Pour être pleinement efficace et permettre à tous les membres d'une équipe de projet d'en comprendre les enjeux avec précision, la note de cadrage doit suivre un format type. Sa rédaction intervient dans le cadre de projets internes à une entreprise, ou pour engager la planification de projets pour ses clients.
La méthodologie pour élaborer une note de cadrage peut varier en fonction de la nature du projet, du secteur d'activité ou encore de l'ampleur des tâches à réaliser. Cependant, certains grands axes sont communs à tous les types de projets. Cet article présente un modèle pour mettre en forme une note de cadrage fonctionnelle.
Qu'est-ce qu'une note de cadrage ?
La note de cadrage est un document synthétique qui délimite le périmètre et les enjeux d'un projet. Elle est rédigée par la personne en charge du projet pour informer le commanditaire des moyens à déployer. Le document indique aussi à chaque intervenant son rôle dans la réalisation du projet.
Pourquoi faire une note de cadrage ?
La note de cadrage est rédigée après approbation d'une proposition de projet : elle fait suite au business case, également appelé étude d'opportunité. Le commanditaire a validé l'idée, c'est le moment de préciser les contours de sa mise en œuvre.
Faire une note de cadrage permet de fixer par écrit les grandes lignes du projet. Le document sert à diffuser les informations essentielles auprès de toutes les parties prenantes. La note de cadrage sert également de support de préparation du cahier des charges. Le document, en outre, est établi à des fins de consensus.
Informer les parties prenantes
La note de cadrage fournit des informations utiles aux différents intervenants au projet.
- Pour le commanditaire, qu'il s'agisse d'un client ou du décisionnaire dans l'entreprise : la note de cadrage précise les objectifs du projet et donne un aperçu des livrables attendus. Le document permet également de connaître le calendrier d'exécution et les ressources mobilisées. Le commanditaire en outre est informé des risques à prendre en compte.
- Pour les membres de l'équipe : la note de cadrage fixe les lignes directrices du projet. Budget, planning ou encore contraintes : ces informations, bien qu'encore à l'état d'ébauche, orientent le travail des collaborateurs.
Préparer la rédaction du cahier des charges
Plusieurs documents de référence sont établis en amont du lancement opérationnel d'un projet. Et plus l'équipe avance, plus la documentation est précise. La note de cadrage fait suite au business case, et précède le cahier des charges.
Le cahier des charges reprend chaque point évoqué dans la note de cadrage, et le développe. Le travail de rédaction est ainsi facilité.
Disposer d'un support écrit
La note de cadrage est simple et synthétique, immédiatement compréhensible. Le document peut être consulté à toutes les étapes de la réalisation du projet, pour vérifier que l'équipe en suit les lignes directrices. Les collaborateurs gardent ainsi en tête les enjeux, ils ne risquent pas de s'en écarter. C'est particulièrement utile dans le cadre d'un projet d'envergure ou sur le long terme.
Le support écrit est également essentiel pour valider le consensus. Le commanditaire et le chef de projet se sont mis d'accord sur les éléments essentiels du projet : le document écrit est utile en cas de doute ou de désaccord lors du déroulement opérationnel. Si un client reproche un retard, par exemple, les parties se réfèrent au calendrier de la note de cadrage pour juger du bien-fondé du reproche.
Le conseil de Sélim Dahmani, Senior Marketing Manager, HubSpot
« Formaliser la note de cadrage avec un document écrit est indispensable pour mener à bien un projet. Elle doit proposer une vision panoramique du projet et être lisible en un clin d'œil. Pour renforcer son impact, je recommande de compléter la note de cadrage par une synthèse visuelle, par exemple en adoptant une approche semblable à celle du mind mapping. Cette synthèse ne doit pas remplacer la note de cadrage, mais elle doit la compléter en mettant en valeur les points clés de manière plus percutante. »
Quand rédiger la note de cadrage ?
