Word fait partie des outils de bureautique indispensables. Si l'utiliser semble simple au premier abord, un grand nombre d'utilisateurs passe à côté de fonctionnalités intéressantes. Prendre le temps de bien connaître Word avant de l'utiliser au quotidien est la garantie de gagner du temps, et de faciliter le travail de rédaction. 

>> Téléchargement : Le guide pour créer un guide de style pour votre marqueVoici quelques conseils d'utilisation, utiles pour les débutants comme pour les confirmés.

Les bases pour utiliser Word

Les fonctionnalités de base de Word sont utilisées au quotidien par la plupart de ses utilisateurs. Elles permettent de créer un document, de le mettre en forme, et si besoin, de l'imprimer.

Comment concevoir un guide de style ?

Téléchargez cet e-book gratuit accompagné de modèles et découvrez comment créer un guide de style pour votre marque.

Choisir un modèle de document

Les modèles de document sont très pratiques si vous souhaitez gagner du temps tout en ayant une belle mise en forme. La bibliothèque de modèles de Word se trouve en page d'accueil. Pour avoir accès aux modèles en accord avec la nature de votre document, vous pouvez vous aider de la barre de recherche.

Tapez un mot-clé, par exemple « présentation ». Ensuite, sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser. Cliquez sur « Créer » : il s'ouvre alors dans une fenêtre, de la même façon qu'un document vierge.

Créer et enregistrer un document

À partir d'un modèle ou d'une page vide, créer et enregistrer un document sur Word se fait assez simplement.

Pour créer un document à partir d'une page vierge, cliquez sur « Fichier », en haut à gauche de la fenêtre, puis sur « Nouveau document ».

Enfin, enregistrez votre document en cliquant sur « Enregistrer » ou « Enregistrer sous » dans le ruban Word.

La mise en page sur Word

Après avoir créé votre document et commencé à travailler sur Word, vous allez devoir mettre en page votre document avant de l'envoyer ou de l'imprimer. La mise en page concerne l'aspect global de votre texte. Elle est très importante pour la lisibilité du document. La section « Mise en page » de Word vous aide à mettre en forme le texte facilement.

Mettre en forme le texte et les paragraphes

La mise en forme des éléments de texte dans votre document Word est accessible depuis la section « Accueil » de la barre de fonctions. Ainsi, vous pouvez modifier un texte pour le passer en gras, en italique ou le souligner.

Pour modifier la typographie ou la taille de police, sélectionnez votre police et sa taille dans la zone située juste au-dessus. Au centre de la barre « Accueil », vous pouvez aligner votre texte à gauche, le centrer, l'aligner à droite, ou le justifier.

Puis, à droite de la zone de modification de l'alignement du texte, vous avez la possibilité de modifier les interlignes et les espacements. Enfin, la section « Accueil » vous permet d'intégrer facilement des listes à puces ou listes numérotées.

Gérer les niveaux de titre

Les niveaux de titre permettent de hiérarchiser l'information à l'intérieur de votre document. Ils peuvent se gérer à partir de la barre « Accueil ». Cliquez sur « Titre 1 », « Titre 2 » ou encore « Sous-titre » pour modifier automatiquement la mise en forme de votre titre.

Pour avoir des mises en forme personnalisées à portée de main et ainsi gagner du temps, vous pouvez paramétrer vous-même la mise en forme de vos niveaux de titre. L'utilisation des niveaux de titre est souvent requise en rédaction web afin de mettre en forme un texte optimisé pour le SEO dès sa rédaction sur Word.

Mettre en page et imprimer un document

Pour travailler la mise en page globale de votre document Word, rendez-vous dans la section « Mise en page ». Vous pourrez moduler la dimension des marges du document. Modifiez également l'orientation de votre page en choisissant un format portrait ou paysage.

Si vous prévoyez d'imprimer votre document, pensez à vérifier son format. Vous pouvez le modifier facilement dans « Taille ». Enfin, la section « Mise en page » permet d'ajouter des colonnes dans le corps du texte et de prévoir des sauts de page.

Insérer des objets

Insérer des objets entre les zones du texte donne un aspect plus visuel à votre document et aide votre lecteur à synthétiser les informations. Pour cela, rendez-vous dans le volet « Insertion » et intégrez au choix :

  • Un tableau.
  • Une image.
  • Un graphique.
  • Des icônes.

Il est également possible d'ajouter des commentaires à votre document, un en-tête et un pied de page, ainsi que des liens hypertextes.

Importer du texte

Si vous souhaitez utiliser du texte provenant d'un autre document ou d'une page web, copiez-le en utilisant le clic droit ou la fonction « Ctrl + C » et collez-le sur votre document, de la même façon ou bien avec le raccourci « Ctrl + V ».

Techniques avancées sur Word

Ces techniques avancées s'adressent plutôt aux utilisateurs courants de Word. Elles sont tout aussi indispensables que les fonctions de base. Vous pourriez en effet en avoir besoin si vous avez la sensation d'être bloqué dans votre usage de Word.

Réaliser du publipostage

Le publipostage est particulièrement utile si vous vous servez de Word pour mettre en forme des lettres. Il permet d'enregistrer des mises en forme de lettres, d'enveloppes et d'étiquettes que vous pourrez réutiliser par la suite pour gagner du temps.

Au moment de créer votre lettre, il vous est demandé de sélectionner des destinataires. Ils peuvent provenir d'une liste de contacts réalisée sur Excel par exemple.

Importer du contenu issu d'Excel

La fonction d'import depuis Excel est généralement utilisée en complément de la fonction publipostage, pour importer une liste de contacts depuis Excel. Elle est donc indispensable si vous avez besoin, par exemple, de diffuser des lettres d'informations à un grand nombre de collaborateurs.

Créez une base de données sur Excel ainsi qu'un document Word avec des zones vides. Puis, à partir de Word, fusionnez les 2 documents de manière à ce que les éléments du fichier Excel s'intègrent automatiquement dans Word.

Utiliser le mode Révision

Le mode Révision est l'outil indispensable du travail collaboratif sur Microsoft Word. Il intègre notamment :

Il permet à une personne tierce d'ajouter des modifications au document de sorte qu'elles soient distinguées de la première version. Il est également possible de comparer le document avec un autre, ce qui peut être utile lorsque vous souhaitez mettre deux versions en parallèle.

Ajouter des références et des notes de bas de page

Lorsque vous faites référence à des auteurs ou que vous souhaitez mentionner une source, l'onglet « Références » et ses notes de bas de page s'avère très utile, puisqu'il évite d'avoir à parcourir le texte en fin de rédaction pour y ajouter toutes les références.

Rendez-vous dans le volet « Références » pour organiser vos références et notes de bas de page. Vous pourrez également mettre en forme votre table des matières en fonction des titres et sous-titres intégrés dans le document, ou encore votre bibliographie, en compilant l'ensemble des références notées en bas de page.

Pour aller plus loin, téléchargez cet e-book gratuit accompagné de modèles et découvrez comment créer une image de marque cohérente.

Co;;ent concevoir un guide de style pour votre marque ?

 Slide-in-CTA : Comment concevoir un guide de style pour votre marque ?

Publication originale le 15 juin 2020, mise à jour le 17 septembre 2020

Sujet(s):

Copywriting