Des études indiquent qu'une personne employée dans un bureau envoie en moyenne 40 e-mails par jour, ce qui représente autant d'opportunités marketing pour l'entreprise.

La création d'une signature d'e-mail est souvent considérée comme une tâche anodine, alors qu'elle revêt une importance indéniable. La signature offre à chacun la possibilité de se présenter, mais aussi de faciliter la prise de contact et la recherche d'informations sur soi, sur l'entreprise ou sur les projets actuels.

Si vous vous contentez de mettre votre nom et un ou deux moyens de vous contacter dans votre signature, vous ne tirez pas pleinement parti de la possibilité d'interagir avec les destinataires de vos messages. Veillez néanmoins à ne pas en faire trop, car une signature regorgeant de liens et d'informations peut rebuter ou sembler quelque peu arrogante.

Comment créer une signature d'e-mail attrayante ?

Voici quelques conseils pour créer des signatures de qualité, utiles et professionnelles. L'outil gratuit de création de signature d'e-mail de HubSpot vous aidera à créer votre propre modèle et à l'ajouter à votre client de messagerie.

1. Mettez l'accent sur votre nom, votre affiliation et vos coordonnées

Votre nom doit se placer au premier plan de votre signature, suivi par votre affiliation et vos coordonnées.

Votre affiliation peut être votre intitulé de poste, le nom de votre entreprise ou de votre université, ou encore toute autre organisation similaire que vous estimez importante pour vos destinataires. Au fil du temps, votre nom devrait être l'information la plus importante, mais l'utilisation du nom d'une marque connue, ou de son logo, vous assure d'attirer l'attention de vos lecteurs tout en affirmant votre crédibilité.

Vos coordonnées sont tout aussi indispensables. Il n'est pas nécessaire d'inclure votre numéro de téléphone personnel, mais vous pouvez saisir l'opportunité d'indiquer votre site web personnel. Vous disposez ainsi d'une méthode passive mais efficace pour ouvrir les lignes de communication tout en contrôlant votre portée.

2. Choisissez des couleurs simples et cohérentes

Le branding n'est jamais aussi efficace que lorsqu'il est cohérent, et cela s'applique aussi à votre signature d'e-mail. En ajoutant des couleurs, votre signature se détachera du reste de vos messages. Limitez-vous néanmoins à une ou deux couleurs pour agrémenter un texte de couleur sombre.

3. Adoptez une structure hiérarchique

Un bon design consiste à présenter vos informations de manière lisible. Les signatures d'e-mails représentant plus une suite d'informations qu'un récit attrayant, vous devez adopter une structure hiérarchique afin de diriger l'attention de vos destinataires vers les informations les plus importantes.

Comme vous le feriez sur votre CV, choisissez une taille de caractère plus importante pour votre nom afin qu'il attire immédiatement l'attention.

Appliquez ensuite des caractères gras ou des couleurs à certaines informations en fonction de leur importance, afin de guider la lecture de façon logique, comme dans l'exemple ci-dessous.

4. Intégrez un call-to-action et mettez-le régulièrement à jour

Intégrés à une signature d'e-mail, les call-to-action sont extrêmement porteurs. Les plus efficaces sont simples, d'actualité et cohérents avec le style de votre e-mail, ce qui les fait apparaître plus comme un post-scriptum que comme un argument commercial. Choisissez un CTA aligné avec l'un de vos objectifs commerciaux actuels, et mettez-le à jour dès que votre objectif change.

Exemple

Voici un exemple pour diriger les visiteurs vers une offre de génération de leads.

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Les liens qui dirigent vers des vidéos peuvent se détacher de manière notable, car dans certains clients de messagerie, comme Gmail, une miniature apparaît sous votre signature. Voici un exemple :

Exemple de signature d'e-mail professionnelle par Emily MacIntyre

5. Intégrez des liens vers vos profils sur les réseaux sociaux

Votre présence sur les réseaux sociaux représente un élément de votre marque personnelle, car elle vous aide à obtenir des abonnés dans votre propre espace tout en leur montrant quels sujets vous intéressent. Il est ainsi possible de définir la personnalité de chacun en fonction de ses publications et de la façon dont il se présente.

En incluant des liens vers vos profils sur les réseaux sociaux dans votre signature d'e-mail, vous renforcez votre propre marque, tout en permettant aux destinataires de vos messages de vous contacter et de vous suivre.