Le lancement d'un projet nécessite la rédaction de nombreux documents. Parmi eux, la note de cadrage est un pilier qui posera les bases du bon déroulement du projet. Cette note de cadrage doit donc être établie dès le début du projet, après le business plan et avant le cahier des charges qui développera les différents points listés par la note de cadrage. Document fondateur du projet, il permet notamment de définir :
- Le bien-fondé et la légitimité du projet
- Le périmètre d'action pour sa réalisation
- Les personnes qui vont participer au projet
- Les ressources nécessaires pour sa réalisation
- Les risques encourus
- Les actions à mettre en place
- Les dates d'échéance
À qui s'adresse la note de cadrage ?
La note de cadrage s'adresse à toutes les parties prenantes du projet : le commanditaire, le chef de projet et les membres de son équipe.
- Le commanditaire du projet, selon les circonstances, est un client ou un décisionnaire au sein d'une entreprise. Le commanditaire exige une note de cadrage à des fins d'information. Il conserve le document pour s'y reporter régulièrement, notamment pour vérifier que les points qu'il a validés sont respectés. Il s'y réfère également pour se rappeler certains éléments pratiques qui y sont consignés : à quelle date débloquer quel budget, par exemple.
- Le chef de projet est en charge de rédiger et de diffuser la note de cadrage. Le document représente en outre un repère écrit, qui lui permet de clarifier ses idées et de guider la concrétisation du projet.
- Les membres de l'équipe sont les acteurs du projet. La note de cadrage leur permet d'en comprendre les enjeux et de connaître leur rôle tout au long de sa mise en œuvre. Ils sont également avertis des risques inhérents au projet, et ils ont une vision sur les délais d'exécution.
Comment faire une note de cadrage ?
- Définir le projet.
- Contextualiser le projet et son environnement.
- Présenter les objectifs et les finalités du projet.
- Délimiter le périmètre du projet.
- Prendre en compte les contraintes du projet.
- Identifier les acteurs du projet.
- Construire un rétroplanning.
- Présenter les ressources nécessaires.
- Prévoir la communication.
- Mettre en avant les risques du projet.
1 - Définir le projet
La définition du projet consiste à résumer ses tenants et ses aboutissants en quelques lignes seulement. Cette partie de la note de cadrage doit pouvoir se lire de manière indépendante des autres. Pour la réussir, il faut garder à l'esprit que la note de cadrage est un document destiné à être partagé. Elle doit donc être compréhensible en quelques secondes.
2 - Contextualiser le projet et son environnement
La contextualisation du projet constitue sa justification. Cette partie de la note de cadrage explique la raison d'être du projet et comment celui-ci a vu le jour.
C'est une étape à ne pas négliger, car elle donne du sens aux actions qui seront menées par la suite pour conduire le projet jusqu'à son aboutissement.
3 - Présenter les objectifs et les finalités du projet
Tout projet se base sur des objectifs à atteindre et des attentes à satisfaire. Pour y parvenir, il est indispensable de les formaliser. L'un des rôles de la note de cadrage est de décrire ce que la réalisation du projet apportera à son initiateur. Les objectifs d'un projet se rejoignent en une finalité générale fixée par les équipes pour mener des actions pertinentes et garantir le succès du projet.
4 - Délimiter le périmètre du projet
Comme son nom l'indique, la note de cadrage fixe un cadre dans lequel un projet peut se développer. Les limites de ce cadre sont précisées dans ce document afin d'exclure les tâches qui ne répondraient pas directement aux objectifs inhérents au projet. Le but de cette partie est de concentrer les actions des équipes sur une finalité en particulier et de ne pas se perdre dans d'autres missions qui ne servent pas les intérêts du projet.
5 - Prendre en compte les contraintes du projet
Un projet présente nécessairement des contraintes, sans quoi il n'y aurait pas de raison d'optimiser sa planification. Les contraintes peuvent être de nature différente : temporelles, budgétaires ou encore humaines. Pour qu'elles n'impactent pas trop fortement le déroulement du projet, il est important de les prendre en compte dès le début.
6 - Identifier les acteurs du projet
La note de cadrage intègre une description des acteurs du projet afin de définir qui sont les parties prenantes sur chacune des tâches. Il est en effet primordial de segmenter les différentes missions pour optimiser le temps de réalisation du projet. La note de cadrage permet à chacun de connaître son rôle et de savoir à qui se référer en cas de besoin spécifique.
