ComEx : rôle, fonctionnement et conseils sur sa mise en place

Le ComEx ou comité exécutif permet de prendre les décisions stratégiques d'une entreprise. Il rassemble les plus hauts dirigeants de celle-ci, lesquels échangent sur différents sujets et fixent des objectifs réalisables à transmettre à leurs équipes. Cet article explique plus en détail le rôle et le fonctionnement du comité exécutif. Il met aussi à disposition des lecteurs des conseils pour mettre en place un ComEx dans une entreprise.

Le terme ComEx désigne l'instance, mais également la réunion. Il a vu le jour dans le monde des affaires et n'a pas d'existence juridique.

Quel est le rôle du ComEx ?

Le ComEx joue un rôle déterminant pour gouverner une entreprise de manière efficace. Il permet au PDG de l'entreprise et aux différentes directions présentes à cette instance d'échanger sur les résultats de l'entreprise et de faire ressortir les problématiques rencontrées. Il lui permet aussi de mettre en œuvre sa stratégie d'entreprise et donc de prendre des décisions stratégiques à grande échelle au niveau commercial ou marketing.

Parmi les résultats étudiés lors de cette instance, il y a les chiffres commerciaux des trimestres ou des semestres qui se sont écoulés. Il est aussi question d'évaluer certains indicateurs de performance et de profiter d'une vue d'ensemble de la situation de l'entreprise. Par la suite, le comité exécutif mettra en place une stratégie pour améliorer ses résultats.

Le comité exécutif permet donc de suivre l'actualité de l'entreprise et de faire un suivi en temps réel de l'avancement des projets internes. C'est aussi l'occasion de faire la promotion des intérêts de l'entreprise et de la réalisation des objectifs. Ajouté à cela, la diversité de ses membres participe à créer de la cohésion entre les services et permet d'échanger une vision commune de l'entreprise, laquelle est vitale pour le développement de l'activité.

Qui sont les membres du ComEx ?

Les membres du ComEx sont composés du Président Directeur Général de l'entreprise et des hauts dirigeants. Selon la taille de l'entreprise, ces derniers peuvent regrouper :

• Le directeur général
• Le directeur adjoint
• Le directeur financier
• Le directeur des ressources humaines
• Le directeur de la recherche et du développement
• Le directeur commercial
• Le directeur marketing
• Le directeur de la communication
• Le directeur de la stratégie
• Le directeur administratif
• Le directeur du service client

Dans certains cas exceptionnels, le conseil de surveillance et l'équipe de direction peuvent participer. Cependant, le ComEX est bel et bien un comité exclusif. Si l'entreprise souhaite étendre la prise de décisions à d'autres niveaux hiérarchiques, il lui faudra mettre en place un ou plusieurs CoDir.

Qui dirige le comité exécutif ?

Le ComEx est dirigé par une personne de même fonction que pour le CoDir. Le comité exécutif est donc animé et dirigé par le responsable de l'entreprise, son PDG. Celui-ci a une vision d'ensemble de l'organisation au niveau stratégique et dispose du plus grand pouvoir de décision. En son absence, il peut être remplacé par le directeur général adjoint.

Rédiger un ordre du jour

Les membres du comité exécutif doivent, en amont de la réunion, avoir connaissance de l'ordre du jour prévu pour la séance et des sujets prioritaires qui seront abordés. Cela permet de gagner un temps précieux le Jour J, en plus d'obliger les membres à se concentrer sur les objectifs de la réunion. L'envoyer en avance permet également à chacun d'eux de se familiariser avec les sujets et de préparer leurs retours, questionnements et solutions envisagées.

Parce qu'il fait office de document officiel, l'ordre du jour permet enfin au PDG ou au vice-président d'indiquer le lieu et la date du prochain comité exécutif aux membres de celui-ci.

Récolter et centraliser les documents utiles

Il est important de récolter et de centraliser les documents utiles qui permettront de prendre des décisions stratégiques pour l'entreprise. Si, par exemple, le PDG de l'entreprise veut évaluer le budget d'un projet, il devra utiliser des indicateurs de performance financiers et donc se les procurer avant la date de la réunion. Il peut aussi être question des résultats commerciaux de la marque ou de son impact communicationnel. L'un dans l'autre, il sera nécessaire pour le PDG de solliciter les bons services et les bonnes personnes afin qu'elles lui transmettent les informations dont il a besoin.

Ces annexes peuvent être transmises aux autres membres du ComEX en amont de la réunion afin qu'ils aient les ressources nécessaires pour aborder les sujets prévus à l'ordre du jour.

Définir un sujet

Lors du comité exécutif, il faut identifier le sujet. Ce sujet peut être stratégique, opérationnel, commercial ou politique. Il peut s'agir de prendre une décision sur le fait d'intégrer un nouveau membre au comité ou d'étudier un rapport de la réunion du conseil d'administration. Les membres du ComEx doivent avoir une idée précise du sujet pour que la réunion soit constructive. Tout le monde doit être sur la même longueur d'onde. Pour cela, tous les membres du comité exécutif listent les actions prioritaires et réalisent un vote pour prendre les décisions.

Donner la parole à chacun

Il est important que chaque directeur expose son point de vue sur le sujet de la réunion. En effet, chaque directeur a sa vision selon la fonction qu'il exerce ou son expertise. Le fait de recueillir l'opinion de chacun permet d'analyser le sujet sous tous les angles. Cela permet également de prendre des décisions et de mettre en place des objectifs pertinents pour améliorer l'activité de l'entreprise. Les temps de libres échanges permettront de fixer des actions prioritaires et de les voter.

Diffuser les informations

Une fois la réunion ComEX terminée, les directeurs de chaque service transmettent des directives à leurs équipes, qu'il s'agisse d'objectifs à atteindre ou d'actions à mener. Communiquer ces informations est essentiel pour la bonne organisation des collaborateurs et leur implication dans la stratégie d'entreprise. Un compte-rendu peut être rédigé et mis à la disposition des équipes afin de faciliter leur accès aux informations et décisions prises durant le ComEx. Les directeurs seront chargés d'opérationnaliser les décisions grâce à des réunions interdisciplinaires. À noter qu'une entreprise peut mettre en place un management top-down vs management bottom-up.

Pour aller plus loin, découvrez comment accroître les performances de vos équipes en téléchargeant le guide pour améliorer la qualité de vie au travail ; ou découvrez le CRM de recrutement de HubSpot.