Digital Asset Management (DAM) : gérer efficacement ses actifs numériques

Quels que soient leur taille et leur secteur, les entreprises ont besoin d'un système pour gérer efficacement leurs actifs numériques. C'est là que l'utilisation d'une solution DAM, ou Digital Asset Management, revêt toute son importance. Bien plus qu'un outil de stockage, ce type de logiciel permet aux équipes de collaborer afin de travailler sur les contenus multimédias qu'il comporte.

Comment fonctionne un DAM ?

Le DAM permet de stocker, classer et partager différents types de contenus multimédias dans un espace centralisé. Cet outil peut contenir :

• Des images.
• Des vidéos.
• Des fichiers audio.
• Des annonces presse.
• Des affiches.
• Des bannières.
• Des emails.
• Des mini-sites.
• Des contenus pour les réseaux sociaux.
• Des contenus d'image de marque comme des logos, des pictogrammes, des chartes graphiques et des modèles de documents.

Le Digital Asset Management offre de nombreuses fonctionnalités qui aident les entreprises à gérer au mieux leurs médias. Celles-ci incluent entre autres l'archivage des médias, l'utilisation de nombreux formats de fichiers, la recherche de ressources, la gestion de l'accès et des droits d'utilisation des contenus, l'intégration avec d'autres outils, l'extraction des contenus ou encore la géolocalisation des ressources.

Le DAM est géré par des documentalistes, mais aussi par des chargés de communication. Le travail d'un responsable de Digital Asset Management consiste à identifier les différentes sources pour collecter des médias, puis à déterminer les critères qui permettent de les catégoriser. Cette indexation offre une meilleure organisation des contenus et aide les utilisateurs à trouver plus facilement les médias dont ils ont besoin dans l'outil.

Conçu pour s'intégrer à l'écosystème logiciel des entreprises en toute fluidité, le DAM comprend des processus utilisés pour la création de contenus digitaux, ainsi que des données numériques qui servent à évaluer les résultats. Cet outil est accessible pour tous les acteurs, qu'ils soient internes ou externes.

Qui a besoin d'une solution DAM ?

L'utilisation des solutions DAM concerne toutes les entreprises disposant d'un gros volume de contenus numériques à centraliser et à partager. Ces outils s'adressent aux entreprises B2B et B2C, ainsi qu'aux marques et aux fabricants de différents domaines d'activité :

• La distribution.
• L'industrie.
• Le marketing.
• Les ventes.
• Le design.
• Les services de développement et IT.
• Le domaine juridique
• Le prêt-à-porter.

Les DAM sont également utilisés par les associations, les institutions et les collectivités locales.

Quels sont les avantages d'une solution de Digital Asset Management ?

Une sécurité accrue

Par sa fonction de centralisation, le DAM garantit une sécurité maximale. En effet, il permet de stocker les contenus numériques en lieu sûr, mais aussi d'en contrôler l'accès. Pour les entreprises, c'est un excellent moyen de protéger leurs données et de réduire les risques de perte.

Une recherche de ressources numériques facilitée

Contenant l'ensemble des ressources numériques des entreprises, le DAM fait office de médiathèque ou de photothèque. En centralisant et en archivant tous ces fichiers, il permet aux utilisateurs de trouver facilement et rapidement les médias dont ils ont besoin. Grâce à ce système, les entreprises peuvent intégrer des métadonnées pour faciliter la recherche de contenus.

Une meilleure utilisation des contenus

Grâce au Digital Asset Management, les entreprises ont la possibilité de gérer et suivre l'utilisation des contenus digitaux. Cet outil leur permet en effet d'organiser et de classer leurs ressources en fonction de critères déterminés comme le format et les mots-clés. Les entreprises ont ainsi un meilleur usage de leurs médias.

Des processus automatisés

En utilisant une solution DAM pour la gestion de leurs contenus numériques, les entreprises peuvent automatiser leurs processus de stockage, d'organisation et de partage, rendant ainsi leurs actions marketing plus efficaces à l'échelle internationale. Cela leur apporte un gain de temps précieux qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Une diffusion et un partage de contenus optimisés

Le Digital Asset Management permet aux entreprises d'optimiser la publication et le partage de leurs médias sur le site web ou les réseaux sociaux. Grâce à cet outil, les contenus peuvent être convertis sous plusieurs formats en fonction des usages. De plus, le DAM offre aux utilisateurs une vue centralisée de toutes les ressources disponibles. Les entreprises ont alors la possibilité de les diffuser rapidement sur les différents supports dont elles disposent.

Une cohérence de marque maintenue

Avec un outil de gestion de contenu digital, les entreprises trouvent un bon moyen de veiller à l'homogénéité de leurs médias, ce qui leur permet de maintenir une image de marque cohérente. En effet, les données issues des ressources numériques stockées par le DAM sont en adéquation avec les lignes directrices de la marque.

