Comment faire un rétroplanning ?

Le terme de « rétroplanning » est régulièrement employé pour désigner le fait de planifier des actions en fonction d'une deadline, c'est-à-dire la date à laquelle un projet doit être achevé. Ce type de planning comporte de nombreux avantages pour assurer une vue d'ensemble sur l'avancement d'un projet.

Cet article définit le contexte d'utilisation du rétroplanning et décrit toutes les étapes de sa mise en place.

Le rétroplanning s'appuie sur une construction schématique qui en fait un outil très visuel, mobilisable par toutes les parties prenantes d'une équipe projet. Cette méthode permet de positionner des jalons tout au long du projet afin de le mener à son terme.

Pourquoi faire un rétroplanning ?

Faire le choix du rétroplanning pour planifier un projet offre de nombreux avantages.

Des dates de début et de fin clairement programmées

Le rétroplanning place l'échéance du projet au centre du processus de planification. Si celle-ci est déjà fixée, elle servira d'appui pour définir avec précision les jalons et la date de début du projet. Dans le cas contraire, anticiper le temps nécessaire à la réalisation des tâches connexes au planning permettra d'arrêter une date de fin la plus prédictive possible.

Une meilleure gestion du temps

Le rétroplanning permet de s'assurer que les équipes disposent de suffisamment de temps entre deux jalons et, si besoin, de fixer de nouveaux délais intermédiaires sans changer la date à laquelle le projet doit être livré. Cette possibilité d'agir sur le planning est un moyen efficace d'éviter les retards qui peuvent s'accumuler au cours d'un projet.

Des livrables anticipés

Être capable d'anticiper les échéances de ses livrables est l'un des avantages inhérents au rétroplanning. Ces derniers englobent le résultat final du projet, qu'il s'agisse de la livraison d'un produit ou de l'application d'un nouveau système organisationnel, mais désignent également les documents, supports et budgets réalisés à chaque étape.

Les prévoir est une plus-value organisationnelle pour structurer l'activité globale de son service, mais sert également l'activité commerciale lors des échanges avec les clients.

Une bonne planification des ressources

Le rétroplanning matérialisé sous la forme d'un diagramme de Gantt intègre les ressources nécessaires à la bonne conduite du projet, qu'il s'agisse de moyens humains, matériels ou budgétaires. Ceux-ci sont associés aux différentes étapes du projet et peuvent ainsi être prévus à l'avance.

Une meilleure compréhension du projet

Le rétroplanning est un véritable outil de présentation du projet. Il permet de distinguer schématiquement les objectifs poursuivis par l'équipe et les moyens mobilisés pour y répondre. Cette visualisation est un argument au projet, mais servira également d'appui aux collaborateurs travaillant sur le sujet.

Comment faire un rétroplanning en 4 étapes ?

La mise en œuvre d'un rétroplanning se fait de manière logique. Elle est compartimentée en deux phases : d'une part, la préparation du contenu du planning et, d'autre part, la construction de l'échéancier sous forme de schéma. Le développement d'un rétroplanning tient compte des 4 étapes suivantes :

1. Faire la liste de toutes les étapes du projet
2. Évaluer la durée des différentes tâches
3. Classer les tâches les unes par rapport aux autres
4. Construire le rétroplanning avec un diagramme de Gantt
   
   

1. Faire la liste de toutes les étapes du projet

Lister les différentes phases sur un brouillon est une étape préliminaire indispensable pour définir l'ensemble du travail à accomplir tout au long du projet. À la manière d'une to-do-list, il est conseillé d'utiliser des verbes d'action à l'infinitif pour décrire ces tâches. Il peut être intéressant d'intégrer une hiérarchisation des missions dès cette étape préparatoire, avec des objectifs généraux découpés en sous-objectifs, puis en tâches concrètes. Cette étape est le parfait moment pour voir si le projet est réaliste ou pas.

2. Évaluer la durée des différentes tâches

L'évaluation de la durée des tâches est une opération aléatoire qui n'empêche pas de se tromper. Pour consolider la pertinence de cette étape, il est conseillé de consulter plusieurs personnes afin de confronter leurs estimations, puis d'en faire une moyenne.

Ces estimations doivent être réalisées en tenant toujours compte de la date de fin de projet. L'enjeu est de répartir toutes les étapes du projet dans le temps imparti et de façon réaliste.

