupart des entreprises qui souhaitent optimiser les échanges entre leurs équipes et atteindre un plus haut niveau de productivité.

Doodle

Doodle est un agenda collaboratif en ligne. Son rôle est d'aider tous les professionnels à coordonner leurs emplois du temps afin de trouver une date qui fait consensus avant de planifier un événement, une réunion ou une activité d'équipe.

Par exemple, le manager ou responsable d'équipe peut proposer une date pour le prochain point sur un projet. Chaque personne concernée reçoit alors une notification et accède au tableau Doodle sur lequel elle peut renseigner une ou plusieurs dates à sa convenance. L'outil compile ensuite l'ensemble des réponses avant de fixer la meilleure date pour l'événement.

Do It Tomorrow

Do It Tomorrow est un planificateur de tâches à la journée qui se présente sous la forme d'un agenda en ligne. Il permet d'organiser ses tâches journalières et d'activer un système de rappel pour ne rien oublier.

Comme son nom l'indique, Do It Tomorrow (« faites-le demain ») propose une fonctionnalité flexible pour reporter les tâches non finalisées au lendemain.

En bref, Do It Tomorrow est une application d'organisation intéressante pour mettre en forme des to-do lists si la fonctionnalité de rappel est importante pour l'utilisateur. Facile à prendre en main, son interface assez originale imitant un carnet de notes peut cependant ne pas convenir aux professionnels qui recherchent un style plus visuel pour gérer leur emploi du temps au quotidien.

Forest

Une bonne organisation du travail repose avant tout sur des périodes de concentration afin d'avancer efficacement dans ses tâches. Forest est l'application d'organisation idéale pour atteindre cet objectif. Elle permet en effet de développer de bonnes habitudes et de s'habituer à ne pas décrocher son téléphone ou consulter les réseaux sociaux lors d'une phase de travail.

Pour cela, Forest repose sur un système ludique dont le but est de planter une graine dans une forêt chaque fois que l'utilisateur avance efficacement sur son travail. Si sa concentration reste optimale, les graines plantées deviennent alors des arbres et une forêt dense se développe. De plus, en version payante, les arbres de l'application se transforment en arbres réels, contribuant ainsi à lutter contre la déforestation.

Remember the milk

Remember the milk est une application d'organisation et de gestion des tâches très simple à utiliser. Elle ne dispose pas de multiples fonctions, mais permet de se concentrer sur la mise en forme de listes personnelles et professionnelles.

Remember the milk est liée à l'application Outlook, en particulier son agenda. Les tâches présentes dans Outlook sur ordinateur basculent automatiquement vers l'application Remember the milk. Lorsqu'une date est évoquée dans le contenu d'un e-mail, elle peut aussi être ajoutée très facilement à l'interface mobile de Remember the milk.

Malgré sa simplicité, Remember the milk intègre des fonctionnalités intéressantes, telles que la classification de tâches via des listes et/ou des mots-clés. L'application permet aussi de travailler hors connexion, un critère important pour maintenir sa productivité, même en déplacement.

Clockwise

Clockwise est une extension qui peut être ajoutée à tous les types de calendriers numériques, dont Google Calendar. Cette application d'organisation repose sur un système intelligent qui formule des préconisations en termes de planification. À partir d'un calendrier ou d'un emploi du temps, elle repère des moments de temps libre qui pourraient être optimisés et fait des suggestions sur la répartition des tâches.

Dans le cadre du travail en équipe, son rôle est encore plus précieux puisqu'il évite les conflits entre les dates des différents événements. Il facilite la coordination des activités de chacun des membres et libère des plages horaires pour que chacun puisse avancer sur ses tâches sans être dérangé.

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