Une conformité juridique garantie

Avec un outil DAM, les entreprises utilisent les contenus digitaux dans le respect des obligations légales, et notamment des droits d'auteur. Cette solution leur évite ainsi de s'exposer à d'éventuels problèmes juridiques.

Une collaboration améliorée

Le DAM n'est pas seulement un système de stockage et de partage de ressources numériques, c'est aussi une véritable plateforme collaborative. Sur cet outil, il est possible pour plusieurs utilisateurs d'accéder aux contenus et de les utiliser en même temps, ce qui favorise la collaboration entre les différentes équipes.

Une meilleure productivité

En accédant facilement aux bons contenus au bon moment par le biais d'une solution DAM, les entreprises gagnent en efficacité et réduisent le temps et les efforts qu'ils consacrent pour effectuer leurs tâches. De ce fait, leur productivité se trouve grandement améliorée.

Le Digital Asset Management leur permet :

• De réemployer leurs fichiers.
• D'exploiter rapidement du contenu.
• De fluidifier leur communication interne.
• De soutenir une collaboration internationale.

Une meilleure rentabilité et des dépenses réduites

Le DAM donne aux entreprises la possibilité d'augmenter leur chiffre d'affaires, mais également de limiter leurs dépenses. Cette solution leur permet :

• D'utiliser une interface ergonomique facilement adoptée par les utilisateurs, et donc la rentabilité de leurs projets.
• D'analyser et améliorer le retour sur investissement, ou ROI, en utilisant des outils de reporting et des indicateurs pour mesurer la performance des contenus.
• De faire de belles économies sur les coûts liés à la re-conception des contenus déjà créés.

Comment choisir son DAM ?

Les entreprises doivent choisir leur Digital Asset Management en fonction de leurs besoins, de leurs objectifs et de leurs ressources. Pour cela, elles doivent prendre en compte les critères suivants :

• Les problématiques à relever avec le DAM.
• Les utilisateurs potentiels.
• Le budget dont elles disposent.
• La taille de leur structure.
• Les logiciels ou systèmes à intégrer au DAM.
• Le niveau de sécurité numérique nécessaire pour les contenus.

4 solutions de Digital Asset Management

1 - Filerobot

Le logiciel Filerobot de Scaleflex est une puissante solution DAM qui facilite la gestion, l'optimisation et la diffusion des contenus multimédias. Il se distingue par son interface personnalisable et user-friendly qui offre une expérience utilisateur positive, mais également par son architecture MACH qui le rend adaptable à tous les systèmes d'exploitation et toutes les applications.

Filerobot se décline en deux versions : DAM Headless pour les développeurs et DAM Collaboratif pour les spécialistes du marketing. Le logiciel propose 13 fonctionnalités IA/ML parmi lesquelles figurent le tagging et le recadrage automatiques. Filerobot peut facilement se connecter aux plateformes tierces et être employé par tous les utilisateurs, qu'ils aient des compétences techniques ou non.

Tarifs : Filerobot offre un essai gratuit et des abonnements payants qui répondent aux besoins spécifiques des entreprises. Ces derniers sont à demander en ligne.

2 - Bynder

Bynder se veut un outil de gestion de contenu numérique très populaire. Avec ce logiciel, les utilisateurs peuvent automatiser leurs processus de création grâce à de nombreuses fonctionnalités telles que le versionnage, les annotations et les chemins d'approbation personnalisables. Bynder met à disposition des modèles permettant aux entreprises de concevoir des contenus marketing en fonction de leur charte graphique. Accessible depuis les applications Android et iOS, le logiciel s'intègre à plusieurs plateformes comme Google Analytics.

Tarifs : Bynder conçoit des devis sur demande pour des offres payantes adaptées aux besoins des entreprises.

3 - Phraseanet

Phraseanet est un logiciel open source complet qui répond aux besoins des entreprises en termes de gestion de contenus multimédias. Parmi les fonctionnalités qu'il propose, l'outil permet aux utilisateurs d'exporter, d'indexer, d'organiser, de publier, de partager et d'exploiter leurs ressources numériques. Phraseanet met aussi à disposition une API, un catalogue du plugins et d'extensions, ainsi qu'un guide d'utilisation aidant les entreprises à se lancer sur le logiciel.

Tarifs : Phraseanet est un outil gratuit.

4 - Brandfolder

Brandfolder est également un outil DAM très connu. Les utilisateurs ont la possibilité de gérer l'ensemble des contenus numériques sur un espace sécurisé, un des principaux atouts du logiciel. Brandfolder procède également à la sauvegarde régulière des ressources qu'il contient.

Tarifs : payant, l'outil Brandfolder propose différents tarifs selon les besoins des entreprises.

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