Comment faire une note de cadrage pour un projet ?

Pour être pleinement efficace et permettre à tous les membres d'une équipe de projet d'en comprendre les enjeux avec précision, la note de cadrage doit suivre un format type. Sa rédaction intervient dans le cadre de projets internes à une entreprise, ou pour engager la planification de projets pour ses clients.

La méthodologie pour élaborer une note de cadrage peut varier en fonction de la nature du projet, du secteur d'activité ou encore de l'ampleur des tâches à réaliser. Cependant, certains grands axes sont communs à tous les types de projets. Cet article présente un modèle pour mettre en forme une note de cadrage fonctionnelle.

Pourquoi faire une note de cadrage ?

La note de cadrage est rédigée après approbation d'une proposition de projet : elle fait suite au business case, également appelé étude d'opportunité. Le commanditaire a validé l'idée, c'est le moment de préciser les contours de sa mise en œuvre.

Faire une note de cadrage permet de fixer par écrit les grandes lignes du projet. Le document sert à diffuser les informations essentielles auprès de toutes les parties prenantes. La note de cadrage sert également de support de préparation du cahier des charges. Le document, en outre, est établi à des fins de consensus.

Informer les parties prenantes

La note de cadrage fournit des informations utiles aux différents intervenants au projet.

• Pour le commanditaire, qu'il s'agisse d'un client ou du décisionnaire dans l'entreprise : la note de cadrage précise les objectifs du projet et donne un aperçu des livrables attendus. Le document permet également de connaître le calendrier d'exécution et les ressources mobilisées. Le commanditaire en outre est informé des risques à prendre en compte.
• Pour les membres de l'équipe : la note de cadrage fixe les lignes directrices du projet. Budget, planning ou encore contraintes : ces informations, bien qu'encore à l'état d'ébauche, orientent le travail des collaborateurs.

Préparer la rédaction du cahier des charges

Plusieurs documents de référence sont établis en amont du lancement opérationnel d'un projet. Et plus l'équipe avance, plus la documentation est précise. La note de cadrage fait suite au business case, et précède le cahier des charges.

Le cahier des charges reprend chaque point évoqué dans la note de cadrage, et le développe. Le travail de rédaction est ainsi facilité.

Disposer d'un support écrit

La note de cadrage est simple et synthétique, immédiatement compréhensible. Le document peut être consulté à toutes les étapes de la réalisation du projet, pour vérifier que l'équipe en suit les lignes directrices. Les collaborateurs gardent ainsi en tête les enjeux, ils ne risquent pas de s'en écarter. C'est particulièrement utile dans le cadre d'un projet d'envergure ou sur le long terme.

Le support écrit est également essentiel pour valider le consensus. Le commanditaire et le chef de projet se sont mis d'accord sur les éléments essentiels du projet : le document écrit est utile en cas de doute ou de désaccord lors du déroulement opérationnel. Si un client reproche un retard, par exemple, les parties se réfèrent au calendrier de la note de cadrage pour juger du bien-fondé du reproche.

À qui s'adresse la note de cadrage ?

La note de cadrage s'adresse à toutes les parties prenantes du projet : le commanditaire, le chef de projet et les membres de son équipe.

• Le commanditaire du projet, selon les circonstances, est un client ou un décisionnaire au sein d'une entreprise. Le commanditaire exige une note de cadrage à des fins d'information. Il conserve le document pour s'y reporter régulièrement, notamment pour vérifier que les points qu'il a validés sont respectés. Il s'y réfère également pour se rappeler certains éléments pratiques qui y sont consignés : à quelle date débloquer quel budget, par exemple.
• Le chef de projet est en charge de rédiger et de diffuser la note de cadrage. Le document représente en outre un repère écrit, qui lui permet de clarifier ses idées et de guider la concrétisation du projet.
• Les membres de l'équipe sont les acteurs du projet. La note de cadrage leur permet d'en comprendre les enjeux et de connaître leur rôle tout au long de sa mise en œuvre. Ils sont également avertis des risques inhérents au projet, et ils ont une vision sur les délais d'exécution.

