Comment faire un rétroplanning ?

Le terme de « rétroplanning » est régulièrement employé pour désigner le fait de planifier des actions en fonction d'une deadline. Au lieu de partir de la première tâche à effectuer, vous commencez par la fin, à la date à laquelle le projet doit être achevé. Cette méthode facilite l'exercice d'élaboration de planning, et aide à respecter les délais d'exécution.

Le rétroplanning s'appuie sur une construction schématique qui en fait un outil très lisible, compréhensible par toutes les parties prenantes d'une équipe projet. Cette méthode permet de visualiser facilement les jalons, pour tenir la deadline et les délais intermédiaires.

Pourquoi faire un rétroplanning ?

Programmer clairement les dates de début et de fin

Le rétroplanning place l'échéance du projet au centre du processus de planification. Quand l'échéance est imposée, elle sert d'appui pour définir avec précision les jalons et la date de début du projet. Dans le cas contraire, anticiper le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche, en partant de la dernière, permet de fixer la deadline avec précision.

Améliorer la gestion du temps

Le rétroplanning permet de vous assurer que les équipes disposent de suffisamment de temps entre deux jalons et, si besoin, de fixer de nouveaux délais intermédiaires sans changer la date à laquelle le projet doit être livré. Cette possibilité d'agir sur le planning est un moyen efficace d'éviter les retards qui peuvent s'accumuler au cours d'un projet.

Anticiper les échéances des livrables

Être capable d'anticiper les échéances de vos livrables est l'un des avantages inhérents au rétroplanning. Les livrables ne se résument pas au résultat final du projet : les documents, les supports ou encore les budgets réalisés à chaque étape sont également des livrables à planifier.

En planifiant les livrables, vous facilitez l'organisation globale au sein de l'équipe. Ce rétroplanning sert également un intérêt commercial : les clients ont une vision d'ensemble sur les différentes étapes du projet.

Optimiser la planification des ressources

Le rétroplanning matérialisé sous la forme d'un diagramme de Gantt intègre les ressources nécessaires à la bonne conduite du projet, qu'il s'agisse de moyens humains, matériels ou budgétaires. Ceux-ci sont associés aux différentes étapes du projet et peuvent ainsi être prévus à l'avance.

Faciliter la compréhension du projet

Le rétroplanning est un véritable outil de présentation du projet. Il permet de distinguer schématiquement les objectifs poursuivis par l'équipe et les moyens mobilisés pour y répondre. Cette visualisation est un argument au projet, et sert d'appui aux collaborateurs travaillant sur le sujet.

Modèle de rétroplanning

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Comment faire un rétroplanning en 6 étapes ?

La mise en œuvre d'un rétroplanning se fait en partant de la fin du projet. La première partie du travail consiste à préparer le contenu du planning. La seconde partie du travail est concrète : il faut créer le planning, c'est-à-dire remplir un modèle avec le contenu précédemment élaboré. Je vous explique comment faire en suivant les 6 étapes suivantes :

1. Partir de la fin du projet
2. Lister les tâches
3. Évaluer la durée des tâches
4. Attribuer les tâches
5. Organiser les tâches dans le temps
6. Formaliser le planning

1 - Partir de la fin du projet

La fin du projet est le point de départ du rétroplanning. En règle générale, la fin du projet est une deadline. Si aucune deadline n'est fixée, la fin du projet est le rendu final du projet.

Si le projet est une commande à livrer à un client, une deadline est indiquée dans le contrat. Si le projet est en interne, la deadline ou la description du rendu final est indiquée par la hiérarchie.

2 - Lister les tâches

Lister les tâches sur un brouillon est une étape préliminaire indispensable pour avoir une vue d'ensemble sur le travail à accomplir tout au long du projet. Utiliser des verbes d'action à l'infinitif, à la manière d'une to-do-list, clarifie les tâches. Pour mieux structurer la liste, n'hésitez pas à découper les tâches en plusieurs sous-tâches. Cette étape du rétroplanning est le moment de vérifier la faisabilité du projet. 

3 - Évaluer la durée des tâches

L'évaluation de la durée des tâches est un exercice qui peut s'avérer complexe, notamment si l'équipe n'est pas familière du travail exigé. Pour faire une évaluation fiable, il faut consulter plusieurs personnes, confronter leurs estimations puis en faire une moyenne.

