Comment faire un dossier sponsoring ? (exemple inclus)

Organisation d’un voyage, compétition sportive, mission humanitaire ou encore création d’une association, tous ces projets à but non lucratif nécessitent néanmoins de l’argent pour aboutir. Faire appel à des sponsors est un moyen d’obtenir une aide financière ou matérielle. Pour se démarquer des nombreuses demandes reçues par les entreprises, il est essentiel de rédiger un dossier de sponsoring clair et concis à même de convaincre.

Quel est l'intérêt de monter un dossier de sponsoring ?

Le dossier de sponsoring va avant tout permettre à l’association de se présenter, de communiquer sur ses valeurs et ses objectifs afin d’inciter l’entreprise à lui apporter son aide. Le document doit être complet, décrire le ou les projets ainsi que les avantages que l’entreprise pourra obtenir en apportant sa participation. Il doit être rédigé de manière à mettre en confiance et à convaincre.

Le sponsoring peut être de trois types :

• Financier : le sponsor apporte de l’argent en échange d’une visibilité.
• Dons de matériel.
• Services offerts, en apportant une compétence particulière, par exemple.

Comment structurer son dossier de sponsoring ?

Page de garde

La page de garde est la première que le futur sponsor va découvrir. Elle doit donc donner envie d’ouvrir le dossier pour en savoir plus. Elle doit être épurée et contenir l’essentiel :

• Le nom de l’association.
• Un titre qui définit clairement le projet.
• La date et la durée du projet s’il s’agit d’un événement précis.
• Un logo s’il existe.
• Des couleurs attrayantes.
• Une police claire et lisible.

Présentation de l’équipe

Ici, il est question de faire une présentation des membres de l’équipe et plus précisément du porteur de projet. C’est également le moment de citer les événements passés afin de donner de la crédibilité à la demande, de parler des parrains et des résultats obtenus dans le cas d’un dossier de sponsoring sportif, par exemple. Il peut être judicieux d’intégrer des photos pour donner plus de vie à la présentation. Cette partie doit mettre le sponsor en confiance et le rassurer sur les capacités de l’équipe à mener à bien le projet. Elle doit idéalement tenir sur une page.

Description du projet

Il s’agit là de présenter le projet en détail :

• Quelles sont ses origines ?
• Quels sont ses objectifs ?
• En quoi consiste-t-il exactement ?
• Quand et où aura-t-il lieu ?

Cette partie est très importante, car c’est essentiellement elle qui va donner envie aux sponsors d’investir dans le projet. Elle doit afficher les ambitions de l’association et parler des buts atteints si le projet est déjà lancé. Il ne faut pas hésiter à ajouter des histoires ou des anecdotes afin de créer de la proximité et de l’empathie avec le lecteur.

Il est également important de décrire ici le déroulement de la campagne de promotion prévue autour de l’événement. Il faut lister l’ensemble des actions qui vont être mises en place, sur les réseaux sociaux (comme la page LinkedIn pour association), sur le site internet ou encore auprès des médias locaux.

Besoins de l’association

C’est le moment d’entrer dans le vif du sujet et d’exposer ce qui est attendu du futur sponsor. Ici, il est question de détailler les besoins de l’association, que ce soit en termes d’aide financière ou de dons de matériel.

Il est important pour le sponsor d’avoir une vue complète et précise du projet et du budget nécessaire sur chacun des postes. Ainsi, il aura une idée précise du montant total et pourra mieux se projeter sur les besoins qu’il pourrait combler.

Intérêt du sponsor à soutenir le projet

Le sponsoring se différencie du mécénat d’entreprise par sa nature intéressée. En effet, dans le cas du sponsoring, il s’agit d’une opération gagnant-gagnant. Le sponsor apporte son aide à l’association et attend en contrepartie qu’elle fasse sa promotion tout au long de son projet.

Cette étape doit définir l’ensemble des avantages que le sponsor pourrait tirer de sa participation au projet. Quelle sera sa visibilité ? Est-ce que son logo sera apposé sur les équipements, sur les médias sociaux, sur le site web de l’association ? Est-ce qu’il pourra mentionner le partenariat dans de futures communications ?

Proposition de partenariat

À présent, il ne reste plus qu’à faire une proposition concrète de partenariat. Il faut résumer tout ce qui a été dit auparavant et formuler clairement ce qui est attendu de la relation, d’un côté comme de l’autre. Il est important de rester ouvert à la négociation et d’écouter les propositions ou les requêtes du sponsor.

