14 applications d'organisation pour mieux travailler

Être efficace s'apprend et se développe au fur et à mesure de l'expérience. Cependant, les professionnels sont, pour la plupart, soumis à de nombreuses sollicitations et peuvent faire face à des tâches qui s'accumulent. Pour certains, l'organisation du travail peut passer au second plan, alors qu'elle pourrait leur permettre d'optimiser leur temps de travail et de devenir plus productifs. Heureusement, de nombreux outils existent pour améliorer son organisation au travail et gagner peu à peu en efficacité.

1 - HubSpot CRM

L'application mobile HubSpot CRM est une extension du CRM de HubSpot disponible sur les bibliothèques d'applications mobiles Google Play et App Store. Gratuite, elle permet de gérer sa productivité afin d'atteindre ses objectifs commerciaux.

Depuis l'interface de HubSpot CRM mobile, il est possible de gérer directement plusieurs processus de vente en parallèle. Le travail en équipe est aussi facilité puisque plusieurs membres peuvent se connecter et échanger sur les projets en cours. HubSpot CRM mobile est également adapté à la prospection commerciale, avec une fonction dédiée à la prise de contact et d'information.

Cette application d'organisation de travail est idéale pour accéder à ses données de suivi, peu importe le lieu et l'heure, même sans connexion à Internet. HubSpot CRM mobile est particulièrement adapté aux équipes commerciales qui souhaitent optimiser l'organisation de leur travail, y compris en déplacement.

2 - Trello

Trello est un outil de gestion de projet permettant d'organiser les actions sous forme de tableaux. Chaque équipe peut interagir avec les tableaux pour planifier de nouvelles tâches, organiser leurs projets ou rassembler des idées.

Cet outil met l'accent sur la collaboration en permettant à chacun de suivre les objectifs et l'avancement de chaque projet, de consulter le planning des équipes ou encore de créer directement de nouvelles tâches depuis la messagerie collaborative Slack.

Trello est disponible gratuitement. Plusieurs versions premium sont proposées aux utilisateurs qui souhaitent disposer de plus de fonctionnalités comme des options d'administration et de sécurité.

3 - Jira

Jira est une plateforme de planification et de gestion de projet, essentiellement utilisée par les équipes IT. Jira est un outil polyvalent. En effet, dès le début de leurs projets, les utilisateurs peuvent définir leur méthodologie de gestion (Scrum, Kanban), l'interface utilisateur va ensuite s'adapter à la méthodologie choisie.

Jira offre également à l'équipe IT un moyen de mieux organiser la gestion des tickets supports, par exemple en intégrant chaque ticket dans un planning dédié à l'équipe. Chaque collaborateur peut ensuite ajouter des annotations sur les tickets pour fluidifier le partage d'informations.

Jira est disponible gratuitement. Différentes versions premium sont également proposées pour les utilisateurs qui souhaitent bénéficier de fonctionnalités plus avancées, comme l'intégration de l'IA ou un espace de stockage illimité.

4 - Calendly

Calendly est un outil de planification et de prise de rendez-vous en ligne. Pour simplifier et fluidifier l'organisation du travail, l'application s'intègre à différents calendriers comme l'agenda Outlook et Google, mais aussi au CRM HubSpot.

Dès lors qu'un rendez-vous est pris via Calendly, une nouvelle fiche de prospect est directement créée ou mise à jour dans le CRM HubSpot. De cette manière, les équipes ont accès à des informations correctes en temps réel. Les équipes n'ont donc pas à perdre du temps à insérer et rectifier diverses données.

Calendly est disponible gratuitement et dispose de diverses versions premium pour les entreprises ayant besoin de fonctionnalités plus sophistiquées, comme l'automatisation de l'acheminement des leads.

5 - Pocket

Le but de Pocket est de créer un dossier dans lequel toutes les sources de travail peuvent être conservées. Par exemple, s'il est question de préparer un rapport stratégique qui demande d'utiliser des données statistiques, les différentes sources de ces données peuvent y être enregistrées en attendant de se remettre au travail.

De même, une vidéo, le lien d'un article de blog ou le site web d'un client peuvent être sauvegardés facilement dans l'application d'organisation Pocket. Tous ces éléments peuvent être consultés hors ligne, le temps d'un trajet en train ou dans une salle d'attente, par exemple. En outre, l'outil modifie quelque peu le mode de lecture des pages ou fichiers sauvegardés. En effet, elle les présente sous une interface très simplifiée afin d'offrir à l'utilisateur une consultation sans distraction et donc une concentration maximale.

Pocket est disponible gratuitement. Une version Premium est proposée aux utilisateurs qui souhaitent bénéficier de fonctionnalités plus avancées, comme le surlignage de texte ou le changement de police de caractères.

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6 - Evernote

Evernote est un outil de prise de notes numérique disponible sur mobile et sur ordinateur. Plus qu'un bloc-notes, Evernote permet de partager ses notes avec d'autres utilisateurs et de les organiser par catégories.

Une fois les notes prises, Evernote se transforme en une véritable interface d'organisation, avec la possibilité d'ajouter des liens hypertextes, des tableaux, des enregistrements vocaux ou encore des fichiers externes. Les notes peuvent aussi devenir des to-do lists, Evernote permettant d'ajouter des échéances.

Côté prix, Evernote est disponible en version gratuite pour une utilisation basique en tant que bloc-notes, mais propose des abonnements payants pour avoir accès à un plus grand nombre de fonctionnalités. Ces différents abonnements sont pensés pour une utilisation personnelle ou professionnelle (individuelle ou en équipe).

