Budget informatique : comment faire et comment optimiser les coûts informatiques ?

Élaborer son budget informatique soulève des enjeux financiers évidents, ainsi que des enjeux stratégiques : les investissements technologiques sont en effet déterminants de la performance de l'entreprise, et notamment de sa capacité à innover. L'établissement du budget informatique fait intervenir la DSI, la direction financière et les équipes métier.

Pourquoi établir un budget informatique ?

Disposer d'un référentiel

La direction du service IT, en concertation avec la direction financière et après consultation des directions métier, établit un budget informatique annuel. Ce document sert de référence, tout au long de l'exercice comptable, pour autoriser les dépenses IT.

Chaque département dans l'entreprise connaît sa latitude financière pour mener à bien ses missions. À plus grande échelle, le budget informatique est un élément central dans la gestion de trésorerie de l'entreprise.

Réduire les coûts informatiques

Élaborer un budget informatique, et visualiser le détail des coûts, met en évidence des leviers d'optimisation. Illustrations :

• Le budget fait apparaître une dépense existante dans un abonnement à un outil inutilisé. Résilier l'abonnement est une source d'économie.
• Une application métier désormais utilisée par 10 collaborateurs est facturée 100 € pour 5 utilisateurs, plus 25 € par utilisateur supplémentaire. Passer à un forfait supérieur évite le surcoût.
• Un stockage est démesuré par rapport au volume de données réellement collecté et traité par l'entreprise. La DSI peut redimensionner l'infrastructure pour rationnaliser le poste budgétaire.

Améliorer les processus

L'établissement du budget informatique met en évidence des leviers d'optimisation sur les plans économique, et organisationnel. Cet aspect est d'autant plus remarquable lorsque des fonctions dans l'entreprise fonctionnent en silo : plusieurs équipes, voire plusieurs collaborateurs, utilisent des outils distincts pour effectuer des tâches similaires ou exploitent des données identiques stockées en divers endroits. Ces pratiques s'inscrivent généralement dans un contexte de shadow IT.

Le budget informatique fait apparaître ce type d'aberrations, permettant ainsi d'améliorer les processus. Les outils sont harmonisés, et les données sont centralisées, pour fluidifier la collaboration et augmenter l'efficacité au travail. Exemple : l'équipe marketing utilise une base de contacts Excel, ainsi qu'un logiciel d'e-mailing ; les deux outils ont vocation à stocker les mêmes données ; trouver une plateforme pour fusionner les deux est opportun.

Évoluer

Le budget informatique fait état de l'existant, et se projette dans l'avenir proche. C'est une occasion précieuse de vérifier que l'existant n'est pas obsolète, et de s'interroger sur les manières d'évoluer. Cet aspect est stratégique, car il faut évoluer en même temps que les technologies pour garder une place avantageuse dans son environnement concurrentiel.

Comment établir son budget informatique ?

1 - Auditer l'existant

Chaque année, l'établissement du budget informatique permet de faire un état des lieux des coûts IT récurrents. La DSI fait la liste de toutes les dépenses passées et en cours, et les examine avec attention, l'une après l'autre. Elle peut avoir intérêt, dès cette étape, à consulter les utilisateurs finaux des équipements et des solutions IT.

Il faut notamment s'interroger sur :

• La pertinence des dépenses. La DSI se prononce ainsi sur leur reconduction pour l'exercice comptable à venir. Certains postes budgétaires peuvent alors être supprimés.
• Les possibilités de réduire des coûts. Changer de fournisseur, négocier des tarifs ou encore redimensionner des ressources sont des pistes à explorer à cet effet. Il faut être attentif, en tout état de cause, à ne pas perdre en valeur.

Au terme de cette étape, la partie « Dépenses de fonctionnement » du budget informatique est actualisée.

2 - Définir les projets IT

Le budget informatique comporte un volet fonctionnement, et un volet investissements. Pour établir le budget en investissements IT, il faut mener un travail de veille technologique et mener une réflexion collective sur les projets opportuns à mener pendant l'exercice comptable qui suit.

Exemples de projets IT :

• Passer d'une infrastructure on-premise au cloud computing.
• Automatiser des processus en s'équipant de logiciels métier.
• Renouveler les équipements matériels des collaborateurs.
• Renforcer la cybersécurité.

3 - Estimer les dépenses

Une fois les projets d'investissements IT définis, reste à les budgétiser. Pour estimer les dépenses, il faut tout simplement étudier le marché et obtenir des devis. Au-delà des coûts visibles, il est important d'inclure les éventuelles dépenses annexes. Dans le cadre du plan de déploiement d'un nouveau système, par exemple, il y a probablement des coûts de formation des utilisateurs ; le poste budgétaire dédié à la maintenance informatique, en outre, a vocation à augmenter.

Cette étape permet de remplir la partie « Dépenses d'investissements » du budget informatique.

4 - Vérifier la coherence du budget informatique

La cohérence du budget informatique est validée à plusieurs égards :

• Le total des sommes d'argent allouées aux produits et aux services TIC doit respecter les directives imposées par le DAF, avec ou sans marge de manœuvre.
• La rentabilité des projets doit être évaluée préalablement à l'approbation du budget. À cet effet, le retour sur investissement de chaque nouveau matériel ou outil est calculé avec précision.

5 - Communiquer le budget informatique

Une fois validé par la DSI et la direction financière, le budget informatique est partagé aux directions métier. Chaque équipe peut ainsi planifier ses ressources de l'année à venir sur la base d'un référentiel strict.

Penser FinOps

IaaS et SaaS : les produits ou services informatiques à la demande facturés à l'usage offrent l'avantage d'une tarification juste et attractive. Mais dans la pratique, de nombreuses entreprises perdent progressivement la maîtrise de leurs dépenses. L'approche FinOps tend à corriger cette dérive. Il s'agit pour les entreprises de rationaliser leurs usages du cloud, dans un enjeu d'économies d'une part, de sobriété énergétique d'autre part.

Définir des KPIs

Fixer des objectifs mesurables est essentiel pour bien gérer ses coûts informatiques. À cet effet, il convient de déterminer les KPIs pertinents en matière de fonctionnement et d'investissements informatiques. Le ROI est un indicateur central pour s'assurer d'être rentable. D'autres indicateurs sont opportuns, selon les dépenses.

Exemples : pour évaluer l'utilité d'un logiciel métier d'automatisation, il faut calculer le gain de temps ; pour juger de l'opportunité d'une application d'IA pour le service client, il est intéressant de suivre la satisfaction client.

Idéalement, l'entreprise mesure et suit ses KPIs en continu, en adoptant une méthode agile. Ainsi, les décisions d'ajuster le budget informatique sont prises en temps réel, et sont basées sur la donnée.

Réserver un poste aux imprévus

Dette technique, cyberattaque, évolution technologique incontournable ou encore sortie d'une nouvelle réglementation : divers évènements imprévisibles peuvent bouleverser les projets IT d'une entreprise. Parfois, les surcoûts sont considérables. Pour éviter les mauvaises surprises, le budget informatique, à l'instar de tout budget prévisionnel, inclut un poste réservé aux imprévus.

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