4 - Attribuer les tâches

Désigner les personnes en charge de chaque tâche est essentiel pour vous assurer que les ressources humaines sont correctement planifiées. Vous vérifiez ainsi que vous êtes suffisamment nombreux sur le projet, et que la charge de travail est équilibrée.

Les noms des responsables seront par la suite indiqués sur le planning : chacun visualisera facilement ses tâches attribuées, et les délais qui lui sont imposés. Les différents collaborateurs, en outre, savent à qui s'adresser en fonction de leur requête le cas échéant.

5 - Organiser les tâches dans le temps

Les liens entre les missions doivent être mis en évidence, afin de positionner logiquement les tâches au moment de formaliser le planning. Certaines tâches ne peuvent pas commencer tant que la précédente n'est pas achevée. On parle de tâches séquentielles. D'autres peuvent être menées simultanément, afin de gagner du temps, à condition que les ressources humaines nécessaires soient disponibles ou puissent se rendre disponibles.

6 - Formaliser le planning

Une fois que tous les éléments du projet ont été pensés, il faut formaliser le planning, sur le support de votre choix. De nombreux modèles de rétroplanning facilitent l'exercice : il suffit de renseigner l'intitulé des tâches, leur durée, leur responsable et leur date de commencement, et les tâches se positionnent automatiquement.

Quels outils utiliser pour faire un rétroplanning ?

• Un tableur
• Un diagramme de Gantt
• Une plateforme de gestion de projet

Un tableur

Couramment employé, le tableur est l'outil le plus accessible pour créer un rétroplanning. Le plus simple consiste à créer une colonne pour les tâches, une colonne qui désigne les responsables et une pour connaître leur statut d'avancement.

Les tableurs Excel et Google Sheet sont des outils abordables, adaptés pour modéliser un rétroplanning relativement court et simple.

Un diagramme de Gantt

Pour mettre en place le rétroplanning sur un diagramme de Gantt, il faut commencer par positionner la date de livraison du projet, puis remonter progressivement à l'étape précédente jusqu'à arriver au commencement du projet. Pour chaque mission, le tableau mentionne la personne responsable, la durée de la tâche ainsi que la date à laquelle elle doit être finalisée.

Des outils facilitent la création du diagramme de Gantt. Exemples :

• Wrike est un outil ergonomique et intuitif qui permet, entre autres fonctionnalités, de faire des rétroplannings modélisés sous forme de diagrammes de Gantt. Des fonctions d'automatisation aident à créer et mettre à jour le diagramme à mesure de l'avancement du projet.
• Instagantt est un logiciel de création de diagrammes de Gantt, facile à prendre en main. Il permet de planifier les tâches de manière chronologique et de matérialiser les liens de dépendance. Des fonctions collaboratives facilitent le travail et la coordination d'équipe.

Une plateforme de gestion de projet

Une plateforme de gestion de projet est une solution globale pour intégrer tous les éléments nécessaires à l'élaboration et au suivi du projet. Les plateformes de gestion de projet incluent, entre autres, des outils de rétroplanning. Voici des exemples de plateformes :

• Le logiciel Monday.com propose des fonctionnalités de gestion des tâches et de « to-do ». Les tâches sont listées, priorisées et attribuées, encadrées et suivies dans le temps, sous forme de représentation graphique très visuelle, qui facilite la lecture du rétroplanning.
• Zoho Projects est un logiciel de gestion de projet très complet et performant. Il propose des fonctions collaboratives avancées, parmi lesquelles une messagerie instantanée. Les projets peuvent être visualisés sous forme de diagramme de Gantt, et de représentation Kanban.

Exemple de rétroplanning

Cet exemple a été réalisé sur Google-Sheets :

Les points forts de ce rétroplanning :

• Les dates de début et de fin et l'avancement de chaque tâche sont mis en évidence.
• Le planning précise, pour chaque tâche, le livrable attendu.
• Les jours fériés sont affichés pour être sûr d'en tenir compte.
• Les différentes couleurs facilitent la lecture.
• L'onglet « Instruction » enrichit les données sans alourdir le planning.
  
  

Pour aller plus loin, téléchargez ce modèle de rétroplanning et utilisez-le pour optimiser la gestion de vos projets au sein de votre organisation.