Le conseil de Sélim Dahmani, Senior Marketing Manager, HubSpot
« Pour identifier et déterminer les responsabilités de chacune des parties prenantes à chaque étape du projet, je conseille de tirer parti de la matrice RACI. Cette matrice permet de lever toute ambiguïté quant aux responsabilités de chacun. L’équipe se pose moins de questions inutiles. Dès le lancement du projet, toutes les parties prenantes sont conscientes de leur rôle, ce qui limite les risques de confusion ou de doublons dans les responsabilités. »
7 - Construire un rétroplanning
L'élaboration d'un rétroplanning est nécessaire pour fixer les étapes clés du projet et contrôler progressivement son avancement, de manière à éviter l'accumulation de retards. Ce type de planning se construit en partant de la date de fin du projet pour remonter jusqu'à la première tâche. Il fait mention des contraintes temporelles du projet et délivre une vision d'ensemble de son avancement, très utile pour la collaboration entre les différents intervenants.
8 - Présenter les ressources nécessaires
Les ressources nécessaires au bon déroulement du projet font aussi partie intégrante de la note de cadrage. Le document liste toutes les ressources nécessaires à l'aboutissement du projet.
- Les ressources humaines. Ce sont tous les acteurs du projet : les collaborateurs qui composent l'équipe, les collaborateurs d'autres services éventuellement impliqués dans le projet, et, le cas échéant, les prestataires externes.
- Les ressources d'ordre matériel : matériels, logiciels ou encore locaux qui doivent être mis à disposition.
- Les ressources d'ordre financier, basées sur le budget validé par le commanditaire.
Lister les moyens à mobiliser permet notamment d'anticiper les contraintes et de trouver des solutions.
9 – Prévoir la communication
La communication est un élément-clé de la réussite d'un projet, la note de cadrage doit donc en faire état. Il s'agit ici de définir les différents moyens de communication qui seront privilégiés dans la mise en œuvre du projet et lors du lancement. À quel moment communiquer ? Sur quels supports ?
10 - Mettre en avant les risques du projet
Les risques d'un projet sont généralement des faiblesses pouvant compromettre sa bonne réalisation, telles que des délais trop courts, des compétences manquantes ou encore une mauvaise communication entre les membres de l'équipe. Bien que certains soient inévitables, il est important de connaître ces risques afin de les anticiper lors de la réalisation des différentes étapes du projet.
Les risques peuvent également provenir de l'environnement extérieur. La concurrence sur le marché ou l'inadéquation avec les attentes client, par exemple, sont envisagées.
Exemple de note de cadrage
1 - Définir le projet
L'objet du projet est le lancement d'un nouveau produit qui consiste à recharger des voitures électriques grâce à des panneaux solaires.
La finalité est de le lancer sur le marché et de se créer sa place parmi ses concurrents grâce à cette solution innovante.
2 - Contextualiser le projet et son environnement
Les véhicules polluants dégagent des gaz et des particules qui entraînent des conséquences néfastes sur la santé et sur l'environnement. D'ailleurs, l'interdiction des véhicules Diesel est actée en Europe pour l'année 2035.
À noter que de plus en plus d'utilisateurs sont sensibles à ces sujets et qu'ils se tournent vers les véhicules électriques, mais une interrogation persiste sur le mode de recharge. L'idée est ici de leur proposer de charger leur voiture grâce à l'énergie issue de panneaux solaires. Les panneaux photovoltaïques répondent à la hausse des prix de l'électricité et en permettent une certaine autonomie énergétique. Enfin, il est intéressant pour les prospects de créer du lien entre les deux solutions écologiques que sont : la voiture électrique et les panneaux solaires.
3 - Présenter les objectifs et les finalités du projet
- Susciter l'enthousiasme auprès du cœur de cible grâce à un produit innovant
- Développer la notoriété de l'offre et de la marque
- Se distinguer de ses concurrents et devenir leader du marché avec une solution innovante
Les livrables du projet comprendront :
- L'étude de marché
- La création et le lancement du produit sur le marché
- Une campagne de communication autour du produit
- Un plan de formation pour que le personnel puisse installer le produit chez les clients
4 - Délimiter le périmètre du projet
Le projet tient compte de l'ensemble des processus liés à la création et au lancement d'un nouveau produit, à la communication autour de ce lancement et à la formation des collaborateurs.
