Comment préparer et réussir une réunion d'avancement ?

Les réunions d'avancement sont importantes pour le suivi de tout projet et il est également primordial de respecter certaines règles pour les mettre en place.

• Qu'est-ce qu'une réunion d'avancement ?
• Quel est le but d'une réunion d'avancement ?
• Comment bien préparer une réunion d'avancement ?
• Bonnes pratiques pour animer la réunion

Cette réunion d'avancement est capitale, car elle permet d'affirmer l'engagement dans le projet et de garder un bon rythme de travail pour les équipes. Ce type de rencontre doit avoir lieu de manière régulière pour respecter les échéances du projet. Elle est très structurée autour d'un ordre du jour afin de ne pas durer trop longtemps. La réunion d'avancement permet de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. De cette manière, les différents intervenants partagent des informations, des avis, des expertises. Ils identifient des risques communs, cherchent des solutions ensemble et restent sur la bonne voie. Les informations circulent à la fois de manière horizontale, transversale, descendante et ascendante. Différents acteurs peuvent être présents lors d'une réunion d'avancement comme le commanditaire du projet, le chef de projet, l'équipe projet, des experts, des partenaires, des sponsors ou les clients.

Quel est le but d'une réunion d'avancement ?

La réunion d'avancement rassemble donc plusieurs participants qui ont pour rôle de détecter les points possibles de blocages communs. Ils développent ensuite des stratégies pour réaliser le projet dans de bonnes conditions. Pour cela, ils résument la progression du projet et contrôlent si les objectifs de chaque étape sont bien atteints. L'équipe projet valide ensuite les étapes du projet et gère les éventuels aléas au fil de l'eau. Au cours de la réunion d'avancement, les participants peuvent être amenés à réajuster les étapes du projet pour le mener à bien. Ils donnent à chacun leur accord pour les prises de décisions. Ce type de réunion donne alors une vision précise de la mise en place et de la progression du projet.

La réunion d'avancement permet aussi de garder un rythme dans le projet pour assurer la tenue des délais. Elle crée de l'esprit d'équipe et met en œuvre des solidarités entre les collaborateurs, elle assure donc un rôle fédérateur autour du projet. Elle encourage une communication et une intelligence collective ainsi qu'une coopération entre les différents intervenants. Elle peut également permettre de déclencher un appel de fonds si nécessaire.

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Comment bien préparer une réunion d'avancement ?

Prévoir l'aspect matériel et préparer les documents de travail

Il faut tout d'abord faire le recensement de tous les éléments utiles, comme les documents nécessaires (tableaux, graphiques, etc.) ou les échantillons de produits. Il faut également préparer un support de présentation pour cette réunion, avec des slides PowerPoint par exemple. De plus, pour pouvoir piloter les échanges de manière efficace, il est important d'en définir les objectifs.

Gérer la logistique s'avère également important. Il faut réserver la salle si la réunion est en présentiel, récupérer le matériel comme un tableau blanc, un Paper board ou un rétroprojecteur. Si la réunion a lieu en visioconférence, vous devez envoyer le lien en amont par mail et vous pouvez prévoir un rappel automatique quelques minutes avant la réunion pour que chaque participant puisse se connecter facilement. Il est primordial d'être bien organisé pour ne pas perdre inutilement de temps.

Établir l'ordre du jour de la réunion d'avancement

Établir et suivre un ordre du jour permet d'être efficace et de se concentrer sur les points importants lors de la réunion. L'ordre du jour apporte un cadre, limite les digressions et évite aux participants de s'éloigner du sujet principal.

Pour ce faire, il faut tout d'abord collecter des informations auprès des équipes de travail pour définir l'objectif global de la réunion d'avancement. En effet, rassembler des personnes sans but précis s'avèrera à coup sûr inutile et fera perdre de l'énergie et du temps à tout le monde. Une réunion doit obligatoirement avoir un objectif qui soit productif et efficace pour ne pas générer de frustration chez les participants. Les thèmes abordés lors de la réunion d'avancement doivent toucher tous les participants. Il ne faut donc inviter à cette réunion que les personnes actives à ce stade de l'avancement du projet.