1 - Définir le projet

La définition du projet consiste à résumer ses tenants et ses aboutissants en quelques lignes seulement. Cette partie de la note de cadrage doit pouvoir se lire de manière indépendante des autres. Pour la réussir, il faut garder à l'esprit que la note de cadrage est un document destiné à être partagé. Elle doit donc être compréhensible en quelques secondes.

2 - Contextualiser le projet et son environnement

La contextualisation du projet constitue sa justification. Cette partie de la note de cadrage explique la raison d'être du projet et comment celui-ci a vu le jour.

C'est une étape à ne pas négliger, car elle donne du sens aux actions qui seront menées par la suite pour conduire le projet jusqu'à son aboutissement.

3 - Présenter les objectifs et les finalités du projet

Tout projet se base sur des objectifs à atteindre et des attentes à satisfaire. Pour y parvenir, il est indispensable de les formaliser. L'un des rôles de la note de cadrage est de décrire ce que la réalisation du projet apportera à son initiateur. Les objectifs d'un projet se rejoignent en une finalité générale fixée par les équipes pour mener des actions pertinentes et garantir le succès du projet.

4 - Délimiter le périmètre du projet

Comme son nom l'indique, la note de cadrage fixe un cadre dans lequel un projet peut se développer. Les limites de ce cadre sont précisées dans ce document afin d'exclure les tâches qui ne répondraient pas directement aux objectifs inhérents au projet. Le but de cette partie est de concentrer les actions des équipes sur une finalité en particulier et de ne pas se perdre dans d'autres missions qui ne servent pas les intérêts du projet.

5 - Prendre en compte les contraintes du projet

Un projet présente nécessairement des contraintes, sans quoi il n'y aurait pas de raison d'optimiser sa planification. Les contraintes peuvent être de nature différente : temporelles, budgétaires ou encore humaines. Pour qu'elles n'impactent pas trop fortement le déroulement du projet, il est important de les prendre en compte dès le début.

6 - Identifier les acteurs du projet

La note de cadrage intègre une description des acteurs du projet afin de définir qui sont les parties prenantes sur chacune des tâches. Il est en effet primordial de segmenter les différentes missions pour optimiser le temps de réalisation du projet. La note de cadrage permet à chacun de connaître son rôle et de savoir à qui se référer en cas de besoin spécifique.

7 - Construire un rétroplanning

L'élaboration d'un rétroplanning est nécessaire pour fixer les étapes clés du projet et contrôler progressivement son avancement, de manière à éviter l'accumulation de retards. Ce type de planning se construit en partant de la date de fin du projet pour remonter jusqu'à la première tâche. Il fait mention des contraintes temporelles du projet et délivre une vision d'ensemble de son avancement, très utile pour la collaboration entre les différents intervenants.

8 - Présenter les ressources nécessaires

Les ressources nécessaires au bon déroulement du projet font aussi partie intégrante de la note de cadrage. Le document liste toutes les ressources nécessaires à l'aboutissement du projet.

• Les ressources humaines. Ce sont tous les acteurs du projet : les collaborateurs qui composent l'équipe, les collaborateurs d'autres services éventuellement impliqués dans le projet, et, le cas échéant, les prestataires externes.
• Les ressources d'ordre matériel : matériels, logiciels ou encore locaux qui doivent être mis à disposition.
• Les ressources d'ordre financier, basées sur le budget validé par le commanditaire.

Lister les moyens à mobiliser permet notamment d'anticiper les contraintes et de trouver des solutions.

9 - Mettre en avant les risques du projet

Les risques d'un projet sont généralement des faiblesses pouvant compromettre sa bonne réalisation, telles que des délais trop courts, des compétences manquantes ou encore une mauvaise communication entre les membres de l'équipe. Bien que certains soient inévitables, il est important de connaître ces risques afin de les anticiper lors de la réalisation des différentes étapes du projet.

Les risques peuvent également provenir de l'environnement extérieur. La concurrence sur le marché ou l'inadéquation avec les attentes client, par exemple, sont envisagées.

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