Comment rédiger un appel d'offres en 6 étapes ? [+ modèle gratuit]

Dans le cadre d'un nouveau projet, l'entreprise qui ne dispose pas des compétences, des outils ou des effectifs en interne doit confier la mission à un prestataire externe. Lorsque l'envergure ou la complexité du projet le justifie, l'entreprise fait un appel d'offres.

Rédiger l'appel d'offres est une étape préalable déterminante : l'efficacité du cahier des charges conditionne notamment la durée du processus de sélection du fournisseur de biens ou de services.

Conformément aux exigences réglementaires, la procédure d'appel d'offres est communément utilisée dans le domaine des marchés publics, notamment pour des projets de travaux commandités par une collectivité territoriale. En pratique, les entreprises privées, du grand groupe à la PME, ont également recours à ce mode de consultation lorsque les enjeux budgétaires et le temps à consacrer au projet sont importants.

Illustration : l'entreprise souhaite digitaliser un processus métier, mais elle ne dispose pas en interne des ressources humaines compétentes pour choisir et déployer les outils. L'entreprise met en concurrence des sociétés de consulting, pour obtenir plusieurs devis ainsi que diverses pistes opérationnelles.

Pourquoi faire un appel d'offres ?

1. Gestion des risques.
2. Transparence et équité.
3. Optimisation des coûts.

Gestion des risques

Rédiger un appel d'offres est une formalité préliminaire cruciale pour une gestion de projet réussie. Le degré de précision du cahier des charges permet en effet d'obtenir des propositions parfaitement adaptées au besoin, permettant à l'entreprise d'économiser du temps dans la sélection du prestataire. En outre, rédiger un appel d'offres avec soin offre l'opportunité d'attirer les meilleurs fournisseurs. En présentant clairement les avantages et les perspectives de collaboration sur le moyen terme, l'entreprise peut séduire des partenaires de qualité, réduisant ainsi les risques potentiels associés à l'exécution du contrat.

Transparence et équité

L'appel d'offres, encadré par un cahier des charges identique pour tous les prestataires, garantit une compétition saine et juste entre les différents candidats.

Ce document définit de manière précise les attentes et les exigences de l'acheteur, assurant ainsi que toutes les propositions seront évaluées sur la base de critères objectifs et clairement définis. La transparence est un élément central de cette démarche, où chaque candidat est traité de manière égale et où l'entreprise s'engage à conduire la procédure de manière impartiale.

Optimisation des coûts

En mettant en concurrence plusieurs prestataires à travers un processus d'appel d'offres, l'entreprise crée un environnement où les fournisseurs sont incités à soumettre des propositions commerciales compétitives, permettant à l'acheteur d'évaluer et de sélectionner celle qui offre le meilleur rapport qualité-prix.

Ces économies réalisées sur les coûts d'acquisition de biens ou de services peuvent être significatives, contribuant ainsi à la rentabilité globale du projet ou de l'activité de l'acheteur.

1 - Définir le projet

Avant de présenter l'entreprise et d'entamer le processus d'appel d'offres, il est impératif de réaliser une analyse approfondie des objectifs, des contraintes et des exigences fonctionnelles du projet.

Les parties prenantes doivent identifier les fonctionnalités, les caractéristiques techniques et les critères de performance nécessaires pour répondre efficacement au problème ou au besoin identifié.

Cette étape est essentielle pour formuler un cahier des charges précis et complet, qui servira de base pour évaluer les propositions des fournisseurs et garantir la réussite du projet.

2 - Présenter l'entreprise

Pour générer des propositions de qualité, il s'agit de structurer le document de manière à produire un support agréable à lire et facile à comprendre par les candidats soumissionnaires. La présentation de l'entreprise est le premier élément structurel de l'appel d'offres. Parmi les informations clés à fournir :

• Un organigramme succinct : enrichi des moyens de contact des collaborateurs impliqués, cet élément permet au prestataire intéressé par le projet d'identifier ses interlocuteurs et de les joindre si nécessaire.
• Les domaines d'activité : cet élément permet au lecteur d'appréhender l'environnement concurrentiel de l'entreprise commanditaire.
• Les moyens techniques et humains : pour envisager les conditions de faisabilité du projet, le soumissionnaire doit savoir de quelles compétences et de quels outils l'entreprise dispose. Renseigner les effectifs permet en outre au prestataire de connaître la taille de l'entreprise pour en déduire ses capacités financières.
• Les réalisations : l'entreprise mentionne ses succès, de manière à asseoir son professionnalisme pour convaincre le meilleur prestataire.