L'ordre du jour doit avoir un titre qui permet d'identifier facilement le sujet de la réunion. Les objectifs secondaires sont quant à eux présentés par priorité. Le programme précise une heure de début et une heure de fin de la rencontre pour que les intervenants puissent s'organiser. Un temps est alloué à chaque thème pour être efficace. Des temps supplémentaires sont également définis pour les intervenants exceptionnels, les aléas possibles et les échanges informels. Pour permettre l'aménagement des plannings, l'ordre du jour est transmis a minima trois jours avant la réunion d'avancement.

Respecter la durée de la réunion

Une réunion d'avancement ne doit pas dépasser 1 h 30. Il est habituellement préconisé de réaliser ces réunions de manière hebdomadaire. Dans certaines situations, elles peuvent n'être réalisées qu'une à deux fois par mois, tout dépendra du projet en cours.

Dans tous les cas, la réunion d'avancement doit être courte pour éviter l'effet « réunionite » et passer tout son temps en réunion. L'animateur de la réunion, en principe le chef de projet, doit s'en tenir à l'ordre du jour et au temps alloué à chaque sujet. De plus, les points les plus compliqués ne doivent pas être traités en profondeur dans cette réunion. Ils doivent juste être signalés et affectés à un membre de l'équipe du projet qui sera responsable de leur résolution. Le chef de projet peut utiliser un tableau pour mentionner ces points avec leurs échéances.

Utiliser les bons KPI à mettre en avant lors de la réunion d'avancement

Le sigle KPI désigne des indicateurs de performance qui permettent aux collaborateurs d'évaluer l'efficacité de leurs actions. Ces données chiffrées sont en rapport avec le projet et elles aident à la prise de décision. Il existe de nombreux KPI utilisables pour gérer un projet, classés en 4 catégories principales.

• Les indicateurs d'efficacité et d'avancement du projet : ces KPI permettent d'apprécier le taux d'avancement, le nombre de tâches ou de jalons réalisés, le temps passé sur le projet.
• Les indicateurs de coûts : ces KPI servent à calculer le coût réel du projet, le coût des dépenses non planifiées dans le projet, le coût des retards pris, les écarts de coût, etc.
• Les indicateurs de délais : il s'agit de KPI pouvant identifier le taux de retard, la durée d'une tâche, l'écart de durée, l'écart de délai, etc.
• Les indicateurs de qualité : ces KPI peuvent définir la satisfaction du client, le nombre d'erreurs détectées, les remontées de plaintes de la part du client, etc.

Chaque KPI doit être associé à un objectif précis, réaliste, mesurable, simple, compréhensible et défini dans le temps. Il permet alors une étude approfondie de la situation et amène à une prise de décision adéquate.

Attribuer et déléguer les rôles

Le chef de projet est l'animateur de la réunion d'avancement et il prend en charge la préparation et le respect de l'ordre du jour. Il pilote la réunion en respectant les thèmes et le tempo. L'animateur de la réunion est aussi là pour recentrer le débat en gérant les prises de parole. Il prend également acte des décisions et rédige le compte rendu de réunion.

Cependant, l'animateur de réunion doit savoir déléguer les rôles. Pour le respect des temps accordés à chaque point, il peut s'appuyer sur un membre de l'équipe appelé « gardien du temps ». Celui-ci est, par exemple, en charge de veiller au respect du timing imposé par l'ordre du jour.

Le chef de projet peut également être aidé dans la synthétisation et la clarification des débats par un autre participant au projet appelé « pousse décision ». Cet autre intervenant de la réunion reformule les idées clés de la réunion et les prises de décisions. De plus, il est amené à soulever les fausses décisions ou les décisions déjà prises et sans effet.

De même, l'animateur de la réunion d'avancement peut s'appuyer sur un secrétaire de séance pour la prise de note et la rédaction du compte rendu de réunion.

Bonnes pratiques pour animer une réunion d'avancement

• Préparer la réunion en interrogeant les différents intervenants pour comprendre leurs besoins
• Respecter l'ordre du jour et le tempo
• Préciser dès le début l'objectif de la réunion
• Inviter les participants à utiliser leur smartphone et autres tablettes avec parcimonie
• Pratiquer l'écoute active
• Proposer la participation d'un seul orateur à la fois
• Inciter au concours actif de tous
• Tenir compte de toutes les idées
• Prendre et valider les décisions au fur à mesure
• Faire un débriefing en fin de réunion

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