7 - Slack

Slack est un outil de collaboration aujourd'hui incontournable en entreprise. Également disponible sur mobile, cette application d'organisation constitue un véritable appui pour favoriser la communication à distance entre les différents membres d'une équipe.

En version gratuite, Slack bloque l'accès à d'anciennes conversations ainsi que le transfert de documents trop volumineux. Cette formule est cependant suffisante pour la plupart des entreprises qui souhaitent optimiser les échanges entre leurs équipes et atteindre un plus haut niveau de productivité.

8 - Monday.com

Monday.com est une application d'organisation de travail permettant aux membres d'une équipe de planifier et gérer efficacement toutes activités. Les utilisateurs bénéficient d'une plateforme commune pour communiquer et collaborer.

Considérée comme flexible, la plateforme permet de créer des processus de travail entièrement personnalisables grâce à différents modules de création. Ainsi, les équipes parviennent à améliorer leur efficacité et productivité avec un outil adapté à leurs besoins. Monday.com propose également des formules d'automatisation de tâches pour éviter les actions à faible valeur ajoutée et être notifié en temps réel de l'avancement des projets en interne. De cette manière, l'ensemble des équipes reste aligné sur des objectifs communs.

La plateforme propose une version gratuite restreinte à deux utilisateurs. Différentes versions premium sont disponibles et permettent, entre autres, l'intégration de formule d'automatisation ou un suivi détaillé des délais.

9 - Do It Tomorrow

Do It Tomorrow est un planificateur de tâches à la journée qui se présente sous la forme d'un agenda en ligne. Il permet d'organiser ses tâches journalières et d'activer un système de rappel pour ne rien oublier. Comme son nom l'indique, Do It Tomorrow (faites-le demain) propose une fonctionnalité flexible pour reporter les tâches non finalisées au lendemain.

En bref, Do It Tomorrow est une application d'organisation intéressante pour mettre en forme des to-do lists si la fonctionnalité de rappel est importante pour l'utilisateur. Facile à prendre en main, son interface assez originale imitant un carnet de notes peut cependant ne pas convenir aux professionnels qui recherchent un style plus visuel pour gérer leur emploi du temps au quotidien.

10 - Doodle

Doodle est un agenda collaboratif en ligne. Son rôle est d'aider tous les professionnels à coordonner leurs emplois du temps afin de trouver une date qui fait consensus avant de planifier un événement, une réunion ou une activité d'équipe.

Par exemple, le manager ou responsable d'équipe peut proposer une date pour le prochain point sur un projet. Chaque personne concernée reçoit alors une notification et accède au tableau Doodle sur lequel elle peut renseigner une ou plusieurs dates à sa convenance. L'outil compile ensuite l'ensemble des réponses avant de fixer la meilleure date pour l'événement.

11 - Clockwise

Clockwise est une extension qui peut être ajoutée à tous les types de calendriers numériques, dont Google Calendar. Cette application d'organisation repose sur un système intelligent qui formule des préconisations en matière de planification. À partir d'un calendrier ou d'un emploi du temps, elle repère des moments de temps libre qui pourraient être optimisés et fait des suggestions sur la répartition des tâches.

Dans le cadre du travail en équipe, son rôle est encore plus précieux puisqu'il évite les conflits entre les dates des différents événements. Il facilite la coordination des activités de chacun des membres et libère des plages horaires pour que chacun puisse avancer sur ses tâches sans être dérangé.

12 - Toggl

Toggl est une application qui fait office de minuteur et permet aux équipes de suivre le temps passé sur chaque activité, par le biais de tableaux de bord et de rapport détaillés.

En effet, en déterminant les tâches les plus chronophages, les utilisateurs ont l'opportunité de réorganiser leur temps de travail et de trouver des axes d'amélioration pour booster leur productivité. Cet outil s'avère particulièrement efficace pour les travailleurs en freelance qui voient leur processus de facturation au temps passé simplifié.

Concernant le prix, Toggl dispose d'une version gratuite comprenant cinq utilisateurs. La version premium ou entreprise offre davantage de fonctionnalités de gestion, comme l'intégration à l'outil Jira ou encore la réalisation d'analyses.

13 - Remember the milk

Remember the milk est une application d'organisation et de gestion des tâches. Elle ne dispose pas de multiples fonctions, mais permet de se concentrer sur la mise en forme de listes personnelles et professionnelles.

L'application est liée à Outlook, en particulier son agenda. Les tâches présentes dans Outlook sur ordinateur basculent automatiquement vers l'application Remember the milk. Lorsqu'une date est évoquée dans le contenu d'un e-mail, elle peut aussi être ajoutée très facilement à l'interface mobile de Remember the milk.

Malgré sa simplicité, Remember the milk intègre des fonctionnalités intéressantes, telles que la classification de tâches via des listes et/ou des mots-clés. L'application permet aussi de travailler hors connexion, un critère important pour maintenir sa productivité, même en déplacement.

14 - Forest

Une bonne organisation du travail repose avant tout sur des périodes de concentration afin d'avancer efficacement dans ses tâches. Forest est l'application d'organisation idéale pour atteindre cet objectif. Elle permet en effet de développer de bonnes habitudes et de s'habituer à ne pas décrocher son téléphone ou consulter les réseaux sociaux lors d'une phase de travail.

Pour cela, Forest repose sur un système ludique dont le but est de planter une graine dans une forêt chaque fois que l'utilisateur avance efficacement sur son travail. Si sa concentration reste optimale, les graines plantées deviennent alors des arbres et une forêt dense se développe. De plus, en version payante, les arbres de l'application se transforment en arbres réels, contribuant ainsi à lutter contre la déforestation.

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