3 - Décrire la problématique

Le soumissionnaire est extérieur à l'entreprise, étranger au contexte et au besoin. Il s'agit donc de dresser un portrait clair et fidèle de la situation qui déclenche l'appel d'offres.

Illustration : une PME fait un appel d'offres pour digitaliser sa gestion comptable. Les éléments à préciser :

• L'objectif qui motive le projet : gain de performance, réduction des effectifs ou encore fiabilisation des process, le consultant oriente l'entreprise vers la solution la mieux en adéquation avec l'objectif.
• La raison qui incite à l'appel d'offres : la PME, par exemple, a échoué à mettre en œuvre elle-même l'outil, car l'usage était trop complexe pour les collaborateurs. Le soumissionnaire sait dès lors qu'il faut prévoir un accompagnement à l'usage, sous forme de formation.

4 - Établir le cahier des charges

Le cahier des charges représente le cœur du document : il est fondamental pour l'entreprise, qui en profite pour vérifier la clarté de son projet, et pour les prestataires candidats qui prennent connaissance des besoins précis et des contraintes du commanditaire.

• Les besoins : l'entreprise détaille le livrable attendu. Caractéristiques, fonctionnalités, volume ou encore récurrence : l'entreprise se met à la place du prestataire pour lui fournir toutes informations utiles à établir une étude de faisabilité et un devis.
• Les contraintes : de la même manière, l'entreprise liste les obstacles potentiels. Exemple : l'entreprise qui fait un appel d'offres dans le cadre du développement d'une plateforme collaborative détaille l'environnement logiciel en place pour indiquer aux éditeurs les contraintes d'intégration.
• Le budget : le cahier des charges mentionne une fourchette budgétaire. À noter que les soumissionnaires sont attentifs à ce point : certains ne sont pas intéressés par un budget trop faible ; à l'inverse, les budgets plus importants peuvent réfréner les petites et moyennes structures.

Le cahier des charges doit faire l'objet d'un soin particulier au moment de rédiger un appel d'offres. Il est judicieux néanmoins de modérer le niveau de détails : si la demande est trop précise, le soumissionnaire n'est pas en mesure de faire preuve d'innovation. L'entreprise peut avoir intérêt à laisser une marge de manœuvre suffisante pour profiter de l'expertise des prestataires et s'ouvrir ainsi des opportunités.

5 – Préciser le déroulement de l'appel d'offres

L'appel d'offre se déroule dans un cadre préalablement déterminé par l'entreprise, à communiquer dans le document.

• Les critères de sélection : le commanditaire dessine le portrait de son partenaire idéal. Exemples : une marque de vêtements écoresponsable souhaite nouer une relation commerciale avec un fournisseur français ; l'entreprise veut s'engager dans un partenariat avec un prestataire conscient et actif en matière de RSE pour préserver son image.
• Les modalités de candidature : le soumissionnaire est ainsi en mesure de fournir une proposition conforme aux attentes, sur le fond et sur la forme.
• Les conditions générales d'achat : toutes clauses spécifiques, telles qu'une clause de confidentialité ou une clause d'exclusivité, sont mentionnées.
• Le calendrier : l'entreprise communique l'échéancier, avec la date limite de candidature, le délai de prise de décision, la date et la durée de mise en œuvre du projet.

6 - Diffuser l'appel d'offres

Lorsque l'appel d'offres est rédigé et relu, l'entreprise l'adresse à une liste de fournisseurs présélectionnés. Sur la base du cahier des charges commun, les fournisseurs intéressés envoient en retour leur proposition commerciale et technique en réponse au besoin exprimé, conformément aux indications de l'entreprise.

Rédiger un appel d'offres est un travail relativement fastidieux. En contrepartie, ce mode de consultation permet d'économiser du temps en demandes de devis, qui exigent souvent de multiples allers et retours.

Modèle d'appel d'offres

HubSpot propose un modèle d'appel d'offres, prêt à être utilisé. permettant une rédaction d'offres complets et professionnels pour solliciter efficacement des propositions potentielles de fournisseurs. 

Pour aller plus loin, téléchargez ce guide gratuit et optimisez votre gestion de projet en adoptant la méthode et les outils qui correspondent le mieux à votre activité.