Page de fin

Elle doit contenir les coordonnées de l’association, son téléphone, son adresse e-mail, le nom du contact et des remerciements au sponsor pour le temps accordé à la lecture du dossier. Elle peut également intégrer des photos ou les logos des partenaires actuels ou passés.

Les annexes (comme une revue de presse, un organigramme ou encore un programme) doivent être insérées à la fin du dossier.

7 conseils pour faire un bon dossier de sponsoring

1 - Fixer des objectifs

Avant de commencer la rédaction d’un dossier de sponsoring, il est d’abord essentiel d’en définir clairement les objectifs. Qu’est-ce qui est attendu du sponsor ? À quoi va servir le parrainage ? Qu’est-ce que l’association peut apporter en retour ?

2 - Dresser une liste des entreprises susceptibles d’être intéressées et trouver le bon interlocuteur

La demande de sponsoring ne doit pas être envoyée à n’importe quelle entreprise, au risque de n’essuyer que des refus. Il est primordial de cibler les partenaires les plus susceptibles d’être intéressés par le projet, soit parce qu’ils font partie de l’entourage de l’association, soit parce qu’ils œuvrent dans le même champ d’action, soit parce qu’ils partagent les mêmes valeurs.

3 - Structurer le dossier et choisir le bon ton

Présenter un dossier bien structuré et bien documenté donne de meilleures chances de décrocher une réponse positive. Il faut également savoir adopter le bon ton en fonction du destinataire et rester relativement formel, même si la demande est destinée à une personne du cercle de l’association, au risque de paraître trop désinvolte.

4 - Avoir une approche personnalisée pour chaque entreprise

Si le dossier est envoyé à plusieurs entreprises, il est important de veiller à ce que les axes d’approche et les formules employées soient appropriés. Chacun des futurs sponsors a sa propre identité et les arguments ou les contreparties qui pourraient les intéresser ne sont pas forcément les mêmes pour tous.

5 - Monter un dossier réaliste

La proposition peut être ambitieuse, mais doit avant tout rester réaliste, en phase avec les moyens de l’entreprise sollicitée et les retombées que le projet est en mesure de lui apporter. Elle peut tout à fait comporter différents types de partenariats, comme une offre premium avec davantage de visibilité, une offre intermédiaire et une offre pour les plus petites entreprises.

6 - Miser sur 10 pages de contenu maximum

Un bon dossier de sponsoring doit pouvoir donner toutes les informations sur le projet et savoir convaincre en une dizaine de pages maximum. Il faut être clair, simple et concis tout en donnant suffisamment de détails pour donner envie.

7 - Faire relire par une personne extérieure

Avant d’envoyer le dossier de sponsoring, il est toujours bon de le faire relire par une personne extérieure afin de corriger les fautes d’orthographe et de s’assurer que les éléments sont clairs et compréhensibles de tous.

4 exemples de dossier sponsoring à suivre

Pour un projet humanitaire : 4L Trophy

Ce dossier de sponsoring vise à obtenir de l’aide au travers de la fourniture d’équipements pour le compte de l’association « Les enfants du désert ».

Pour un projet musical : Les rencontres inattendues

Le festival de musique « Les rencontres inattendues » a lieu tous les ans au pied de la cathédrale de Tournai. Le dossier de sponsoring contient différents packages de participation :

• Partenaire de soutien de 1 000 €.
• Partenaire + de 2 500 €.
• Partenaire VIP de 5 000 €.
• Partenaire EXCLUSIF de 10 000 €.

Pour un événement : La société française de génie des procédés

Le dossier de sponsoring du congrès scientifique de la SFGP propose également différents types de partenariats : sponsor bronze, argent, platine et or, ainsi que des offres spéciales pour les petites entreprises.

Pour un projet sportif : Le football club de Nouvelle-Aquitaine

Le dossier de sponsoring du FC Nouvelle-Aquitaine présente l’histoire du club et ses résultats ainsi que le projet LFNAvenir 2024. Il liste les besoins du club en matière d’infrastructure, d’équipements et de communication. Trois offres sont proposées aux futurs sponsors :

• Offre 1 : 200 € de participation avec présence du sponsor sur le calendrier du club, sur le site internet et les panneaux partenaires.
• Offre 2 : 500 € de participation pour bénéficier des mêmes conditions, auxquelles s’ajoute la présence du logo du partenaire durant le match et sur le short des joueurs.
• Offre 3 : 1 000 € de participation pour voir son logo figurer sur le maillot principal du match et être cité dans la presse.

Pour aller plus loin, assurez votre visibilité en ligne et touchez votre audience cible en déployant une stratégie de marketing digital performante, ou découvrez le logiciel de marketing digital de HubSpot.