Vous générez également du trafic vers vos contenus en ligne si vous publiez leurs liens sur vos réseaux sociaux. Intégrez les icônes de vos réseaux préférés dans votre signature, assurez-vous de tenir vos profils à jour et partagez des contenus pertinents et intéressants. Toutefois, si vous n'avez pas posté un seul tweet dans les six derniers mois, vous pouvez sans doute supprimer le lien vers votre compte.

L'utilisation des icônes des réseaux sociaux est préférable à des liens textes, car elles se détachent du corps de votre e-mail tout en étant reconnaissables plus facilement et plus rapidement. Les éléments visuels colorés augmentent la probabilité de lecture du reste de contenu de 80 %. En outre, les icônes permettent de gagner beaucoup de place que vous pouvez consacrer à d'autres informations.

Si vous disposez d'une présence sur un grand nombre de réseaux sociaux, essayez de limiter le nombre d'icônes à cinq ou six dans votre signature d'e-mail. Attachez-vous aux comptes qui importent le plus pour le développement de votre entreprise ou le renforcement de votre marque personnelle.

Si vous choisissez néanmoins d'inclure de nombreuses icônes, essayez de limiter la quantité d'autres contenus afin que votre signature ne soit pas trop chargée. Vous pouvez vous inspirer de l'exemple ci-dessous, réalisé à l'aide de l'outil de création de signature d'e-mail de HubSpot.

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6. Activez le suivi des liens

Comment savoir si vos destinataires cliquent sur les liens intégrés à votre signature d'e-mail, comme votre CTA et les icônes de vos réseaux sociaux ?

Pour déterminer si les liens génèrent réellement des clics, vos devez pouvoir les suivre, à l'instar de tout autre lien intégré dans vos e-mails.

Vous pouvez activer le suivi d'un lien et ainsi attribuer le trafic de votre site à votre signature d'e-mail. N'hésitez pas à modifier de temps à autre le format ou le texte de votre signature afin d'optimiser le nombre de clics.

7. Utilisez des séparateurs de texte

Il est déconseillé d'intégrer trop d'informations à une signature d'e-mail, mais vous pouvez néanmoins inclure beaucoup de texte dans une zone compacte sans compromettre le design.

Les séparateurs vous permettent ainsi de présenter différents types d'informations, comme votre nom, vos coordonnées, votre logo, vos call-to-action ou encore une mention juridique.

8. Intégrez un lien de prise de rendez-vous à votre signature

Facilitez la prise de rendez-vous et limitez le nombre d'échanges entre vos collègues et vos clients en intégrant un lien vers votre calendrier à votre signature d'e-mail.

De nombreux outils sont disponibles sur le marché pour faciliter la prise de rendez-vous. Si vous disposez d'un abonnement au Hub Sales, vous pouvez partager un lien personnalisé avec vos contacts, qui auront ainsi la possibilité de choisir le créneau qui leur convient le mieux.

De plus, HubSpot CRM peut automatiquement créer une nouvelle fiche d'informations pour les contacts qui prennent rendez-vous et qui ne sont pas encore enregistrés dans votre base de données.

9. Ajoutez l'indicatif international à votre numéro de téléphone

Si vous êtes en contact avec des personnes résidant à l'étranger, n'oubliez pas d'ajouter l'indicatif international à votre numéro de téléphone. Chacun pourra ainsi vous joindre facilement.

10. Choisissez un design adapté aux mobiles

Près d'un e-mail sur deux est ouvert sur mobile, et les utilisateurs de mobiles consultent généralement leurs e-mails trois fois plus souvent.

Plus votre audience consulte ses e-mails sur un portable, et plus il est important de choisir un modèle adapté pour vos e-mails et leur signature.

Facilitez la lecture de votre signature et les clics sur les liens que vous intégrez. Pour cela, choisissez une taille de caractère suffisante pour les petits écrans, ainsi que des liens et des icônes suffisamment grands et espacés pour que vos destinataires puissent facilement appuyer dessus.

Pour finir, vérifiez que votre signature s'affiche correctement en la testant avec plusieurs clients de messagerie. Microsoft Outlook, par exemple, ne reconnaît pas les images d'arrière-plan, et vous devriez ainsi éviter d'en utiliser. D'autres outils ne chargent aucune image par défaut.

Si vous disposez d'un abonnement HubSpot, vous pouvez prévisualiser vos e-mails dans plus de 30 clients de messagerie directement dans l'outil E-mail, mais aussi sur différents types d'appareils, comme un ordinateur de bureau, une tablette ou un téléphone portable.

Pour créer votre signature d'e-mail gratuitement avec HubSpot, utilisez cet outil

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Publication originale le 23 juillet 2019, mise à jour le 02 août 2019

Sujet(s):

E-mail marketing