5 - Prendre en compte les contraintes du projet
Le produit doit être lancé le plus tôt possible pour profiter des opportunités du marché et pour libérer les équipes afin qu'elles prennent en charge un nouveau projet.
De plus, le choix des panneaux photovoltaïques amène plusieurs contraintes :
- Leur production est réduite. Il faut donc améliorer les performances de fabrication avant leur mise sur le marché.
- Cette énergie dépend aussi des conditions climatiques. Il faudra peut-être créer des bornes de recharge hybrides.
- Le coût des panneaux solaires est important. Les clients peuvent peut-être bénéficier d'une aide.
6 - Identifier les acteurs du projet
- Chef de projet : [nom du chef de projet]
- Équipe projet : nom des collaborateurs sélectionnés parmi les services techniques, vente, qualité, comptabilité, logistique
- Parties prenantes : Direction générale, responsable technique, responsable vente, responsable qualité, clients.
7 - Construire un rétroplanning
- Août 2025 : mise sur le marché
- Avril – Août 2025 : formation du personnel et mise en œuvre
- Mai 2024 – Mars 2025 : conception et mise en production du nouveau produit
- Janvier – Avril 2024 : préparation des documents nécessaires au lancement du produit (étude de marché, buyer persona, business plan, cahier des charges…).
8 - Présenter les ressources nécessaires
Les moyens humains :
- Un chef de projet spécialisé dans le photovoltaïque
- Un ingénieur de recherche photovoltaïque
- Un ingénieur projet solaire
- Un opérateur de fabrication photovoltaïque
- Un conducteur de travaux
- Un installateur de panneaux photovoltaïques
- Un responsable du marketing
- Un responsable de la communication
- Un responsable de la vente
Les moyens matériels :
- Salle de réunion pour le service R&D
- Salle de formation équipée d'ordinateurs et mise en situation réelle
- Les chaînes de montage pour la fabrication
- Le matériel pour le montage chez les clients
Les ressources financières :
- Budget de 30 millions d'euros, réparti sur plusieurs phases du projet.
9 - Prévoir une communication autour du projet
Des réunions auront lieu toutes les semaines afin de suivre l'avancement du projet. Les échanges se feront par mail et le partage de documents sur un espace dédié sur le cloud sécurisé de l'entreprise.
10 - Mettre en avant les risques du projet
- Éventuelles difficultés à recruter du personnel avec les compétences techniques nécessaires au développement du projet.
- Des problèmes techniques pourraient voir le jour durant le processus de développement du produit.
- Le budget prévu initialement pourrait se révéler insuffisant selon les problématiques rencontrées en cours de projet.
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Comment faire une note de cadrage ? [Avec exemple]
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Pour être pleinement efficace et permettre à tous les membres d'une équipe de projet d'en comprendre les enjeux avec précision, la note de cadrage doit suivre un format type. Sa rédaction intervient dans le cadre de projets internes à une entreprise, ou pour engager la planification de projets pour ses clients.
La méthodologie pour élaborer une note de cadrage peut varier en fonction de la nature du projet, du secteur d'activité ou encore de l'ampleur des tâches à réaliser. Cependant, certains grands axes sont communs à tous les types de projets. Cet article présente un modèle pour mettre en forme une note de cadrage fonctionnelle.
Qu'est-ce qu'une note de cadrage ?
La note de cadrage est un document synthétique qui délimite le périmètre et les enjeux d'un projet. Elle est rédigée par la personne en charge du projet pour informer le commanditaire des moyens à déployer. Le document indique aussi à chaque intervenant son rôle dans la réalisation du projet.
Pourquoi faire une note de cadrage ?
La note de cadrage est rédigée après approbation d'une proposition de projet : elle fait suite au business case, également appelé étude d'opportunité. Le commanditaire a validé l'idée, c'est le moment de préciser les contours de sa mise en œuvre.
