La multiplication des données à gérer par une entreprise peut représenter une difficulté non négligeable. En effet, avec la multitude des canaux de communication et, parfois, de services distincts au sein d'une entreprise, les informations traitées représentent un volume de données conséquent. Le Master Data Management est une solution pour optimiser la gestion des données de référence.

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À quoi sert le Master Data Management ?

Face à la profusion des données qu'une entreprise doit ou peut désormais avoir, il devient indispensable d'envisager des solutions de centralisation et de traitement. En effet, pour fonctionner il lui est nécessaire de posséder quatre grandes typologies de données :

  • Les informations client (ou prospect)
  • Les informations fournisseur
  • Les informations produit
  • Les données financières

C'est alors qu'intervient le MDM, pour centraliser et traiter toutes ces données, mais aussi créer un référentiel commun et interne à l'entreprise. Ce processus présente de nombreux avantages qui offrent un important gain en productivité et une considérable réduction des coûts.

 

Centraliser les données de référence

Les différentes données que peut posséder une entreprise proviennent de canaux divers et prennent souvent différentes formes. Par exemple, les données constructeur sont souvent aux normes de celui-ci et transmises par PDF. Les informations client sont quant à elles stockées en base de données sous un format propre à l'entreprise. Enfin, les données qualitatives de prospection qui sont acquises auprès d'une société tierce sont au format CSV sous un référentiel différent.

La centralisation des données permet donc de les gérer de manière raisonnée et globale pour les hiérarchiser, les normaliser puis les exploiter. Cette démarche permet tout d'abord d'avoir une vision à 360° et en temps réel du fonctionnement de l'entreprise. Puis elle offre la possibilité de croiser les données pour une meilleure exploitation. Il est aussi possible d'utiliser les ressources sur différents supports avec la création d'une source unique. De plus, il est plus simple de sécuriser des données centralisées que des données éparses.

 

Épurer les données disponibles

Face à un grand nombre de données, il est intéressant de ne conserver que celles qui font sens et sont utiles à l'entreprise. C'est pourquoi un processus de Master Data Management est particulièrement utile dans les entreprises qui collectent ou conservent un volume important de données. Cela permet ainsi d'éliminer d'éventuels doublons et de ne stocker que des données de qualité qui pourront être utilisées de manière fiable.

 

Éviter de prendre de mauvaises décisions

Lorsque les données sont erronées, la vision de l'entreprise est de fait faussée. Face à des données incohérentes, partielles ou manquantes, il est plus difficile d'évaluer certaines situations et de prendre des décisions sereinement. Là encore, le Master Data Management présente un avantage majeur en permettant de mener une rationalisation des données de part son processus de centralisation et normalisation. En s'assurant de la fiabilité des sources de données mais aussi du processus de traitement de celles-ci, dont la phase de nettoyage, l'entreprise peut se fier à ces informations et ainsi améliorer la qualité de sa prise de décision.

 

Réduire les coûts liés à la gestion et la conservation des données

Le coût de stockage des données peut être relativement important lorsque celles-ci se trouvent à différents endroits. Les ressources utilisées telles que l'espace de stockage en interne, le cloud, la maintenance, le volume du réseau et les différents outils évoluent avec le volume des données. Et celui-ci sera en perpétuelle croissance tant que l'entreprise sera en activité. Ainsi, une centralisation permet de réaliser d'importantes économies pour deux raisons : les coûts structurels s'en voient réduits mais le nettoyage et la rationalisation de la data conservée permettent aussi d'améliorer l'efficacité et donc les coûts de fonctionnement.

 

Améliorer le service client

Avec des données client régulièrement mises à jour et centralisées, le suivi est facilité au quotidien. Les opérations au service client s'en voient alors grandement facilitées puisqu'il est plus aisé de renseigner une personne au sujet de sa commande si l'information est immédiatement disponible et actualisée. De plus, en centralisant l'historique des interactions avec un client, l'opérateur pourra mieux répondre à ses attentes. De fait, la qualité du support s'en voit améliorée ainsi que la satisfaction client qui en découle.

 

Améliorer le référentiel produit

Plus le volume des produits vendus par une entreprise est important, plus les données sont nombreuses. Il est donc important que les fiches produit soient à jour et que leurs contenus puissent être entièrement fiables. Dès lors, l'entreprise pourra les exploiter afin de communiquer sur celles-ci et informer les clients de la manière la plus juste possible. Cette démarche pourra d'ailleurs prendre différentes formes grâce au MDM. Étant centralisées et digitalisées, elles pourront être exploitées sur différents supports comme les pages produit sur le site web, les plaquettes de présentation commerciale ou les campagnes de publicité.

 

Fluidifier la communication interne à l'entreprise

Avec des données fiables ainsi que des référentiels actualisés et normalisés dans différents domaines (produits, clients, fournisseurs, procédures), la communication interne peut fonctionner de manière fluide et efficace. L'accès à ces différents documents permet également un gain de temps pour tous les collaborateurs et la hiérarchie peut aussi décider des droits d'accessibilité. Par exemple, l'information sur la marge d'un produit peut être visible par le service commercial mais pas par le service client. Ainsi, tous ont accès aux informations qui leur sont nécessaires pour mener à bien leur mission tout en s'assurant que ces dernières sont homogènes, actualisées et sécurisées.

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Publication originale le 20 septembre 2021, mise à jour le 20 septembre 2021

Sujet(s):

Management des opérations