Comment rédiger une introduction de questionnaire ?

Lorsqu'une entreprise s'apprête à déployer un sondage auprès de ses clients ou prospects, elle ne doit pas sous-estimer la rédaction de son introduction de questionnaire. En donnant des éléments pertinents aux répondants quant au but et au contexte de cette enquête, elles s'assureront d'un taux de réponse plus élevé.

Qu'est-ce qu'une introduction de questionnaire ?

L'introduction de questionnaire correspond à la partie placée entre le titre et les questions d'une enquête. En tant que premier élément d'information, elle consiste à présenter le sondage pour que le répondant puisse rapidement identifier le sujet et son objectif.

L'introduction de questionnaire permet aux entreprises d'entrer en contact avec les personnes qui vont répondre au sondage qu'elles leur transmettent. Son but est d'aider les répondants à se mettre dans le contexte de l'enquête.

L'introduction de questionnaire permet ainsi de souligner les informations essentielles liées à l'enquête, ce qui permet aux répondants d'avoir une idée de ce que l'on attend d'eux et de s'y préparer. L'écriture des verbatims est ainsi facilitée. En prenant connaissance de l'objectif en amont, ils voient ce que leurs réponses peuvent apporter et se sentent plus investis. En renforçant l'intérêt des destinataires, l'introduction de questionnaire favorise la participation à l'enquête et réduit les taux d'abandon.

Études de marché, questionnaires de recherche ou enquêtes de satisfaction client : l'introduction de questionnaire permet de présenter le type de sondage concerné. Elle participe également à la pertinence des données récoltées en filtrant dès le début les répondants. S'il ne se sent pas concerné par le sujet, le destinataire de l'enquête n'ira pas plus loin, le cœur de cible étant alors mieux respecté.

Avec l'introduction de questionnaire, les entreprises accueillent les destinataires du sondage de manière formelle tout en évitant de s'adresser à eux de façon avec des questions trop directes.

Une introduction bien rédigée permet aussi aux entreprises de créer un climat de confiance et de transparence avec les répondants. C'est notamment le cas lorsqu'elles spécifient la manière dont leurs réponses seront utilisées.

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1. Introduire le sondage de manière brève

Pas besoin de faire plus trop pour introduire un sondage. L'introduction de questionnaire doit être courte, et cela pour deux raisons : ne pas lasser les répondants dès le début du sondage et privilégier le temps qu'ils consacrent à l'exercice pour répondre aux questions plutôt qu'à lire l'introduction. Pour cela, l'idéal est de la rédiger en trois ou quatre phrases. En règle générale, deux paragraphes brefs suffisent.

2. Utiliser un vocabulaire simple et précis

Pour rédiger une introduction de questionnaire, il convient d'opter pour un vocabulaire simple et clair, sans tournures complexes. Les termes techniques ou le jargon trop spécifique devront également être évités. En effet, l'introduction de questionnaire doit être facilement compréhensible pour toutes les personnes interrogées, ce qui permet de maximiser le taux de réponse.

3. Faire apparaître le nom de l'entreprise à l'initiative du sondage

Il est important pour les personnes qui vont répondre à un sondage de savoir qui s'adresse à elles. Pour cela, l'introduction de questionnaire doit inclure le nom de la personne ou de l'entreprise qui réalise l'enquête et la présenter brièvement si nécessaire.

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4. Indiquer sur quoi porte le sondage

Avant de répondre à un sondage, les répondants doivent aussi avoir une idée de la thématique abordée. L'introduction de questionnaire doit donc préciser le sujet et la finalité du sondage. Au-delà de conforter le répondant, cette indication permet également d'optimiser le temps de l'enquêteur, notamment lors de sondage en face à face, pour valider la pertinence de la cible.

5. Préciser le temps nécessaire pour répondre au questionnaire

Dans l'introduction de questionnaire, il faut également indiquer la durée approximative de l'enquête. Il peut par exemple s'agir d'annoncer un nombre de minutes ou le nombre de questions posées. Non seulement cela prépare les répondants au temps qu'ils vont devoir y consacrer, mais aussi cela augmente l'acceptation des participants potentiels à l'enquête.

6. Spécifier comment les données des répondants seront utilisées

Les entreprises doivent indiquer comment elles vont exploiter les données issues de l'enquête. Il s'agit notamment de préciser si les réponses sont récoltées de façon anonyme, confidentielle ou suivie. Si les données collectées sont transmises de manière anonyme ou confidentielle, il faudra le mentionner dans l'introduction de questionnaire. Dans le cas contraire, les entreprises doivent absolument veiller à la sécurité des informations sensibles et personnelles qu'elles vont recueillir auprès de leurs destinataires dans le cadre du sondage et respecter la réglementation RGPD.

7. Donner les instructions pour remplir le questionnaire

Dans l'introduction de questionnaire, il faut expliquer brièvement aux répondants comment l'enquête va se dérouler. Le texte d'introduction doit alors comporter des instructions qui vont aider les personnes à remplir le questionnaire. Cases à cocher, questions ouvertes, échelles de valeurs : les instructions visent à éviter toute confusion pouvant intervenir en cours de sondage et pouvant influencer le taux d'abandon.

8. Prévoir une déclaration de consentement

Les entreprises qui souhaitent rester prudentes doivent inclure une déclaration de consentement en intégrant une case à cocher. Celle-ci permet de confirmer la bonne compréhension du texte d'introduction par les participants à l'enquête, surtout concernant les informations sur la protection des données.

9. Remercier les répondants de leur participation au sondage

Il est toujours intéressant d'inclure une note de remerciement à la fin de l'introduction de questionnaire. Les entreprises y exprimeront leur gratitude pour le temps consacré au sondage.

10. Rédiger une introduction créative et attrayante

En rédigeant une introduction pour leur questionnaire, les entreprises doivent s'assurer que celle-ci est attractive et non rébarbative. En effet, plus l'introduction de questionnaire sera attrayante, plus cela donnera envie aux participants de répondre à l'enquête et entraînera un taux de réponse élevé.

Exemples d'introduction de questionnaire

Exemple d'introduction d'enquête de satisfaction client

« Soucieux d'améliorer ses prestations, [nom de l'entreprise] souhaite connaître votre avis. Nous avons mis en place cette enquête de satisfaction afin de pouvoir répondre au mieux à vos attentes et rendre votre expérience d'achat encore plus agréable. Nous veillons à la confidentialité des données recueillies et les traiterons de manière anonyme. Nous vous remercions de participer à cette enquête qui prendra 10 minutes et de nous retourner le questionnaire par e-mail ou par voie postale avant le 31/12/2022. »

Exemple d'introduction d'étude de marché

« Bonjour, [nom de l'entreprise] réalise actuellement une étude sur les produits bio via cette enquête. Nous aimerions savoir quels produits bio vous utilisez le plus et ceux que vous souhaitez que nous introduisions dans notre gamme dans les prochaines années. Le sondage ne prendra que 5 minutes de votre temps et vos réponses resteront anonymes. Nous vous remercions pour votre participation ! »

Exemple d'introduction de questionnaire de recherche

« Bonjour, je suis doctorant à l'université de Poitiers. Je mène des recherches sur le leadership en entreprise. Pour cela, je souhaiterais que vous preniez 10 minutes pour répondre à cette courte enquête sur le sujet. Les réponses sont anonymes. Merci d'avance pour le temps consacré à cette enquête. »

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