Faire une note de cadrage permet de fixer par écrit les grandes lignes du projet. Le document sert à diffuser les informations essentielles auprès de toutes les parties prenantes. La note de cadrage sert également de support de préparation du cahier des charges. Le document, en outre, est établi à des fins de consensus.
Informer les parties prenantes
La note de cadrage fournit des informations utiles aux différents intervenants au projet.
Préparer la rédaction du cahier des charges
Plusieurs documents de référence sont établis en amont du lancement opérationnel d'un projet. Et plus l'équipe avance, plus la documentation est précise. La note de cadrage fait suite au business case, et précède le cahier des charges.
Le cahier des charges reprend chaque point évoqué dans la note de cadrage, et le développe. Le travail de rédaction est ainsi facilité.
Disposer d'un support écrit
La note de cadrage est simple et synthétique, immédiatement compréhensible. Le document peut être consulté à toutes les étapes de la réalisation du projet, pour vérifier que l'équipe en suit les lignes directrices. Les collaborateurs gardent ainsi en tête les enjeux, ils ne risquent pas de s'en écarter. C'est particulièrement utile dans le cadre d'un projet d'envergure ou sur le long terme.
Le support écrit est également essentiel pour valider le consensus. Le commanditaire et le chef de projet se sont mis d'accord sur les éléments essentiels du projet : le document écrit est utile en cas de doute ou de désaccord lors du déroulement opérationnel. Si un client reproche un retard, par exemple, les parties se réfèrent au calendrier de la note de cadrage pour juger du bien-fondé du reproche.
Quand rédiger la note de cadrage ?
Le lancement d'un projet nécessite la rédaction de nombreux documents. Parmi eux, la note de cadrage est un pilier qui posera les bases du bon déroulement du projet. Cette note de cadrage doit donc être établie dès le début du projet, après le business plan et avant le cahier des charges qui développera les différents points listés par la note de cadrage. Document fondateur du projet, il permet notamment de définir :
À qui s'adresse la note de cadrage ?
La note de cadrage s'adresse à toutes les parties prenantes du projet : le commanditaire, le chef de projet et les membres de son équipe.
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Comment faire une note de cadrage ?
1 - Définir le projet
La définition du projet consiste à résumer ses tenants et ses aboutissants en quelques lignes seulement. Cette partie de la note de cadrage doit pouvoir se lire de manière indépendante des autres. Pour la réussir, il faut garder à l'esprit que la note de cadrage est un document destiné à être partagé. Elle doit donc être compréhensible en quelques secondes.
2 - Contextualiser le projet et son environnement
La contextualisation du projet constitue sa justification. Cette partie de la note de cadrage explique la raison d'être du projet et comment celui-ci a vu le jour.
C'est une étape à ne pas négliger, car elle donne du sens aux actions qui seront menées par la suite pour conduire le projet jusqu'à son aboutissement.
3 - Présenter les objectifs et les finalités du projet
Tout projet se base sur des objectifs à atteindre et des attentes à satisfaire. Pour y parvenir, il est indispensable de les formaliser. L'un des rôles de la note de cadrage est de décrire ce que la réalisation du projet apportera à son initiateur. Les objectifs d'un projet se rejoignent en une finalité générale fixée par les équipes pour mener des actions pertinentes et garantir le succès du projet.
4 - Délimiter le périmètre du projet
Comme son nom l'indique, la note de cadrage fixe un cadre dans lequel un projet peut se développer. Les limites de ce cadre sont précisées dans ce document afin d'exclure les tâches qui ne répondraient pas directement aux objectifs inhérents au projet. Le but de cette partie est de concentrer les actions des équipes sur une finalité en particulier et de ne pas se perdre dans d'autres missions qui ne servent pas les intérêts du projet.
5 - Prendre en compte les contraintes du projet
Un projet présente nécessairement des contraintes, sans quoi il n'y aurait pas de raison d'optimiser sa planification. Les contraintes peuvent être de nature différente : temporelles, budgétaires ou encore humaines. Pour qu'elles n'impactent pas trop fortement le déroulement du projet, il est important de les prendre en compte dès le début.
