Factures, contrats, e-mails, documents de travail ou encore relevés bancaires : les entreprises créent, reçoivent et manipulent un volume considérable de données numériques. Certaines sont particulièrement stratégiques : il faut les conserver dans des conditions sécurisées, tout en les gardant accessibles. L'archivage numérique, en tant que volet du Digital Asset Management, est incontournable à l'ère de la digitalisation. Le processus requiert de l'organisation, et des outils adaptés de type GED et SAE.
Qu'est-ce qu'un archivage numérique ?
Un archivage numérique est un processus de stockage de fichiers au format électronique, dans un système organisé et sécurisé. Il existe divers supports d'archivage : les clés USB, les disques durs ou encore le cloud. L'archivage numérique doit garantir l'accès aux données, leur intégrité, leur traçabilité et leur pérennité.
Quel est le but d'effectuer l'archivage numérique ?
1 - Sécuriser les données
L'archivage numérique inclut un volet central de sécurisation des données. Les données sont mises en lieu sûr, pour les protéger contre trois risques : l'altération, la perte et le vol. Les enjeux liés à la sécurité sont primordiaux à plusieurs égards.
- Quand une entreprise traite des données personnelles considérées comme sensibles au sens du RGPD, l'obligation de confidentialité est renforcée. Un système d'archivage sécurisé, avec gestion des droits d'accès, est indispensable pour respecter cette obligation.
- Les systèmes d'information des entreprises sont des cibles potentielles pour les cybercriminels. Grâce à l'archivage numérique, les entreprises disposent d'une copie intègre de leurs données. En cas de cyberattaque, un accès aux données est maintenu.
- Le niveau de sécurisation des données influe sur la confiance accordée par les partenaires et par les clients de l'entreprise. Archiver numériquement, dans des conditions de sécurité élevées, permet de préserver son image de marque.
2 - Améliorer la productivité
Au-delà de la sécurisation des données, le but de l'archivage numérique est de stocker les fichiers de manière organisée. Le stockage et l'organisation de l'information, dans un enjeu global de Master Data Management, sont des facteurs essentiels de la productivité en entreprise. L'enjeu est également réglementaire.
- Certains documents doivent être obligatoirement conservés, pour une durée légale. En cas de demande de l'administration fiscale, par exemple, l'entreprise doit être en mesure de produire tous documents requis. Un système d'archivage numérique performant permet de conserver, de trouver et d'extraire lesdits documents sans perdre de temps.
- En cas de contentieux, une entreprise doit réunir des preuves pour faire valoir ses droits. Il faut parfois remonter loin dans le temps. Stocker et organiser les documents potentiellement utiles, pendant la durée de prescription applicable, s'avère utile à cet effet.
- Les systèmes d'archivage numérique proposent des moteurs de recherche pour trouver immédiatement les fichiers nécessaires, sous réserve des droits d'accès des utilisateurs. Ces fonctionnalités de recherche permettent aux équipes de gagner du temps dans leur travail au quotidien : la productivité augmente.
3 - Réduire les coûts
En comparaison avec l'archivage physique, au format papier, l'archivage numérique économise de l'espace. En conséquence, l'archivage numérique coûte moins cher aux entreprises.
Comment se fait l'archivage numérique ?
1 - Numériser les documents papier
La première étape pour faire l'archivage numérique consiste à dématérialiser les documents qui subsistent au format papier. Chaque équipe est mobilisée dans l'entreprise pour réunir l'ensemble des papiers dont il n'existe pas encore de copie numérique. Chaque papier est ensuite scanné et enregistré.
À cette étape, il est important d'ancrer dans les pratiques des collaborateurs la numérisation systématique des documents reçus au format papier.
2 - Cartographier les données
Data Management Platform, boîte de messagerie ou encore bureau d'ordinateur : les données d'une entreprise sont éparses. Faire une cartographie des données est essentiel à deux égards.
- Lister et identifier les données stratégiques à archiver : la loi et les enjeux business propres à une entreprise imposent d'archiver certaines données. Les autres n'ont pas besoin d'être archivées. Un échange d'e-mails de courtoisie, par exemple, n'a a priori pas besoin d'être archivé.
- Évaluer la pertinence du support existant : certaines données sont peut-être déjà archivées dans un système performant. C'est-à-dire qu'elles sont stockées numériquement sur un support durable et sécurisé, avec des fonctions de recherche efficaces. Des logiciels métier, par exemple, fournissent ce type de support d'archivage. Le cas échéant, changer de support n'est pas toujours nécessaire.
3 - Définir une organisation de l'information
Pour trouver facilement les informations requises, le moment voulu, il faut les organiser à la manière d'une base de données. Il faut en outre déterminer les droits d'accès et les rôles utilisateurs. Pour organiser l'information de la manière la plus juste, il est utile de consulter les équipes métier.
4 - Choisir un outil d'archivage numérique
Il existe différents types d'outils pour faire l'archivage numérique, notamment : les logiciels de GED, les SAE et les coffres-forts électroniques.
- Un logiciel de Gestion Électronique des Documents (GED) met l'accent sur la centralisation et l'accessibilité des données. Ce type d'outil permet d'archiver des données qui ont vocation à être manipulées régulièrement par différents services de l'entreprise.
- Un Système d'Archivage Électronique (SAE) est un outil qui priorise la sécurité juridique des données. Les SAE, en règle générale, permettent d'archiver des documents en préservant leur valeur probante.
- Un coffre-fort numérique est hautement sécurisé. Par conséquent, l'accès aux informations est moins facile. Un coffre-fort numérique permet d'archiver des données particulièrement sensibles.
Quelles bonnes pratiques adopter pour archiver numériquement ?
Voici 4 bonnes pratiques à adopter pour archiver numériquement :
- Archiver uniquement les fichiers nécessaires. Surcharger l'espace, en effet, risque d'augmenter inutilement les coûts et de complexifier l'accès aux informations.
- Supprimer les documents obsolètes. Quand le délai de conservation légal est expiré, inutile de conserver le document. En ce qui concerne les données personnelles au sens du RGPD, effacer les données du système d'archivage numérique après un délai raisonnable est une obligation.
- Paramétrer les droits d'accès avec soin. La traçabilité et l'intégrité des données sont des enjeux phares de l'archivage numérique. Encadrer strictement les droits d'accès des utilisateurs est primordial pour éviter le risque d'altération.
- Veiller à la pérennité des informations. À cet égard, il faut être attentif au choix de l'outil d'archivage numérique. Certains outils garantissent la pérennité des informations, en actualisant les formats de conservation si nécessaire.
Quels outils utiliser pour un archivage numérique ?
L'application de GED Zeendoc
Zeendoc propose une solution de GED dédiée aux PME. Cet outil d'archivage numérique permet de stocker les données stratégiques de manière organisée, pour y accéder dès que nécessaire. L'application fonctionne sur ordinateur, sur tablette et sur smartphone.
Everial SAE
Everial fournit aux entreprises un système d'archivage électronique certifié NF461. L'interface est conçue de manière à faciliter la gestion des archives numériques aux utilisateurs novices. L'outil garantit l'intégrité, la traçabilité, la pérennité et la valeur probatoire des documents.
La solution de GED DocuWare Cloud
DocuWare Cloud est un logiciel SaaS de gestion électronique des documents. Cet outil est adapté à toutes les tailles d'entreprise : les tarifs des abonnements varient en fonction du nombre d'utilisateurs et de l'espace d'archivage numérique disponible.
Pour aller plus loin dans votre stratégie numérique, téléchargez le guide pour allier croissance de l'entreprise et respect de la vie privée.