3. Classer les tâches les unes par rapport aux autres

Le classement des missions à inclure au rétroplanning doit prendre en compte deux grands types de tâches, celles qui ne peuvent pas commencer tant que la précédente n'est pas achevée (tâches séquentielles) et celles qui peuvent être menées simultanément afin de gagner du temps. Les liens entre les missions doivent donc être mis en évidence afin de les positionner logiquement dans la version définitive du rétroplanning.

4. Construire le rétroplanning avec un diagramme de Gantt

Une fois que tous les éléments du projet ont été pensés, la schématisation du rétroplanning consiste à les assembler les uns par rapport aux autres de manière optimisée.

Pour mettre en place le rétroplanning sur un diagramme de Gantt, il faut commencer par positionner la date de livraison du projet, puis remonter progressivement à l'étape précédente jusqu'à arriver au commencement du projet. Pour chaque mission, le tableau mentionne la personne responsable, la durée de la tâche ainsi que la date à laquelle elle doit être finalisée.

Cette étape nécessite de procéder à des arbitrages pour s'assurer de respecter la contrainte principale : le délai final.

Quels outils utiliser pour faire un rétroplanning ?

Le marché regorge d'outils pour accompagner la gestion de projet des entreprises. Si Excel est très souvent cité, d'autres logiciels sont spécialement conçus pour la mise en forme et le suivi des rétroplannings.

Excel (ou Google Sheets)

Couramment employé, Excel est l'outil le plus accessible pour créer un rétroplanning. Le plus simple consiste à créer une colonne pour les tâches, une colonne qui désigne les responsables, une pour connaître leur statut d'avancement et d'établir visuellement la durée de chaque tâche dans un calendrier.

Bien qu'il n'ait pas été créé à cet usage, le logiciel Excel dispose des fonctionnalités nécessaires à la création simple et rapide de rétroplannings.

Prix : 7 € par utilisateur/mois pour la suite Microsoft

Monday.com

Le logiciel de gestion de projet Monday.com s'adapte tout particulièrement à la gestion de projet des startups. Le forfait Standard permet de visualiser très clairement la chronologie d'un projet, ses échéances et l'interdépendance de ses tâches. De plus, le rétroplanning est réajusté automatiquement en cas de changement dans le planning.

Prix : 10 € par utilisateur/mois pour le forfait Standard.

Wrike

Wrike est un outil de gestion de projet ergonomique, intuitif et qui permet de construire des rétroplannings interactifs. Il se démarque par ses fonctionnalités de gestion de tâches en équipe et se positionne comme une solution intéressante pour centraliser les projets de plusieurs équipes à la fois.

Prix : à partir de 9,20 € par utilisateur/mois avec le forfait Team.

Zoho Projects

Zoho Projects est un logiciel de gestion de projet très complet. Il se démarque par la représentation visuelle de ses projets et par les fonctionnalités collaboratives qu'il propose, lesquelles incluent notamment une messagerie instantanée. La prise en main du logiciel demande un peu de temps, mais ses fonctionnalités sont complètes et très abordables.

Prix : gratuit jusqu'à 2 projets puis 5 € par utilisateur/mois.

Instagantt (Asana)

Pour ceux qui utilisent ou souhaitent utiliser Asana pour gérer la communication, les espaces de travail, projets et tâches de leurs équipes, Instagantt se présente comme un logiciel annexe de création de diagrammes de Gantt. Comme pour tout rétroplanning, il est possible de planifier les tâches de manière chronologique tout en déterminant les dépendances entre elles. Cette solution est très appréciée par les indépendants et les petites entreprises qui disposent ainsi d'un outil complet pour gérer leurs projets internes.

Prix : 7 € par mois pour un utilisateur seul, puis 5 € par utilisateur/mois.

Exemple de rétroplanning

L'exemple ci-dessous a été réalisé sur Google Sheet et prend en compte les éléments suivants : chef de projet, dates du projet, livrables, responsable de la tâche, dates de la tâche, état d'avancement. La mise à jour des dates le rend interactif grâce à un onglet "planning visuel". 

Pour aller plus loin, téléchargez ce modèle de rétroplanning et utilisez-le pour optimiser la gestion de vos projets au sein de votre organisation.