6 - Identifier les acteurs du projet
La note de cadrage intègre une description des acteurs du projet afin de définir qui sont les parties prenantes sur chacune des tâches. Il est en effet primordial de segmenter les différentes missions pour optimiser le temps de réalisation du projet. La note de cadrage permet à chacun de connaître son rôle et de savoir à qui se référer en cas de besoin spécifique.
7 - Construire un rétroplanning
L'élaboration d'un rétroplanning est nécessaire pour fixer les étapes clés du projet et contrôler progressivement son avancement, de manière à éviter l'accumulation de retards. Ce type de planning se construit en partant de la date de fin du projet pour remonter jusqu'à la première tâche. Il fait mention des contraintes temporelles du projet et délivre une vision d'ensemble de son avancement, très utile pour la collaboration entre les différents intervenants.
8 - Présenter les ressources nécessaires
Les ressources nécessaires au bon déroulement du projet font aussi partie intégrante de la note de cadrage. Le document liste toutes les ressources nécessaires à l'aboutissement du projet.
Lister les moyens à mobiliser permet notamment d'anticiper les contraintes et de trouver des solutions.
9 – Prévoir la communication
La communication est un élément-clé de la réussite d'un projet, la note de cadrage doit donc en faire état. Il s'agit ici de définir les différents moyens de communication qui seront privilégiés dans la mise en œuvre du projet et lors du lancement. À quel moment communiquer ? Sur quels supports ?
10 - Mettre en avant les risques du projet
Les risques d'un projet sont généralement des faiblesses pouvant compromettre sa bonne réalisation, telles que des délais trop courts, des compétences manquantes ou encore une mauvaise communication entre les membres de l'équipe. Bien que certains soient inévitables, il est important de connaître ces risques afin de les anticiper lors de la réalisation des différentes étapes du projet.
Les risques peuvent également provenir de l'environnement extérieur. La concurrence sur le marché ou l'inadéquation avec les attentes client, par exemple, sont envisagées.
Exemple de note de cadrage
1 - Définir le projet
L'objet du projet est le lancement d'un nouveau produit qui consiste à recharger des voitures électriques grâce à des panneaux solaires.
La finalité est de le lancer sur le marché et de se créer sa place parmi ses concurrents grâce à cette solution innovante.
2 - Contextualiser le projet et son environnement
Les véhicules polluants dégagent des gaz et des particules qui entraînent des conséquences néfastes sur la santé et sur l'environnement. D'ailleurs, l'interdiction des véhicules Diesel est actée en Europe pour l'année 2035.
À noter que de plus en plus d'utilisateurs sont sensibles à ces sujets et qu'ils se tournent vers les véhicules électriques, mais une interrogation persiste sur le mode de recharge. L'idée est ici de leur proposer de charger leur voiture grâce à l'énergie issue de panneaux solaires. Les panneaux photovoltaïques répondent à la hausse des prix de l'électricité et en permettent une certaine autonomie énergétique. Enfin, il est intéressant pour les prospects de créer du lien entre les deux solutions écologiques que sont : la voiture électrique et les panneaux solaires.
3 - Présenter les objectifs et les finalités du projet
Les livrables du projet comprendront :
4 - Délimiter le périmètre du projet
Le projet tient compte de l'ensemble des processus liés à la création et au lancement d'un nouveau produit, à la communication autour de ce lancement et à la formation des collaborateurs.
5 - Prendre en compte les contraintes du projet
Le produit doit être lancé le plus tôt possible pour profiter des opportunités du marché et pour libérer les équipes afin qu'elles prennent en charge un nouveau projet.
De plus, le choix des panneaux photovoltaïques amène plusieurs contraintes :
6 - Identifier les acteurs du projet
7 - Construire un rétroplanning
8 - Présenter les ressources nécessaires
Les moyens humains :
Les moyens matériels :
Les ressources financières :
9 - Prévoir une communication autour du projet
Des réunions auront lieu toutes les semaines afin de suivre l'avancement du projet. Les échanges se feront par mail et le partage de documents sur un espace dédié sur le cloud sécurisé de l'entreprise.
10 - Mettre en avant les risques du projet
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